iv 2.1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ Petrolimex Hà Tây
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban
Theo điều lệ và Quy chế quản trị Công ty được ban hành tháng 4 năm 2021,
Công ty PTS Hà Tây hoạt động theo mô hình tổ chức quản lý sau:
Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất và có quyền quyết định các vấn đề quan trọng của Công ty. Đại hội đồng cổ đông bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, hoạt động thông qua cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bằng văn bản. Đại hội đồng cổ đông có các quyền hạn sau đây:
• Thông qua Điều lệ, phương hướng hoạt động kinh doanh của Công ty; • Bầu, bãi nhiệm Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát;
• Các quyền hạn khác do Điều lệ Công ty quy định.
Hội đồng quản trị: Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Công ty không thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ.
HĐQT có trách nhiệm giám sát Giám đốc và những người quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT thực hiện theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ Công ty, các Quy chế nội bộ của Công ty và Nghị quyết của ĐHĐCĐ quy định.
Ban Kiểm soát: Do ĐHĐCĐ bầu ra gồm 03 thành viên, thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động quản trị và điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ và pháp luật về những công việc thực hiện theo quyền và nghĩa vụ như:
26
• Kiểm tra sổ sách kế toán và các Báo cáo tài chính của Công ty, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các hoạt động sản xuất kinh doanh và tài chính Công ty, kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, quyết định của HĐQT;
• Yêu cầu HĐQT triệu tập họp ĐHĐCĐ bất thường trong trường hợp xét thấy cần thiết;
• Các quyền khác được quy định tại Điều lệ.
Ban Giám đốc: Ban Giám đốc bao gồm 1 Giám đốc và 4 Phó giám đốc
• Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty, điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
• Phó giám đốc là người giúp việc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc nhiệm vụ được phân công; thực hiện các công việc thay Giám đốc khi được ủy quyền. Quyết định các công việc theo ủy quyền của Giám đốc và trong phạm vi quyền hạn.
* Các phòng chức năng: Thực hiện tham mưu và quản lý chuyên môn.
* Các chi nhánh, văn phòng Đội: Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh theo những lĩnh vực thuộc ngành nghề đã đăng ký kinh doanh của Công ty.
Công ty PTS Hà Tây gồm các phòng chức năng sau: Phòng Tổ chức Hành chính, Phòng Kế toán Tài chính, Phòng Quản lý Kỹ thuật, Phòng Kinh doanh Vận tải, Phòng Thương mại, Chi nhánh PTS Hòa Bình, Đội Vận tải. (Phụ lục 1)
Bộ máy tổ chức quản lý của công ty gọn nhẹ, tổ chức điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty là đại hội đồng cổ đông. Đại hội đồng cổ đông bầu ra Hội đồng quản trị để quản lý Công ty theo nhiệm kỳ, bầu Ban kiểm soát để kiểm soát mọi hoạt động từ công tác qunr lý điều hành đến sản xuất kinh doanh. Hội đồng quản trị bổ nhiệm Giám đốc để điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện quyền hạn và nhiệm vụ được giao. Giúp
việc cho Giám đốc còn có các Phó Giám đốc. Công ty xây dựng mô hình quản lý trực tiếp, với mô hình này người phụ trách các bộ phận chức năng và đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong việc đưa ra quyết định và thực hiện
các quyết định đó. Cụ thể chức năng các phòng ban:
27
- Phòng Tổ chức hành chính: tham mưu cho lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến nhân sự, công văn, quy chế, tiền lương. Lưu trữ hồ sơ, văn bản, giấy tờ, soạn thảo các văn bản, tài liệu hành chính. Quản lý Tài sản chung của Công ty.
- Phòng Quản lý Kỹ thuật: tham mưu cho lãnh đạo về việc đầu tư, xây dựng, điều hành và quản lý hệ thống máy chủ, cơ sở dữ liệu, thiết bị văn phòng, theo dõi định ngạch xe; hướng dẫn giám sát các nghiệp vụ liên quan đến phòng cháy chữa cháy, vệ sinh an toàn lao động, vệ sinh môi trường
- Phòng Thương mại: Tham mưu cho lãnh đạo về chiến lược kinh doanh xăng dầu, giữ vai trò quan trọng trong thúc đẩy, tiếp thị và phân phối sản phẩm ra thị trường;
xây dựng kế hoạch kinh doanh theo tháng, quý, năm; Giám sát kiểm tra các CHXD, lập kế hoạch mua hàng, nhập hàng, quản lý Hàng tồn kho, điều phối nguồn hàng.
- Phòng Kinh doanh Vận tải: Tham mưu cho lãnh đạo về chiến lược vận tải, đảm bảo chứcnăng vận chuyển và lưu thông hàng hóa một cách chuyên nghiệp, hợp lý, kịp thời đảm bảo đáp ứng nhu cầu của các Công ty xăng dầu được giao nhiệm vụ cũng như khách hàng tự khai thác, xây dựng kế hoạch năm, Báo cáo số liệu hàng tháng; khảo sát tuyến đường và làm đơn giá cước vận tải. Phối hợp với các Đội vận tải theo dõi phương tiện, kiểm tra an toàn lái xe, theo dõi hành trình xe có gắn thiết bị giám sát….
- Phòng Kế toán Tài chính: Tham mưu cho lãnh đạo về tài chính, thực hiện theo dõi, kiểm tra, lên kế hoạch, quản lý toàn bộ nguồn thu, chi, thực hiện hoạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh, tính toán rủi ro liên quan đến tài chính, làm các báo cáo liên
quan để nộp lên Tổng công ty, kiểm toán, thuế; Phối hợp làm việc khi có thanh tra, kiểm tra.