Vừa rồi chúng ta đã nói về tầm quan trọng và các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng làm việc nhóm. Vậy sau đây chúng ta sẽ nói đến các kỹ năng cần thiết để có thể thành công trong quá trình làm việc nhóm. Như ta đã thấy làm việc nhóm đóng vai trò rất quan trọng trong học tập làm việc và
nghiên cứu khoa học. Vậy câu hỏi đặt ra đó là để chúng ta có thể đạt được thành công trong quá trình làm việc nhóm thì cần có những kỹ năng gì. Và để có thể giúp mọi người có thể làm việc nhóm một cách hiệu quả thì nhóm chúng em đã nêu ra một số các kỹ năng như sau. Mong là các kỹ năng này có thể giúp ít được cho mọi người.
6.1. Kỹ năng giao tiếp.
Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trong bậc nhất của con người vì nó là thứ mà mỗi người trong chúng ta đều sử dụng hàng ngày và được áp dụng trong mọi lĩnh vực và đặc biệt là trong làm việc nhóm thì kỹ năng giao tiếp là kỹ năng cần thiết nhất vì trong một nhóm thì các thành viên nếu muốn làm việc chung với nhau thì tất nhiên là phải giao tiếp với nhau rồi. Và đừng nên chỉ giao tiếp bằng lời nói, vì trong giao tiếp không chỉ có giao tiếp bằng lời nói không thôi mà còn bằng văn bản, hành động và cử chỉ nữa. Theo 1 nghiên cứu cho thấy có ít nhất 80% thời gian của làm việc nhóm dùng giao tiếp bằng lời . Tuy nhiên cũng đừng quên 20% còn lại với việc giao tiếp bằng văn bản. Và trong giao tiếp bằng văn bản chúng ta nên biết rằng ngôn ngữ sử dụng giao tiếp trong văn bản cần sự chuẩn mực và chính xác , nếu bạn sử dụng ngôn ngữ đa nghĩa hoặc thiếu chuẩn xác thì người nhận người có thể không hiểu hoặc hiểu sai vấn đề và gây nên những hậu quả khôn lường . Điều này sẽ gây khó chịu
cho chính thành viên trong nhóm và kết quả làm việc sẽ giảm sút nghiêm trọng. Và trong giao tiếp bằng cử chỉ chúng ta không nên sử dụng những cử chỉ gây phản cảm, khó chịu với các thành viên trong nhóm. Điều này sẽ dễ gây ra mâu thuẫn trong nhóm. Nếu thấy thành viên trong nhóm hoàn thành tốt nhiệm vụ thì hãy khen ngợi họ một cách trung thực và thật lòng Đừng tiết kiệm những lời khen với cố gắng và nỗ lực của các thành viên trong nhóm.
6.2. Kỹ năng giải quyết vấn đề.
Kỹ năng giải quyết vấn đề là kỹ năng cần thiết nếu bạn muốn đạt được hiệu quả trong làm việc nhóm. Vì trong quá trình làm việc nhóm không thể nào tránh khỏi được việc xuất hiện những vấn đề phát sinh được, vấn đề sinh ra theo nhiều cách. Có thể là từ xung đột giữa các thành viên hoặc là từ dự án việc nghiên cứu… . Và cho dù có sinh ra từ nguyên nhân nào đi chăng nữa thì để có thể giải quyết được vấn đề phát sinh thì ta luôn cần phải biết lắng nghe, thấu hiểu và ứng biên. Sau đây là các bước để có thể giải quyết vấn đề hiệu quả.
Bước 1: Xác định vấn đề gặp phải: Khi nhận thấy có xảy ra trong quá trình làm việc nhóm thì đầu tiên ta cần phải xác định được vấn đề mà nhóm đang gặp phải là gì. Từ đó mới đưa ra phương hướng để giải quyết một cách chính xác nhất.
Bước 2: Tìm hiểu nguồn gốc của vấn đề: Sau khi xác định được vấn đề gặp phải thì ta cần phải tìm hiểu được vấn đề xuất phát từ đâu.
Quá trình này cần diễn ra một cách khách quan, cẩn thận và cần nhìn nhận sự việc dưới nhiều góc nhìn khác nhau. Không nên tiến hành
một cách gấp gáp, ẩu tả. Để có thể đưa ra cách giải quyết một cách phù hợp.
Bước 3: Xác định người hoặc nhóm người sẽ chịu trách nhiệm: Sau khác đã tìm ra được nguồn gốc của vấn đề thì ta cần phải xác định được người nào sẽ là người phải chịu trách nhiệm cho vấn đề đó, vì nếu không làm vậy thì sẽ dẫn đến lục đục trong nội bộ nhóm và sự việc sẽ càng nghiêm trọng hơn.
Bước 4: Đưa ra cách xử lý phù hợp: Để có thể đưa ra được cách xử lý phù hợp thì ta cần phải liệt kê ra tất cả các phương án có thể diễn ra. Sau đó cẩn thận xác định phương án xử lý phù hợp nhất. Vì đây là bước cực kỳ quan trọng chiếm tỷ lệ cao trong việc có thể giải quyết được vấn đề hay không nên ta cần phải cực kỳ cẩn trọng khi đưa ra lựa chọn.
Bước 5: Tiến hành giải pháp: Trong quá trình làm việc khi xảy ra vấn đề thì cần phải xử lý vấn đề một cách nhanh tróng tránh việc vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn. Vì vậy có thể nói đây là bước quyết định xem vấn đề có được giải quyết hay là không, nếu các bước trên làm tốt nhưng đến bước này lại không làm được thì cũng như không. Vì vậy ngưởi chịu trách nhiệm tiến hành phải là người có khả năng ứng biến khi có vấn đề mới phác sinh trong quá trình.
Bước 6: Theo giỏi và kiểm tra kết quả: Sau khi tiến hành giải pháp thì ta cần theo giỏi và kiểm tra xem vấn đề đã được giải quyết hoàn toàn hay chưa. Nếu vấn đề đã được giải quyết hoàn toàn thì quá tốt.
Nhưng nếu chưa thì ta có thể đưa ra giải pháp mới để giải quyết hoàn toàn vấn đề một cách kịp thời
6.3. Kỹ năng hợp tác.
Một kỹ năng cũng rất quan trong và vần thiết trong làm việc nhóm đó là kỹ năng hợp tác. Trong một nhóm làm việc chung với nhau thì việc hợp tác là điều bắc buộc phải có nếu không thì nhóm đó không thể nào làm việc được. Và để có thể hợp tác với nhau thì các thành viên trong nhóm phải có sự khiêm tốn và biết tôn trọng ý kiến của nhau.
6.4. Kỹ năng bổ trợ.
Kỹ năng bổ trợ tức là bổ sung và trợ giúp lẫn nhau trong quá trình làm việc nhóm giữa các thành viên. Vì trong một nhóm bao gồm rất nhiều thành viên và tất nhiên không ai là hoàn hảo cả mỗi người sẽ có điểm mạnh và điểm yếu khác nhau trong công việc, vì vậy nên các thanh viên trong nhau cần bổ sung vào điểm yếu của nhau để giúp đỡ nhau hoàn thành công việc. Và việc bổ trợ nhau không chỉ trong công việc mà còn trong cảm xúc. Ví dụ như khi thấy một thành viên trong nhóm mình thì đừng ngại gì một lời khen hay khi thấy họ làm sai một điều gì đó hoặc là có chuyện buồn thì cũng đừng ngại mà nói lời an ủi. Như vậy sẽ giúp cho mối quan hệ giữa các thành viên trở nên gắn kết hơn và giúp tăng hiệu quả làm việc.
6.6. Kỹ năng lắng nghe và phản hồi.
Trong quá trình làm việc nhóm thì đưa ra ý kiến, lắng nghe và phản hồi lại là một điều hết sức quan trong vì có như vậy thì các thành viên trong nhau mới có thể chia sẽ kiến thức và hợp tác với nhau được. Hãy đừng
ngại ngùng khi nêu ra ý kiến và hãy cố gắng lắng nghe và chủ động phản hội lại khi thành viên khác nêu ý kiến. Như vậy sẽ giúp tăng hiệu quả khi làm việc nhóm.
6.7. Kỹ năng tổ chức công việc.
Trong một nhóm thì luôn cần phải có một người nhóm trưởng lãnh đạo nhóm. Và một trong những vai trò của nhóm trưởng đó là phân chia công việc cho các thành viên trong nhóm. Vì vậy kỹ năng tổ chức công việc là một trong những kỹ năng cần thiết mà một người nhóm trưởng cần phải có. Và nếu muốn quá trình làm việc nhóm diễn ra một cách trơn tru và đạt được hiệu quả cao thì đòi hòi người nhóm trưởng phải tổ chức công việc một cách hợp lý, dựa theo tính cách, khả năng và kiến thức của từng thành viên mà phân chia công việc cho họ. Nếu không thì sẽ dẫn đến hiệu quả làm việc của cả nhóm bị tụt xuống rất thấp.
6.5. Kỹ năng phân tích và đánh giá.
Trong làm việc nhóm thì kỹ năng phân tích và đánh giá rất được coi trọng vì khi có vấn đề phác sinh thì kỹ năng này sẽ giúp cho chúng ta có thể xác định được vấn đề xảy ra là gì, nguồn gốc từ đâu và ai sẽ là người phải chịu trách nhiệm. Và đặt biệc là khi làm việc nhóm trong nghiên cứu khoa học thì việc có thể phân tích được các số liệu là điều rất quan trọng và cần thiết. Nên kỹ năng làm phân tích và đánh giá là một kỹ năng không thể thiếu trong làm việc nhóm được. Và để có được kỹ năng này đòi hỏi mọi người phải có tính tỉ mỉ, quan sát, có kiến thức và kinh nghiệm.
6.8. Có trách nhiệm trong công việc.
Trong một nhóm làm việc với nhau thì mỗi thành viên đều phải có trách nhiệm với phần công việc mà mình được giao, phải hoàn thành đúng thời hạn deadline của mình. Vì khi làm việc theo nhóm, nếu ta có thói quen ỷ lại hay dựa dẫm vào người khác và không hoàn thành công việc được giao hoặc là hoàn thành không đúng thời hạn dealine, thì tức là bạn đang làm chậm tiến độ và ảnh hưởng đến cả nhóm. Và khi đó, mọi sự cố gắng của các thành viên khác cũng vì thế mà đều bị phủ nhận vì kết quả là của một nhóm, cả một tập thể.
6.9. Kết luận.
Vừa rồi chính là 8 kỹ năng cần thiết khi làm việc theo nhóm và mong là tất cả mọi người sau khi đọc qua 8 kỹ năng trên thì sẽ luôn trang bị theo bên mình mỗi khi làm việc trong nhóm và mong là những kỹ năng này sẽ giúp cho mọi người có một quá trình làm việc nhóm thuận lợi, và hiệu quả.
Tuy nhiên nếu mọi người đã trang bị các kỹ năng trên rồi mà hiệu quả làm việc nhóm vẫn còn quá kém vậy chắc là do kỹ năng của mọi người chưa được tốt vì vậy nên sau đây nhóm chúng tôi có đưa ra một vài phương pháp để cãi thiện kỹ năng của mọi người.