3.2. Giải pháp hoàn thiện hoạt động chuỗi cung ứng nguy ên vật liệu
3.2.7. Giải pháp 7: Hoàn thiện hoạt động tại kho nguy ên vật liệu
Kiểm tra chất lƣợng, số lƣợng nguyên vật liệu theo từng chủng loại, kiểm tra chất lƣợng nguyên liệu đầu vào bằng các thiết bị phòng thí nghiệm, máy sắc ký lỏng hiện đại với độ chính xác cao. Quy trình kiểm tra chất lƣợng nguyên vật liệu nhập về cần có sự tham gia của các dƣợc sĩ, kỹ sƣ xét nghiệm, thủ kho đánh giá chất lƣợng nguyên vật liệu dựa trên các tiêu chuẩn kỹ thuật ngành dƣợc. Nếu nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn, không có sai sót gì thì thủ kho sẽ nhập kho nguyên vật liệu theo các thủ tục quy định của Công ty. Nếu nguyên vật liệu không đúng số lƣợng, không đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, bộ phận QA cần phải làm rõ nguyên nhân sai sót từ khâu nào, sau đó sẽ báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty để xử lý kịp thời. Trường hợp sai sót có nguyên nhân từ phía nhà cung ứng, Công ty sẽ thông báo cho nhà cung ứng để giải quyết.
Việc chuẩn bị kho bãi cần đƣợc chú trọng hơn nữa, cần đổi mới, hoàn thiện hệ thống máy móc thiết bị kiểm tra nguyên vật liệu, đảm bảo độ chính xác. Tránh tình trạng lộn xộn trong việc tìm kiếm nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu của Công ty bao gồm nhiều chủng loại với chất lƣợng khác nhau.
Điều đó đòi hỏi cán bộ kho phải có đủ trình độ năng lực để có thể đánh giá chính xác chất lượng nguyên vật liệu để quyết định có tiếp nhận hay không. Công ty cần thường xuyên tổ chức các chương trình, kiểm tra, đào tạo nâng cao năng lực cho cán bộ kho.
Quá trình nhập kho bắt đầu từ phòng cung ứng mua hàng. Thủ kho chuẩn bị sắp xếp chỗ cho nguyên vật liệu vào và chuyển mẫu cho kiểm nghiệm kiểm. Nếu không đạt sẽ chuyển cho kế hoạch cung ứng đổi hàng mới. Nếu mẫu đạt sẽ kiểm tra số lƣợng và quy cách hàng. Sau đó tiến hành nhập kho nguyên vật liệu để bảo quản chờ đƣa vào sản xuất.
Công ty nên có các quy chế xử phạt với các cá nhân, bộ phận mua và nhập kho nguyên vật liệu không đạt yêu cầu, đồng thời cần có hình thức khen thưởng khuyến khích bằng vật chất và tinh thần cho cá nhân, bộ phận hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Nhân viên kho cần tuân theo quy trình tiếp nhận nguyên liệu nhƣ sau
Sơ đồ Trách nhiệm
Phòng kế hoạch cung ứng
Thủ kho
Không đạt Kiểm nghiệm
Trả lại
Đạt
Không đạt
Kiểm nghiệm Trả lại
Đạt
Không đạt
Phòng kỹ thuật, thủ kho, Xử lý
Đạt
Thủ kho
Hình 3.4. Quy trình tiếp nhận nguyên liệu Nguyên Vật Liệu Nhập
Chuẩn bị kho
KT chất lƣợng
KT số lƣợng
KT chủng loại
Kho
3.2.7.2. Cấp phát và sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu
Trong bối cảnh hiện nay, giá nguyên vật liệu ngày càng tăng. Việc thực hiện hàng loạt các biện pháp quản lý để tiết kiệm vật tƣ nguyên liệu, đáp ứng đúng nguyên phụ liệu trong quá trình sản xuất là rất cần thiết và quan trọng. Công ty cần chú trọng vấn đề đầu tƣ đổi mới thiết bị, công nghệ nhằm giảm hao phí, tiết kiệm nguyên vật liệu, tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả sản xuất.
Việc cấp phát nguyên vật liệu cần đƣợc thực hiện theo đúng định mức và kế hoạch đề ra nhằm hạn chế thất thoát nguyên vật liệu. Cần nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm của cán bộ cấp phát, có các hình thức thưởng phạt công bằng. Ngoài ra công ty cần theo dõi tiến độ và tình hình sản xuất, đối chiếu số lƣợng nguyên vật liệu xuất kho với các chỉ số kỹ thuật để có căn cứ cho công tác xuất nguyên vật liệu. Đồng thời, Công ty cần quản lý các chứng từ giao nhận nguyên vật liệu và thường xuyên kiểm kê giá trị nguyên vật liệu trong kho để đảm bảo đúng tiến độ cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất.
Công ty cần tích cực nghiên cứu tìm ra các nguồn nguyên vật liệu đảm bảo chất lƣợng với chi phí thấp nhất, nhằm sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu một cách tiết kiệm nhất.
3.2.7.3. Tồn kho
Đối với công tác quản lý hàng dự trữ, Công ty có rất nhiều loại nguyên vật liệu đƣợc dự trữ trong kho. Để bảo quản tốt, Công ty cần phân loại nguyên vật liệu một cách hợp lý, giảm hao hụt, mất mát nguyên vật liệu. Hiện nay, hệ thống kho của Công ty đã đủ diện tích sử dụng, các điều kiện bảo quản cũng đƣợc đảm bảo.
Tuy nhiên, việc phân loại nguyên vật liệu mới chỉ dựa trên chủng loại hàng hoá.
Công ty có thể áp dụng phương pháp phân loại ABC để quản lý nguyên vật liệu lưu kho hiệu quả hơn. Theo phương pháp này, nguyên vật liệu trong kho có thể chia ra làm 3 loại dựa trên tỷ lệ về số lƣợng và giá trị. Công thức cụ thể nhƣ sau:
Tổng số nguyên vật liệu loại i
% về số lƣợng = x 100%
Tổng số loại nguyên vật liệu
Tổng giá trị nguyên vật liệu loại i
% về giá trị = x 100%
Tổng giá trị nguyên vật liệu trong kho Trong đó I = A, B, C
Dựa trên tính toán số lƣợng và giá trị nguyên vật liệu dự trữ, ta thu đƣợc bảng sau:
Bảng 3.1. Phân loại hàng dự trữ tại Công ty
Mã HH Tên HH Đvt % số
lƣợng Số tiền tồn % giá trị
Phân loại N1S007CN Spiramicin KG
21.8%
926,564,391
63.1% A N1L002DE Lactose monohydrat KG 862,100,732
N1N016RO Nystatin KG 488,457,278
N1D010CN Dexamethason acetat G 382,186,286
N1E006IN Etodolac KG 374,904,000
N1D012DE Digoxin KG 345,349,526
N1A011CN Azithromycin ( hạt ) KG 297,985,119 N1C009CN Cimetidin KG 265,454,639 N1T004CN Theophylin KG 239,262,376 N1C010ES Chloramphenicol G 237,219,406 N1N006NZ Natri clorua (sodium clorid) KG 234,731,571
N1G001JP Gelatin KG 217,987,069
N1C003CN
Cao bạch quả (ginko bilota
extract ) KG
33.5%
186,416,531
23.9% B
N3C003VN Cineol KG 161,368,214
N2C001GB Codein base G 149,901,436 N1L019TW Loxoprofen natri hydrat KG 148,043,341 N1D011FR Dexamethason natri phosphat G 146,026,517 N1V004DE Vineatrol 30 grapevine extract G 130,654,012
N1P001CN Paracetamol KG 113,753,061 N3T002VN Tinh dầu đinh hương KG 110,694,230 N1C011IN Clorpheniramin maleat KG 110,033,967 N1C016FR
Cyanocobalamin (vitamin
b12) G 104,880,201
N1T017BG Tobramycin G 90,685,607 N1D008VN Đường trắng KG 87,062,901
N1C023IN Celecoxib G 82,209,597
N1R002CN Roxithromycin KG 76,304,532 N1T007FR Tinh bột bắp KG 74,965,211 N1B012CN Biphenyl dimethyl d KG 72,789,578 N1D004IN Dextromethorphan KG
44.7%
66,093,094
13% C
N1H002JP Hydroxypropyl methyl.615 KG 65,888,074 N1P009CN Pyridoxin hydroclorid KG 65,386,986 N1M011CN Metyl prednisolone KG 64,647,798 N1V002CN1 Vitamin e KG 64,566,800 N6B200VN Nang số 0 hồng – trắng CÁI 64,410,581 N1T020CS Tetra hydrozoline G 63,650,000 N3T008VN Tinh dầu tần KG 60,430,360
N1C021CN Colchicin G 57,277,000
N1D002VN Dầu đậu nành KG 57,034,692
N1E002TH Era-gel KG 55,699,031
N3T010VN Tinh dầu tràm úc KG 55,299,948 N1C016CN Cyanocobalamin G 55,175,463
N1A014CN Acarbose KG 53,873,705
N1T016CN Thiamin mononitrat KG 53,031,297 N5E001VN Ethanol 96% LIT 51,358,249 N1A002GB acid ascorbic KG 50,959,814
(Nguồn: Báo cáo tồn kho phòng Tài chính kế toán) Các loại nguyên vật liệu thuộc nhóm A chiếm phần trăm mặt hàng rất ít nhƣng tỷ lệ giá trị của chúng lại rất cao. Do đó, mức tác động của các nguyên vật liệu loại này đến chi phí sản xuất kinh doanh là rất lớn. Vì vậy, việc quản lý chúng cần đƣợc chú trọng và cần có các biện pháp kỹ thuật hỗ trợ trong việc bảo quản. Công ty cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá lại nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời những sai sót để có những điều chỉnh hợp lý.
Đối với nguyên vật liệu loại C, mặc dù chiếm tỷ lệ phần trăm mặt hàng lớn nhƣng giá trị của chúng lại tương đối thấp nên ảnh hưởng của chúng đến chi phí sản xuất kinh doanh không nhiều, Công ty không cần tập trung nhiều vào việc quản lý những nguyên vật liệu loại này.
Ngoài ra đối với những mặt hàng phải nhập khẩu về phải tính toán thời gian nhập hàng và trữ tồn kho dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh.