CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ THẨM ĐỊNH GIÁ VIỆT NAM TẠO HÀ NỘI
3.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích
3.2.1. Lý do phải hoàn thiện
Trong điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, mỗi DN luôn cố gắng tìm hướng đi mới nhằm tăng cường tối đa khả năng cạnh tranh, đáp ứng những đòi hỏi khắt khe của thị trường. Một trong những chỉ tiêu đảm bảo khả năng đó chính là việc sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí nhân công, từ đó góp phần vào việc hạ thấp giá thành sản phẩm tạo ra lợi thế so sánh trên thương trường. Việc hạch toán chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương phải áp dụng quán triệt theo nguyên tắc phân phối theo lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của DN và người lao động. Do đó, công ty cần có những phương hướng và mục tiêu cụ thể để hoàn thành công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng.
3.2.2. Ý kiến đề xuất hoàn thiện
Kế toán chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương là một bộ phận quan trọng trong công tác kế toán của mỗi DN. Nó là nhân tố giúp cho DN hoàn thành và vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình. Đồng thời nó phát huy được vai trò, chức năng trong việc củng cố và nâng cao chất lượng đời sống của người lao động. Chính vì vậy việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty là một vấn đề cần giải quyết ngay. Muốn vậy, công ty cần phải thực hiện tốt các biện pháp sau :
Thứ nhất: Tháng 12 năm 2017, công ty cần phải tính bảo hiểm xã hội theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 và được hướng dẫn trong Nghị định 115 và Thông tư số 59 của Bộ Lao động Thương binh và Xã Hội. Theo đó, tiền lương đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc từ 1/1/2016 và hết năm 2017 được đóng dựa trên mức lương và phụ cấp lương. Từ ngày 1/1/2018, bảo hiểm xã hội bắt buộc đóng trên mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung. Như vậy, tháng 12 năm 2017 công ty cần tính và đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động tính trên lương
cơ bản và phụ cấp có tính chất ổn định như: phụ cấp xăng xe, phụ cấp ăn trưa, phụ cấp đi công tác tại Công ty khách hàng…
Thứ hai: Công ty chỉ cần sử dụng máy chấm công bằng vân tay và tính lương dựa trên bảng chấm công bằng vân tay để tiết kiệm chi phí cho nhân viên phụ trách chấm công. Đồng thời, thiết lập lại hệ thống bảng chấm công theo mẫu quy định của Nhà nước. Bảng chấm công phải được phụ trách văn phòng hoặc người ủy quyền ghi chép hàng ngày. Cần quán triệt hơn nữa tình hình theo dõi, ghi chép ngày công của cán bộ, công nhân viên. Nâng cao hơn nữa ý thức trách nhiệm của người chấm công, có những biện pháp như phạt tiền nếu người chấm công tiến hành không đúng quy định. Bên cạnh đó công ty cần thường xuyên thực hiện những cuộc điều tra bất thường đối với việc chấm công. Đồng thời công ty cần quy định lại chế độ nghỉ phép cho người lao động. Nên quy định thời gian nghỉ phép tối đa trong một năm cho người lao động để từ đó có biện pháp quản lý người lao động làm việc có hiệu quả và chặt chẽ hơn.
Để theo dõi số giờ làm việc và tính chất công việc làm thêm của người lao động một cách rõ ràng và chính xác công ty nên sử dụng chứng từ ‘ Bảng chấm công làm thêm giờ và bảng thanh toán tiền làm thêm giờ” theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Cuối tháng căn cứ vào phiếu báo làm thêm của mỗi cán bộ, công nhân viên hạch toán tiền lương sẽ quy đổi ra số giờ công theo quy định của công ty. Đây là một biện pháp hữu hiệu và cần thiết. Qua đó người lao động thấy được công sức của họ được đền bù xứng đáng, khuyến khích người lao động tăng năng suất lao động.
Đơn vị:... Mẫu số 01b - LĐTL
Bộ phận : ... (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
Số:...
BẢNG CHẤM CÔNG LÀM THÊM GIỜ Tháng...năm...
Số TT
Ngày trong tháng Cộng giờ làm thêm Họ và tên
1 2 ... 31
Ngày làm việc
Ngày thứ bảy, chủ nhật
Ngày lễ, tết
Làm đêm
A B 1 2 ... 31 32 33 34 35
Cộng
Ký hiệu chấm công
NT: Làm thêm ngày làm việc (Từ giờ...đến giờ)
NN: Làm thêm ngày thứ bảy, chủ nhật (Từ giờ...đến giờ) NL: Làm thêm ngày lễ, tết (Từ giờ...đến giờ)
Đ: Làm thêm buổi đêm
Ngày... tháng... năm...
Xác nhận của bộ phận (phòng ban) có người làm thêm
Người chấm công Người duyệt
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biểu 3.1: Bảng chấm công làm thêm giờ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Biểu 3.2: Bảng thanh toán tiền công làm thêm giờ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
Thứ ba: Công ty nên bổ sung quy chế tạm ứng tiền cho nhân viên đi công tác:
Khi nhân viên xin đề nghị tạm ứng tiền mặt để: đi công tác, mua hàng hoá, tiếp khách... bộ phận kế toán sẽ phát sinh các hoạt động sau:
1. Căn cứ vào đề nghị tạm ứng của nhân viên đã được trưởng phó/phòng và Giám đốc phê duyệt, kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi.
2. Chuyển Phiếu chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
3. Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ
4. Nhân viên ký Phiếu chi và nhận tiền. Còn kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi số kể toán tiền mặt.
Thứ tư: Hoàn thiện trích trước tiền lương nghỉ phép cho CNV, việc trích trước lương nghỉ phép cho nhân viên là cần thiết cho Công ty để không làm ảnh hưởng đến biến động chi phí Công ty. Và hiện nay, như trên bảng chấm công, hiện trạng nhân viên nghỉ phép là nhiều.
Thứ năm: Công ty nên có quy định số ngày nghỉ phép tối đa được hưởng lương.
Thời gian nghỉ hàng năm (nghỉ phép năm) tối đa được quy định cụ thể tại điểm a Khoản 1 Điều 111 Bộ Luật Lao động 2012 như sau:
1. Người lao động có đủ 12 tháng làm việc cho một người sử dụng lao động thì được nghỉ hằng năm, hưởng nguyên lương theo hợp đồng lao động như sau:
a) 12 ngày làm việc đối với người làm công việc trong điều kiện bình thường;
Thứ sáu: Hiện tại, công ty chỉ đang sử dụng phần mềm excel thông thường để tính lương cho nhân viên. Để tránh xảy ra sai sót và nhầm lẫn trong quá trình tính lương, Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán Misa để tính lương hoặc thuê một bên thứ 3 thiết kế một phần mềm riêng để tính lương và chấm công để có kết quả chính xác, nếu có sai sót có thể dễ phát hiện để trả lương cho nhân viên được công bằng nhất.
Thứ bảy: Hoàn thiện quá trình luân chuyển chứng từ trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
Song song với việc hoàn thiện hệ thống chứng từ là việc hoàn thiện luân chuyển chứng từ. Việc luân chuyển chứng từ trong công ty phải được tiến hành nhanh chóng, đơn giản, gọn nhẹ hơn nữa đảm bảo kịp thời cho công tác hạch toán kế toán. Bởi trên thực tế, kế toán thường sử dụng ngay các bảng thanh toán tiền lương tại các văn phòng gửi lên để lập nên bảng thanh toán lương toàn công ty, Bảng phân bổ lương và BHXH …Do vậy không đảm bảo tính chính xác của những thông tin, số liệu của các phòng ban chuyển lên phục vụ công tác kế toán tại công ty. Từ đó dẫn đến việc thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương có khả năng xảy ra sai sót. Như vậy việc hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ hiện nay trong công ty là một việc cần thiết. Đồng thời công ty cần giáo dục hơn nữa tinh thần trách nhiệm của kế toán viên.
Công ty có thể thiết lập một bộ phận kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo việc tính toán, hạch toán chính xác, đầy đủ theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán.
Thứ tám: Hoàn thiện tổ chức bộ phận kế toán tiền lương
Thường xuyên tổ chức bồi dưỡng, cử đi học, tập huấn, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ kế toán với các hình thức hỗ trợ về tiền lương và chi phí hợp lý, có
như vậy cán bộ công nhân viên công ty mới yên tâm làm việc tốt hoặc có thể tự trao đổi kinh nghiệm kiến thức kế toán giữa các nhân viên kế toán nhằm hoàn thiện và thống nhất quy trình kế toán tại DN.
Thứ chín: Hoàn thiện hình thức trả lương tại công ty
Xây dựng chế độ thưởng phạt phân minh:
Tiền thưởng có ý nghĩa vật chất và tinh thần rất lớn đối với cán bộ công nhân viên. Nó là động lực giúp tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tư và phát minh nhiều sáng kiến giúp thúc đẩy nhanh tiến độ công việc. Công ty nên áp dụng thêm các hình thức thưởng như:
- Áp dụng chế độ thưởng thường xuyên: thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm, thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng hoàn thành trước thời hạn bàn giao công trình mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình.
- Thực hiện chế độ thưởng đột xuất định kỳ như thưởng phát minh sáng kiến, thưởng hoàn thành tốt công việc được giao, trích thưởng từ việc hoạt động kinh doanh có hiệu quả cho cho cán bộ công nhân viên.
Bên cạnh đó công ty cần có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc đối với những người vi phạm quy định chung của công ty. Từ đó làm cho họ biết rằng Công ty luôn có thái độ khách quan với tất cả mọi người và luôn làm theo nguyên tắc thưởng phạt phân minh.
Thứ mười: Hàng kỳ (hàng tháng, hàng quý,...) Kế toán công ty chưa lập báo cáo về tình hình sử dụng tiền lương và tình hình sử dụng lao động của Công ty.
Công ty nên lập báo cáo về tình hình sử dụng lao động, sự biến động về số lao động, tiền lương qua từng kỳ để nhà quản trị nắm bắt được tình hình sử dụng lao động của Công ty.