Ảnh 2.4: Hạch toán trả lương cho Công nhân viên qua Ngân hàng
Kế toán lập ủy nhiệm chi thanh toán tiền lương qua Ngân hàng. Việc trả lương có thể chia làm nhiều lần. Ví dụ, thanh toán lương lần 1 cho người lao động Việt Nam kế toán hạch toán:
Nợ TK 33411: 263.302.152
Có TK 11213: 263.302.152
2.3. Đánh giá thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Chi nhánh Công ty TNHH Kiểm toán và Thẩm định giá Việt Nam tại Hà Nội
Trong thời gian thực tập tại Chi nhánh Công ty vừa qua em đã có điều kiện để được tiếp cận với thực tiễn, hiểu hơn những kiến thức về lý thuyết đã được học ở trường.
Cũng trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp em hiểu và biết thêm về công tác kế toán tại doanh nghiệp nói chung, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng. Khi nghiên cứu sâu vào kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, em đã nhận thấy có những ưu điểm cụ thể và nhược điểm cụ thể như sau.
2.3.1. Ưu điểm
Về công tác tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, hoàn chỉnh, các phòng ban làm việc có hiệu quả, cung cấp kịp thời, chính xác các thông tin cần thiết cho công việc ra quyết định của lãnh đạo.
Về chứng từ sử dụng: Về việc tổ chức sử dụng hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản kế toán, mở các sổ kế toán và lựa chọn hình thức nhật ký chung và hạch toán trên phần mềm. Công ty đã thực hiện theo đúng chế độ chính sách theo quy định hiện hành. Ngoài ra để thuận tiện trong việc tổ chức kế toán, doanh nghiệp đã thay đổi cho phù hợp với điều kiện cụ thể tại doanh nghiệp như việc mở các tài khoản các cấp theo dõi chi tiết các đối tượng kế toán.
Các mẫu hóa đơn chứng từ đều tuân thủ theo đúng quy định, không tẩy xóa, gian lận và được lưu trữ, bảo quản tại doanh nghiệp để phục vụ cho công tác quản lý và kiểm tra khi cần thiết.
Để đáp ứng được nhu cầu về nhân lực thích hợp với việc ứng dụng phần mềm, dội ngũ kế toán viên của công ty là những kế toán trẻ, năng động, sáng tạo. Với đội ngũ sử dụng thành thạo phần mềm kế toán ứng dụng, có kiến thức về kinh tế, tài chính kế toán vững vàng các nghiệp vụ phát sinh được xử lý một cách nhanh chóng, kịp thời độ chính xác cao phục vụ tốt yêu cầu của kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Kể từ khi thành lập cho đến nay, tuy có nhiều thay đổi trong quy định của Nhà Nước xong doanh nghiệp luôn cập nhập một cách đầy đủ, kịp thời, áp dụng nhuần nhuyễn, đảm bảo độ chính xác, phù hợp trong quá trình thực hiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Đồng thời doanh nghiệp luôn chấp hành đầy đủ quy định thông báo, yêu cầu của cơ quan thuế theo quy định của pháp luật
Về kế toán tiền luơng và các khoản trích theo lương: Công ty đã theo dõi chính xác số giờ công cho cán bộ Công nhân viên: Theo dõi đúng trên bảng chấm công dựa vào đơn xin nghỉ của nhân viên có xác nhận của Giám đốc hoặc người kiểm soát (trưởng nhóm), từ đó phản ánh đúng mức lương theo thời gian.
2.3.2. Một số hạn chế trong công tác kế toán lương và các khoản trích theo lương tại chi nhánh Công ty TNHH Kiểm toán và Thẩm định giá Việt Nam tại Hà Nội Thứ nhất: Hiện nay, tiền lương phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc được quy định trong Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 và được hướng dẫn trong Nghị định 115 và Thông tư số 59 của Bộ Lao động Thương binh và Xã Hội. Theo đó, tiền lương đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc từ 1/1/2016 và hết năm 2017 được đóng dựa trên mức lương và phụ cấp lương. Từ ngày 1/1/2018, bảo hiểm xã hội bắt buộc đóng trên mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung. Như vậy, Tháng 12 năm 2017 Chi nhánh Công ty đang đóng Bảo hiểm bắt buộc dựa trên Lương cơ bản là chưa chính xác.
Thứ hai: Về việc chấm công, hiện nay Công ty đang có 1 máy chấm công bằng vân tay để nhân viên chấm công. Tuy nhiên, Công ty sử dụng máy chấm công không hiệu quả vì nhiều lý do: Nhân viên quên không chấm vân tay hoặc chấm công nhưng thực tế trong giờ không làm việc. Do đó, Công ty đã sử dụng một người lao động để chấm công từng ngày, từng buổi làm việc, điều này gây ra sự lãng phí về thời gian và chi phí cho Công ty. Đồng thời, máy chấm công không phát huy hiệu quả.
Thứ ba: Công ty không sử dụng chế độ tạm ứng cho cán bộ công nhân viên:
Thông thường, nhân viên của Công ty khi đi Công tác tại Công ty Khách hàng thường phải tự chi trả các khoản chi phí cho chuyến công tác. Sau đó các khoản chi phí này phải có hóa đơn và bảng kê mang về, được tính là chi phí hợp lý thì mới được kế toán hoàn ứng tiền.
Thứ tư: Công ty chưa thực hiện việc trích trước tiền lương nghỉ phép cho CNV: Hàng năm theo quy định công nhân trong danh sách của doanh nghiệp được nghỉ phép mà vẫn hưởng đủ lương. Tiền lương nghỉ phép được tính vào chi phí sản xuất một cách hợp lý vì nó ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Nếu doanh nghiệp bố trí cho công nhân nghỉ đều đặn trong năm thì tiền lương nghỉ phép được tính trực tiếp vào chi phí sản xuất (như khi tính tiền lương chính).
Thứ năm: Công ty không có quy định số ngày nghỉ phép tối đa được hưởng lương.
Thứ sáu: Hiên nay Công ty đang thực hiện chấm công và tính lương cho nhân viên trên phần mềm excel, làm như vậy rất dễ gây ra sai sót trong quá trình thực hiện tính lương và các khoản trích theo lương nếu một ô bất kỳ trong bảng excel bị lập sai hàm và rất khó phát hiện ra lỗi sai. Sau khi tính ra bảng lương trên excel, Kế toán tiền lương chỉ hạch toán một dòng trên phần mềm excel chứ không tách riêng cho từng người lao động, điều này khó theo dõi và quản lý trên sổ kế toán.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương 2 em đã khái quát hình thức thanh toán lương được áp dụng tại Chi nhánh công ty TNHH Kiểm toán và Thẩm định giá Việt Nam tại Hà Nội. Từ các hình thức và phương pháp tính trong chương 2 đã hệ thống chứng từ sổ sách của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương như bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Từ những số liệu tập hợp và phân tích đó đã được cụ thể và ghi vào sổ sách chứng từ như sổ chi tiết TK 334, số chi tiết TK 338 (2,3,4,6). Kết hợp những số liệu này để đưa lên sổ cái và nhật ký chung.
Qua đó em cũng nhận thấy những mặt còn hạn chế trong quá trình phân tích tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Kiểm toán và Thẩm định giá Việt Nam tại Hà Nội đã được nêu trong phần 2.3 Đánh giá thực trạng. Từ đó, một số đề xuất hoàn thiện và kiến nghị sẽ được em đưa ra trong chương 3 ngay sau đây.
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN
VÀ THẨM ĐỊNH GIÁ VIỆT NAM TẠO HÀ NỘI
3.1. Định hướng phát triển của Chi nhánh Công ty Kiểm toán và Thẩm định giá Việt Nam tại Hà Nội và sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
3.1.1. Phương hướng hoạt động của công ty Nâng cao trình độ đội ngũ Công nhân viên:
Trước tình hình biến động của nền kinh tế cũng như trên cơ sở tình hình kết quả kinh doanh, những thuận lợi và khó khăn của Chi nhánh Công ty trong những năm qua, AVAHN đã đề ra một số phương hướng hoạt động:
Dựa trên lợi thế về đội ngũ lao động đầy đủ năng lực, nhiều kinh nghiệm trong cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Công ty có mục tiêu 100% nhân viên có chứng chỉ Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam (CPA Việt Nam) và có trình độ Tiếng Anh IELTS từ 6.0 trở lên. Công ty sẽ hỗ trợ 100% lệ phí học và thi chứng chỉ Kiểm toán và 100% lệ phí thi Toeic và Ielts.
Mỗi năm, chi nhánh công ty sẽ đề xuất 2 khách hàng cần phải QC (Quality Control): tất cả các giấy tờ làm việc tại 2 khách hàng này đều phải nộp lại, được Ban Giám đốc, Hội đồng thành viên kiểm soát và có song ngữ (tiếng Việt và tiếng Anh)
Tạo một môi trường làm việc trẻ trung, hiện đại:
Từ năm 2015 đến năm 2017, Chi nhánh Công ty đặt tại Số 83 đường Vũ Trọng Phụng, toàn nhà Hapulico, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân, Hà Nội.
Từ tháng 10 năm 2017, Công ty chuyển đến địa điểm mới là Lô 3, tầng 4, TTTM A&B, Imperia Garden, 203 Nguyễn Huy Tưởng, phường Thanh Xuân Trung, quận Thanh Xuân, Hà Nội – nơi có vị trí đẹp hơn, môi trường làm việc rộng rãi, chuyên nghiệp hơn để tạo cho Nhân viên có một môi trường làm việc tốt nhất.
Xây dựng và các mối quan hệ, mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng:
Công ty vẫn duy trì các mối quan hệ với khách hàng và các nhà đầu tư sẵn có, không ngừng phát triển khách hàng tiềm năng, phát huy thế mạnh về Kiểm toán và tư vấn các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt thì việc tìm kiếm thị trường, hoạt động Marketing không thể thiếu được, nó đóng góp phần nào nâng cao hiệu quả SXKD. Nâng cao khả năng cạnh tranh trong đấu thầu xây dựng với mục tiêu chất lượng là hàng đầu. Công ty đang nâng cấp trang web của mình để khách hàng có thể tìm kiếm và tìm hiểu những thông tin liên quan đến công ty, xây dựng lại Bảng báo giá cho khách hàng.
3.1.2. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán
- Cải thiện chính sách tiền lương và hoàn thiện công tác kế toán tiền lương phù hợp với điều kiện, định hướng phát triển của nền kinh tế, phù hợp với thực tế Công ty, đưa chính sách tiền lương gắn liền với cuộc sống người lao động mà vẫn đảm bảo mang lại hiệu quả kinh doanh cao cho Công ty.
- Hoàn thiện hơn nữa hệ thống chứng từ cho đầy đủ. Chú trọng đến việc tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện chế độ ghi chép của từng nhân viên, bộ phận trong công ty.
- Tiếp tục hoàn thiện hệ thống sổ sách tài khoản kế toán sao cho việc hạch toán được hợp lý .
- Hoàn thiện quá trình luân chuyển chứng từ sao cho đơn giản, gọn nhẹ, rút ngắn thời gian luân chuyển để cho công tác kế toán được diễn ra liên tục nhanh chóng và đúng thời kỳ.
3.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Chi nhánh Công ty TNHH Kiểm toán và Thẩm định giá Việt Nam tại Hà Nội
3.2.1. Lý do phải hoàn thiện
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, mỗi DN luôn cố gắng tìm hướng đi mới nhằm tăng cường tối đa khả năng cạnh tranh, đáp ứng những đòi hỏi khắt khe của thị trường. Một trong những chỉ tiêu đảm bảo khả năng đó chính là việc sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí nhân công, từ đó góp phần vào việc hạ thấp giá thành sản phẩm tạo ra lợi thế so sánh trên thương trường. Việc hạch toán chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương phải áp dụng quán triệt theo nguyên tắc phân phối theo lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của DN và người lao động. Do đó, công ty cần có những phương hướng và mục tiêu cụ thể để hoàn thành công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng.
3.2.2. Ý kiến đề xuất hoàn thiện
Kế toán chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương là một bộ phận quan trọng trong công tác kế toán của mỗi DN. Nó là nhân tố giúp cho DN hoàn thành và vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình. Đồng thời nó phát huy được vai trò, chức năng trong việc củng cố và nâng cao chất lượng đời sống của người lao động. Chính vì vậy việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty là một vấn đề cần giải quyết ngay. Muốn vậy, công ty cần phải thực hiện tốt các biện pháp sau :
Thứ nhất: Tháng 12 năm 2017, công ty cần phải tính bảo hiểm xã hội theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 và được hướng dẫn trong Nghị định 115 và Thông tư số 59 của Bộ Lao động Thương binh và Xã Hội. Theo đó, tiền lương đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc từ 1/1/2016 và hết năm 2017 được đóng dựa trên mức lương và phụ cấp lương. Từ ngày 1/1/2018, bảo hiểm xã hội bắt buộc đóng trên mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung. Như vậy, tháng 12 năm 2017 công ty cần tính và đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động tính trên lương
cơ bản và phụ cấp có tính chất ổn định như: phụ cấp xăng xe, phụ cấp ăn trưa, phụ cấp đi công tác tại Công ty khách hàng…
Thứ hai: Công ty chỉ cần sử dụng máy chấm công bằng vân tay và tính lương dựa trên bảng chấm công bằng vân tay để tiết kiệm chi phí cho nhân viên phụ trách chấm công. Đồng thời, thiết lập lại hệ thống bảng chấm công theo mẫu quy định của Nhà nước. Bảng chấm công phải được phụ trách văn phòng hoặc người ủy quyền ghi chép hàng ngày. Cần quán triệt hơn nữa tình hình theo dõi, ghi chép ngày công của cán bộ, công nhân viên. Nâng cao hơn nữa ý thức trách nhiệm của người chấm công, có những biện pháp như phạt tiền nếu người chấm công tiến hành không đúng quy định. Bên cạnh đó công ty cần thường xuyên thực hiện những cuộc điều tra bất thường đối với việc chấm công. Đồng thời công ty cần quy định lại chế độ nghỉ phép cho người lao động. Nên quy định thời gian nghỉ phép tối đa trong một năm cho người lao động để từ đó có biện pháp quản lý người lao động làm việc có hiệu quả và chặt chẽ hơn.
Để theo dõi số giờ làm việc và tính chất công việc làm thêm của người lao động một cách rõ ràng và chính xác công ty nên sử dụng chứng từ ‘ Bảng chấm công làm thêm giờ và bảng thanh toán tiền làm thêm giờ” theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Cuối tháng căn cứ vào phiếu báo làm thêm của mỗi cán bộ, công nhân viên hạch toán tiền lương sẽ quy đổi ra số giờ công theo quy định của công ty. Đây là một biện pháp hữu hiệu và cần thiết. Qua đó người lao động thấy được công sức của họ được đền bù xứng đáng, khuyến khích người lao động tăng năng suất lao động.
Đơn vị:... Mẫu số 01b - LĐTL
Bộ phận : ... (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Số:...
BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ Tháng...năm...
Số TT
Ngày trong tháng Cộng giờ làm thêm Họ và tên
1 2 ... 31
Ngày làm việc
Ngày thứ bảy, chủ nhật
Ngày lễ, tết
Làm đêm
A B 1 2 ... 31 32 33 34 35
Cộng
Ký hiệu chấm công
NT: Làm thêm ngày làm việc (Từ giờ...đến giờ)
NN: Làm thêm ngày thứ bảy, chủ nhật (Từ giờ...đến giờ) NL: Làm thêm ngày lễ, tết (Từ giờ...đến giờ)
Đ: Làm thêm buổi đêm
Ngày... tháng... năm...
Xác nhận của bộ phận (phòng ban) có người làm thêm
Người chấm công Người duyệt
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)