7.1. Khái niệm về thông cáo báo chí
Thông cáo báo là một diễn ngôn chứa thông điệp thông tin về một sự kiện được một cơ quan, tổ chức, hiệp hội, doanh nghiệp,... gửi đến cho các cơ quan báo chí truyền thông nhằm thông tin, thông báo tình hình, chính sách hay hoạt động nào đó với công chúng. Đó là những thông tin thường dành cho giới báo chí truyền thông, viết dưới dạng văn bản và có một mẫu chuẩn riêng dành cho nó.
7.2. Tầm quan trọng của thông cáo báo chí
Thông cáo báo chí là công cụ không thể thiếu trong hoạt động truyền thông của doanh nghiệp. Bằng cách cung cấp thông tin chính xác và kịp thời về các sự kiện, sản phẩm hoặc dịch vụ mới, thông cáo báo chí giúp doanh nghiệp thu hút sự chú ý của giới truyền thông và công chúng, từ đó xây dựng hình ảnh thương hiệu, tăng cường độ nhận diện và tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tượng liên quan. Thông qua thông cáo báo chí, doanh nghiệp có thể dễ dàng chia sẻ thông tin quan trọng đến đông đảo công chúng, góp phần nâng cao uy tín và vị thế của mình trên thị trường.
Ví dụ: Một công ty khởi nghiệp có thể sử dụng thông cáo báo chí để thông báo về vòng gọi vốn thành công và kế hoạch mở rộng thị trường. Một tập đoàn lớn có thể sử dụng thông cáo báo chí để công bố một báo cáo bền vững, thể hiện cam kết của doanh nghiệp đối với xã hội và môi trường.
7.3. Phân loại thông cáo báo chí:
● Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ mới: Nhằm cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm/dịch vụ mới, nhấn mạnh tính năng nổi bật và lợi ích mà nó mang lại cho khách hàng.
● Sự kiện: Thông báo về các sự kiện quan trọng của doanh nghiệp như hội nghị, lễ kỷ niệm, triển lãm, bao gồm thời gian, địa điểm, chủ đề và các hoạt động chính.
● Nhân sự: Cập nhật những thay đổi về nhân sự cấp cao, bao gồm bổ nhiệm, thăng chức hoặc nghỉ hưu, cùng với thông tin về người được bổ nhiệm và tầm nhìn cho vị trí mới.
● Tài chính: Cung cấp thông tin về tình hình tài chính của công ty, bao gồm kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính và kế hoạch kinh doanh tương lai.
● Hoạt động xã hội: Thông báo về các hoạt động vì cộng đồng và trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp, như các dự án thiện nguyện, bảo vệ môi trường.
● Phản hồi: Đưa ra thông tin chính thức về quan điểm của công ty trước những sự kiện gây tranh cãi hoặc tin đồn không đúng sự thật.
● Thay đổi chiến lược: Thông báo về những thay đổi trong chiến lược kinh doanh của công ty, bao gồm lý do thay đổi và các mục tiêu mới.
7.4. Nội dung của thông cáo báo chí
Cũng giống như một bài báo, nội dung của một bản thông cáo báo chí cần đáp ứng đầy đủ công thức “5W-1H” tương ứng với việc trả lời cho 6 câu hỏi. Cụ thể:
● Who – Ai? Đây là phần xác định rõ chủ thể của thông cáo báo chí. Có thể là một người, một nhóm người, một chương trình, một sự kiện, hay một tổ chức, doanh nghiệp nào đó.
● What – Cái gì? Phần này sẽ là những thông tin về sự kiện/hoạt động nào đang diễn ra mà công chúng nên biết? Nó có gì thu hút công chúng?
● Where – Ở đâu? Sự kiện/hoạt động đó diễn ra ở đâu? Trong thông cáo báo chí nên ghi rõ địa chỉ cụ thể của địa điểm tổ chức sự kiện, có thể đính kèm bản đồ nhằm tạo mọi điều kiện thuận lợi cho nhà báo, phóng viên đến tác nghiệp nhanh chóng.
● Why – Vì Sao? giải thích vì sao sự kiện này lại quan trọng và vì sao báo chí nên đưa tin về sự kiện này đến với công chúng?
● When – Khi nào? Sự kiện ấy diễn ra khi nào? Cần ghi thời gian và thời điểm chính xác, rõ ràng, cụ thể.
● How – Như thế nào? Tóm tắt nội dung sự kiện sẽ diễn ra để nhà báo, phòng viên nắm bắt được lịch trình.
7.5. Bố cục của thông cáo báo chí
Một thông cáo báo chí tiêu chuẩn thường bao gồm các phần sau:
Tiêu đề: Ngắn gọn, súc tích, thể hiện rõ nội dung chính của thông cáo.
Thông tin liên hệ: Họ tên, số điện thoại, email của người chịu trách nhiệm cung cấp thông tin.
Mở đầu: Giới thiệu ngắn gọn về tổ chức, sự kiện hoặc thông tin cần truyền đạt.
Thân bài: Trình bày chi tiết về sự kiện, bao gồm thời gian, địa điểm, lý do và những điểm nổi bật.
Kết luận: Tóm tắt lại thông điệp chính và cung cấp thông tin liên hệ để độc giả tìm hiểu thêm.
Thông tin bổ sung: Có thể bao gồm logo, hình ảnh, tài liệu đính kèm để minh họa cho thông tin.
7.6. Cách viết thông cáo báo chí
Một thông cáo báo chí hiệu quả là chìa khóa để thu hút sự quan tâm của giới truyền thông. Người viết cần am hiểu đặc điểm của từng phương tiện truyền thông để điều chỉnh nội dung và giọng văn phù hợp; trình bày rõ ràng, súc tích ý chính ngay từ đầu để thu hút sự chú ý của người đọc; xây dựng một câu chuyện hấp dẫn, gắn liền với lợi ích của công chúng và nhấn mạnh những điểm độc đáo của sản phẩm/dịch vụ; sử dụng ngôn ngữ chính xác, rõ ràng, tránh các từ ngữ hoa mỹ hoặc quá khiêm tốn; cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, bao gồm: ai, cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao và làm thế nào; sử dụng các câu nói của nhân vật có uy tín để tăng tính thuyết phục; đi kèm với các hình ảnh chất lượng cao để thu hút sự chú ý; gửi kèm một bản tóm tắt ngắn gọn để người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin chính.
Khi gửi thông cáo báo chí qua email, hãy chú ý:
● Tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng: Phản ánh chính xác nội dung của thông cáo.
● Lời chào trang trọng: Thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận.
● Tóm tắt nội dung: Gửi kèm một bản tóm tắt ngắn gọn.
● Đính kèm file: Đảm bảo các file đính kèm đầy đủ và rõ ràng.
● Lời cảm ơn: Thể hiện sự biết ơn đối với sự quan tâm của người nhận."