Họp báo là một sự kiện truyền thông chính thức mà tại đó, một tổ chức, cá nhân hoặc cơ quan công quyền chủ động cung cấp thông tin cho giới báo chí. Đây là cầu nối quan trọng để đưa thông tin một cách nhanh chóng và rộng rãi đến công chúng thông qua các kênh truyền thông đại chúng.
11.2. Vai trò của tổ chức họp báo
Tổ chức họp báo là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng và bảo vệ hình ảnh thương hiệu. Thông qua họp báo, doanh nghiệp có thể giúp công chúng biết đến doanh nghiệp nhiều hơn và tạo ấn tượng tốt; củng cố mối quan hệ với đối tác, nhà đầu tư và người tiêu dùng; công bố thông tin quan trọng, mời gọi đầu tư và hợp tác; xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với giới báo chí; giải thích các vấn đề, giảm thiểu tác động tiêu cực; truyền tải thông tin đến đông đảo công chúng một cách hiệu quả.
11.3. Quy trình tổ chức họp báo
Một quy trình tổ chức họp báo chí tiết sẽ được chia thành 3 bước gồm trước khi tổ chức họp báo, trong khi tổ chức và sau khi tổ chức, có sự phân công riêng cho từng bộ phận.
- Trước khi tổ chức họp báo:
+ Họp nắm bắt nội dung/mục đích chương trình + Họp team
+ Phân công nhiệm vụ cho các bộ phận + Giai đoạn 1:
* Event: khảo sát địa điểm, xây dựng nội dung chương trình
* PR: lên danh sách báo/đài, báo giá PR
* Logistics: báo giá event
* Thiết kế: thiết kế nội dung chương trình
+ Trình ban giám đốc (nếu làm PR tại doanh nghiệp)/ khách hàng (nếu làm việc tại Agency)
+ Giai đoạn 1: duyệt chương trình
* Event: lên checklist, tuyển PG, làm việc với MC, nhóm múa, ca sĩ, viết kịch bản chi tiết.
* PR: soạn hợp đồng, giấy ủy quyền, soạn công văn (tren banner, giấy phép tổ chức), cập nhật thông tin, viết thông cáo báo chí, viết MC script, làm việc với MC, chuẩn bị press kit, lên danh sách phóng viên, soạn thư mời phóng viên, gửi email và gọi điện thoại.
* Logistics: soạn hợp đồng event, làm việc với âm thanh ánh sáng, in ấn hạng mục chương trình, triển khai và giám sát setup.
* Thiết kế: kiểm tra lần cuối file thiết kế, chuyển file cho nhà in.
- Trong họp báo:
+ Event: quản lý tiết mục, đĩa, ca sĩ, nhóm múa, xem tổng thể tiệc và setup, hỗ trợ chương trình, hướng dẫn lễ tân đón khách.
+ PR: tiếp đón phóng viên, theo MC
+ Logistics: quản lý bộ phận âm thanh, ánh sáng - Sau họp báo:
+ Event: họp rút kinh nghiệm, viết báo cáo
+ PR: theo dõi tin, đánh giá mức độ đưa tin, viết báo cáo PR
+ Logistics: kiểm tra hạng mục phát sinh tăng/giảm, soạn thanh lý hợp đồng.
11.4. Quá trình chuẩn bị
11.4.1. Họp với khách hàng hoặc ban lãnh đạo
Để họp báo được tổ chức đúng theo thông tin, ý tưởng, mục đích mà khách hàng và ban lãnh đạo muốn thì phải có một cuộc họp để nắm được nội dung chính và một số yêu cầu cụ thể về chương trình.
Muốn quá trình viết nội dung kịch bản hoàn thành tốt thì giai đoạn họp với khách hàng phải càng chi tiết, rõ ràng, từ đó sẽ đáp ứng được yêu cầu của khách hàng và ban lãnh đạo công ty.
Khi tổ chức cuộc họp cần phải làm rõ các vấn đề bằng cách trả lời các câu hỏi:
mục đích họp báo là gì, mục tiêu cụ thể muốn đạt được, ai tổ chức chính, chương trình cụ thể, tổ chức ở đâu khi nào, khách mời là ai, ai sẽ tham gia chương trình, ngân sách
tổ chức là bao nhiêu,... Thời gian tổ chức họp báo là vô cùng quan trọng, vì để tránh đụng các sự kiện khác cùng thể loại tổ chức, tránh trùng các ngày sự kiện của quốc gia như lễ hội, ngày bầu cử, khánh thành, công trình, cầu đường,... không tổ chức vào kỳ nghỉ lễ.
11.4.2. Cuộc họp dành cho ban tổ chức
Ban tổ chức là những người sẽ làm công tác thực hiện chính trong buổi tổ chức họp báo này, gồm đại diện của bốn bộ phận như event, PR, Logistics, thiết kế,... Họ sẽ được nhận thông tin, yêu cầu, ý tưởng của ban lãnh đạo hoặc khách hàng. Từ đó phân công cụ thể nhân sự thực hiện từng đầu việc.
- Giai đoạn 1:
+ Viết Proposal, ký kết hợp đồng.
+ Khảo sát địa điểm tổ chức: đặt ra những tiêu chí khi chọn địa điểm như ở trung tâm hay ngoại thành phố, không khí, kỹ thuật, diện tích, số lượng người tham dự,... tạo danh sách các địa điểm cần khảo sát.
+ Bộ phận logistics sẽ làm báo giá tổng quát gồm nội dung chương trình và chi phí cho các cơ quan truyền thông.
+ Bộ phận thiết kế sẽ thiết kế không gian họp báo, backdrop, mô hình sân khấu, standee phù hợp với nội dung chương trình.
- Giai đoạn 2:
Bộ phận event làm các công việc như viết kịch bản chi tiết, làm check list, tuyển PGs, làm việc với MC, nhóm múa/ca sĩ.
+ Viết kịch bản chương trình: cấu trúc chương trình nên gọn nhẹ, súc tích và đầy đủ, đơn giản, liền mạch, thời gian diễn tiến của buổi họp báo càng chặt chẽ càng tốt. Nội dung mang tính đối thoại, tương tác tích cực.
+ Lập checklist: hay còn gọi là bảng phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, là công cụ quản lý công việc cũng như đảm bảo chương trình được chuẩn bị chu đáo.
+ Làm việc với MC: cần chọn MC có chất giọng và ngoại hình phù hợp với chương trình, ký hợp đồng để có sự ràng buộc về thời gian làm việc, đặt ra yêu cầu trang phục với MC,...
Bộ phận PR đóng vai trò quan trọng vì đây là bộ phận làm việc trực tiếp với giới phóng viên báo chí - khách mời chính trong chương trình:
+ Soạn công văn xin phép họp báo + Xác định thành phần tham dự
+ Mời phóng viên tham dự chương trình
Bước 1: Lập danh sách báo - đài tham dự (căn cứ vào mục đích thông tin,
khu vực địa lý và đối tượng hướng đến của công ty để chọn báo, đài phù hợp.)
Bước 2: Từ danh sách đó sẽ chuẩn bị danh sách phóng viên cụ thể Bước 3: Mời phóng viên tham dự, gọi điện thoại mời hoặc gửi qua email
hoặc nhắn tin vào số điện thoại + Viết lời dẫn MC
+ Chuẩn bị tư liệu họp báo: Press kit, tổ chức họp báo, tư liệu, câu hỏi mồi,...
Bộ phận logistics lập bảng chi phí cho chương trình, làm việc trực tiếp với nhà cung ứng dịch vụ. Họ là người đảm bảo mọi việc được diễn ra suôn sẻ đặc biệt là ở bộ phận sân khấu - âm thanh - ánh sáng.
Bộ phận thiết kế thực hiện thiết kế theo những yêu cầu do khách hàng/ban lãnh đạo đã đề ra. Sau khi hoàn tất, mẫu thiết kế được ký duyệt. Bộ phận thiết kế sẽ kiểm tra về kích thước, màu sắc của backdrop, standee,... rồi chuyển file sang nhà in.
11.4.3. Tiến hành họp báo
Các thành viên bản tổ chức phải có mặt tại họp báo trước một giờ đồng hồ. Họ cần kiểm tra hệ thống kẽ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên.
Nhân viên PR: tiếp đón báo chí và hướng dẫn lễ tân đón khách
Họ là người cần đứng tiếp báo chí ở khu vực đón khách thường sẽ phân theo khu: Báo chí, VIP, khách mời,... khi phóng viên đến nhân viên PR sẽ nhận thiệp mời, đưa danh sách ký tên cho phóng viên và gửi đến họ bộ Press kit.
Nhân viên phụ trách âm thanh - ánh sáng
Họ có một vị trí cố định, gần những người điều chỉnh âm thanh ánh sáng. Họ sẽ dựa vào kịch bản và nhắc nhở hướng dẫn bộ phận âm thanh ánh sáng chiếu đèn vào những vị trí quan trọng, mở hay tắt nhạc,...
11.4.4. Sau chương trình
Nhân viên PR cần viết email cảm ơn phóng viên đã đến tham dự và nhờ họ hỗ trợ đưa tin. Đối với đài truyền hình, nhân viên PR cần nắm được lịch phát sóng, thông báo cho những người liên quan để cùng theo dõi tin tức. Sau chương trình ban tổ chức còn phải nộp báo cáo PR và báo cáo event, được in thành hai cuốn riêng.
Sau mỗi lần họp báo, ban tổ chức cần ngồi lại để cùng đánh giá, đúc kết rút ra những bài học kinh nghiệm về công tác tổ chức, những sự cố đã xảy ra.