TRÌNH TRONG SINH VIÊN
3.3. Phong thái khi thuyết trình
3.5.1. Quy trình hồi đáp khán giả
Sau mỗi bài thuyết trình, chúng ta thường giải đáp các thắc mắc của khán giả để giúp khán giả hiểu rõ hơn về nội dung. Vì thế, kỹ năng trả lời các câu hỏi sau khi thuyết trình cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của buôi thuyết trình. Đã có những bài thuyết trình thất bại vì diễn giả không giải đáp thỏa đáng các câu hỏi của người nghe. Phần đặt và trả lời câu hỏi sau bài thuyết trình có khi còn quan trọng hơn chính bài thuyết trình. Để chủ động, người thuyết trình nên suy nghĩ trước những tình huống có thé sé bi hoi hoặc dé
nehị làm rõ. Nếu không, khi bị hỏi những vấn đề không chuẩn bị trước, có thể sẽ không
trả lời được và rơi vào tình trạng lúng túng, không lối thoát, đặc biệt là với những người mới thuyết trình. Khi đứng ở vị trí của người thuyết trình thì câu trả lời của ta thể hiện sự am hiểu về những ứỡ bạn đang trỡnh điền, khụng những thế cõu trả lời đú cũn núi lờn trỡnh độ văn hóa của chính bản thân người thuyết trình. Qua đó người nghe sẽ đánh giá về người thuyết trình. Khi bạn thuyết trình tất cả các ánh mắt đều tập trung vào bạn nếu như ban tra lời sai haylung tỳng thỡ chuyện ứỡ xảy ra? Đề khụng rơi vào trường hợp trờn, ngay từ bây giờ, bạn nên rèn luyện cho mình phong thái và cách trả lời các câu hỏi thật tự tin và chuyên nghiệp. Bạn phải xem bải thuyết trình thật nhiều và đặt mình vào vị trí người nghe thì bạn sẽ nhìn thấy được câu hỏi mà người nghe sẽ hỏi. Nếu bạn không thể nhìn thấy được câu hỏi của người nehe sẽ dat ra thi ban nên tìm trước một vài người có mặt trong buổi thuyết trỡnh của bạn, núi cho họ sơ lược về những ứỡ mỡnh sắp núi và hỏi họ cú cõu hỏi gì không? Điều quan trọng nhất là bạn phải hiểu rõ người nghe đang ở trình độ nào, để dự đoán được những thắc mắc của họ. Trước hết, để thuyết trinh đạt được hiệu quả cao nhất, bạn cần giup moi nego có sự chuẩn bị tốt bằng việc nói với họ rằng sau budi thuyét trinh sé cé quang thoi gian dé moi người đặt câu hỏi và bạn trả lời. Nếu bạn có một ngudl giới thiệu, hãy nói với người này đề cập việc bạn sẵn lòng trả lời mọi câu hỏi từ phía người nghe. Mọi người sẽ đặt ra nhiều câu hỏi hơn nếu ngay từ đầu họ được thông báo về điều này. Đôi khi, người nghe nêu ra những câu hỏi rất mơ hồ, vì thế người diễn thuyết nên hỏi lại cho rõ chứ đừng hỏi lại bằng những câu như "ý của bạn có phải là... hay
không", hoặc "ý của bạn là..." Những câu nói kiểu như vậy chỉ khiến bạn bị động hơn mà
thôi, người nghe cũng sẽ vì thế mà trở nên không thế kiên nhẫn, cho nên đừng bao giờ trao đôi thương lượng với người đặt ra câu hỏi cho bạn. Nếu như bạn không hiểu câu hỏi
Nhom LoLa - Lop 21ET Trang
mà người nghe đưa ra thì hãy đề nghị họ hỏi lại một lần nữa. Những câu trả lời ngắn gọn và có trọng điểm sẽ đem lại sự thoả mãn nhiều nhất cho người nghe. Đừng tiếp tục một bài diễn thuyết mới. Mọi người sẽ cảm thấy nhàm chán nếu bạn mắt quá nhiều thời gian trả lời câu hỏi. Không những vậy, rất có thể chỉ có duy nhất người đặt ra câu hói mới thực sự quan tâm tới những gì bạn đang nói! Nếu bạn có thể trả lời “có” hay “không”, hãy làm như vậy. Hành động này giữ vững sự chú ý của mọi người tới bạn. Cần lưu ý đối với những câu hỏi được chuẩn bị sẵn nhằm mục đích chỉ ra những điểm yếu trong lập luận, nhằm hạ thấp uy tín của bạn và hạ thấp uy tín bài thuyết trình. Đối với những câu hỏi kiểu này, bạn hãy chuẩn bị sẵn một số câu trả lới như: “Hôm nay, tôi không định đề cập đến cả khía cạnh đó của vấn đề...”, hay “Đây là vấn đề hoàn toàn tách biệt với chủ đề thuyết trình nên tôi không có đủ thời gian để thảo luận nó, tôi sẽ trả lời riêng cho ....”. Những câu trả lời như vậy, tuy có vẻ lấn tránh nhưng sẽ giảm bớt áp lực lên bạn.
Sau mỗi bài thuyết trình, chúng ta thường giải đáp các thắc mắc của khán giả để giúp khán giả hiểu rõ hơn về nội dung. Vì thế, kỹ năng trả lời các câu hỏi sau khi thuyết trình cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của buôi thuyết trình. Đã có những bài thuyết trình that bai vì diễn giả không giải đáp thỏa đáng các câu hỏi của người nghe. Để không rơi vào trường hợp trên, ngay từ bây giờ, bạn nên rèn luyện cho mình phong thái và cách trả lời các câu hỏi thật tự tin và chuyên nghiệp. Hãy đảm bảo thành công trọn vẹn cho buổi thuyết trình của bạn bằng việc sử dụng các kỹ thuật trên trong quãng thời gian trả lời các câu hỏi từ phía người nghe.
3.5.2. Kỹ năng ứng xử với các tình huông khó trong thuyết trình
Một trong những thách thức khi thuyết trình chính là trả lời câu hỏi của người nghe.
Tuy nhiên một nhà diễn thuyết xuất sắc sẽ biết cách làm chủ tình hình, biến những câu
hỏi khó thành cơ hội khắng định thêm những điều mình muốn nói. Trong vai trò người
thuyết trình, các tình huống, thậm chí là sự cố xảy ra trong quá trình thuyết trình là điều
phỏ biến, đòi hỏi kỹ năng xử lý tình huống và hơn hết là sự đầu tư, chuân bị kỹ lưỡng. Vì
vậy, ngay từ giai đoạn xác định chủ đề, người thuyết trình nên lựa chọn phủ hợp với năng lực, sự hiểu biết của bản thân. Ngoàải ra, hứng thú với chủ đề cũng khiến cho mỗi người có động cơ tìm hiểu thêm nhiều thông tin cho chủ đề.
Với những tình huống khán giả đặt ra rất nhiều câu hỏi và người thuyết trình không đảm bảo thời gian để giải quyết, hãy nhóm các câu hỏi chung vấn đề và trả lời chung, đồng thời xin lỗi vì buộc phải bỏ qua một số câu hỏi và tỏ thái độ kỷ vọng cho một phần làm việc tiếp theo. Riêng với những tình huống khán giả ít hợp tác, không tham gia tích Cực vào phần làm việc chung, người thuyết trình có thê thực hiện một số ĐỢI ÿ Sau:
© _ Trước tiên, tập trung vào nhóm đối tượng hợp tác hơn như những người ngồi ở hàng ghế đầu tiên, những người đang chăm chú lắng nghe.
Nhom LoLa - Lop 21ET Trang
e Người thuyết trình nên di chuyên gần hơn với nhóm khan gia ít chú ý, đặt những câu hỏi mở, câu hỏi đễ nhằm gia tăng sự kết nối giữa bản thân mình và thính giả.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên tăng thêm sự khen ngợi và cảm ơn vì họ đã hợp tác, thể hiện nhiều hơn sự mong đợi được làm việc chung và được nghe họ trả lời.
¢ Linh động thay đổi một số nội dung để phù hợp với đặc điểm tâm lý của khán giả lúc bấy giờ. Để giải quyết tốt tất cả những những tỉnh huống khó này, người thuyết trình nên đảm bảo thực hiện tốt ở bước chuẩn bị cho một bài thuyết trình, đặc biệt là các phương án dự phòng, bao gồm các trò chơi, các câu hỏi, video clip, ... làm phong phú nội dung của buôi thuyết trình và thu hút người nghe.
Nhom LoLa - Lop 21ET Trang