3.1 Nhận xét về thực trạng quy trình kiểm toán khoản mục chi phi bán hang do công ty TNHH PKF Việt Nam thực hiện tại Công ty Cỗ phần XYZ
3.1.1 Ưu điểm
Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Việc lập kế hoạch kiểm toán tại Công TY TNHH PKF Việt Nam đã đảm bảo các yêu cầu về Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam, bên cạnh đó cũng tuân thủ theo trình kiểm toán mẫu dựa trên quy trình được chuyền giao trực tiếp từ PKF Quốc tế, tuy nhiên đã có sự điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện hoạt động tại Việt Nam.
Những thông tin bé sung bên cạnh những thông tin thu thập được trong giai đoạn xem xét khả năng chấp nhận làm việc và đặt bút ký hợp đồng kiểm toán đã được thu thập đầy đủ, các thông tin đảm bảo cho việc lập kế hoạch kiểm toán của PKF.
Chương trình kiểm toán do PKF Quốc tế chuyền giao được thiết lập mẫu riêng cho từng khoản mục và được áp dụng linh hoạt phù hợp đối với từng khách hàng cụ thể.
Điều này đã giúp cho các kiểm toán viên có những hướng dẫn và bước đi cụ thể khi thực hiện kiểm toán, đồng thời việc có chương trình kiểm toán cụ thể nên trưởng nhóm kiểm toán có thể dễ dàng kiểm soát chất lượng và tiến độ thực hiện công việc của các thành
viên.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Trong giai đoạn này, các thành viên trong những nhóm kiểm toán tại Công ty TNHH PKF Việt Nam luôn luôn tuân thủ chặt chẽ theo chương trình kiểm toán được xây dựng trước đó, do đó ma có thể tranh/giam bớt việc bỏ sót các thủ tục kiểm toán cần thiết và cũng dé có thé thu thập đầy đủ hơn bang chứng kiểm toán quan trọng. Với những khách hàng đặc thù, khách hàng “nhạy cảm” hoặc những khách hàng hay có biến động bắt thường, kiểm toán viên của PKF đã linh hoạt trong việc áp dụng những thủ tục
78
cần thiết/ thủ tục thay thé dé thu thập đủ băng chứng kiểm toán làm cơ sở cho cuộc kiêm
toán được thực hiện một cách trung thực.
Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, những kiểm toán viên của Công ty TNHH PKF Việt Nam luôn đưa ra những góp ý, nhận xét cùng với các bút toán điều chỉnh về những sai sót của doanh nghiệp một cách thận trọng. Trong quá trình thực hiện kiểm toán, các kiểm toán viên luôn luôn ghi lại những ý kiến nhận xét và dự thảo về các bút toán điều chỉnh vào phiếu thực hiện kiểm toán của PKF đề khi kết thúc kiểm toán, trưởng nhóm kiểm toán có thé dé dàng tổng hợp lại những van đề.
Những sự kiện quan trọng phát sinh sau ngày kết thúc niên độ cũng được chú trọng
theo dõi và được đánh giá mức độ ảnh hưởng của chúng tới báo cáo tài chính của khách
hàng và kết quả của cuộc kiểm toán.
Trước khi báo cáo tài chính được chính thức phát hành thì phải được trải qua nhiều lần soát xét vô cùng nghiêm ngặt dé hạn chế những rủi ro có thê xảy ra. Ví dụ nếu là KTV thực hiện báo cáo thì cần trải qua quá trình soát xét từ trưởng nhóm kiểm toán -
manager - partner.
Ngoài báo cáo kiểm toán thì PKF luôn phát hành thư quản ly kèm theo nhằm đưa ra các kiến nghị giúp cho khách hàng nâng cao hiệu quả và hiệu năng của công tác quản lý và công tác kế toán.
Giấy tờ làm việc cũng được hoàn thiện tỉ mỉ, có sự kiểm tra và kiểm soát của các thành viên chủ chốt trong nhóm kiểm toán cũng như của phòng nghiệp vu, hơn nữa dé cho ra sản phẩm giấy tờ làm việc tốt thì có sự chấm điểm chéo giấy tờ làm việc giữa các
phòng nghiệp vụ.
3.1.2 Nhược điểm
Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Khi đánh giá về khả năng chấp nhận khách hàng mới/ tiếp tục làm việc với khách hàng hiện tại hay không; kiểm toán viên của Công ty TNHH PKF Việt Nam đã luôn thực hiện đầy đủ những công việc cần thiết để giảm thiểu tối đa rủi ro có thé xảy ra từ việc chấp nhận khách hàng. Tuy nhiên, kiểm toán viên của Công ty mới chỉ dừng lại ở
việc thu thập những thông tin từ nội bộ khách hàng mà quên đi những thông tin chung
79
về ngành nghề mà doanh nghiệp hoạt động và những thông tin về quy mô hoạt động của các doanh nghiệp cùng ngành. Những thông tin này là tiền dé để kiểm toán viên có thể đánh giá doanh nghiệp một cách khách quan nhất về tình hình tài chính cũng như môi
trường hoạt động của doanh nghiệp.
Về đội ngũ kiểm toán viên của PKF, số lượng kiểm toán viên có chứng chỉ hành nghề còn khá hạn chế vì vậy mà trong mùa cao điểm - mùa kiểm toán vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn trong việc sắp xếp lịch kiểm toán, bố trí nhân sự trong đoàn kiểm toán do nhu cầu của khách hàng ngày càng lớn. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, số lượng công ty niêm yết ngày càng biến động. Trong khi đó PKF là một trong số ít những công ty kiểm toán được phép kiểm toán các công ty niêm yét đại chúng trên sàn chứng khoán.
Giai đoạn thực hiện kế hoạch
Về các thủ tục phân tích, dù thủ tục phân tích đã có đáng kể những ưu điểm như đã phân tích ở trên, tuy nhiên vẫn còn nhưng khuyết điểm như sau: Công ty TNHH PKF Việt Nam chỉ dừng lại ở việc sử dụng số liệu phân tích do doanh nghiệp cung cấp mà
không vận dụng thêm các thông tin khác, ví dụ như thông tin chung của toàn ngành, lĩnh
vực, hoặc tham khảo thêm những thông tin về các chỉ tiêu phân tích doanh nghiệp tương đương,..Nếu được áp dụng thêm thông tin thì điều này sẽ giúp giảm thiểu đáng kể tinh đáng tin cậy trong chỉ tiêu phân tích. Hơn nữa, việc sử dụng những dữ liệu liệu về ngành dé phân tích sẽ giúp doanh nghiệp có thêm thông tin hữu ích về quản trị.
Hạn chế này tới từ việc thu thập thông tin về ngành, lĩnh vực kinh doanh của đơn vị khách hàng thông qua internet thường gặp nhiều khó khăn do những thông tin này có tính bảo mật khá cao, khó khai thác. Hơn nữa, kiểm toán viên của công ty cũng chưa có được nguồn thông tin nhanh chóng và đáng tin cậy. Tất cả những yêu cầu công việc đều
được kiểm toán viên tự thực hiện mà không có bat kỳ sự hỗ trợ nào từ những bộ phan
khác của công ty nên thông tin chủ yếu xuất phát từ internet. Và những thông tin lay từ trên mạng chưa qua bat kỳ sự kiểm định nào nên không thực sự đáng tin cậy.
Về việc tham khảo ý kiến của các chuyên gia, do tệp khách hàng của Công ty TNHH PKF Việt Nam rất đa dạng trong nhiều lĩnh vực khác nhau: khai thác khoáng sản, vận tải xếp dỡ, dich vụ, điện tử,... nên rất cần tham khảo ý kiến của các chuyên gia - những người có am hiểu sâu về những lĩnh vực này. Tuy nhiên, với ly do áp lực về mặt thời gian và khối lượng công việc nên việc tham khảo ý kiến của chuyên gia vẫn
80
chưa thực sự được chú trọng trong một vai trường hợp. Cụ thể, khi tiến hành kiểm toán tài sản cố định thì ý kiến của chuyên gia chỉ được áp dụng trong trường hợp cần định giá lại tài sản cố định, còn những trường hợp còn lại vẫn chưa thực sự được quan tâm.
Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Về việc soát xét chất lượng kiểm toán, công việc này hết sức quan trọng bởi nó giúp đảm bảo chất lượng của cuộc kiểm toán báo cáo tài chính cũng như đảm bảo chất lượng các sản phẩm của cuộc kiểm toán. Tuy nhiên sau khi cuộc kiểm toán kết thúc, công việc này được diễn ra ở các cấp thâm quyền cao hơn. Do áp lực về mặt thời gian trong mùa kiểm toán nên dễ dẫn đến hiện tượng chồng chéo công việc tại các đơn vị khách hàng, đặc biệt là vi trí tưởng nhóm kiểm toán - người phải đảm đương nhiều
công việc ở nhiều cuộc kiểm toán nên họ phải chịu sức ép rất lớn. Do đó, việc kiểm soát chất lượng của cuộc kiểm toán có thê được thực hiện vẫn còn thiếu chặt chẽ.
Về việc đánh giá sự hài lòng của khách hàng về cuộc kiểm toán: Công ty TNHH PKF Việt Nam đã tiến hành hành thu thập những đánh giá của khách hàng về sự hải lòng của họ cho cuộc kiểm toán báo cáo tài chính; tuy nhiên công việc này chưa được xây dựng một quy trình thực hiện cụ thé. Cho tới nay, việc thu thập đánh giá này chủ yêu được thực hiện đưới hình thức trao đổi trực tiếp giữa PKF và khách hàng thông qua trò chuyện trực tiếp nên thông tin vẫn chưa được nâng cao tính khách quan.
3.2 Khuyến nghị các giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán khoản mục chỉ phí bán hàng trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty TNHH PKE
Việt Nam thực hiện tại khách hàng
3.2.1 Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Đây là giai đoạn quan trong dé kiểm toán viên tìm hiểu về doanh nghiệp vi vậy kiểm toán viên cần nâng cao sự hiểu biết về môi trường không chỉ nội bộ mà còn bên ngoài của đơn vị gồm những thông tin về đối thủ cạnh tranh, môi trường hoạt động của ngành,.. Việc tìm hiểu và thu thập thông tin về đơn vị nên được thực hiện từ nhiều kênh thông tin khác nhau, có thé xuất phát từ nội bộ doanh nghiệp cũng có thé lấy từ những nguồn thông tin độc lập bên ngoài như internet, mạng xã hội, báo,.. Các thông tin này có thé không trực tiếp tác động tới BCTC nhưng chúng có thé ảnh hưởng tới phong cách
81
và quan điểm làm việc của những nhà quản lý tại đơn vị. Như vậy nó cũng có thé tác động gián tiếp tới báo cáo tài chính, trong đó có khoản mục chỉ phí bán hàng. Hơn nữa, kiểm toán viên cũng nên chú trọng và chủ động hơn trong việc xem xét thực trạng hoạt động kinh doanh của khách hàng và trường hoạt động đề từ đó có thể thiết kế được kế hoạch kiểm toán với hiệu quả tối đa.
Với những khách hàng thường niên, Công ty TNHH PKF Việt Nam nên tổ chức cuộc họp ngắn cho nhóm kiểm toán năm trước và nhóm kiểm toán năm nay để nhóm kiểm toán năm nay có thé nắm được các vấn dé đặc thù của khách hàng. Việc này tuy không mất quá nhiều thời gian nhưng có thể tiết kiệm đáng ké thời gian cho giai đoạn thực hiện kiểm toán và giúp cho kiểm toán viên có cái nhìn đầy đủ về lĩnh vực đơn vị hoạt động cũng như những thay đổi của năm nay so với năm trước.
Đối với kiểm toán viên/ trợ lý kiểm toán thực hiện phần hành kiểm toán khoản mục chỉ phí bán hàng cần tập trung hơn nữa vào việc kết hợp thông tin với các thành viên nhóm kiểm toán thực hiện các phần hành khác có liên quan như: tiền, TSCĐ, lương,
... để có cái nhìn chân thực nhất về khách hàng kiểm toán giúp giảm thiêu tối đa rủi ro của cuộc kiểm toán.
Về lựa chọn nhóm kiểm toán, yêu cầu của khách hàng về cung cấp dịch vụ kiểm toán ngày càng tăng cao, số lượng kiểm toán viên có chứng chỉ hành nghề và các trợ lý kiểm toán còn hạn chế về mặt số lượng; điều này đã đặt ra cho nhân viên của công ty áp lực công việc rất lớn. Do đó, điều cần thiết nhất hiện nay mà Công ty TNHH PKF Việt Nam nên làm là tổ chức tuyên dụng để thu hút thêm các nhân viên, kiểm toán viên có
năng lực và chuyên môn đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng giúp đảm bảo chất lượng dịch vụ của Công ty. Tổng số cán bộ nhân viên làm việc tại Văn phòng Hà Nội là khoảng hơn 60 người - một con số còn khá hạn chế. Vì vậy giải pháp dành cho Công ty là nên tổ chức những buổi hội thảo, hướng nghiệp gặp gỡ trực tiếp
sinh viên tại các trường đại học/học viện - đặc biệt là những trường có đảo tạo chuyên
ngành kế toán kiểm toán như Đại học Kinh tế - ĐHQG Hà Nội, Học Viện Tài chính, Đại học Ngoại Thương, Đại học Kinh tế Quốc Dân,...để quảng bá hình ảnh công ty giúp thu hút nhân tài. Mặt khác, Công ty cũng có thé chú trọng vào việc tài trợ cho những cuộc thi có liên quan tới chuyên ngành kế - kiểm trong khuôn khô các trường, tổ chức tuyển dụng nhân sự hàng năm sớm hơn (lịch tuyển dụng thường niên cho vị trí trợ lý
82
kiểm toán của Công ty là khoảng tháng 5) dé có thé cạnh tranh với các Công ty khác, giúp thu hút nguồn nhân lực chất lượng cao cho Công ty.
3.2.2 Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Thủ tục phân tích
Kiểm toán viên nên sử dụng thêm một vai số liệu tham khảo như số liệu bình quân của ngành, của các công ty uy tín trong cùng lĩnh vực của khách hàng, kết hợp với những thông tin về tình hình môi trường hoạt động kinh doanh, tình hình chung của nền kinh tế dé đưa ra kết luận khách quan nhất. Việc này không những trợ giúp cho việc phan tích các biến động bắt thường, tìm ra những rủi ro mà nó còn giúp cho kiểm toán viên phát hiện ra điểm yếu kém trong hoạt động kiểm soát của đơn vị; từ đó đề xuất những tư vấn cần thiết cho đơn vị trong thư quản lý. Mạt khác, kiểm toán viên không thể lấy các số liệu một cách tuỳ tiện mà cần có sự chọn lọc từ những nguồn thông tin uy tín, chính thống có sự đảm bảo. Nếu cần thiết, Công ty nên thành lập một bộ phận chuyên phụ trách hỗ trợ tìm kiếm và cung cấp đầy đủ thông tin, đữ liệu về khách hàng một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác nham giảm thiêu khối lượng công việc cho kiểm toán
viên.
Đặc biệt đối với khoản mục chỉ phí bán hàng, kiểm toán viên của công ty có thể sử dụng thêm một số thủ tục phân tích như so sánh ty trọng chi phí bán hàng trên doanh thu so với kế hoạch đề ra (nếu có) hoặc số bình quân ngành để xem xét sự biến động
trong chi phí của don vi đã hợp lý hay chưa.
Kiểm toán viên cũng cần xác định mức độ cần thiết của việc xin ý kiến của chuyên gia nếu như kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn trong một lĩnh vực của doanh nghiệp nằm ngoài phạm vi lĩnh vực kế toán, kiểm toán là cần thiết hay không. Ví dụ cụ thé ở đây là Công ty Cổ phần XYZ hoạt động trong lĩnh vực khai thác khoáng sản thì việc kiểm tra các phần hành như Hàng tồn kho, hàng hoá,... cần xin ý kiến tư van của chuyên
gia để giúp KTV có kiến thức sâu hơn về lĩnh vực này từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ kiểm toán mà Công ty cung cấp cho khách hàng.
83
3.2.3 Giai đoạn kết thúc kiểm toán
Về việc soát xét chất lượng kiểm toán, Trong mùa cao điểm của kiểm toán, áp lực về vấn đề thời gian là điều khó tránh khỏi, do đó để công việc soát xét chất lượng có hiệu quả tốt nhất thì trước hết các KTV phải luôn đặt mình vào tâm thế tuân thủ các chuẩn mực nghề nghiệp, , không thể vì vấn đề thời gian mà thực hiện soát xét không
đúng, đủ.
Hậu mùa kiểm, công ty có thê tổ chức một số buổi đào tạo chuyên môn cho các kiểm toán viên như là tham gia lớp Cập nhật kiểm toán của VACPA; như vậy sẽ làm giảm sai sót trong quá trình làm việc, giúp kiểm toán viên thực hiện soát xét có hiệu
quả.
Đánh giá về sự hài lòng của khách hàng về dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính do PKF cung cấp; công việc này chưa thực sự được quan tâm tại PKF vì vậy đề xuất đưa ra cho Công ty là nên thiết lập quy trình rõ ràng về việc đánh giá sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ mà Công ty cung cấp; thiết kế mẫu bảng hỏi cho khách hàng dé họ trả lời, đánh giá về phong cách làm việc của KTV đã phù hợp hay chưa, kết quả công việc của cuộc kiểm toán.... dé từ đó kiểm toán viên nói riêng và công ty nói chung có thê đúc kết những vấn đề cần cải thiện để hoàn thiện hơn nữa quy trình kiểm toán khoản mục chỉ phí bán hàng cũng như kiểm toán báo cáo tài chính của đơn vị khách hàng.
84