2.2. Phân tích môi trường ảnh hưởng đến hoạt động của chuỗi cung ứng
2.3.7. Hoạt động tại kho nguyên vật liệu công ty cổ phần D ược phẩm 3/2
Hoạt động tại kho nguyên vật liệu bao gồm các nội dung nhƣ tiếp nhận, cấp phát, sử dụng, kiểm kê, và tồn kho nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.
2.3.7.1. Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu
Do đặc thù ngành Dƣợc, nguyên vật liệu đầu vào đòi hỏi chất lƣợng hết sức nghiêm ngặt nên kho nhà máy phải theo dõi sát sao, khách quan. Nếu phát hiện móp méo, rỉ sét, cảm quan không đạt yêu cầu thì báo lại phòng kế hoạch cung ứng để đổi hàng.
Ngoài ra, kho còn có trách nhiệm vận chuyển, trả lại hàng không đạt chất lƣợng cho nhà
cung cấp. Kho sẽ phải phối hợp với các phòng nhƣ Phòng kiểm nghiệm chịu trách nhiệm thử nghiệm mẫu và báo cáo kết quả mẫu thử. Đối với những mẫu thử không đạt thì Phòng kiểm nghiệm ra quyết định trả lại hàng. Đó chính là cơ sở để kho xuất trả hàng cho đối tác.
Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu đã đảm bảo đúng quy trình nhƣng đôi khi vẫn còn những thiếu sót trong khâu chuẩn bị kho bãi. Nguyên vật liệu không đủ tiêu chuẩn xuất trả lại vẫn còn chậm chạp dẫn đến việc chậm trễ đổi hàng mới phục vụ sản xuất đơn hàng. Trình độ của cán bộ tiếp nhận còn hạn chế, chƣa đáp ứng trình độ chuyên môn trong công việc.
2.3.7.2. Công tác cấp phát, sử dụng nguyên vật liệu
Việc cấp phát nguyên vật liệu theo định mức sử dụng để tránh lãng phí nguyên vật liệu nhưng lại dẫn đến khó khăn cho các phân xưởng sản xuất khi định mức thiếu hay chất lƣợng nguyên vật liệu không đảm bảo. Khi đó, để đƣợc cấp nguyên vật liệu thì phải làm thủ tục, điều đó làm mất thời gian và gián đoạn quá trình sản xuất.
Bên cạnh đó, ý thức quản lý và sử dụng nguyên vật liệu của cán bộ công nhân viên trong Công ty còn chưa cao dẫn đến việc nguyên vật liệu thường xuyên bị sử dụng vượt quá định mức. Công tác quản lý nguyên vật liệu trong kho còn nhiều bất cập do Công ty chưa có chính sách khen thưởng hợp lý. Khi nguyên vật liệu bị mất mát, hao hụt thì bộ phận nào có liên quan phải trách nhiệm hoàn toàn, bồi thường hoặc bị khiển trách, kỷ luật. Ngược lại, nếu thực hiện đúng thì họ không nhận được bất kỳ hình thức khen thưởng hay khuyến khích nào.
Công tác cấp phát nguyên vật liệu tại công ty đƣợc diễn ra theo sơ đồ sau:
Hình 2.2. Quá trình cấp phát nguyên vật liệu tại Công ty 2.3.7.3. Kiểm kê nguyên vật liệu tại kho
Kiểm kê nguyên vật liệu là hoạt động nhằm cung cấp số liệu kiểm kê thực tế với số liệu sổ sách để đánh giá tình hình biến động, hao hụt về nguyên vật liệu. Đồng thời kiểm kê cũng phục vụ cho kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu.
Công việc kiểm kê đƣợc thực hiện nhƣ sau: Hàng ngày thủ kho phải theo dõi, ghi chép số lƣợng hàng nhập, xuất, tồn theo đúng quy định của Công ty. Cứ cuối tháng thủ kho có trách nhiệm báo cáo lƣợng hàng nhập, xuất, tồn của các nguyên vật liệu sản xuất.
Sau khi lập xong báo cáo thủ kho có trách nhiệm chuyển báo cáo này cho Ban Giám đốc, phòng Tài chính - Kế toán, phòng kế hoạch cung ứng.
Hiện nay công ty chỉ mới tiến hành kiểm kê thực tế 01 năm một lần. Nhƣ đã biết trong quá trình sản xuất luôn tồn đọng nhiều nguyên vật liệu dƣ thừa trong quá trình đặt hàng. Tuy nhiên thời gian kiểm quá lâu sẽ làm tồn đọng vốn công ty hoặc có nguyên vật liệu hết hạn sử dụng sẽ tạo nên sự lãng phí lớn trong sản xuất.
Lệnh sản xuất
Giấy đề nghị vật tư
Xuất nguyên vật liệu Duyệt
2.3.7.4. Tồn kho nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu tồn kho bao gồm vật liệu thừa sau khi sản xuất của đối tác hoặc của chính Công ty. Trong quá trình sản xuất, tồn kho nguyên vật liệu là điều không thể tránh khỏi. Đối với Dƣợc phẩm 3/2, nguyên vật liệu tồn kho là do lƣợng dự trữ nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất hoặc do hạn chế hao hụt, tiết kiệm nguyên vật liệu so với định mức trong quá trình sản xuất.
Bảng 2.7. Chi tiết hàng tồn kho các năm 2009- 2012
(đơn vị tính: đồng) Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
Nguyên liệu, vật liệu 2,500,000,000 1,700,000,000 1,800,000,000 4,200,000,000 (Nguồn: Báo cáo tồn kho công ty Dƣợc phẩm 3/2 năm 2009- 2012) Qua bảng trên ta thấy, giá trị nguyên vật liệu tồn kho giảm trong năm 2010 và 2011 so với năm 2009. Năm 2012, lƣợng nguyên vật liệu tồn kho tăng gần gấp đôi lƣợng tồn kho năm 2009. Điều này cho thấy chi phí tồn kho của công ty là rất cao và cần phải điều chỉnh lại. Ngoài ra điều đó còn chứng minh công tác xác định nhu cầu nguyên vật liệu tiêu dùng chƣa sát với tình hình sản xuất thực tế.