2.2.1. Thông tin về cán bộ được quan sát.
Họ và tên: Trần Thị Ngọc Dung Giới tính: Nữ
Tuổi: 31
Trình độ: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kế toán.
Chức vụ: Kế toán thanh toán
Kinh nghiệm: 9 năm công tác tại Công ty TNHH sản xuất thương mại dịch vụ Đức Cường.
Chức năng nhiệm vụ:
- Thanh toán thu – chi bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng ở trong và ngoài doanh nghiệp.
- Phối hợp cùng thủ quỹ quản lý quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp.
- Theo dõi, quản lý quỹ công nợ tạm ứng của CBCNV trong công ty…
2.2.2. Mô tả công việc cụ thể
Hằng ngày, Chị Dung – Kế toán thanh toán sẽ làm việc vào lúc 7h30p và kết thúc vào 17h.
a. Công việc hàng ngày
●Quản lý, theo dõi các khoản thu trong doanh nghiệp.
Kế toán thanh toán thực hiện công việc thu tiền các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp như: theo dõi thu tiền từ bán hàng, thu hồi công nợ phải thu đối với khách hàng… Bên cạnh đó, KTTT còn có nhiệm vụ theo dõi tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp. Theo dõi công nợ phải thu đối với công nhân viên, nhà cung cấp, khách hàng. Theo dõi việc thanh toán bằng thẻ của khách hàng và quản lý các chứng từ liên quan đến thu- chi dòng tiền. Cụ thể như sau:
Hàng ngày, khi kế toán thanh toán nhận được hợp đồng bán hàng và hóa đơn bán hàng từ phòng kinh doanh dự án của công ty hoặc phiếu yêu cầu thanh toán do khách hàng gửi tới (công nợ phải thu) thì KTTT tiến hành đối chiếu chứng từ với nhau; kiểm tra tính hợp lý hợp lệ như số lượng, đơn giá, thành tiền (nếu có sai sót thì chuyển lại cho phòng kinh doanh dự án/ khách hàng để điều chỉnh).
Sau khi kiểm tra và đảm bảo tính hợp lệ sẽ có 3 trường hợp xảy ra:
Trường hợp 1: Nếu công ty bán chịu thì: kế toán thanh toán mở phần mềm, kiểm tra công nợ của khách hàng có đảm bảo không? (có nợ quá hạn không? khách hàng có khả năng thanh toán nợ không?…) nếu không đảm bảo điều kiện để bán chịu thì báo cáo lên kế toán trưởng và liên hệ với phòng kinh doanh dự án để xử lý. Còn nếu như đã đảm bảo đủ điều kiện để bán chịu thì kế toán thanh toán báo cáo lên kế toán trưởng và nhập công nợ khách hàng vào phần mềm tiến hành theo dõi. Trường hợp khách hàng
mà công ty bán chịu là khách hàng mới thì KTTT liên hệ với kế toán trưởng để trao đổi thông tin và xin ý kiến. Khi kế toán trưởng đã xác nhận khách hàng đủ điều kiện để bán chịu thì tiến hành khai báo khách hàng vào phần mềm kế toán, nhập liệu và theo dõi như bình thường.
Trường hợp 2: Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt thì KTTT tiến hành: lập phiếu thu (3 liên) ghi đầy đủ nội dung trên phiếu rồi ký vào. Tiếp đến chị kế toán thanh toán chuyển 3 liên phiếu thu và các chứng từ của nghiệp vụ cho thủ quỹ tiến hành nhập quỹ. Sau đó nhận lại 1 liên phiếu thu và các chứng từ liên quan của nghiệp vụ đó từ thủ quỹ (đã có chữ ký của thủ quỹ). Cuối ngày sau khi nhận lại tất cả chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ thu trong ngày, KTTT tập hợp và trình lên kế toán trưởng xem xét ký duyệt, sau đó trình giám đốc ký duyệt. Khi đã thông qua ký duyệt, KTTT tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán đúng như chứng từ nghiệp vụ và lưu trữ chứng từ.
Trường hợp 3: Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng thì KTTT lập ủy nhiệm thu 2 liên và ký xác nhận, rồi chuyển 2 liên ủy nhiệm thu lên cho ngân hàng.
Sau đó sẽ nhận lại 1 liên ủy nhiệm thu đã có đóng dấu và giấy báo có của ngân hàng.
Sau khi đã nhận đủ các uỷ nhiệm chi và giấy báo có, KTTT kiểm tra số dư tài khoản nếu có sai sót thì báo lại cho kế toán trưởng và ngân hàng để xử lý. Nếu số dư biến động đúng với nghiệp vụ thì báo lên kế toán trưởng. Cuối ngày tập hợp các uỷ nhiệm thu, giấy báo có và chứng từ gốc trình lên kế toán trưởng ký và giám đốc ký duyệt. Khi thông qua ký duyệt tiến hành hạch toán vào phần mềm kế toán và lưu trữ chứng từ.
Ví dụ: Bán hàng thu bằng tiền mặt.
Ngày 19/03/2021 chị Dung nhận được hoá đơn bán hàng và hợp đồng bán hàng từ phòng kinh doanh dự án của công ty. Chị Dung tiến hành xem xét tính hợp lý hợp lệ của hoá đơn, xem xét về số lượng, đơn giá, thành tiền. Sau khi thấy các chứng từ đã đảm bảo tính hợp lý hợp lệ, chị Dung tiến hành lập phiếu thu 3 liên điền đầy đủ thông tin nghiệp vụ (đúng khách hàng, đúng số tiền 19.370.000 đồng, đúng ngày 19/03/2021, hạch toán tài khoản chính xác) ký vào rồi chuyển 3 liên phiếu thu và chứng từ gốc cho thủ quỹ tiến hành thu tiền (ảnh minh hoạ: phụ lục 1). Khi nhận lại 1
liên phiếu thu và chứng từ liên quan đã có chữ ký xác nhận của thủ quỹ thì KTTT trình lên kế toán trưởng ký duyệt và trình lên giám đốc ký duyệt. Sau khi thông qua ký duyệt, KTTT tiến hành hạch toán nghiệp vụ vào phần mềm MISA và lưu trữ chứng từ.
●Quản lý, theo dõi các khoản chi trong doanh nghiệp.
Trong ngày có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thanh toán phải trả, KTTT sẽ trực tiếp thực hiện công việc thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc theo dõi công nợ với nhà cung cấp. Cụ thể như sau:
Hàng ngày, khi kế toán thanh toán nhận hóa đơn mua hàng và phiếu đề nghị thanh toán từ phòng kinh doanh dự án. KTTT sẽ kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của hóa đơn về số lượng, đơn giá, thành tiền (nếu có sai sót chuyển trả lại bộ phận mua hàng để điều chỉnh). Khi xem xét đã hợp lý hợp lệ:
Nếu như công ty mua chịu thì: KTTT kiểm tra công nợ nhà cung cấp, tiến hành trao đổi lên kế toán trưởng và nhập công nợ nhà cung cấp vào phần mềm đúng với nội dung nghiệp vụ, theo dõi công nợ. Nếu là nhà cung cấp mới thì báo cáo với kế toán trưởng để khai báo nhà cung cấp.
Trường hợp yêu cầu thanh toán bằng tiền mặt thì: KTTT tiến hành lập phiếu chi 3 liên và ký vào. Lập xong chuyển 3 liên phiếu chi và chứng từ gốc cho thủ quỹ để tiến hành chi tiền. Sau đó nhận lại 1 liên phiếu chi và chứng từ gốc đã có ký xác nhận của thủ quỹ. Cuối ngày, KTTT tập hợp phiếu chi và các chứng từ liên quan trình lên kế toán trưởng ký duyệt và trình giám đốc ký duyệt. Sau khi thông qua ký duyệt, KTTT tiến hành hạch toán chính xác nghiệp vụ vào phần mềm và lưu trữ chứng từ.
Trường hợp mà nghiệp vụ thanh toán trên 20 triệu thì: KTTT lập hồ sơ thanh toán qua ngân hàng. KTTT lập ủy nhiệm chi 2 liên, ký xác nhận, tiếp đến chuyển 2 liên ủy nhiệm chi lên cho ngân hàng. Sau đó nhận lại 1 liên ủy nhiệm chi đã có đóng dấu và giấy báo nợ của ngân hàng, KTTT kiểm tra số dư tài khoản nếu có sai sót thì báo lại cho kế toán trưởng và ngân hàng để xử lý. Nếu số dư biến động đúng với nghiệp vụ thì báo kế toán trưởng . Cuối ngày, KTTT tập hợp các uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ, chứng từ gốc trình lên kế toán trưởng ký duyệt và trình giám đốc ký duyệt. Sau
khi đã được thông qua ký duyệt, KTTT tiến hành hạch toán nghiệp vụ vào phần mềm lưu trữ chứng từ.
Ví dụ: Nghiệp vụ mua hàng trả bằng tiền mặt.
Ngày 10/06/2021 chị Dung nhận được giấy đề nghị thanh toán và hoá đơn mua hàng từ phòng kinh doanh dự án gửi tới, chị Dung sẽ kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ như số lượng, đơn giá, thành tiền. Qua xem xét chị ấy thấy các chứng từ đã hợp lý nên tiến hành lập phiếu chi 3 liên đảm bảo đúng nội dung nghiệp vụ (đúng ngày 10/06/2021, đúng nhà cung cấp, đúng số tiền là 15.040.000 đồng, xác định tài khoản hạch toán đúng) và ký vào (ảnh minh hoạ: phụ lục 2). Tiếp đến chuyển 3 liên phiếu chi và chứng từ liên quan cho thủ quỹ để chi tiền. Sau đó nhận lại 1 liên phiếu chi và các chứng từ đã có ký xác nhận từ chị thủ quỹ. Cuối ngày, KTTT tập hợp phiếu chi và các chứng từ liên quan trình lên kế toán trưởng ký duyệt và trình giám đốc ký duyệt. Sau khi thông qua ký duyệt, KTTT tiến hành hạch toán chính xác nghiệp vụ vào phần mềm MISA và lưu trữ chứng từ.
Bên cạnh việc thanh toán bên ngoài thì KTTT còn thực hiện công việc thanh toán các khoản chi nội bộ như: thanh toán lương, thưởng và các khoản phụ cấp cho nhân viên. Theo dõi các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng (tạm ứng đi công tác, tạm ứng mua nguyên vật liệu,...)
Hàng ngày, kế toán thanh toán sẽ theo dõi việc chấm công của các nhân viên trong công ty qua máy chấm công rồi đánh dấu vào bảng chấm công trên phần mềm kế toán, nếu đi muộn sẽ đánh vào phần đi muộn trên phần mềm đã được xây dựng sẵn, phản ánh kịp thời số lượng nhân viên hiện có tại công ty. Trường hợp nhân viên nghỉ làm không có lý do chính đáng sẽ đánh vào nghỉ làm không phép. Còn nếu có lý do nghỉ làm thì KTTT nhận các giấy tờ minh chứng từ CBCNV và đưa kế toán trưởng xem xét và xác nhận đúng thì mới đánh vào nghỉ làm có phép tương ứng.
Trường hợp nhân viên có nhu cầu tạm ứng: KTTT sẽ nhận giấy đề nghị tạm ứng do nhân viên gửi lên, xem xét mục đích tạm ứng của nhân viên. Liên hệ với kế toán trưởng để trao đổi xem tình hình tài chính của công ty và có xét tạm ứng cho nhân viên
không (nếu không thì gửi trả lại giấy đề nghị tạm ứng cho nhân viên). Khi kế toán trưởng đồng ý cho tạm ứng, KTTT tiến hành mở phần mềm kế toán và xem thử nhân viên đủ điều kiện tạm ứng không? (số tiền tạm ứng có nằm trong mức tạm ứng tối đa mà công ty cho phép không? nhân viên tạm ứng đã tạm ứng trước đó chưa?…). Nếu như nhân viên tạm ứng không đủ yêu cầu tạm ứng thì phản hồi lại với nhân viên và gửi trả lại giấy đề nghị tạm ứng. Nếu đủ sẽ ký duyệt rồi viết phiếu chi tạm ứng (đúng số tiền, đúng người nhận tiền) ký vào và gửi thủ quỹ để chi tiền. Sau đó nhận lại được 1 liên phiếu chi tạm ứng đã có ký xác nhận của thủ quỹ. Cuối ngày, KTTT tập hợp các phiếu chi tạm ứng trình lên kế toán trưởng ký duyệt và trình giám đốc ký duyệt. Sau khi thông qua ký duyệt, KTTT tiến hành hạch toán chính xác nghiệp vụ vào phần mềm MISA và lưu trữ chứng từ.
Ví dụ: tạm ứng lương
Ngày 15/09/2021 chị Dung nhận được giấy đề nghị tạm ứng lương từ chị Nhàng - là nhân viên của công ty, chị Dung kiểm tra nội dung giấy đề nghị tạm ứng đã hợp lý hợp lệ nên xin ý kiến kế toán trưởng và được kế toán trưởng đồng ý xét tạm ứng. Sau đó chị Dung mở phần mềm kế toán để kiểm tra, xét thấy chị Nhàng đủ điều kiện để cho tạm ứng lương với số tiền tạm ứng là 5.0000.000 đồng, chị Dung ký duyệt giấy đề nghị tạm ứng và tiến hành lập phiếu chi tạm ứng lương 2 liên (đúng ngày, số tiền 5.000.000 đồng, đúng nhân viên nhận tiền, đúng tài khoản hạch toán) ký vào và chuyển phiếu chi cho thủ quỹ tiến hành chi tạm ứng cho chị Nhàng (ảnh minh hoạ:
phụ lục 3). Sau đó nhận lại 1 liên phiếu chi tạm ứng có chữ ký xác nhận của thủ quỹ.
Cuối ngày, chị Dung tập hợp các phiếu chi tạm ứng trình lên kế toán trưởng ký duyệt và trình giám đốc ký duyệt. Sau khi thông qua ký duyệt, chị Dung tiến hành hạch toán chính xác nghiệp vụ vào phần mềm MISA và lưu trữ chứng từ.
●Theo dõi, quản lý chung về quỹ tiền mặt
Theo dõi, lập các báo cáo tồn quỹ, tiền mặt hàng ngày cho cấp trên. Kết hợp với thủ quỹ trong việc thực hiện công việc thu – chi theo quy định; đối chiếu kiểm tra tồn quỹ cuối ngày. Theo nguyên tắc vào cuối mỗi ngày, thủ quỹ sẽ thông báo tồn quỹ là
bao nhiêu sau đó KTTT đối chiếu với số tồn quỹ được hiển thị trên phần mềm. Nếu đúng thì chứng tỏ không xảy ra sai sót trong việc thu – chi. Còn nếu sai thì phải xem xét là sai bao nhiêu , hạch toán điều chỉnh tạm thời và sáng ngày làm việc hôm sau tiến hành tìm hiểu lí do và xử lý.
●Công việc khác
Thường xuyên theo dõi, báo cáo lên cấp trên những khoản thu - chi không rõ ràng. Lập báo cáo, chứng từ khi có sự yêu cầu của cấp trên. Tham gia các cuộc họp của bộ phận, khóa đào tạo.
b. Công việc hàng tháng
●Thực hiện các báo cáo hàng tháng
Lập báo cáo tồn quỹ và đối chiếu sổ sách với thủ quỹ để kiểm tra có sai sót hay không. Sau khi đối chiếu khớp với sổ sách của thủ quỹ thì trình ban giám đốc. Lập báo cáo công nợ nội bộ của khách hàng, nhân viên, thợ thuê ngoài. Lập báo cáo doanh thu các bộ phận: Cửa hàng QL49, Cửa hàng Phạm Văn Đồng, Cửa hàng Tứ Hạ.
●Thanh toán công nợ hàng tháng với nhà cung cấp, khách hàng
Định kỳ hàng tháng, tiến hành thanh toán các khoản nợ phải trả đối với nhà cung cấp, đảm bảo thanh toán đúng hạn . Trường hợp không đảm bảo kế hoạch thanh toán thì chủ động liên hệ với nhà cung cấp để giải quyết. Ví dụ: thanh toán chi phí thuê mặt bằng cửa hàng, ...
Thu tiền các dự án công trình có hợp đồng thu tiền định kỳ hàng tháng.Thu tiền từ khách hàng đúng như hợp đồng đã ký. Nếu có xảy ra chậm trễ sai sót phải báo cáo cấp trên và tiến hành xử lý. Ví dụ: thu tiền công trình thi công ốp lát đá tòa nhà Vietinbank- Huế theo hợp đồng thu tiền hàng tháng.
●Thanh toán lương nhân viên.
Cuối mỗi tháng, KTTT tiến hành tính lương trên phần mềm misa cho nhân viên, thanh toán các khoản tạm ứng, nộp các khoản trích theo lương đúng quy định. Sau đó
sinh bảng lương và lập phiếu chi trình kế toán trưởng ký. Khi đã được kế toán trưởng ký duyệt thì tiến hành trình giám đốc ký duyệt. Rồi chuyển bảng lương và phiếu chi lương về cho thủ quỹ tiến hành chi lương bằng tiền mặt cho nhân viên.
c. Công việc hàng quý
Hàng quý, KTTT sẽ lập báo cáo tồn quỹ, đối chiếu sổ sách với thủ quỹ, trình báo cáo để ban giám đốc sử dụng trong việc ra quyết định. Lập báo cáo công nợ nội bộ của khách hàng, nhân viên, thợ thuê ngoài. Thu tiền hợp đồng dự án hàng quý. Lập báo cáo doanh thu các bộ phận: Cửa hàng QL49, Cửa hàng Phạm Văn Đồng, Cửa hàng Tứ Hạ
d. Công việc hàng năm
Cuối mỗi năm, KTTT tiến hàng một số công việc như: Kiểm kê, lập báo cáo tồn quỹ cuối năm. Lập báo cáo công nợ nội bộ của khách hàng, nhân viên, thợ thuê ngoài.
Đối chiếu công nợ, lập báo cáo doanh thu các bộ phận: Cửa hàng QL49, Cửa hàng Phạm Văn Đồng, Cửa hàng Tứ Hạ. In sổ sách, đóng và lưu trữ chứng từ theo kỳ kế toán năm.