CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CẢNG LOTUS
2.2. Cơ cấu tổ chức
2.2.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý, vận hành bộ máy hoạt động của cảng biển , được toàn quyền nhân danh công ty để ra quyết định các hoạt động liên quan đến chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn, cũng như kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty,...
Ban giám đốc: Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh tại cảng biển. Giám đốc là người chỉ huy, là gương mặt đại diện thực hiện các ký kết hợp đồng giao thương với khách hàng, đối tác, hãng tàu. Đề ra các chiến lược kinh doanh, phương hướng hoạt động cho cảng biển trong tương lai một
26
cách phù hợp để có kết quả cao nhất. Bên cạnh đó, giám đốc là người đảm bảo và chịu trách nhiệm điều hành cảng biển, đồng thời là người chịu trách nhiệm pháp lý về mặt pháp luật cho cảng biển.
Phòng hành chính- nhân sự: Là bộ phận chuyên môn nghiệp vụ tham mưu giúp giám đốc về công tác tổ chức cán bộ, lao động, tiền lương, thi đua khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, quy hoạch, hành chính, văn thư, lưu trữ, y tế, quân sự và bảo vệ chính trị nội bộ.
Phòng thương vụ:Thương vụ có chức năng đại diện và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp và cá nhân người Việt Nam trong quan hệ kinh tế - thương mại, công nghiệp, phát triển đầu tư công nghiệp, dịch vụ thương mại các nước, vùng lãnh thổ, tổ chức quốc tế; hỗ trợ các hoạt động xúc tiến thương mại của Việt Nam tại nước ngoài. Phòng thương vụ có các nhiệm vụ:
+ Đại diện lợi ích kinh tế - thương mại, phát triển đầu tư công nghiệp, dịch vụ thương mại.
+ Thu thập thông tin, nghiên cứu cơ chế, chính sách thị trường sở tại các
nước đối tác, khách hàng.
+ Hoạt động xúc tiến thương mại, dịch vụ, đầu tư công nghiệp,giới thiệu hình ảnh doanh nghiệp.
Phòng tài chính kế toán: Theo nhiệm vụ được phân công, thực hiện các công việc giám sát tài chính theo quy định của pháp luật. Lên kế hoạch cân đối ngân sách, tính toán có hiệu quả hoạt động kinh doanh. Thực hiện đúng các chính sách của nhà nước về tài chính, chế độ bảo hiểm, thuế, khấu hao, lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên, giải quyết các khoản thu chi cho cảng biển, thu hồi công nợ, tổ chức hạch toán và báo cáo định kỳ.
Phòng marketing: Bộ phận tiếp thị, lên kế hoạch marketing cho các dịch vụ tại cảng biển, quảng bá hình ảnh cảng biển.
27
Phòng Logistics: Logistics tại cảng biển bao gồm mọi hoạt động như lập kế hoạch, tổ chức thực hiện các dịch vụ kinh doanh liên quan đến vận tải biển, các hoạt động lưu kho bãi, sắp xếp, đóng gói, bao bì hàng hóa sẵn sàng cho quá trình vận tải và phân phối hàng hóa đi các nơi theo yêu cầu của người ủy thác.
Phòng trung tâm khai thác – điều độ: Phòng Khai thác-Điều độ là phòng chức năng thuộc bộ máy quản lý điều hành cảng, thay mặc ban giám đốc điều hành quản lý giám sát các công việc hiện trường trong các hoạt động khai thác cảng, phòng điều độ có các nhiệm vụ chính sau:
+ Quy hoạch các khu vực chức năng trên mặt bằng cảng và hệ thống giao thông trong cảng.
+Lập các kế hoạch sử dụng cầu bến; tiếp nhận và vếp dỡ giải phóng tàu, sà lan; giao nhận, vận chuyển hàng hóa; nhu cầu thiết bị, phương tiện, lao động.
+ Tổ chức điều hành thực hiện các hoạt động tiếp nhận, phục vụ tàu và sà lan, xếp dỡ, giao nhận, vận chuyển hàng hóa.
+ Xử lý các vấn đề phát sinh tại hiện trường, chuyển phòng ban chức năng
của cảng giải quyết các tranh chấp thương vụ theo quy trình phân cấp.
+ Thống kê - tổng hợp - báo cáo kết quả điều hành giải phóng tàu; xếp dỡ, giao nhận, vận chuyển hàng hóa theo các biểu mẫu quy định.
Phòng giao nhận kho hàng: Là nơi tiếp nhận hàng hóa tại cảng biển, có chức năng lưu trữ bảo quản hàng hóa. Phòng kho hàng có các nhiệm vụ sau:
+Xây dựng phương án quy hoạch hệ thống kho, bãi phù hợp quy hoạch mặt bằng tổng thể và giao thông toàn cảng, lập và triển khai kế hoạch kinh doanh, khai thác, sử dụng kho, bãi.
+Chủ trì xây dựng quy trình giao nhận, kỹ thuật chất xếp, quản lý hàng hóa tại kho, bãi. Tổ chức, điều hành công việc giao nhận, chất xếp, bảo quản hàng hóa tại kho, bãi đảm bảo về an ninh, phòng chống cháy, nổ; an toàn hàng hóa, trang thiết bị tại kho bãi cảng.
28
Phòng cơ giới- kỹ thuật: Trực tiếp tham gia sản xuất, thực hiện các công việc xếp dỡ hàng hóa cho tàu, sà lan, chất xếp hàng hóa tại kho, bãi, vận chuyển hàng hóa trong nội bộ cảng và vận chuyển hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng.
Có các nhiệm vụ như sau:
+Bố trí đủ, đúng chủng loại thiết bị, phương tiện, công cụ làm hàng theo như
yêu cầu của kế hoạch sản xuất, đảm bảo thiết bị, phương tiện, dụng cụ làm hàng phải công cụ đúng thời gian và địa điểm quy định và trong tình trạng kỹ thuật tốt, lập kế hoạch đảm bảo kỹ thuật, bảo dưỡng sữa chửa các hạn mục công trình, kế hoạch đảm bảo vật tư phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hàng năm của cảng.
+Đề xuất, thẩm tra chất lượng kỹ thuật các trang thiết bị làm cơ sở cho cảng ký hợp đồng thuê, mua hoặc cho các đơn vị vệ tinh vào làm việc trong cảng, đề xuất số lượng, chủng loại trang thiết bị cần đầu tư và đối tác cung ứng.
+Đảm bảo công nhân điều khiển thiết bị, phương tiện phải có sức khỏe tốt, có bằng cấp/chứng chỉ theo quy định; Bố trí cán bộ có trách nhiệm chỉ huy, điều hành và kịp thời xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình thiết bị, phương tiện làm hàng.
+Xây dựng định mức tiêu thụ vật tư, phụ tùng, nhiên liệu, điện nước... ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất, các bộ phận trong cảng, liên tục giám sát quá trình thực hiện và điều chỉnh định mức tiêu thụ vật tư, phụ tùng, nhiên liệu, điện
nước... cho phù hợp với thực tế sản xuất.
Phòng ban xây dựng: Xây dựng là một lĩnh vực có liên quan đến kế hoạch, thi công và quản lý các công trình xây dựng tại cảng biển như đường xá, cầu cảng, kho hàng,...Phòng ban xây dựng có các nhiệm vụ như sau:
+ Lập hồ sơ thiết kế dự toán, quản lý, giám sát kỹ thuật các công trình xây dựng mới tại cảng, sửa chữa thường xuyên cơ sở hạ tầng bảo đảm an toàn hàng hải.
29
+Lập thủ tục chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư các dự án đầu tư trang thiết bị, cầu cảng tại cảng biển hay phương tiện phục vụ công tác bảo đảm an toàn xây dựng.
+ Kiểm tra chất lượng các công trình đang được thi công cũng như kiểm tra
định kỳ các công trình đã hoàn thiện theo định kỳ.
Phòng an ninh: Phòng an ninh hàng hải là bộ phận chuyên môn nghiệp vụ tham mưu giúp Giám đốc thực hiện nhiệm vụ thanh tra chuyên ngành hàng hải và xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hàng hải. Có các nhiệm vụ như sau:
+ Soạn thảo các quy định, quy chế về bảo vệ an ninh trật tự, kiểm soát người, phương tiện, hàng hóa; bảo vệ hàng hóa, tài sản tại các khu vực cảng.
+Lập kế hoạch và tổ chức công tác bảo vệ cho toàn bộ vùng đất, vùng nước, tài sản tại các cơ sở sản xuất kinh doanh của cảng, lập kế hoạch về công tác an ninh cảng biển, an toàn lao động, an toàn môi trường, phòng chống cháy nổ.
+Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trong cảng thực hiện công tác bảo đảm an ninh cảng biển, an toàn lao động, an toàn môi trường, an toàn phòng chống cháy nổ tại các khu vực sản xuất.