CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TƯ VẤN TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP SAP ERP TẠI FPT IS
2.2 Tổng quan về lĩnh vực tư vấn và triển khai dự án ERP của FPT IS và các quy trình
2.2.3 Mô hình hóa quy trình và đánh giá hiệu quả quy trình tư vấn triển khai giải pháp SAP ERP
2.2.3.1 Mô hình hóa quy trình tư vấn triển khai giải pháp SAP ERP tại FPT IS Từ phần mô tả về các giai đoạn triển khai 1 dự án ERP trên ta có được bảng mô tả chi tiết về các bước trong quy trình nghiệp vụ triển khai giải pháp SAP ERP sau:
5 Trang 47, Phương pháp luận triển khai dự án ERP, Tài liệu nội bộ FPT IS
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 41 Các bước thực
hiện Mô tả chi tiết Đối tượng
thực hiện
Biểu mẫu, giấy tờ có liên quan Bước 1: Tiếp
nhận đề xuất của khách hàng.
Ban giám đốc FPT IS ERP tiếp nhận đề xuất về việc muốn thực hiện triển khai giải pháp ERP của khách hàng.
Ban Giám đốc FPT IS
ERP Bước 2: Khảo sát
xác định yêu cầu của khách hàng.
Từ đề xuất của khách hàng ban giám đốc FPT IS ERP tiến hành khảo sát và làm rõ thêm các yêu cầu về giải pháp hệ thống khách hàng muốn triển khai.
Ban Giám đốc FPT IS
ERP Bước 3: Tư vấn
và trình diễn giải pháp.
Ban giám đốc FPT IS ERP tư vấn giải pháp phù hợp với những yêu cầu khách hàng đặt ra và demo giải pháp mẫu.
Ban Giám đốc FPT IS
ERP
Bước 4: Tham gia đấu thầu.
Ban giám đốc FPT IS ERP tham gia đấu thầu để giành được hợp đồng triển khai dự án với khách hàng.
TH1: Trúng thầu: Chuyển đến bước 5.
TH2: Không trúng thầu: Kết thúc quy trình.
Ban Giám đốc FPT IS
ERP
Bước 5: Tiếp nhận dự án.
Ban Giám đốc dự án tiếp nhận dự án từ cấp trên, chính thức khởi động dự án.
Ban Giám đốc dự án
Tài liệu khởi động (kich-off)
dự án
Bước 6: Lên kế hoạch dự án sơ bộ.
Các bên tham gia dự án, bao gồm đơn vị triển khai dự án và khách hàng làm rõ ba điều chính:
❖ Mục tiêu của dự án.
❖ Kích thước của dự án.
❖ Những yếu tố ràng buộc khác Sau đó, 2 doanh nghiệp cùng chuẩn bị bản kế hoạch dự án sơ bộ.
Ban Giám đốc dự án
Kế hoạch triển khai dự án sơ bộ
Điều lệ dự án
Bước 7: Duyệt kế hoạch dự án sơ
Kế hoạch dự án sơ bộ sau khi được hoàn thành sẽ được trình
Ban Giám đốc dự án
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 42 bộ. trước cả 2 bên đơn vị triển khai và
doanh nghiệp thực hiện triển khai để xét duyệt.
TH1: Kế hoạch sơ bộ không được chấp thuận: Chuyển sang bước 8.
TH2: Kế hoạch sơ bộ được chấp thuận: Chuyển sang bước 9.
Bước 8: Điều chỉnh kế hoạch.
Trong trường hợp bản kế hoạch dự án sơ bộ không được chấp thuận, Ban Giám đốc dự án sẽ tiến hành điều chỉnh lại kế hoạch cho đến khi đạt yêu cầu.
Ban Giám đốc dự án
Bước 9: Lên kế hoạch dự án chi tiết.
Trong trường hợp bản kế hoạch dự án sơ bộ đã được chấp thuận, Ban Giám đốc tiến hành lên kế hoạch dự án chi tiết, trong đó những vấn đề như thời gian, ngân sách triển khai dự án, … được bàn luận tỉ mỉ và chi tiết hơn.
Kế hoạch triển khai dự án chi
tiết
Bước 10: Tiếp nhận bàn giao từ Presale.
Đơn vị triển khai cần phải hiểu rõ về giải pháp phía Presale đã trình bày với khách hàng cùng với những vấn đề liên quan đến phía đối tác như lĩnh vực kinh doanh, khách hàng, nhóm sản phẩm, thị trường tiêu thụ, … và cần nắm rõ được các yêu cầu do đối tác đặt ra.
Ban Giám đốc dự án
Bước 11: Đàm phán hợp đồng.
Đơn vị triển khai và khách hàng tiến hành làm rõ các điều khoản và ràng buộc được nêu trong hợp đồng.
TH1: Hợp đồng không được chấp thuận: Chuyển sang bước 13.
TH2: Hợp đồng được chấp thuận:
Chuyển sang bước 12.
Ban Giám đốc dự án
Hợp đồng ký kết triển khai dự án SAP ERP Tài liệu giới thiệu tổng quan về hệ thống SAP ERP Bước 12: Chỉnh
sửa điều khoản
Trong trường hợp các điều khoản hợp đồng không được chấp thuận,
Ban Giám đốc dự án
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 43 hợp đồng. Ban Giám đốc dự án phải tiếp
hành chỉnh sửa lại các điều khoản sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của 2 bên doanh nghiệp.
Bước 13: Thành lập đội dự án.
Ban Giám đốc tiến hành:
❖ Lên danh sách đội dự án.
❖ Xác định vai trò và trách nhiệm của thành viên trong đội dự án.
Đội dự án bao gồm các nhân viên của cả đơn vị triển khai và phía khách hàng.
Ban Giám đốc dự án
Danh sách đội dự án
Bước 14: Truyền thông về dự án.
Kế hoạch truyền thông về dự án sẽ do cả 2 bên đơn vị triển khai và khách hàng cùng thực hiện, bao gồm: các buổi họp báo với truyền thông, update công khai tin tức về dự án sắp được triển khai trên website của doanh nghiệp, …
Ban Giám đốc dự án
Bước 15: Chuẩn bị biểu mẫu, bảng hỏi để thực hiện khảo sát.
Đội triển khai dự án tiền hành chuẩn bị các biểu mẫu và bảng hỏi liên quan đến nội dung cần khảo sát, bao gồm:
❖ Các quy trình nghiệp vụ hiện tại trong các phân hệ tại doanh nghiệp.
❖ Những ưu điểm và nhược điểm còn tồn tại trong hệ thống hiện tại.
KeyUser Biên bản khảo sát hiện trạng
Bước 16: Khảo sát các quy trình hiện tại trong hoạt động kinh doanh của khách hàng.
Đội ngũ triển khai dự án cần thực hiện những công việc sau:
❖ Trao đổi với phía khách hàng về cách thức khảo sát
❖ Hỗ trợ khách hàng trong quá trình khảo sát
❖ Yêu cầu khách hàng chuẩn bị những chứng từ, biểu mẫu, báo
KeyUser Tài liệu cấu trúc tổ chức
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 44 cáo có liên quan đến những
quy trình nghiệp vụ được đề cập đến trong bảng hỏi.
❖ Trao đổi thêm để làm rõ nội dung, ghi nhận và chỉnh sửa nội dung khảo sát.
❖ Yêu cầu phía khách hàng bổ sung thêm các quy trình, chứng từ và bộ hồ sơ có liên quan (nếu cần).
Bước 17: Phân tích mô hình hoạt động hiện tại và mapping với hệ thống ERP.
KeyUser thực hiện phân tích từng quy trình nghiệp vụ trong các phân hệ và so sánh với quy trình chuẩn của SAP để tìm ra những điểm hợp lý và chưa hợp lý còn tồn đọng trên quy trình hiện tại của khách hàng, từ đó chỉ ra những quy trình cần phải thiết kế lại hoặc cải tiến cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của khách hàng.
KeyUser
Bước 18: Đề xuất mô hình hoạt động trên hệ thống ERP.
Từ quy trình chuẩn trên hệ thống SAP ERP, KeyUser của dự án tiến hành đề xuất mô hình hoạt động phù hợp cho những quy trình còn chưa hợp lý trong các phân hệ.
KeyUser
Bước 19: Phê duyệt mô hình đề xuất.
Bản mô tả đề xuất mô hình hoạt động được Quản lý dự án xem xét và ký duyệt
TH1: Bản đề xuất được chấp thuận: Chuyển sang bước 16.
TH2: Bản đề xuất không được chấp thuận: Quay về bước 14.
Quản lý dự án
Tài liệu cấu trúc tổng thể hệ thống chính thức
Bước 20: Xác định giải pháp ERP đáp ứng yêu cầu.
KeyUser xác định giải pháp SAP ERP đáp ứng các yêu cầu về quy trình nghiệp vụ và yêu cầu quản lý trong hoạt động kinh doanh sản
KeyUser
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 45 xuất của doanh nghiệp khách hàng
đã được nêu trong bảng khảo sát.
Bước 21: Xác định khác biệt giữa quy trình hiện tại và giải pháp được lựa chọn để triển khai.
Các KeyUser xác định sự khác biệt “gap” giữa quy trình hiện tại trong doanh nghiệp khách hàng và giải pháp quy trình nghiệp vụ tương lai cần triển khai, làm rõ những vấn đề bất hợp lý còn tồn tại.
KeyUser
Bước 22: Xây dựng bộ giải pháp quy trình nghiệp vụ cho hệ thống ERP tương lai.
Từ những sự khác biệt còn tồn tại giữa quy trình hiện tại và giải pháp quy trình nghiệp vụ tương lai, KeyUser xây dựng bộ giải pháp quy trình nghiệp vụ cho hệ thống tương lai và kế hoạch quản lý sự thay đổi.
KeyUser
Tài liệu quy trình nghiệp vụ tương lai (Business Blueprint) Bước 23: Xác
định các báo cáo cần thiết cho việc xây dựng bộ quy trình nghiệp vụ tương lai.
Các báo cáo cần thiết cho việc xây dựng bộ quy trình nghiệp vụ tương lai được chuẩn bị và hoàn thiện.
KeyUser
Danh sách báo cáo và biểu mẫu thống nhất
Bước 24: Tổ chức hội thảo để thống nhất giải pháp chi tiết.
KeyUser thực hiện các cuộc hội thảo để thống nhất giải pháp chi tiết, các quy trình chi tiết, đặc biệt là các giải pháp để quản lý được các mục tiêu cấp cao, mục tiêu chi tiết và thống nhất những thay đổi khi ứng dụng quy trình mới và giải pháp quản lý sự thay đổi.
TH1: Bộ giải pháp được chấp thuận: Chuyển sang bước 25.
TH2: Bộ giải pháp không được chấp thuận: Quay lại bước 22.
KeyUser
Bước 25: Xây dựng hệ thống.
Hệ thống mới được xây dựng trên nền tảng Tài liệu quy trình nghiệp vụ tương lai (Business Blueprint)
KeyUser
Tài liệu phân tích thiết kế báo cáo
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 46 được tạo ra trong giai đoạn trước
đó.
Tài liệu phân quyền
Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống
Bước 26: Kiểm thử hệ thống.
Sau khi hệ thống mới đã được hoàn thành, đội triển khai dự án sẽ bắt tay vào công việc tiếp theo đó là kiểm thử hệ thống. Các test cases được thiết kế cụ thể để tìm thấy các điểm yếu, thiếu sót của hệ thống và những lỗi đó cần được sử trước khi chính thức đem vào sử dụng (go-live).
KeyUser Tài liệu test- case
Bước 27: Chuyển đổi dữ liệu lần 1.
Dữ liệu của tất cả các phân hệ trong doanh nghiệp khách hàng, bao gồm dữ liệu về nhân sự, sản xuất, đối tác, nhà cung cấp, … được thu thập và chuẩn bị và thực hiện chuyển đổi vào hệ thống.
Việc chuyển đổi dữ liệu này được thực hiện trong 2 giai đoạn để giảm khối lượng dữ liệu chuyển đổi trong từng giai đoạn và kiểm soát được sai sót nếu có.
KeyUser
Tài liệu chiến lược chuyển đổi
hệ thống
Bước 28: Đào tạo EndUser.
KeyUser của đơn vị triển khai tiến hành đào tạo EndUser theo danh sách người sử dụng và phân quyền trên hệ thống.
KeyUser Tài liệu đào tạo người dùng
Bước 29: Đánh giá tính sẵn sàng chuẩn bị cho Golive của tổ chức.
KeyUser đánh giá tính sẵn sàng của tổ chức chuẩn bị golive hệ thống.
TH1: Tổ chức đủ điều kiện để sẵn sàng Golive: Chuyển sang bước 30.
KeyUser
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 47 TH2: Tổ chức không đủ điều kiện
để sẵn sàng Golive: Quay về bước 28.
Bước 30: Truyển thông về thời gian Golive chính thức.
Đội triển khai dự án tiến hành truyền thông dự án về thời gian vận hành chính thức hệ thống để tất cả các bên tham gia bao gồm đơn vị triển khai và khách hàng có thể dự kiến và chuẩn bị.
KeyUser
Bước 31: Đưa hệ thống mới vào vận hành chính thức (Golive).
Tất cả các yếu tố kỹ thuật đã được thực hiện xong và KeyUser đưa hệ thống mới vào vận hành chính thức.
TH1: Hệ thống vận hành thành công: Chuyển sang bước 33.
TH2: Hệ thống vận hành không thành công: Chuyển sang bước 32.
KeyUser
Hệ thống SAP ERP được chuyển giao
Bước 32: Khắc phục lỗi hệ thống.
Trong trường hợp hệ thống vận hành không thành công vì 1 số lý do, đơn vị triển khai sẽ phải tiến hành sửa đổi và kiểm thử lại hệ thống để tìm ra sai sót đến khi không còn tồn tại lỗi trên hệ thống và đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
TH1: Không còn tồn tại lỗi:
Chuyển sang bước 33.
TH2: Còn tồn tại lỗi: Quay lại bước 32.
KeyUser
Bước 33: Chuyển đổi dữ liệu lần 2.
Sau khi đã khắc phục hoàn toàn được các lỗi trên hệ thống, các dữ liệu còn lại trên hệ thống cũ sẽ được chuyển đổi vào hệ thống mới, chuẩn bị cho bước bàn giao hệ thống.
KeyUser
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 48 Bước 34: Bàn
giao hệ thống
Đơn vị triển khai sẽ tiến hành bàn giao hệ thống và hỗ trợ end-user vận hành chính thức hệ thống và quyết toán tháng đầu tiên.
KeyUser
Bước 35: Chuyển giao tài liệu dự án.
Sau khi hệ thống mới được vận hành thành công và tiến hành chuyển giao, toàn bộ tài liệu về dự án được đơn vị triển khai bàn giao lại cho phía khách hàng.
KeyUser Tài liệu dự án
Bước 36: Đóng
dự án. Dự án kết thúc. KeyUser
Bảng 2. Mô tả chi tiết các hoạt động trong quy trình tư vấn triển khai giải pháp SAP ERP Từ bảng mô tả chi tiết các hoạt động trong quy trình tư vấn triển khai giải pháp SAP ERP trên ta sử dụng công cụ Bizagi Modeler để tiến hành mô hình hóa và xây dựng nên quy trình bằng các ký hiệu mô tả cụ thể:
Hình 20. Quy trình tư vấn triển khai giải pháp SAP ERP tại FPT IS
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 49 2.2.3.2 Đánh giá hiệu quả quy trình tư vấn triển khai giải pháp SAP ERP
Để đánh giá hiệu quả thực hiện quy trình ta sử dụng chức năng đánh giá hiệu suất thực hiện quy trình nghiệp vụ trong Bizagi Modeler. Đầu tiên ta thực hiện cài đặt các thông số trong Simulation View theo từng Level.
Cài đặt lịch biểu:
Các nguồn lực tham gia quy trình làm việc 5 ngày/tuần với hai ca làm việc trong một ngày:
❖ Ca sáng bắt đầu từ 8h00 đến 12h00
❖ Ca chiều bắt đầu từ 13h30 đến 17h30
Hình 21. Cài đặt thông số về lịch biểu
Các nguồn lực tham gia vào quy trình và số lượng nhân lực tại mỗi phòng ban:
❖ Ban giám đốc FPT IS ERP
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 50
❖ Ban giám đốc dự án
❖ KeyUser
❖ Quản lý dự án
Hình 22. Cài đặt thông số về nguồn lực tham gia Chi phí ước tính cho mỗi bộ phận:
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 51 Hình 23. Cài đặt thông số về chi phí thực hiện
Với mỗi hoạt động trong quy trình, tiến hành cài đặt thời gian thực hiện, chi phí và nguồn lực tham gia:
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 52 Hình 24. Cài đặt thông số về thời gian thực hiện chi tiết cho từng Activity
Hình 25. Cài đặt thông số về chi phí thực hiện chi tiết cho từng Activity
Hình 26. Cài đặt thông số về nguồn lực sử dụng chi tiết cho từng Activity
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 53 Bảng chi tiết về nguồn lực tham gia và thời gian thực hiện các hoạt động:
STT Tên hoạt động
Tác nhân thực hiện
Loại hoạt động
Thời gian thực
hiện/xác suất
Thời gian chờ
(nếu có)
Nguồn lực
Chi phí thực hiện (nếu có) HĐ1
Tiếp nhận đề xuất của khách hàng
Ban Giám đốc FPT
IS ERP
Task 2 ngày 2
người
HĐ2
Khảo sát xác định yêu
cầu của khách hàng
Ban Giám đốc FPT
IS ERP
Task 2 ngày 1 ngày 2
người 10 USD
HĐ3
Tư vấn và trình diễn giải pháp
Ban Giám đốc FPT
IS ERP
Task 3 ngày 1 ngày 3
người 20 USD
HĐ4 Tham gia đấu thầu
Ban Giám đốc FPT
IS ERP
Task 2 ngày 1 ngày 3
người 20 USD
GW1 Trúng thầu
Ban Giám đốc FPT
IS ERP
Gateway
70% Có 30%
Không HĐ5 Tiếp nhận
dự án
Ban Giám
đốc dự án Task 2 ngày 1 ngày 2 người
HĐ6
Lên kế hoạch dự án
sơ bộ
Ban Giám
đốc dự án Task 2 ngày 1
người
HĐ7
Phê duyệt kế hoạch dự
án sơ bộ
Ban Giám
đốc dự án Task 12 giờ 1
người GW2 Chấp thuận Ban Giám Gateway 80% Có
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 54
kế hoạch đốc dự án 20%
Không
HĐ8
Điều chỉnh kế hoạch sơ
bộ
Ban Giám
đốc dự án Task 1 ngày 1
người
HĐ9
Lên kế hoạch dự án
chi tiết
Ban Giám
đốc dự án Task 3 ngày 2
người
HĐ10
Tiếp nhận bàn giao từ
Presale
Ban Giám
đốc dự án Task 3 ngày 12 giờ 3 người
HĐ11
Soạn thảo và đàm phán
hợp đồng
Ban Giám
đốc dự án Task 3 ngày 12 giờ 3
người 10 USD
GW3
Đàm phán hợp đồng thành công
Ban Giám
đốc dự án Gateway
80% Có 20%
Không HĐ12
Chỉnh sửa điều khoản
hợp đồng
Ban Giám
đốc dự án Task 2 ngày 2
người
HĐ13 Thành lập đội dự án
Ban Giám
đốc dự án Task 2 ngày 1 ngày 2 người
HĐ14
Truyển thông về dự
án
Ban Giám
đốc dự án Task 1 ngày 2
người 20 USD
HĐ15
Chuẩn bị biểu mẫu, bảng hỏi để
thực hiện khảo sát
KeyUser Task 2 ngày 2
người
Phan Thị Thu Trang – Lớp K17HTTTA Page 55 HĐ16
Khảo sát các quy trình
hiện tại trong hoạt động kinh doanh của khách hàng
KeyUser Task 7 ngày 1 ngày 5
người 20 USD
HĐ17
Phân tích mô hình hoạt động và mapping với hệ thống
KeyUser Task 10 ngày 2 ngày 4 người
HĐ18
Đề xuất mô hình hoạt động trên hệ
thống ERP
KeyUser Task 3 ngày 1 ngày 3 người
HĐ19 Phê duyệt mô hình
Quản lý dự
án Task 2 ngày 2
người
GW4 Chấp thuận mô hình
Quản lý dự
án Gateway
80% Có 20%
Không
HĐ20
Xác định giải pháp ERP đáp ứng yêu cầu
KeyUser Task 2 ngày 3
người
HĐ21
Xác định sự khác biệt
giữ quy trình hiện tại
và giải pháp cần triển
khai
KeyUser Task 4 ngày 3
người