Chi phí có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh của công ty, chi phí xuất hiện trong các công thức tính hiệu quả như lợi nhuận; hiệu suất sử dụng chi phí; sức sinh lợi của chi phí.
Sử dụng hợp lý có hiệu quả nguồn chi phí tức là làm cho chi phí bỏ ra thu được kết quả lớn hơn số đã bỏ ra, từ đó hiệu quả kinh doanh sẽ tăng.
Xuất phát từ thực trạng kết quả kinh doanh, tổng chi phí của công ty còn rất lớn.
Nội dung của giải pháp
Tổng chi phí công ty hiện nay chia làm 3 khoản lớn (chưa tính đến chi phí khấu hao tài sản): Chi phí trực tiếp (giá vốn hàng bán); chi phí bán hàng, chi phí QLDN
Trong đó, chi phí trực tiếp bao gồm khoản chi phí như sau: + Chi phí nhiên liệu (xăng, dầu)
+ Chi phí cầu phà, bến bãi
+ Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên Chi phí QLDN bao gồm các khoản lớn sau:
+ Chi phí văn phòng (gồm điện, nước, văn phòng phẩm, báo, ăn trưa…) + Hội nghị và tiếp khách
+ Quảng cáo + Thuê đất
Năm 2011, tổng chi phí kinh doanh của công ty là 12.306 triệu đồng, trong đó chi phí trực tiếp là 11.658 triệu đồng; chi phí bán hàng là 133 triệu đồng; còn lại là chi phí QLDN
Qua tìm hiểu về thành phần của các loại chi phí và mức chi phí trong năm 2011, ta thấy chi phí cần tập trung giảm là chi phí QLDN
Tuy nhiên, vấn đề không phải ở chỗ cần phải giảm tổng chi phí xuống càng nhiều càng tốt. Yêu cầu của việc giảm chi phí đó là: cần phải giảm chi phí vô ích, chi phí không hợp lý, những chi phí bị sử dụng sai mục đích cần phải loại bỏ, ngoài ra cần phải sử dụng tiết kiệm tránh khoản chi lãng phí, dư thừa. Đồng thời cần phải duy trì khoản chi có ích, làm như vậy công ty sẽ không bị rơi vào tình trạng bó hẹp kinh doanh, cắt giảm nhu cầu, và lúc đó khoản chi phí bỏ ra sẽ đem về kết quả lợi nhuận lớn hơn. Ta sẽ đi sâu vào xem xét từng khoản chi phí.
- Đối với chi phí trực tiếp, đây là khoản chi phí biến đổi phụ thuộc số lượng phương tiện vận tải (tàu, xe vận tải đường bộ, máy bay). Trong chi phí trực tiếp,
khoản chi phí xăng dầu luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất, hàng năm công ty phải mở rộng dịch vụ tức là mua thêm Phương tiện vận tải nên tổng chi phí nhiên liệu sẽ tăng lên. Một biện pháp hữu hiệu để giảm chi phí nhiên liệu đó là sử dụng phương tiện hiện đại.
+ Các chi phí, lệ phí qua cầu, bến, phà, bến bãi là chi phí công ty không thể tác động điều chỉnh được, buộc phải chấp nhận, tuy nhiên đó là các chi phí nhỏ không đáng kể.
+ Chi phí bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên cũng giống như chi phí nhiên liệu, sẽ phát sinh tỉ lệ thuận với mức độ hoạt đông và chất lượng của phương tiện. Để giảm khoản chi này một cách hiệu quả là nâng cao ý thức trách nhiệm của người điều khiển phương tiện trong việc giữ gìn bảo quản phương tiện cũng như công tác kiểm tra định kỳ. Ngoài ra chất lượng xe được cải thiện cũng góp phần làm giảm chi phí sửa chửa, bảo dưỡng giảm đi đáng kể. Một việc quan trọng khác không kém đó là quản lý việc sử dụng số tiền công ty chi cho bảo dưỡng phương tiện có đúng mục đích hay không, tránh tình trạng công ty vẫn tốn chi phí nhưng phương tiện vẫn hỏng và xuống cấp.
- Đối với chi phí bán hàng, qua các năm từ 2011 đến năm 2013 có xu hướng giảm, đây là kết quả tốt cho công ty.
- Đối với chi phí QLDN, đây là khoản chi phí có nhiều khoản mục nhất trong đó chiếm hơn 50% chi phí quản lý là tiền lương và các khoản trích theo lương. Để giảm khoản chi này rất khó, liên quan đến lợi ích của người lao động, liên quan đến quy định của nhà nước về lao động. Tuy nhiên, để tăng hiệu quả sử dụng khoản chi đó là bằng việc giảm số lượng lao động gián tiếp, nâng cao năng suất lao động.
Ngoài tiền lương, khoản chi phí văn phòng, chi hội nghị và tiếp khách cũng chiếm 1 khoản lớn. Để sử dụng hợp lý khoản chi phí này công ty cần phải phát động phong trào thi đua tiết kiệm, nâng cao ý thức trong việc sử dụng tài sản chung. Đối với khoản chi không có hóa đơn cần có quy định cụ thể trong mỗi lần chi (chẳng hạn không vượt quá số tiền là bao nhiêu?)
Các chi phí cho quảng cáo, trả tiền thuê đất, tiền lãi ngân hàng, bảo hiểm phương tiện và trách nhiệm dân sự là khoản chi đều đặn trong năm và là khoản chi phí không thể giảm trong năm.
Kết quả của giải pháp
Giả sử trong các năm hoạt động kinh doanh, công ty giảm chi, tiết kiệm được tối đa 20% chi phí QLDN (mức cao nhất của công ty có thể):
ĐVT: đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Tổng chi phí đã trừ chi phí tiết kiệm 11.894.349.998 15.349.292.116 26.558.935.664 Trong đó: Chi phí QLDN 515.424.056 636.252.973 801.536.827 Chi phí QLDN tiết kiệm được
412.339.244,8 509.002.378,4 641.229.461,6
Khi đó hiệu quả sử dụng chi phí sẽ tăng lên đáng kể so với hiệu quả chi phí công ty chưa tiết kiệm được, bảng dưới đây cho ta thấy:
Bảng 3.2. Hiệu quả sử dụng chi phí tiết kiệm
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
1. Doanh thu 14.512.629.014 19.446.923.048 32.476.361.489