CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TƯ VẤN TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP SAP ERP TẠI FPT IS
2.2 Tổng quan về lĩnh vực tư vấn và triển khai dự án ERP của FPT IS và các quy trình
2.2.2 Các quy trình trong hoạt động tư vấn triển khai giải pháp ERP hiện tại trong
Hiện nay tại FPT IS lộ trình triển khai ERP được xây dựng giúp cho đội dự án triển khai giải pháp ERP nhằm rút ngắn thời gian triển khai, giảm chi phí triển khai, giảm thiểu rủi ro và sử dụng hiệu quả các nguồn lực. Phương pháp luận triển khai này được xây dựng dựa vào kinh nghiệm thực tiễn đã triển khai các giải pháp SAP ERP thành công tại nhiều doanh nghiệp và kết hợp với chuẩn quản lý dự án chuyên nghiệp (PMI) để đảm bảo việc triển khai giải pháp ERP một cách thành công.
Giai đoạn tư vấn giải pháp (Pre-sale) có 3 giai đoạn chính:
❖ Khảo sát xác định yêu cầu của khách hàng: Ban giám đốc FPT IS ERP tiếp nhận đề xuất về việc muốn thực hiện triển khai giải pháp ERP của khách hàng, từ đề xuất của khách hàng ban giám đốc FPT IS ERP tiến hành khảo sát và làm rõ thêm các yêu cầu về giải pháp hệ thống khách
❖ Tư vấn và trình diễn giải pháp: Ban giám đốc FPT IS ERP tư vấn giải pháp phù hợp với những yêu cầu khách hàng đặt ra và demo giải pháp mẫu.
❖ Tham gia đấu thầu: Ban giám đốc FPT IS ERP tham gia đấu thầu để giành được hợp đồng triển khai dự án với khách hàng.
Giai đoạn triển khai giải pháp SAP ERP được chia thành 5 giai đoạn như sau:
❖ Project Preparation – Chuẩn bị dự án: lập kế hoạch thành lập đội dự án, khảo sát hiện trạng.
❖ Business Blueprint – Phân tích thiết kế: xây dựng và thống nhất giải pháp, quy trình nghiệp vụ tương lai.
❖ Realization – Xây dựng và Kiểm thử hệ thống: xây dựng hệ thống và kiểm tra giải pháp được hiện thực hóa trên hệ thống ERP.
❖ Final Preparation – Chuẩn bị vận hành chính thức: thực hiện chuyển đổi và đưa hệ thống vào vận hành chính thức.
❖ Go Live and Support – Vận hành và hỗ trợ: hỗ trợ quyết toán và chuyển giao hệ thống.
Hình 15. Các giai đoạn trong 1 quy trình triển khai giải pháp SAP ERP
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 32 2.2.2.1 Giai đoạn Chuẩn bị dự án (Project Preparation)
Mục tiêu của giai đoạn này là xác định cơ cấu tổ chức của dự án, chuẩn bị các công việc cần thiết cho dự án như nguồn lực cán bộ tham gia, cơ sở hạ tầng, ...; xác định kế hoạch thực hiện và kế hoạch triển khai dự án, xác định hiện trạng, các yêu cầu thay đổi và mục tiêu áp dụng hệ thống ERP của tổ chức yêu cầu cho hệ thống tương lai.
Các công việc thực hiện:
❖ Khởi động dự án
Giai đoạn khởi động là khi các bên tham gia dự án, bao gồm đơn vị triển khai dự án và doanh nghiệp thực hiện việc triển khai làm rõ ba điều chính: mục tiêu của dự án, kích cỡ của dự án, và những yếu tố ràng buộc khác. Sau đó, 2 doanh nghiệp cùng chuẩn bị bản kế hoạch dự án. Trước khi quá trình lên kế hoạch dự án tỉ mỉ bắt đầu, các cổ đông chấp thuận bản kế hoạch sơ bộ này và sau đó những yếu tố như thời gian, ngân sách được bàn luận tỉ mỉ và chi tiết hơn. Tài liệu liên quan đến giai đoạn này bao gồm:
➢ Tài liệu khởi động dự án.
➢ Điều lệ dự án: bao gồm phạm vi triển khai, tổ chức dự án, vai trò trách nhiệm của từng bộ phận tham gia.
➢ Tài liệu giới thiệu tổng quan về hệ thống.
Tại đây những điều khoản về hợp đồng cũng như các công việc liên quan đến presale cũng được tiến hành. Đối với việc nhận bàn giao từ phía presale về giải pháp đã tư vấn và nhận triển khai thì đơn vị triển khai cần phải hiểu rõ về giải pháp đã trình bày cùng với những vấn đề liên quan đến phía đối tác như lĩnh vực kinh doanh, khách hàng, nhóm sản phẩm, thị trường tiêu thụ, … và cần nắm rõ được các yêu cầu do đối tác đặt ra.
Về hợp đồng, doanh nghiệp cần phải làm rõ các điều khoản và ràng buộc được nêu trong đó, ví dụ như nếu việc triển khai không thành công hoặc không có kết quả như mong đợi thì doanh nghiệp thực hiện triển khai có được thu hồi lại tiền không, hoặc là nếu việc triển khai dự án bị kéo dài thời gian so với kế hoạch ban đầu thì bên nào sẽ phải chi trả phần chi phí cho phần dự án bị kéo dài đó, ...
Giới thiệu tổng quan về hệ thống ERP sắp được triển khai cũng là một bước rất quan trọng cần thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị dự án, bởi vì doanh nghiệp được lựa chọn để triển khai dự án, cụ thể ở đây là FPT IS, cần phải trình bày và giới thiệu một cách rõ ràng và cụ thể về giải pháp hệ thống mới sẽ mang lại trong việc nâng cao hiệu suất công việc cũng như đạt được những yêu cầu đề ra ban đầu khi doanh nghiệp đó quyết định lựa chọn giải pháp ERP, cấu trúc hạ tầng về phần cứng và phần mềm và các yêu cầu khác khi triển khai dự án.
Một trong những vấn đề mà đơn vị triển khai thường gặp phải đó là khách hàng của mình hiểu sai về giải pháp ERP. Vì lĩnh vực tư vấn triển khai ERP còn khá mới mẻ tại thị trường Việt Nam nên các doanh nghiệp hiện nay thường chưa có cái nhìn chính xác về hệ
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 33 thống này, thường bị nhầm lẫn ERP là một hệ thống các giải pháp sẽ thực hiện đáp ứng theo nhu cầu và hiện trạng của doanh nghiệp và đơn vị triển khai sẽ lập trình theo đúng các yêu cầu của từng phân hệ, do đó đơn vị triển khai cần phải làm sáng tỏ vấn đề và giúp khách hàng của mình hiểu rõ ERP là một giải pháp quản trị đã được xây dựng và tích hợp các quy trình, các phân hệ với nhau, khai thác và sử dụng đúng theo chuẩn. Ngoài ra, mọi vấn đề về hệ thống ERP mới sắp được triển khai sẽ được làm sáng tỏ và mọi thắc mắc cũng như các yêu cầu khác về hệ thống sẽ được đơn vị triển khai giải đáp rõ trước khi bắt tay vào quá trình triển khai.
❖ Thành lập đội dự án, xác định rõ vai trò và trách nhiệm khi tham gia dự án
Đội triển khai dự án đóng vai trò rất quan trọng trong toàn bộ quá trình triển khai bởi vì đội ngũ triển khai phải là những người có đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm đến từ đơn vị triển khai nhằm đảm bảo doanh nghiệp sẽ nhận được tối đa những tính năng, lợi ích từ giải pháp đã đầu tư. Bước này trong giai đoạn chuẩn bị dự án sẽ xác định danh sách đội dự án, vai trò và trách nhiệm của thành viên dự án, bao gồm các nhân viên của cả đơn vị triển khai và doanh nghiệp thực hiện triển khai, những người này sẽ chính thức trở thành đội ngũ triển khai chính cho dự án. Đội triển khai dự án cần trao đổi với bộ phận kinh doanh và presale để hiểu rõ hơn về khách hàng cũng như để chuẩn bị cho những công việc khác. Một dự án có thể thành lập nhiều đội triển khai dự án tùy vào quy mô dự án và chiến lược triển khai.
Dưới đây là những vị trí bắt buộc thường có trong một đội triển khai dự án:
STT Vị trí Chức năng-Nhiệm vụ Thời gian tham gia
dự án
1 Giám đốc dự án
- Quyết định thành lập đội dự án
- Quy định rõ vai trò, trách nhiệm và nguồn lực cho đội dự án
20%
2 Quản trị dự án
- Thực hiện liên lạc giữa hai đội dự án.
- Hỗ trợ Ban dự án trong việc ổn định tổ chức, phối hợp thực hiện.
- Phê duyệt kế hoạch chi tiết dự án.
- Xác nhận hoàn thành công việc giai đoạn
- Tổ chức thực hiện truyền thông dự án
100%
3
Trưởng nhóm nghiệp vụ
- Là những người nắm rõ quy trình nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách, tham gia xuyên suốt dự án
40%
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 34 - Điều động nhân viên nghiệp vụ của
phân hệ mình phụ trách tham gia dự án khi cần thiết.
- Xác nhận các công việc hoàn thành
4
Thành viên nhóm nghiệp vụ (KeyUser)
- Thực hiện nhiệm vụ cụ thể do trưởng nhóm quy định, như phối hợp cùng đối tác Tư vấn triển khai khảo sát nghiệp vụ, xây dựng quy trình nghiệp vụ.
- Là những người nắm rõ quy trình nghiệp vụ của phân hệ mình phụ trách.
100%
Bảng 1. Vị trí công việc được quy định trong đội triển khai dự án ERP
Hình 16. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của đội triển khai dự án BigC SAP FI-CO do FPT IS thực hiện
❖ Chuẩn bị tập hợp quy trình và các mẫu biểu để chuẩn bị cho khảo sát và khảo sát dự án
Các nội dung cần khảo sát bao gồm các quy trình nghiệp vụ hiện tại trong các phân hệ tại doanh nghiệp cần triển khai ERP, những ưu điểm và nhược điểm còn tồn tại cần cải tiến để nâng cao chất lượng làm việc. Đội ngũ triển khai dự án cần trao đổi với phía khách hàng về cách thức khảo sát cũng như hỗ trợ khách hàng trong quá trình khảo sát như lên lịch hướng dẫn khách hàng trả lời và yêu cầu khách hàng chuẩn bị những chứng từ, biểu mẫu, báo cáo có liên quan đến những quy trình nghiệp vụ được đề cập đến trong bảng hỏi. Sau khi đội triển khai đã có được và tập hợp đủ nội dung khảo sát, đội
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 35 triển khai và khách hàng sẽ tổ chức một cuộc trao đổi để làm rõ nội dung, ghi nhận và chỉnh sửa nội dung khảo sát, trong một số trường hợp đội triển khai cần phải yêu cầu phía khách hàng bổ sung thêm các quy trình, chứng từ và bộ hồ sơ để có cái nhìn tường minh hơn và hiểu kỹ hơn về quy trình nghiệp vụ hiện tại của khách hàng. Sau khi hoàn thành việc khảo sát, đội triển khai dự án sẽ lập ra một Báo cáo khảo sát bao gồm các nội dung về kết quả khảo sát như yêu cầu chính của các stackholder, yêu cầu và mong muốn về hệ thống mới đối với từng phân hệ và người dùng chính (key-user), danh sách các quy trình hiện tại và danh sách các quy trình cần xây dựng mới, …
❖ Truyền thông về dự án
Kế hoạch truyền thông về dự án sẽ do cả 2 bên đơn vị triển khai và khách hành cùng thực hiện, bao gồm các buổi họp báo với truyền thông, update công khai tin tức về dự án sắp được triển khai trên website của doanh nghiệp nhằm mục đích khẳng định mối quan hệ hợp tác giữa đơn vị triển khai và khách hàng.
2.2.2.2 Giai đoạn phân tích thiết kế (Business Blueprint)
Phân tích thiết kế là giai đoạn giải quyết các yêu cầu, mục tiêu dự án và các bài toán đặt ra ở giai đoạn khảo sát trước đó, xây dựng giải pháp quy trình nghiệp vụ tương lai (TO-BE process) và xác định danh sách các báo cáo cần thiết cho việc phân tích và thiết kế hệ thống. Các bước thực hiện phân tích thiết kế:
B1: Phân tích mô hình hoạt động và mapping với hệ thống ERP
Từ các mô hình hoạt động kinh doanh của khách hàng, biên bản khảo sát yêu cầu và mong muốn, báo cáo và chứng từ liên quan đến các quy trình kinh doanh và phạm vi theo hợp đồng thu được từ giai đoạn khảo sát chuẩn bị dự án, đội triển khai sẽ thực hiện phân tích từng quy trình nghiệp vụ trong các phân hệ và so sánh với quy trình chuẩn của SAP để tìm ra những điểm hợp lý và chưa hợp lý còn tồn đọng trên quy trình hiện tại của khách hàng, từ đó chỉ ra những quy trình cần phải thiết kế lại hoặc cải tiến cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của khách hàng.
B2: Đề xuất mô hình hoạt động của khách hàng trên hệ thống SAP ERP
Từ quy trình chuẩn trên hệ thống SAP ERP, đơn vị triển khai tiến hành đề xuất mô hình hoạt động phù hợp cho những quy trình còn chưa hợp lý trong các phân hệ khác nhau. Bản mô tả này sau khi đã được những người có thẩm quyền như Quản lý dự án duyệt và chấp thuận sẽ trở thành bản Tài liệu cấu trúc tổng thể hệ thống chính thức, được sử dụng cho những giai đoạn phân tích nghiệp phụ chi tiết sau này.
B3: Phân tích quy trình nghiệp vụ, yêu cầu quản lý và mapping với SAP ERP
Từ Tài liệu cấu trúc tổng thể hệ thống, đội triển khai dự án sẽ tiến hành những công việc:
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 36
❖ Xác định giải pháp SAP ERP đáp ứng các yêu cầu về quy trình nghiệp vụ và yêu cầu quản lý trong hoạt động kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp khách hàng đã được nêu trong bảng khảo sát.
❖ Xác định sự khác biệt “gap” giữa quy trình hiện tại trong doanh nghiệp khách hàng và giải pháp quy trình nghiệp vụ tương lai cần triển khai, làm rõ những vấn đề bất hợp lý còn tồn tại, từ đó xây dựng bộ giải pháp quy trình nghiệp vụ cho hệ thống tương lai và kê hoạch quản lý sự thay đổi.
❖ Xác định danh sách các báo cáo cần thiết cho việc xây dựng quy trình nghiệp vụ tương lai.
❖ Thực hiện các cuộc hội thảo để thống nhất giải pháp chi tiết, các quy trình chi tiết, đặc biệt là các giải pháp để quản lý được các mục tiêu cấp cao, mục tiêu chi tiết và thống nhất những thay đổi khi ứng dụng quy trình mới và giải pháp quản lý sự thay đổi.
❖ Xây dựng biểu mẫu để thu thập dữ liệu danh mục (Master data).
Trong giai đoạn này, các tài liệu như Tài liệu cấu trúc tổ chức (cấu trúc công ty), Tài liệu quy trình nghiệp vụ tương lai các phân hệ (Các quy trình áp dụng khi hệ thống SAP ERP vận hành chính thức) và Danh sách báo cáo và biểu mẫu thống nhất được hoàn thiện và trình bày trước Giám đốc dự án, Quản trị dự án và các KeyUser chính, sau khi được phê duyệt sẽ trở thành bản tài liệu chính thức được sử dụng cho giai đoạn Xây dựng hệ thống.
2.2.2.3 Giai đoạn Xây dựng và Kiểm thử hệ thống (Realization)
Mục tiêu hướng đến trong giai đoạn Xây dựng và Kiểm thử hệ thống là sự chuẩn bị cho hệ thống vận hành chính thức (go-live), kèm theo đó là đánh giá tính sẵn sàng của tổ chức về mặt quy trình, nhân sự, quản lý sự thay thay đổi và thực hiện những công việc chuẩn bị cho việc sử dụng hệ thống của người dùng cuối. Các công việc chính cần thực hiện:
❖ Xây dựng và Kiểm thử hệ thống
➢ Xây dựng hệ thống: Hệ thống mới được xây dựng trên nền tảng Tài liệu quy trình nghiệp vụ tương lai (Business Blueprint) được tạo ra trong giai đoạn trước đó. Bản mẫu cho phép việc kiểm tra mô hình nghiệp vụ trong tương lai trong môi trường như thật. từng phân hệ sẽ được lồng ghép vào bộ giải pháp SAP ERP và các quy trình nghiệp vụ cần được hiểu rõ và có thể được ghép (map) phù hợp với giải pháp ERP đang được triển khai trên cơ sở hướng tới mục đích chung của doanh nghiệp.
Giai đoạn cấu hình hệ thống sẽ góp phần tiết lộ điểm mạnh cũng như điểm yếu trong quy trình nghiệp vụ của công ty, bởi vì bộ giải pháp SAP ERP đã bao gồm các chuẩn chung về quy trình của tất cả các phân hệ và đã được ứng dụng rất thành công tại rất nhiều công ty và tập đoàn lớn trên thế giới nhiều năm qua, vì vậy đồng
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 37 bộ các quy trình hiện tại của công ty để phù hợp với giải pháp ERP sẽ tốt hơn là thay đổi mã nguồn (source code) và điều chỉnh hệ thống EPR để phù hợp với công ty. Nếu các phân hệ trong hệ thống mới được chuẩn hóa thì khách hàng có thể càng tối đa hóa những lợi ích đặt ra khi triển khai giải pháp ERP cho doanh nghiệp của mình nhiều hơn nữa. Tuy nhiên trong một số trường hợp các doanh nghiệp lại muốn những quy trình trong hệ thống mới vẫn hoạt động theo cách thức cũ, có thể do nhiều nguyên nhân như nhân viên đã quen với quy trình hoạt động đó hoặc do doanh nghiệp e ngại trước sự thay đổi, khi đó đội ngũ triển khai dự án chính là những người giải thích những điểm không phù hợp trong quy trình của khách hàng với giải pháp ERP, và tại đâu những thiếu sót về tính năng có thể xảy ra, từ đó tư vấn cho khách hàng lựa chọn đúng đắn nhất cho việc thay đổi.
➢ Kiểm thử hệ thống: Sau khi hệ thống mới đã được hoàn thành, đội triển khai dự án sẽ bắt tay vào công việc tiếp theo đó là kiểm thử hệ thống. Có 2 phương pháp kiểm thử được thực hiện đó là Kiểm thử riêng từng phân hệ và Kiểm thử tích hợp liên phân hệ nhằm kiểm tra tối đa những sai sót còn tồn đọng trên hệ thống và hoàn thiện trước khi bàn giao và vận hành hệ thống mới cho khách hàng. Kiểm thử được tiến hành trên hoàn cảnh thực tế của doanh nghiệp. Các test cases phải được thiết kế cụ thể để tìm thấy các điểm yếu, thiếu sót của hệ thống và những lỗi đó cần được sử trước khi chính thức đem vào sử dụng (go-live).
▪ Đối với những kịch bản kiểm thử độc lập: khách hàng cung cấp dữ liệu thực tế cho đội triển khai dự án theo từng phân hệ, sau đó đội Kiểm thử kiểm tra kịch bản và chứng từ cung cấp và chuyển lại cho khách hàng thực hiện nhập liệu và kiểm thử.
▪ Đối với những kịch bản kiểm thử liên phân hệ: khách hàng cung cấp dữ liệu thực tế về sản xuất (PP) & (SD) cho đội triển khai xây dựng dữ liệu liên phân hệ, sau đó lại chuyển lại cho khách hàng để thực hiện nhập liệu và kiểm thử.