CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN HOẠT ðỘNG KHÁM CHỮA BỆNH ðỐI VỚI ðỐI TƯỢNG CÓ THẺ BẢO HIỂM Y TẾ TẠI CÁC BỆNH VIỆN CÔNG LẬP
1.2. NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN ðỐI VỚI HOẠT ðỘNG KHÁM CHỮA BỆNH ðỐI TƯỢNG CÓ THẺ BẢO HIỂM Y TẾ
1.2.3. Tổ chức chứng từ kế toán về KCB BHYT
Xuất phỏt từ tớnh ủa dạng và luụn vận ủộng của cỏc ủối tượng KCB BHYT, hệ thống chứng từ ủược sử dụng ủể cung cấp thụng tin trong cụng tỏc KCB BHYT. Như vậy, tổ chức cụng tỏc kế toỏn ban ủầu cỏc ủối tượng hạch toán chính là việc thực hiện chức năng thông tin, kiểm tra của kế toán và của cỏc chủ thể quản lý tại ủơn vị.
Tổ chức chứng từ bao gồm các công việc thiết kế bản chứng từ mẫu 01/BV về KCB BHYT ngoại trú và mẫu 02/BV về KCB BHYT nội trú và xây dựng cỏc giai ủoạn luõn chuyển chứng từ. Từ phõn tớch trờn cú thể thấy vai trũ của tổ chức chứng từ kế toỏn KCB BHYT ủược xỏc ủịnh là “khõu cụng việc quan trọng ủối với toàn bộ quy trỡnh kế toỏn KCB BHYT, bởi nú cung cấp nguyờn liệu ủầu vào - cỏc thụng tin ban ủầu về cỏc ủối tượng kế toỏn KCB BHYT”. Xột theo mục ủớch thỡ tổ chức chứng từ kế toỏn chớnh là thiết kế hệ thống thụng tin ban ủầu trờn hệ thống cỏc loại chứng từ ủược luõn chuyển theo một trật tự xỏc ủịnh nhằm cỏc mục ủớch quản lý và thực hiện cỏc giai ủoạn tiếp theo của quỏ trỡnh hạch toỏn.
Như vậy nếu như tổ chức hợp lý, khoa học hệ thống chứng từ kế toán sẽ có ý nghĩa nhiều mặt về pháp lý, về quản lý và về kế toán KCB BHYT.
Thứ nhất là về mặt pháp lý, với chức năng “sao chụp” nghiệp vụ kinh tế phát sinh gắn với trách nhiệm vật chất của các tổ chức, cá nhân trong việc lập, xác minh, kiểm duyệt và thực hiện các nghiệp vụ kinh tế, chứng từ là căn cứ ủể kiểm tra và giỏm ủịnh của kế toỏn KCB BHYT, thanh tra, kiểm toỏn hoạt ủộng của bệnh viện về KCB BHYT; là căn cứ ủể thanh toỏn với BHXH.
Vì vậy tổ chức tốt chứng từ kế toán về KCB BHYT sẽ nâng cao tính pháp lý của cụng tỏc kế toỏn KCB BHYT ngay từ giai ủoạn ủầu.
Thứ hai về mặt quản lý, bằng việc ghi chép mọi thông tin kế toán kịp
thời, chứng từ là kờnh thụng tin quan trọng cho lónh ủạo ủưa ra cỏc quyết ủịnh phự hợp về cụng tỏc kế toỏn KCB BHYT. Do ủú tổ chức tốt chứng từ kế toán về KCB BHYT có tác dụng tạo lập hệ thống thông tin hợp pháp cho việc thực hiện cú hiệu quả cụng tỏc quản lý KCB BHYT. Trờn gúc ủộ kế toỏn BHYT, chứng từ là căn cứ ủể ghi sổ kế toỏn. Do ủú tổ chức tốt chứng từ kế toỏn tạo ủiều kiện cho ủơn vị mó hoỏ thụng tin và ỏp dụng CNTT hiện ủại trong công tác kế toán KCB BHYT. Với những ý nghĩa to lớn trên muốn tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán về KCB BHYT trong bệnh viện phải áp dụng thống nhất ủể tăng cường tớnh phỏp lý của chứng từ, mặt khỏc phải căn cứ vào quy mụ, loại hỡnh hoạt ủộng, trỡnh ủộ, cỏch thức tổ chức quản lý của bản thõn ủơn vị ủể xỏc ủịnh số lượng, chủng loại chứng từ và trỡnh tự luõn chuyển chứng từ phù hợp.
Do ủú những nội dung cụ thể của tổ chức chứng từ kế toỏn khỏm chữa bệnh ủối tượng cú thẻ BHYT trong ủơn vị bệnh viện cụng lập bao gồm cỏc bước như ủược thể hiện trong dưới ủõy:
Sơ ủồ 1.1. Quy trỡnh tổ chức luõn chuyển chứng từ kế toỏn KCB BHYT - Thứ nhất, xỏc ủịnh danh mục chứng từ kế toỏn KCB BHYT. Danh mục chứng từ ủược thiết kế phải ủạt cỏc yờu cầu tớnh phỏp lý, ủầy ủủ và hợp lý khi ủược vận dụng. Trờn cơ sở cỏc quy ủịnh, bệnh viện thiết lập danh mục chứng từ sử dụng cho kế toán về KCB BHYT… Với những chứng từ kế toán này bệnh viện phải tự thiết kế mẫu biểu, nội dung và phương pháp ghi chép trờn cơ sở ủảm bảo sự thống nhất trong cụng tỏc KCB BHYT.
- Thứ hai, tổ chức lập chứng từ kế toán KCB BHYT. ðây là quá trình sử
Tổ chức bảo quản, lưu trữ hay hủy chứng
từ kế toán KCB BHYT Tổ chức sử
dụng chứng từ kế toán về KCB BHYT Tổ chức
kiểm tra chứng từ kế
toán KCB BHYT Tổ chức lập
chứngtừ kế toán theo mẫu KCB
BHYT Xỏc ủịnh danh
mục chứng từ kế toán KCB
BHYT
dụng cỏc chứng từ về KCB BHYT ủó ủược lựa chọn của bệnh viện và cỏc phương tiện phự hợp ủể ghi cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh vào chứng từ. Tựy theo ủiều kiện của bệnh viện chứng từ cú thể lập thủ cụng bằng tay hoặc bằng mỏy. Tuy nhiờn trong thời ủại cụng nghệ thụng tin phỏt triển và cỏc phương tiện mỏy múc hiện ủại, cỏc ủơn vị sự nghiệp cú thể thiết kế cỏc mẫu chứng từ cú sẵn ủể phản ỏnh nghiệp vụ kịp thời và tiện cho việc ghi nhận các nghiệp vụ về KCB BHYT phát sinh.
- Thứ ba, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán KCB BHYT. ðây là việc xỏc nhận tớnh chớnh xỏc, ủỳng ủắn của cỏc thụng tin ghi trờn chứng từ kế toỏn do bộ phận kế toỏn BHYT kiểm tra. Cỏc yếu tố ủảm bảo tớnh hợp phỏp, hợp lệ của chứng từ KCB BHYT cần ủược chỳ ý xem xột như cỏc yếu tố bắt buộc của chứng từ, tính chính xác, hợp lý của số liệu trên chứng từ, chữ ký của những người có liên quan… Trường hợp thông qua kiểm tra nếu phát hiện có sai sút thỡ kế toỏn nhất thiết phải yờu cầu cỏc bộ phận cú liờn quan ủi sửa ủổi, bổ sung cho hợp lý.
- Thứ tư, tổ chức sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ kế toán KCB BHYT.
Sau khi ủược kiểm tra, cỏc chứng từ kế toỏn ủược phõn loại theo ủối tượng KCB BHYT như ngoại trú hay nội trú… Việc ghi sổ kế toán phụ thuộc vào hình thức tổ chức sổ kế toán KCB BHYT tại bệnh viện.
- Thứ năm, tổ chức bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế toán. Sau khi ghi sổ kế toỏn KCB BHYT, chứng từ phải ủược bảo quản tại phũng kế toỏn ủể phục vụ cho việc kiểm tra, ủối chiếu số liệu khi cú yờu cầu của phũng giỏm ủịnh BHXH. Khi kết thỳc kỳ kế toỏn năm, chứng từ ủược chuyển sang lưu trữ theo từng loại và theo thứ tự thời gian phát sinh. Tùy theo từng loại tài liệu mà tời gian lưu trữ quy ủịnh cú thể khỏc nhau. Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ ủược phộp tiờu hủy theo quy ủịnh.
Tóm lại, trên cơ sở yêu cầu chung về tổ chức chứng từ kế toán KCB
BHYT, dựa vào ủặc ủiểm hoạt ủộng và yờu cầu quản lý cụ thể, bệnh viện cần tổ chức chứng từ kế toán về KCB BHYT cho phù hợp cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình khám chữa bệnh tại bệnh viện.