CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY TNHH SHOWA BRAIN NAVI VIỆT NAM
3.2. Quy trình nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH Showa Brain Navi Việt Nam
3.2.2. Tổng quan quy trình nhập khẩu hàng văn hóa phẩm bằng đường biển thực tế tại công ty
3.2.2.15. Lưu hồ sơ và cập nhật trạng thái hoàn thành lô hàng
Ngoài ra, trong quá trình thực hiện các công đoạn của quy trình nhập khẩu thì nhân viên hàng nhập cần phải liên tục cập nhật tình trạng của lô hàng trên file google sheet của công ty để thuận tiện cho mọi người theo dõi được tiến độ hàng hóa.
3.2.3. Đánh giá quy trình nhập khẩu bằng đường biển tại công ty
Sau khi đã tìm hiểu và phân tích quy trình nhập khẩu bằng đường biển của công ty SBNV qua những phần nội dung ở trên, thì có thể thấy rằng công ty đã xây dựng được một quy trình nhập khẩu tiêu chuẩn riêng cho các sản phẩm văn hóa phẩm nhập khẩu của mình.
Công ty cũng đang thực hiện khá tốt các bước trong quy trình giúp cho các lô hàng nhập khẩu luôn đảm bảo đúng thời hạn đã được đặt ra. Tuy nhiên, vẫn còn một vài vấn đề tồn đọng trong quy trình nhập khẩu của công ty như là: thời gian lưu kho hàng hóa còn khá lâu, công ty vẫn chưa đủ nguồn lực cũng như khả năng để tự mình thực hiện các thủ tục hải quan.
51
3.3. Phân tích kết quả hoạt động nhập khẩu bằng đường biển tại công ty
(ĐVT: Nghìn VNĐ)
Chỉ tiêu
2021 2022 2023
Chi phí nhập khẩu TB
Giá bán lẻ
TB
Tỷ trọng
Chi phí nhập khẩu TB
Giá bán lẻ
TB
Tỷ trọng
Chi phí nhập khẩu TB
Giá bán lẻ
TB
Tỷ trọng
Hai
kyu!! 36 138 26% 12 49 24% 12 59 21%
OP 123 381 32% 207 593 35% 216 553 39%
Phụ
kiện 441 812 54% 243 350 69% 158 359 44%
(Nguồn: phòng xuất nhập khẩu của công ty) Đối với sản phẩm Haikyu!!, đây là sản phẩm card game đầu tiên được Việt hóa và cũng là sản phẩm chủ lực của công ty SBNV. Được phát hành lần đầu tiên tại Việt Nam vào năm 2019 và cho đến nay sản phẩm đã thu hút được nhiều người chơi tại thị trường này, điều này cho thấy công ty SBNV đang làm khá tốt các công đoạn để có thể sản xuất và phân phối sản phẩm này tại Việt Nam. Từ bảng số liệu thực tế ta có thể nhận thấy được tỷ trọng giữa chi phí nhập khẩu trung bình và giá bán lẻ trung bình của sản phẩm Haikyu!! qua các năm đang có xu hướng giảm đi, chứng tỏ công ty đang có sự quản lý và kiểm soát các chi phí nhập khẩu cũng như giá bán của sản phẩm một cách tối ưu nhất giúp sản phẩm có tiếp cận được với nhiều khách hàng.
Và trong tương lai công ty SBNV sẽ cố gắng duy trì hoặc thậm chí tiếp tục giảm tối đa tỷ trọng chi phí và giá bán lẻ của sản phẩm này để giá cả cạnh tranh nhất đối với các đối thủ khác trên thị trường.
One Piece cũng là một sản phẩm được chuyển thể từ anime, manga của Nhật Bản như sản phẩm Haikyu!!. Đây là sản phẩm cực kỳ “hot” ở các thị trường nước ngoài, khi mà anime của nó đã gây được tiếng vang lớn trong cộng đồng này. Và ở Việt Nam những năm gần đây thì sản phẩm One Piece card game này cũng được Bảng 3.2: Kết quả hoạt động nhập khẩu bằng đường biển các sản phẩm nổi bật
của công ty (2021 – 2023)
52
nhiều người yêu thích và quan tâm hơn bởi cốt truyện lôi cuốn, chất lượng hình ảnh vô cùng sắc nét và đặc biệt là “gameplay” độc đáo. Tuy nhiên, có thể thấy giá bán lẻ trung bình của sản phẩm này khá cao so với thị trường Việt Nam, cùng với đó là tỷ trọng giữa chi phí nhập khẩu trung bình và giá bán lẻ trung bình cũng đang tăng qua các năm lần lượt là 32%, 35% và 39% cho nên sản phẩm vẫn còn hạn chế trong việc mở rộng tệp khách hàng cho mình. Không giống như Haikyu!! khi chi phí sản xuất khá rẻ nên việc nhập khẩu để kinh doanh trên thị trường Việt Nam là khá dễ dàng khi giá bán của các sản phẩm Haikyu!! khá hợp túi tiền của người tiêu dùng tại Việt Nam.
Vì vậy trong tương lai để có thể phát triển được các sản phẩm One Piece thì công ty SBNV cần tập trung vào việc tối ưu hóa chi phí nhập khẩu dành cho các sản phẩm này để có thể có được giá bán lẻ tốt nhất phù hợp với nhiều người tiêu dùng tại Việt Nam hơn.
Ngoài các sản phẩm văn hóa phẩm nhập khẩu thì công ty SBNV còn nhập khẩu các phụ kiện khác như: huy hiệu, móc khóa, bìa hồ sơ, túi bảo vệ quân cờ,…
cũng được lấy chủ đề từ các nhận vật trong anime, manga. Tỷ trọng của các sản phẩm này nói chung đang có kết quả cao nhất trong tất cả sản phẩm khác. Tỷ trọng trong năm 2022 là 69% tức tăng 15% so với năm 2021, đây là mức tỷ trọng rất cao cho nên nhận biết được điều đó thì công ty SBNV đã cố gắng điều chỉnh để giảm mức tỷ trọng này xuống 44% trong năm 2023. Tuy nhiên, ở đây thì công ty vẫn chưa cho thấy được sự ổn định cũng như phương án rõ ràng cho các sản phẩm này. Vì vậy, nếu công ty muốn phát triển thêm các loại hình sản phẩm này thì cần phải giảm được chi phí nhập khẩu xuống mức thấp nhất có thể và phải tìm được nguồn hàng có chi phí sản xuất rẻ hơn nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng của sản phẩm.
Nhìn chung công ty SBNV đã và đang làm rất tốt trong việc quản lý, tối ưu chi phí đối với sản phẩm Haikyu!! chủ lực của mình nhưng như vậy là chưa đủ, nếu muốn công ty phát triển hơn nữa, trở thành một đại lý hàng đầu trong khu vực ở lĩnh vực này thì công ty cần phải xây dựng được một kế hoạch phát triển trong tương lai.
53
(Nguồn: phòng xuất nhập khẩu của công ty) Theo số liệu thống kê thì trong ba năm từ năm 2021 – 2023 thì công ty SBNV đã nhập khẩu khoảng 85% đơn hàng bằng đường biển từ nhà cung cấp Wedge Holdings và khoảng 15% là từ nhà cung cấp Asuka Trading. Đây là một sự chênh lệch khá lớn và cũng cho thấy là hàng hóa nhập khẩu của công ty SBNV đang phụ thuộc rất nhiều vào WHD. Điều này thực sự không tốt vì sẽ không tạo được tính cạnh tranh đối với các nhà cung cấp khác, đồng ý là WHD và SBNV là hai công ty có mối quan hệ mẹ con nhưng trong kinh doanh thì việc quá phụ thuộc vào một nguồn hàng thì sẽ rất hạn chế và nhiều rủi ro. Vì vậy, nếu muốn mở rộng được quy mô của công ty thì SBNV cần phải tìm kiếm cho mình những nhà cung cấp khác ở các nước trên thế giới để có thể đa dạng hóa thêm các nguồn cung sản phẩm ở trong lĩnh vực này, để khi có xảy ra những trường hợp bất ngờ đối với nhà cung cấp chính thì công ty SBNV vẫn có được nguồn cung từ các nhà cung cấp khác giúp cho việc kinh doanh của công ty ở thị trường Việt Nam luôn được duy trì ổn định.
3.4. Đánh giá hoạt động nhập khẩu trong quá trình phát triển của Công ty 3.4.1. Thành tựu
3.4.1.1. Quy mô kinh doanh
Công ty TNHH Showa Brain Navi Việt Nam đang dần trở thành một đại lý hàng đầu ở thị trường Việt Nam trong lĩnh vực này. Với việc công ty đã thâm nhập vào được hai thương hiệu nhà sách nổi tiếng nhất ở Việt Nam là: Fahasa và Phương Nam thì công ty sẽ xem đó như một cột mốc, một bước đệm để có thể hợp tác phát triển với nhiều đối tác hơn về mảng sản phẩm này. Công ty vẫn đang tiếp tục xây
17, 85%
3, 15%
WHD AT
Hình 3.15: Tỷ trọng các lô hàng nhập khẩu từ WHD và AT (2021 – 2023)
54
dựng các kế hoạch kinh doanh cũng như liên hệ với các đối tác khác để chào hàng sản phẩm của mình, tiến độ đang diễn ra khá tốt khi đã có một số chuỗi các cửa hàng đã đồng ý ký hợp đồng nhà cung cấp với Showa Brain Navi Việt Nam như: cửa hàng Nshop, Board game VN,... Ước tính doanh thu nếu thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra là khoảng 500 triệu hoặc thậm chí có thể hơn. Qua đó cho thấy công ty vẫn đang tiếp tục mở rộng thêm quy mô kinh doanh của mình tại Việt Nam.
Bên cạnh việc chào bán các sản phẩm với các đại lý, kênh phân phối mới thì công ty cũng tổ chức các buổi offline để ra mắt các sản phẩm mới tại các đại lý card game và các nhà sách ở cả TP.HCM và Hà Nội. Ngoài ra, công ty còn tích cực tham gia vào các sự kiện có chủ đề liên quan đến anime và manga với mục đích quảng bá sản phẩm để tiếp cận được với nhiều khách hàng hơn.
3.4.1.2. Phát triển sản phẩm mới
Không chỉ dừng lại ở các sản phẩm văn hóa phẩm mà công ty còn đang xây dựng kế hoạch phát triển các sản phẩm văn phòng phẩm khác phù hợp với nhiều tệp khách hàng khác nhau dành cho mọi lứa tuổi như: tập, vở, bút, viết, sổ ghi chép, thước kẻ, ghim bấm,… Công ty đã thực hiện việc khảo sát mức độ hài lòng của khoảng 63 người tiêu dùng trong năm 2023, khi họ đến xem và trải nghiệm các sản phẩm mới trong các sự kiện mà công ty SBNV tham gia.
Hình thức khảo sát của công ty là cho khách hàng thực hiện việc đánh giá các mức độ hài lòng thông qua bảng các câu hỏi về chất lượng, cảm giác trải nghiệm và giá thành của sản phẩm. Qua số liệu đã được ghi lại thì mức độ đánh giá “hài lòng”
và “rất hài lòng” của người tiêu dùng chiếm khoảng 67% trong tổng số 63 người thực hiện khảo sát. Chỉ có khoảng 14% là đánh giá “rất không hài lòng” và “không hài lòng”, còn lại là “trung lập”. Thông qua việc phân tích các số liệu đã thu thập được, có thể thấy phần lớn người tiêu dùng có phản hồi tích cực về các sản phẩm mới của công ty. Nhưng bên cạnh đó cũng có một số ý kiến cho rằng sản phẩm mới của công ty chưa thực sự quá nổi trội hơn các sản phẩm khác trong cùng phân khúc về chất lượng cũng như mẫu mã thiết kế.
55
(Nguồn: phòng kinh doanh của công ty) Nhìn chung, độ tuổi có mức độ đánh giá từ “trung lập” đến “rất hài lòng” là khoảng 6 – 35 tuổi, đây cũng chính là lứa tuổi mà công ty nhắm đến, điều này cho thấy được công ty đang thực hiện đúng với mục tiêu kinh doanh đã đề ra. Mặc dù vậy, công ty vẫn không thể ngó lơ các phản hồi không hài lòng nói chung và các ý kiến mà người tiêu dùng đã đóng góp. Do đó, công ty cần phải có sự tiếp thu và học hỏi thêm để có thể ngày càng hoàn thiện các sản phẩm mới hơn để trong tương lai có thể đáp ứng được hầu hết các yêu cầu khắt khe từ phía khách hàng ở mọi lứa tuổi.
3.4.1.3. Xây dựng quy trình nhập khẩu
Từ những giai đoạn đầu khó khăn trong việc nhập khẩu các sản phẩm văn hóa phẩm về Việt Nam thì cho đến nay công ty đã dần xây dựng được một quy trình nhập khẩu tiêu chuẩn. Vì sản phẩm của công ty được sản xuất từ các nguyên liệu là: giấy, nhựa và hướng đến những người tiêu dùng trẻ, nhỏ tuổi, do đó ngoài việc kiểm tra nội dung văn hóa thì còn phải kiểm tra chất lượng sản phẩm để đảm bảo chất lượng sản phẩm phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật Quốc gia về An toàn đồ chơi trẻ em theo quy định tại Thông tư số 18/2009/TT-BKHCN. Vì vậy, sản phẩm nhập khẩu cần phải đảm bảo có nội dung, hình thức, kiểu dáng, tính năng sử dụng không gây hại đến giáo dục và sự phát triển nhân cách của trẻ. Bên cạnh đó không gây nguy hiểm hoặc ảnh
Hình 3.16: Khảo sát mức độ hài lòng của người tiêu dùng đối với sản phẩm mới (2023)
56
hưởng đến sức khỏe của trẻ. Và nhờ vào việc thực hiện tốt các quy định về đảm bảo chất lượng sản phẩm của công ty qua nhiều đợt kiểm tra cho nên công ty đã có thể lược bỏ được công đoạn kiểm tra chất lượng sản phẩm này. Đây có thể được xem như là bước tiến lớn trong hoạt động nhập khẩu các sản phẩm văn hóa phẩm của công ty.
❖ Kết luận
Vì công ty chỉ vừa được thành lập vào năm 2015, chưa kể công ty còn vừa chuyển đổi loại hình các sản phẩm kinh doanh từ năm 2019 cho nên công ty còn khá non trẻ và chưa có nhiều kinh nghiệm. Cho nên tính đến hiện tại công ty vẫn đang tiếp tục hoàn thiện mình, không ngừng tích lũy kinh nghiệm qua các năm để có thể phát triển ngày càng lớn mạnh hơn trong tương lai. Và để làm được điều đó thì yếu tố con người luôn là yếu tố then chốt, có được một đội ngũ nhân lực với trình độ chuyên môn cao, có khả năng xử lý tình huống tốt thì sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình phát triển của công ty. Vì vậy công ty cần xây dựng tốt các chính sách đãi ngộ cũng như có kế hoạch tập huấn hay bồi dưỡng nhân sự để giúp họ phát triển thêm năng lực chuyên môn của mình.
3.4.2. Hạn chế
Mặc dù công ty đã và đang thực hiện khá tốt quy trình nhập khẩu các lô hàng văn hóa phẩm, tuy nhiên công ty vẫn không thể tránh khỏi những hạn chế mà công ty phải đối mặt.
3.4.2.1. Thời gian lưu kho
Những lô hàng văn hóa phẩm nhập khẩu của công ty sẽ được lưu kho tại cảng Cát Lái, vì tính chất và đặc điểm đặc biệt cho nên hàng hóa phải trải qua các công đoạn xin giấy phép nhập khẩu và kiểm tra thẩm định về văn hóa, cho nên thời gian lưu kho ở cảng cho một lô hàng như vậy khá lâu khoảng từ 20 – 25 ngày. Đồng nghĩa với việc chi phí lưu kho sẽ bị tăng lên đáng kể so với những lô hàng nhập khẩu thông thường khi thời gian lưu kho chỉ khoảng 5 ngày là có thể kéo hàng về văn phòng hoặc kho của công ty. Dưới đây là bảng giá dịch vụ lưu kho tại cảng Cát Lái.
57
(Nguồn: Công ty Cổ phần Kho Vận Tân Cảng) Qua bảng dịch vụ trên, có thể tính được chi phí lưu kho trung bình ở cảng Cát Lái đối với những lô hàng văn hóa phẩm nhập khẩu của công ty rơi vào khoảng 643.636 (VND). Trong khi đó chi phí lưu kho trung bình đối với hàng nhập khẩu thông thường của công ty chỉ khoảng 21.818 (VND), như vậy có thể thấy chi phí lưu kho đối với hàng văn hóa phẩm cao hơn gần gấp 30 lần chi phí lưu kho đối với hàng hóa thông thường. Mặc dù chi phí lưu kho có sự chênh lệch rất lớn nhưng sẽ có nhiều ý kiến cho rằng con số 643.636 (VND) thực sự là không đáng kể, ý kiến này có phần đúng nhưng đó chỉ là đối với một lô hàng. Nếu như trong một năm mà số lượng lô hàng văn hóa phẩm nhập khẩu của công ty từ 10 - 20 lô thì việc giảm được chi phí lưu kho này xuống mức tối đa nhất có thể thì nó sẽ tiết kiệm được cho công ty một khoản tiền khá lớn.
Ngoài việc chi phí lưu kho tăng lên đáng kể thì bên cạnh đó việc lưu kho ở cảng quá lâu cũng sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hóa. Vì vậy việc xây dựng phương án để khắc phục được hạn chế này là điều rất cần thiết đối với công ty.
3.4.2.2. Nguồn nhân lực
Thông qua cơ cấu và tình hình nhân sự tại công ty, có thể thấy rằng bộ phận xuất nhập khẩu hiện nay chỉ có một nhân viên duy nhất. Điều này là cực kì hạn chế khi khối lượng hàng hóa nhập khẩu của công ty đang có xu hướng ngày càng tăng qua các năm. Tính luôn cả những lô hàng nhập khẩu bằng đường biển và đường hàng không trong năm 2023 là 26 lô, ước tính trong năm 2024 có thể lên đến 35 lô.
Với khối lượng công việc như vậy để một nhân viên xử lý hết tất cả các khâu thì sẽ không thể mang lại hiệu quả cũng như độ chính xác cao cho từng lô hàng. Vì vậy, công ty nên có kế hoạch và nguồn ngân sách để bổ sung thêm nhân lực cho bộ phận xuất nhập khẩu, đây là bộ phận cực kỳ quan trọng trong hoạt động kinh doanh
Hình 3.17: Bảng giá chi phí lưu kho tại cảng Cát Lái
58
của công ty, một nguồn nhân lực đầy đủ sẽ giúp đảm bảo nguồn cung hàng hóa cho công ty.
3.4.2.3. Cơ sở hạ tầng
Bên cạnh việc bổ sung thêm nguồn nhân lực thì việc đầu tư thêm cơ sở hạ tầng máy móc thiết bị hiện đại cũng là điều cần thiết, nó không những giúp cho quá trình nhập khẩu hàng hóa diễn ra ít tốn kém hơn mà ngoài ra nó còn hỗ trợ được hoạt động kinh doanh của công ty. Hiện nay, thì công ty vẫn chưa có bất kỳ máy móc thiết bị nào để phục vụ cho việc sắp xếp, bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hóa.
Ngoài ra, văn phòng hiện tại của công ty đang dần trở nên khá chật hẹp khi số lượng nhân sự đang ngày càng tăng để phục vụ cho việc mở rộng quy mô kinh doanh của công ty, chưa kể việc công ty lưu trữ hàng hóa tại văn phòng để phục vụ cho việc đóng gói các đơn hàng cũng là một phần lí do làm cho diện tích của văn phòng trở nên chật hẹp. Vì thế, việc cân nhắc trích nguồn ngân sách để mở rộng văn phòng cũng như đầu tư thêm cơ sở hạ tầng ở thời điểm hiện tại là vô cùng cần thiết.
3.4.2.4. Sự hợp tác giữa các bên và quy trình kiểm tra chứng từ Những lô hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty trong ba năm 2021, 2022, 2023 luôn đáp ứng được thời hạn giao hàng.
Tỷ lệ lô hàng vận chuyển đúng thời hạn = 18*100/20 = 90%
Với 18 là số lô hàng hoàn hảo và 20 là tổng số lô hàng nhập khẩu trong ba năm. Qua đó có thể thấy được tỉ lệ hoàn thành lô hàng nhập khẩu đúng thời hạn của công ty lên đến 90%, đây là một tỷ lệ khá tốt.
Tuy nhiên, công ty vẫn không thể tránh khỏi những sai sót. Thông thường thời gian trung bình để hoàn thành quá trình nhập khẩu đối với hàng hóa bình thường là khoảng hai tuần và đối với hàng văn hóa phẩm là khoảng 1,5 tháng. Nhưng đã có những lô hàng phải xử lý với thời gian lâu hơn khá nhiều so với thời gian hoàn thành quá trình nhập khẩu tiêu chuẩn của công ty là 2,5 tháng. Nguyên nhận dẫn đến việc chậm trễ này là do trong quá trình kiểm tra chứng từ đã có sự sai sót về hàng hóa cũng như là đơn giá, thành tiền của sản phẩm. Sự thiếu sót này đã dẫn đến việc thủ tục xin giấy phép nhập khẩu từ SVHTT thiếu sót một dòng hàng của lô hàng nên công ty SBNV đã phải giải trình với SVHTT để xin lại giấy phép nhập khẩu mới. Bên cạnh đó, việc thiếu một dòng hàng như vậy cũng kéo theo việc sai sót của chừng từ phân