CHƯƠNG III: ĐẶC ĐIỂM MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU TẠI
3.4. Kế Toán Quản Trị
3.4.1. Đặc điểm kế toán quản trị tại Núi Hồng
Để hoạt động có hiệu quả, người quản lý cần một lượng thông tin hữu ích từ các báo cáo bộ phận như các cấp phân xưởng, đội sản xuất, bộ phận cung cấp nguyên vật liệu hay bộ phận kinh doanh nhằm xem xét ở đâu có vấn đề để tăng cường kiểm soát chi phí, đánh giá trách nhiệm của bộ phận trong doanh nghiệp.
Kế toán quản trị không chỉ dừng lại ở việc phản ánh, ghi chép các nghiệp vụ, các sự kiện kinh tế xảy ra trong quá khứ mà còn sử dụng các phương pháp riêng của mình để phân tích chi tiết, diễn giải các dữ liệu một cách cụ thể, dễ hiểu nhất, đồng thời cung cấp các dự báo trong tương lai để giúp nhà quản trị đưa ra được các quyết định một cách nhanh chóng, tối ưu, nâng cao hiệu quả và hiệu năng quản lý.
Với vai trò đó của kế toán quản trị, hệ thống cung cấp thông tin mà công ty đang sử dụng hiện tại không đủ đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin cho quản lý. Do đó công ty nên tổ chức lại hệ thống thu thập và cung cấp thông tin theo hướng có sự kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Theo đó kế toán quản trị có thể sử dụng những thông tin do kế toán tài chính cung cấp để phục vụ cho công tác của mình. Cách tổ chức thu thập thông tin này có ưu điểm:
- Những người có nhu cầu sử dụng thông tin kế toán tại công ty đều có thể sử dụng chung các thông tin của cùng một hình thức kế toán
- Cách thức tổ chức thu thập thông tin này tiết kiệm chi phí hơn so với việc tổ chức thành 2 hệ thống kế toán riêng biệt: kế toán tài chính và kế toán quản trị. Thứ nhất, nó giúp giảm bớt số lượng nhân viên trong phòng kế toán và do đó giảm bớt chi phí lương phải trả. Một số nhân viên kế toán tài chính có thể kiêm nhiệm thêm chức năng kế toán quản trị và như vậy bộ máy kế toán sẽ được tinh giảm gọn nhẹ hơn. Thứ hai, nó giúp giảm bớt số lượng chứng từ sổ sách và như vậy tiết kiệm được chi phí cần có để thiết kế hệ
thống sổ sách. Số lượng chứng từ sổ sách được giảm bớt cũng giúp cho khối lượng công việc của kế toán viên được giảm nhẹ hơn. Thứ ba, nó giúp tiết kiệm chi phí bảo quản, lưu trữ chứng từ, sổ sách.
Tất nhiên, với đà phát triển của công ty, sự phát triển không ngừng của nền kinh tế, sự cạnh tranh ngày càng gay gắt giữa các công ty thì nhu cầu thông tin cần cung cấp cho nhà quản lý cũng không ngừng tăng lên. Đến một lúc nào đó khi nhu cầu thông tin đã quá lớn thì hệ thống kế toán hỗn hợp sẽ không đủ sức đáp ứng. Khi đó lại phải cần tách biệt thành 2 hệ thống kế toán tài chính và kế toán quản trị riêng biệt nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu thông tin của nhà quản trị. Còn hiện tại, trong điều kiện công ty chưa tổ chức kế toán quản trị thì việc tổ chức hệ thống kế toán hỗn hợp này là hết sức cần thiết và cấp bách.
3.4.2. Tổ chức tài khoản và sổ sách 3.4.2.1. Tài khoản kế toán
Sử dụng các tài khoản cấp 2 của các tài khoản cấp 1 3.4.2.2. Sổ sách kế toán
Biểu 3.13: Sổ chi tiết TK
Công ty cổ phần Núi Hồng
Số 1, ngõ 94, đường Phan Chu Trinh, TP Vinh
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01/12/2016 đến ngày 31/12/2016 Ngày ghi sổ
Chứng từ Đối tượng
Diễn giải
Tài khoản
đối ứng
Phát sinh Số dư
Ngày Số Mã Tên Nợ Có Nợ Có
Số dư đầu kỳ 3.837.140.79
3
12/1/2016 12/1/2016 197 TUAN Lê thị Tuấn
Xuất nguyên vật liệu cho công trình
Hopnhat_2016_01 1541 2.034.075 3.835.106.718
12/3/2016 12/3/2016 PNXT400 LOAN
02 Lưu Thị
Loan Nhập mua hàng theo
HĐ 0086453 331 811.000 3.835.917.718
12/3/2016 12/3/2016 PNXT401 THUH
A01 Phương Thị
Thu Hà Nhập mua hàng theo
HĐ 0012074 331 2.702.000 3.838.619.718
12/30/2016 12/30/2016 190
HUEH AU01 1
Công ty TNHH vật liệu điện
Huế Hậu Nhập mua hàng theo
HĐ 0002939 331 1.276.080 4.314.181.793
12/31/2016 12/31/2016 760 TUAN Lê thị Tuấn Chi mua xăng theo HĐ
0023390 1111 1.894.091 4.316.075.88
4 12/31/2016 12/31/2016 1321
Phân bổ chi phí xăng
xe, vận chuyển ''''' 1547 13.474.908
4.302.600.97 6 Cộng phát sinh trong
kỳ 986.995.603 521.535.420
Số dư cuối kỳ 4.302.600.97
6
3.4.3. Dự toán và báo cáo quản trị 3.4.3.1. Lập dự toán
Để đạt được lợi nhuận như mong muốn và chủ động trong kinh doanh, các doanh nghiệp phải lập các dự toán kinh doanh.
Công tác lập dự toán chi phí sản xuất ở Công ty cổ phần Núi Hồng chỉ mới dừng lại ở việc lập dự toán tổng hợp, chưa đi sâu vào việc lập dự toán chi tiết để cung cấp thông tin chi tiết cho quản lý. Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin, công ty nên tổ chức lập dự
toán chi tiết chi phí sản xuất về từng loại chi phí phát sinh cũng như các yếu tố chi phí trong từng loại chi phí đó.
Hiện nay, phòng kế hoạch- kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm lập ra Bảng dự toán chi tiết. Tuy nhiên, Bảng dự toán chi tiết này cũng chỉ dừng lại ở việc chi tiết chi phí sản xuất thành 3 loại chi phí: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công chứ chưa đi vào chi tiết cụ thể trong từng loại chi phí đó có những yếu tố nào và phát sinh là bao nhiêu. Như vậy sẽ rất khó cho công tác quản lý khi tìm ra nguyên nhân biến động nếu trong thực tế các loại chi phí này biến động vượt kế hoạch.
Để phục vụ tốt hơn cho nhu cầu thông tin của nhà quản lý, bộ phận kế toán quản trị của công ty nên chịu trách nhiệm lập ra Dự toán chi tiết chi phí sản xuất trên cơ sở Bảng dự toán chi tiết của phòng kế hoạch- kinh doanh. Bộ phận lập dự toán cần phải liên hệ với phòng kế hoạch- kinh doanh để có được những thông tin chi tiết về kế hoạch chi phí dự
kiến thực hiện trong kỳ. Nhất là cần phải có được Bảng phân tích đơn giá chi tiết để làm căn cứ lập dự toán chi tiết. Cụ thể quy trình lập dự toán chi tiết như sau:
- Căn cứ vào Bảng phân tích đơn giá chi tiết do phòng kế hoạch- kinh doanh cung cấp, ta sẽ xác định được định mức tiêu hao và đơn giá chi tiết cho từng yếu tố chi phí.
- Từ Bảng dự toán chi tiết của phòng kế hoạch- kinh doanh và đơn giá chi tiết của từng yếu tố chi phí, ta tiến hành chi tiết các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công để có được chi phí trong đơn giá chi tiết.
- Căn cứ vào bảng dự toán tổng hợp ta có được công thức tính để tính dự toán chi phí cần chi ra trong kỳ đối với từng loại chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, nhân công trực tiếp, máy thi công
- Lên Dự toán chi tiết chi phí sản xuất theo từng khoản mục tiền lương , tài sản , nguyên vật liệu
Để lập dự toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công cho quý IV/2016 thì căn cứ lập dự toán vẫn là Bảng phân tích đơn giá đã trình bày ở phần 2. Tuy nhiên, từ Bảng phân tích đơn giá này, ta sẽ tiến hành lọc ra một cách chi tiết hơn xem trong từng khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công mỗi loại chi phí này bao gồm các yếu tố nào và mỗi yếu tố đó phát sinh là bao nhiêu. Bảng phân tích đơn giá được lập như sau:
3.4.3.2. Báo cáo quản trị
Các báo cáo kế toán quản trị nói chung có vai trò rất quan trọng đối với nhà quản lý. Nó cung cấp thông tin cần thiết cho nhà quản lý để lập kế hoạch điều phối và kiểm tra các hoạt động sản xuất- kinh doanh trong kỳ. Các báo cáo này là một thông báo, cho phép họ dựa vào đó để ra quyết định quản trị nói chung.
Tuy nhiên, hiện nay tại Công ty cổ phần Núi Hồng, các báo cáo kế toán quản trị chưa được lập. Công ty chỉ dừng lại ở việc lập các báo cáo tài chính theo quy định hiện hành của nhà nước.
Tổ chức báo cáo kế toán quản trị chi phí thực chất là việc kế toán căn cứ vào kế hoạch chi phí đã được lập và tình hình thực hiện chi phí trong kỳ để lập ra các báo cáo kế toán quản trị chi phí nhằm cung cấp thông tin về chi phí trong kỳ cho ban lãnh đạo công ty.