Am tường văn hóa là một trong số các kỹ năng quan trọng nhất đảm bảo cho thành công của một nhà xuất khẩu. Việc mở rộng EU đã làm tăng quy mô của EU, đồng thời cũng làm gia tăng đáng kể độ phức tạp. Nhà xuất khẩu phải ý thức về những khác biệt liên quan đến các cách gặp gỡ và chào hỏi (sử dụng tên, ngôn ngữ cơ thể…) và xây dựng các mối quan hệ. Cũng cần phải chấp nhận những khác biệt trong các giao dịch với nhiều tầng cấp, thuyết trình, đàm phán, ra quyết định và xử lí các xung đột. Dưới đây là những thông tin hướng dẫn cụ thể về nghi thức và phép xã giao tại Bỉ, Pháp, Đức, Italia, Hà Lan, Tây Ban Nha và Vương quốc Anh.
Ví dụ: Hướng dẫn về nghi thức và phép xã giao
Phép xã giao khi gặp gỡ: Tại Đức, chức vụ/danh hiệu có ý nghĩa rất quan trọng và cần phải chú ý tôn trọng. Do vậy, bạn cần phải sử dụng từ Herr (nam giới) hoặc Frau (nữ giới) cùng họ và chức danh của người được mời vì điều này chứng tỏ họ được tôn trọng. Ở Anh, bạn cũng cần làm tương tự cho đến khi được yêu cầu gọi bằng tên. Những người tuổi tầm dưới 35 có thể sẽ tiến đến bước sau nhanh hơn những người tuổi lớn hơn. Ngoài ra, khi bước vào một phòng họp, nghi thức thông thường là bắt tay từng người trong phòng. Tại Bỉ và Pháp, chào hỏi thể hiện mức độ trang trọng. Nhìn chung, một cái bắt tay ngắn là cách thức chào hỏi thông thường giữa những người không quen biết nhau. Khi mối quan hệ phát triển, có thể hôn má ba lần thay cho bắt tay. Đó là cái hôn gió sát má, thường bắt đầu từ bên trái. Ngoài ra, nam giới không hôn nam giới, thay vào đó là họ bắt tay nhau. Mặt khác, tại Ý, chào hỏi thường nồng nhiệt hơn nhưng vẫn trang trọng. Vì ấn tượng ban đầu rất quan trọng tại Ý, tôn trọng và đúng mực khi chào hỏi có ý nghĩa quan trọng. Ngoài ra, nhiều người Ý sử dụng “calling card”, một dạng danh thiếp trong các tình huống giao tiếp xã hội. So với danh thiếp kinh doanh thông thường, danh thiếp này lớn hơn, bao gồm tên, địa chỉ, chức vụ/danh hiệu và số điện thoại. Các biện pháp trên cũng được áp dụng với Hà Lan. Người Hà Lan chỉ sử dụng tên với bạn thân, gia đình, vì vậy, người tiếp xúc phải gọi theo họ cho đến khi được đề nghị gọi theo tên. Tại Tây Ban Nha, cái bắt tay được sử dụng khi giới thiệu ai đó. Hơn nữa, nữ giới hôn nhau ở cả hai má, nam giới bắt tay bằng 2 tay, đặt cánh tay phải lên người đối diện. So sánh với công dân các quốc gia khác, ban đầu người Anh dường như tỏ ra khá cứng nhắc. Tránh nhìn lâu vào mắt người đối diện vì sẽ khiến họ cảm thấy không thoải mái. Cuối cùng, cần phải giới thiệu người trẻ tuổi với người già hơn cũng như giới thiệu người có chức vụ thấp hơn với người có vị trí cao hơn.
16Source: from http://theroadbacktotuscanyblog.com/wp-content/uploads/2014/06/image3.jpg
41
Giao tiếp và các mối quan hệ: ở Đức, các mối quan hệ cá nhân không nhất thiết cần cho giao thương (mặc dù khi có nó thì quan hệ làm ăn sẽ dễ dàng hơn); Người Đức chủ yếu sẽ chú trọng tới trình độ học vấn, những thành tựu được ghi nhận của đối tác và thời cơ thị trường. Những cuộc gặp đầu tiên thường để giúp hai bên làm quen nhau. Chúng giúp các đối tác Đức xác định được bạn có đáng tin cậy hay không. Và cuối cùng cần lưu ý là người Đức rất trực tính (thường đi thẳng vào vấn đề) trong lời nói cũng như việc làm. Cuối một cuộc gặp, một vài người Đức sẽ biểu lộ sự hài lòng của họ bằng cách khum
bàn tay và gõ các đốt ngón tay của mình xuống mặt bàn. Còn người Bỉ lại rất thật trọng, cần phải có thời gian trước khi tin tưởng người khác. Điều này liên quan cả giữa các cá nhân cũng như đại diện của công ty. Hơn nữa, các giao dịch thương mại về tổng thể rất quan liêu, liên quan đến nhiều giấy tờ và thủ tục. Một khía cạnh quan trọng khác đó là người Bỉ là những nhà ngôn ngữ tuyệt vời, nghĩa là, nhiều công dân thông thạo tiếng Anh. Ngoài ra, người Bỉ thích sự tinh tế hơn tính thẳng thắn, bởi vì, họ coi tinh tế thể hiện sự thông minh. Cuối cùng, các cuộc thảo luận với người Bỉ thường dài và kịch tính. Vì thế, cần phải cân nhắc tất cả các tình huống. Tương tự tại Pháp, tin cậy và tôn trọng giữa hai bên là điều quan trọng khi tiến hành các hoạt động. Hơn nữa, nếu không nói được tiếng Pháp, một lời xin lỗi về việc này có thể giúp phát triển quan hệ. Tuy nhiên, học những cụm từ cơ bản luôn có ích. Người Ý thích làm việc với người họ biết và tin tưởng. Ngoài ra, các đồng nghiệp người Ý quan tâm tìm hiểu về con người đối tác trước khi tiến hành kinh doanh. Cuối cùng, có thể nói rằng tại Ý, kết nối các mối quan hệ có thể được coi là một việc làm toàn thời gian, do vậy, các mối quan hệ cá nhân có ý nghĩa quan trọng. Người Hà Lan quen với việc tiến hành kinh doanh với người nước ngoài hơn do có lịch sử lâu đời về thương mại quốc tế. Hơn nữa, cần phải chứng tỏ mối quan hệ kinh doanh là có lợi cho cả hai bên. Người Hà Lan cũng không thích đụng chạm người nhau, thường duy trì ở trạng thái trang trọng và dè dặt. Cuối cùng, có thể nói rằng, cũng giống như người Đức, người Hà Lan rất thẳng thắn khi giao tiếp. Người Tây Ban Nha thích làm việc với người họ biết và tin cậy, do vậy, dành thời gian để tìm hiểu về nhau có ý nghĩa quan trọng. Hơn nữa, gặp mặt trực tiếp được ưa thích hơn là nói chuyện qua điện thoại hoặc liên lạc qua viết thư. Tại Anh, tránh nhìn chằm chằm vào người tiếp xúc. Đối với doanh nhân nhiều tuổi hơn, cần phải giao tiếp theo nghi lễ trang trọng. Hơn nữa, giao tiếp bằng văn bản cũng có một số thủ tục nhất định, chẳng hạn như cách mở đầu và kết thúc bức thư.
Phép xã giao trong các cuộc gặp thương mại:
Tại Đức, các bức thư phải gửi cho người có chức vụ cao nhất và viết bằng tiếng Đức chuẩn. Các cuộc họp thường tuân thủ chương trình nghị sự rất nghiêm ngặt. Hãy chú ý tới việc ghi chép biên bản, việc này sẽ hỗ trợ hiệu quả cho việc theo sát các nội dung được bàn thảo và giám sát các việc thực hiện các quyết định được đưa ra. Việc đến đúng giờ có ý nghĩa cực kì quan trọng. Nếu bạn bị muộn thì hãy gọi ngay điện thoại thông báo và giải thích lí do.
Tại Bỉ, có thể nói rằng các cuộc hẹn gặp là cần thiết và nói chung để người ta muốn hẹn gặp bố trí thời gian gặp. Hơn nữa, đều được ngầm hiểu là mọi người cần đến đúng giờ và các cuộc gặp thường là trang trọng. Cuối cùng, cần phải bỏ áo khoác ngoài trong cuộc gặp.
42
Tại Pháp, các cuộc gặp được lên kết hoạch từ trước đó 2 tuần và các cuộc gặp thường để thảo luận về các vấn đề chứ không phải để ra quyết định.
Tại Ý, các cuộc gặp thường phải được xác nhận thông qua fax hoặc điện thoại và viết bằng tiếng Italia. Trường hợp không nói được tiếng Italia, thông thường thì sẽ thuê phiên dịch. Có một số người cùng nói hoặc đang nói bị ngắt lời là tình huống khá phổ biến tại đây.
Tại Hà Lan cũng vậy, đúng giờ có ý nghĩa quan trọng, do vậy, đến muộn bị coi là không đáng tin cậy. Hơn nữa, hủy bỏ cuộc gặp vào phút cuối có thể gây ảnh hưởng đến mối quan hệ thương mại.
Tại Tây Ban Nha, cuộc gặp đầu tiên diễn ra khá trang trọng, tuy nhiên, đừng lấy làm ngạc nhiên khi công việc kinh doanh không được thực hiện trong lần gặp đầu tiên.
Cũng như vậy tại Anh, tuy nhiên, khi sử dụng một chương trình nghị sự, chương trình này phải được gửi cho các đồng nghiệp người Anh trước khi có thay đổi. Hơn nữa, việc đúng giờ cũng rất quan trọng tại Anh, các cuộc họp được tiến hành chính xác như thế nào phụ thuộc vào thành phần tham dự, nói chung, các cuộc gặp diễn ra khá trang trọng.
Phép xã giao về trang phục:
Tại Bỉ và Pháp, nam giới nên mặc com – lê tối màu với cravat lụa và sơ mi trắng.
Nữ giới nên mặc váy kín đáo hoặc vét. Hơn nữa, nam giới nên đi giày có dây buộc (không đi giày kéo khóa hoặc giày lười). Cuối cùng, giày được đánh bóng cũng có là sự thể hiện về hình ảnh chuyên nghiệp. Người Pháp thường thích những thứ đẹp và tinh tế trong cuộc sống, do vậy, chất lượng tốt được đánh giá cao. Tương tự, người Đức cũng như vậy. Nên tránh các đồ trang sức có tính phô trương. Nói chung, người Ý cũng tương tự như trên, tuy vậy, phụ kiện thanh lịch cần thiết cả đối với nam giới và nữ giới. Quy tắc về trang phục tại Ý cũng giống như các nước khác ở Châu Âu, các phụ kiện thanh lịch có ý nghĩa quan trọng đối với cả nam giới và nữ giới.17esources/global-/res /global-
17 http://www.kwintessential.co.uk/resources/global-etiquette/belgium-country-profile.html
Chi tiết xin tham khảo
http://www.kwintessential.co.uk /resources/global- etiquette/belgium-country-
profile.html
43
Phụ lục 1 – Danh sách các cơ quan liên quan xuất khẩu
Bộ Công thương – http://www.moit.gov.vn
Trang web này cung cấp các thông tin về chính sách thương mại, thị trường trong và ngoài nước, các hoạt động xúc tiến thương mại, tin tức và sự kiện khác…
Cục xúc tiến Thương mại – Bộ Công Thương – http://www.vietrade.gov.vn
Cổng thông tin xúc tiến thương mại cung cấp thông tin về chính sách, hoạt động sự kiện xúc tiến thương mại (XTTM) trong va ngoài nước như: các chương trình XTTM, hội chợ triển lãm, khuyến mại, khảo sát thị trường, hội nghị, hội thảo, đào tạo, tập huấn,… tin tức, báo cáo về kinh tế, thương mại, ngành hàng, thị trường, xuất khẩu, cơ hội kinh doanh…
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam – http://www.vcci.com.vn
Trang web hữu ích cho các doanh nghiệp tìm hiểu thông tin kinh tế, cơ hội kinh doanh, các hoạt động xúc tiến thương mại, tìm kiếm cơ hội kinh doanh và các thông tin thương mại liên quan khác
Trung tâm giám định hàng hóa xuất nhập khẩu – http://www.fcc.com.vn
Trang web giới thiệu các dịch vụ giám định, phân tích, khử trùng, bảo quản kho, thẩm định gia và tư vấn đầu tư, kinh doanh trang thiết bị phục vụ giám định, khử trùng, tư vấn xây dựng và áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
Phòng quản lý xuất nhập khẩu Hà Nội – 25 Ngô Quyền, Hoàn Kiếm, Hà Nội Email: xnkhanoi@moit.gov.vn
Tổng cục thuế Việt Nam - Bộ Tài Chính – http://www.gdt.gov.vn Hải quan Việt Nam – http://www.customs.gov.vn
Thu các quan thuế nhập cảnh và xuất cảnh, thu thuế gián thu. Sau đó, Ngành được giao thêm nhiệm vụ chống buôn lậu thuốc phiện và có quyền định đoạt, hoà giải đối với các vụ vi phạm về thuế quan và thuế gián thu
Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (Ngân hàng Trung ương) – http://www.sbv.gov.vn
Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (sau đây gọi tắt là Ngân hàng Nhà nước) là cơ quan ngang Bộ của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tiền tệ, hoạt động ngân hàng và chức năng Ngân hàng Trung ương của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Ngân hàng Nhà nước
44
Trung tâm Thương mại quốc tế (International Trade Center – ITC) – http://www.intrade.org
Cung cấp những thông tin, ấn phẩm trực tuyến liên quan đến thương mại và những báo cáo, nghiên cứu về thị trường, ngành hàng, những dịch vụ hỗ trợ kinh doanh,…
Tổ chức tiêu chuẩn Quốc tế (International Standardisation Organisation – ISO) –http://www.iso.ch Giới thiệu về các tiêu chuẩn quốc tế ISO được áp dụng trên thế giới và trong từng ngành hang
Tổ chức thuế quan Quốc tế - World Customs Organization – http://www.wcoom.org Tổ chức thương mại thế giới – World Trade Organization (WTO) – http://www.wto.org
Giới thiệu về tổ chức WTO và các thông tin liên quan. Cung cấp thông tin về các thành viên và nhứng cam kết WTO của từng thành viên
Liên đoàn Hiệp hội Thương mại quốc tế - Federation of International Trade Association (FITA) – http://www.fita.org Trang web là công thông tin về các sự kiện thương mại liên quan đến xuất nhập khẩu quốc tế và được kết nối tới 8000 trang web thương mại (xuất nhập khẩu) quốc tế khác
http://exporthelp.europa.eu/index_en.html
www.cbi.eu
www.fita.org
http://madb.europa.eu/mkaccdb2/indexPubli.htm
www.wto.org
www.intracen.org/
www.importpromotiondesk.de
45
Phụ lục 3- Các Hiệp hội của các cơ quan, tổ chức liên quan đến thương mại, các nhà bán buôn và bán lẻ
Châu Âu
AEDT
European Association of National Organisations of Textile Retailers 9-13/4th, Avenue des Nerviens B - 1040 Bruxelles
Tel.: +32 – 2 – 230 5296 Fax: +32 – 2 – 230 2569 www.aedt.org
info@aedt.org
Pháp
FEDERATION NATIONALE DES ENTREPRISES A COMMERCES MULTIPLES
Federation of multiples and department stores 46, Bd Magenta
F - 75010 Paris
Tel.: +33 – 1 – 4202 1769 Fax: +33 – 1 – 4206 5209 (no website)
FEDERATION NATIONALE DES GRANDS MAGASINS ET DES MAGASINS POPULAIRES
National federation of department stores 11, rue Saint-Florentin
F - 75008 Paris
Tel.: +33 – 1 – 42 60 02 Fax: +33 – 1 – 42 60 15 09
Đức
AUSSENHANDELSVEREINIGUNG DES DEUTSCHEN EINZELHANDELS eV (AVE)
Foreign Trade Association of German Retailers Mauritiussteinweg 1 D - 50676 K.ln
Tel.: +49 – 221 – 921834 – 0 Fax: +49 – 221 – 921834 – 6 www.ave-koeln.de
info@ave-koeln.de
BUNDESVERBAND DES DEUTSCHEN GROSS- UND AUSSENHANDELS e.V. (BGA)
Federal Association of German
Wholesalers and Exporters Am Weidendamm 1 A D - 10117 Berlin
Tel.: +49 – 305 – 900 995 – 0 Fax: +49 – 305 – 900 995 – 19 www.bga.de
info@bga.de
BUNDESVERBAND DES DEUTSCHEN VERSANDHANDELS eV Association of German Mail OrderCompanies
Johann-Klotz-Str. 12 D - 60528 Frankfurt/M.
46
www.versandhandel.org info@versandhandel.org
CENTRALVEREINIGUNG DEUTSCHER WIRTSCHAFTSVERB.NDE F.R HANDELSVERMITTLUNG UND VERTRIEB (CDH)
National Association of Trade Agents Am Weidenbaum 1 A
D - 10117 Berlin
Tel.: +49 – 30 – 726 25600 Fax: +49 – 30 – 726 25699 www.cdh.de
centralvereinigung@cdh.de
Ý
FEDERAZIONE NAZIONALE ASSOCIAZIONI AGENTI E RAPPRESENTANTI DI COMMERCIO
National Organisation of Trade Agents and Representatives Corso Venezia, 51 I - 20121 Milano
Tel.: +39 (0) – 2 – 764 5191 Fax: +39 (0) – 2 – 7600 8493 www.fnaarc.it
info@fnaarc.it
FEDERAZIONE MODA ITALIA
Italian Fashion Organisation Via Durini, 14 I - 20122 – Milano
Tel.: +39 (0) – 2-7601 5212 Fax: +39 (0) – 2-7600 3779 www.federazionemodaitalia.it info@federazionemodaitalia.it
Đan Mạch
DTB - Federation of Danish Textile and Clothing Industries Birk Centerpark 38 | 7400 Herning
Tel.: +45 22 22 04 08 mhi@dmogt.dk Tel.: +45 22 22 04 05 sgj@dmogt.dk www.dmogt.dk/
info@dmogt.dk
Liên hiệp Anh
BRITISH AGENTS REGISTER
5A Chelttenham Mount, Harrogate, North Yorkshire GB - HG1 1DW
Tel.: +44-1423-560608/9 Fax: +44-1423-561204 www.agentsregister.com info@agentsregister.com
BRITISH SHOPS AND STORE ASSOCIATION Ltd. (BSSA) Middleton House, 2 Main Road – Middleton Cheney GB - Banbury – Oxon OX17 2TN
Tel.: +44-1295-712277 Fax: +44-1295-711665
47
www.british-shops.co.uk info@bssa.co.uk
Thụy Sỹ
SWISS RETAIL FEDERATION Federation of retailers Marktgasse 50
CH - 3000 Bern 7 Tel.: +41-31-312 40 40 Fax: +41-31-312 40 41 www.swiss-retail.ch info@swiss-retail.ch
VSF – VERBAND SCHWEIZERISCHER FILIALUNTERNEHMEN Federation of Swiss Chain Stores -
c/o Advokaturbüro Utzinger Frohburgstr. 98 CH - 8006 Zürich
Tel.: +41-44-363 14 00 Fax: +41-44-363 15 25 www.vsf-schweiz.ch vsf@ku-law.ch
VSIG – VEREINIGUNG DES SCHWEIZER IMPORT- UND GROSSHANDELS
Association of Swiss Importers and Wholesalers Güterstr. 78
CH - 4010 Basel Tel.: +41-61-228 90 30 Fax: +41-61-228 90 39 www.vsig.ch
info@vsig.ch
VSV – VERBAND DES SCHWEIZERISCHEN VERSANDHANDELS Federation of Swiss Mail Order Companies
General Wille-Strasse 144 8706 Meilen
Tel.: +41-58 - 310 07 17 Fax: +41-58-310 07 18 www.vsv-versandhandel.ch info@vsv-versandhandel.ch