4.1. Bàn luận về kết quả đạt được
4.1.4. Chuẩn hóa các quy trình
Từ việc phân tích số liệu và quan sát thực tế, chúng tôi nhận thấy việc thực hiện các thao tác, các bước trong các quy trình của quá trình thực hiện xét nghiệm của mỗi nhân viên trong khoa tại mỗi vị trí là không thống nhất, người làm nhanh, người làm chậm, thậm chí có nhân viên còn làm sai. Nguyên nhân là do chưa có các quy trình hướng dẫn một cách đầy đủ và chi tiết cho nhân viên, hoặc nếu có thì là quy trình chung chung hoặc có nhưng không phải tất cả các nhân viên đã được đào tạo và cam kết thực hiện theo quy trình đó. Chúng tôi đã tiến hành đánh giá nội bộ và xem xét cập nhật lại các quy trình đã có, bổ sung các quy trình còn thiếu, xây dựng các quy định cụ thể về dự trù và thay thế hóa chất, vật tư tiêu hao.
Sau khi chuẩn hóa các quy trình, chúng tôi tiến hành đào tạo cho tất cả các nhân viên liên quan và yêu cầu tất cả các nhân viên được đào tạo ký cam kết đã hiểu và thực hiện đúng theo quy trình đã được đào tạo.
Việc chuẩn hóa các quy trình đã giúp khắc phục những nguyên nhân gây ra lãng phí do con người trong các giai đoạn như:
+ Nhân viên đến vị trí làm muộn, bỏ vị trí hoặc làm việc riêng.
+ Kỹ năng làm việc tại các vị trí như: lấy mẫu, in bacode, dán bacode, xử lý mẫu, phân tích mẫu….
+ Gián tiếp thực hiện chất lượng từ gốc hay ―làm đúng từ đầu‖: mỗi giai đoạn đều được thực hiện một cách chính xác, thống nhất, tránh phải làm đi làm lại.
Ngoài việc xây dựng các quy trình chuẩn (SOP) để truyền đạt cho tất cả các nhân viên, giúp cho việc thực hiện các quy trình một cách chính xác, thống nhất, chúng tôi còn xây dựng các hướng dẫn tại chỗ (hay còn gọi là quy trình rút gọn), được đơn giản hóa hoặc trực quan bằng các hình ảnh dễ quan sát để thực hiện dán ngay tại các vị trí làm việc tương ứng cụ thể.
4.1.5. Công tác đảm bảo chất lượng xét nghiệm
Với xét nghiệm thì việc đảm bảo được chất lượng từ gốc là rất quan trọng, đó là việc mã hóa đúng bệnh nhân giúp cho việc lấy mẫu đúng, và các quy trình thực hiện tiếp theo mới có ý nghĩa. Nếu lấy mẫu nhầm từ bệnh nhân này sang bệnh nhân khác thì các giai đoạn tiếp theo có nhanh đến đâu, có chất lượng đến đâu thì cũng không có ý nghĩa vì không mang lại kết quả chính xác cho bệnh nhân, thậm chí còn mang đến hậu quả không tốt cho bệnh nhân nếu không được phát hiện và kiểm tra lại. Do đó để đảm bảo được việc thực hiện xét nghiệm được chính xác cho bệnh nhân thì mỗi giai đoạn đều phải thực hiện một cách chính xác nhất. Điều đó đòi hỏi việc phải tiêu chuẩn hóa các quy trình thực hiện trong từng giai đoạn của quá trình xét nghiệm và yêu cầu tất cả mọi nhân viên đều phải tuân thủ làm theo như:
+ Quy trình kiểm tra, đối chiếu bệnh nhân khi: in bacode, phát dụng cụ chữa mẫu, lấy mẫu.
+ Quy trình thực hiện nội kiểm, để đảm bảo cho các thiết bị hoạt động tốt và chính xác.
Sau khi thực hiện tốt các quy trình thì thu được kết quả là:
+ Không có tình trạng mẫu bị dán nhầm mẫu của bệnh nhân khác.
+ Tất cả các xét nghiệm đều đạt nội kiểm trước khi tiến hành phân tích xét nghiệm.
+ Kết quả ngoại kiểm đều đạt trên 95% kết quả ngoại kiểm đạt tiêu chí tốt trở lên.
Do đó giảm được lãng phí sai sót ban đầu, không phải tiến hành lấy lại mẫu và kiểm tra lại bệnh nhân, các máy phân tích hoạt động tốt góp phần giảm thời gian trả kết quả xét nghiệm cho bệnh nhân.
4.1.6. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý phòng xét nghiệm
Ngoài việc sử dụng hệ thống LIS cho phép cập nhật, lưu trữ và hiện thị các kết quả xét nghiệm của người bệnh đã được thực hiện tại khoa lâm sàng kèm theo thông tin của người bệnh; có cảnh báo kết quả bất thường nếu nằm ngoài giá trị bình thường, có ghi chú kết quả(nếu cần); cho phép khóa kết quả xét nghiệm khi đã hoàn thành và in phiếu kết quả theo mẫu hoàn toàn tự động. Mã mẫu xét nghiệm sẽ được hệ thống phát sinh tự động và duy nhất trên toàn hệ thống, được sử dụng trong cả quá trình thực hiện xét nghiệm tại phòng xét nghiệm. Hệ thống LIS cho phép tra cứu thông tin người bệnh, bệnh phẩm theo nhiều tiêu chí như mã bệnh phẩm, thời gian, lịch sử xét nghiệm và cho phép hiển thị, in kết quả tìm kiếm. Đơn nguyên óa sinh còn kết hợp với Roche xây dựng ứng dụng theo dõi mẫu bệnh phẩm trong phòng xét nghiệm trên Cobas Infinity.
Ứng dụng này giúp cho nhân viên phòng xét nghiệm dễ dàng tìm kiếm được vị trí của mẫu bệnh phẩm hiện đang được phân tích ở thiết bị nào trong phòng xét nghiệm, đưa ra cảnh báo về thời gian đối với những mẫu chưa được đưa vào máy phân tích hoặc đã quá thời gian quy định mà vẫn chưa có kết quả. Từ đây, nhân viên có thể theo dõi trạng thái các mẫu đang được phân tích, những xét nghiệm còn chưa có kết quả và phát hiện sớm các trường hợp thất lạc mẫu để có