2.1. Giới thiệu về công ty TNHH tin học Việt Sơn
2.1.4. Tổ chức kế toán của Công ty
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán.
a.Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
Hình thức kinh doanh chủ yếu của Công ty là mua bán, sữa chữa thiết bị viễn thông, máy vi tính và linh kiện, điện thoại, thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm,cung cấp dịch vụ bưu chính – viễn thông. Do vậy khối lượng công việc không nhiều nên bộ máy kế toán của Công ty hết sức đơn giản, gọn nhẹ và được tổ chức theo hình thức tập trung. Theo hình thức này toàn bộ công tác kế toán được thực hiện hoàn tất trong phòng kế toán của Công ty.
b. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Tin học Việt Sơn Kế toán trưởng
trưởngtrư
c. Nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận.
- Kế toán trưởng: Điều hành chung hoạt động của phòng. Chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán. Ký duyệt các chứng từ ban đầu, chứng từ ghi sổ theo quy định. Cùng với giám đốc phân tích tình hình hoạt động kinh tế, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Kế toán tổng hợp: Lập các chứng từ ban đầu, các chứng từ ghi sổ chi tiết. Cập nhật chứng từ vào các sổ chi tiết theo quy định. Theo dõi, kiểm kê kho, cửa hàng và ký sổ chi tiết hàng hoá, sổ quỹ cuối mỗi tháng.
- Kế toán thanh toán: Theo dõi vốn bằng tiền các loại. Theo dõi và đối chiếu thanh toán tiền hàng với từng đối tượng mua bán hàng hoá của Công ty. Hàng ngày báo cáo số dư tiền gửi và lập kế hoạch vay, trả nợ ngân hàng cũng như khách hàng.
- Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt, thực hiện các nhiệm vụ thu chi theo chế độ quy định. Lập sổ và báo cáo quỹ hàng tháng, kiểm kê và đối chiếu sổ quỹ với kế toán chi tiết vào cuối mỗi tháng.
2.1.4.2 Hình thức kế toán: Hình thức sổ sách kế toán của Công ty áp dụng là hình thức “ Chứng từ ghi sổ” và được thực hiện ghi chép trên máy
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Kế toán
tổng hợp
Kế toán thanh
toán
Thủ quỹ
Chứng từ kế toán
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính
* Tại Công ty hiện đang sử dụng các loại sổ sách sau : - Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Cái
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
* Hệ thống báo cáo tài chính - Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính Sổ quỹ
CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiÕt Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số ph
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
- Báo cáo lao động và thu nhập của người lao động
Các báo cáo này là cơ sở để giải trình cho tất cả các hoạt động của một kỳ kế toán.
Ngoài ra để phục vụ cho nhu cầu quản lý kinh tế, tài chính, yêu cầu chỉ đạo,
điều hành của Ban giám đốc, công ty cũng sử dụng một số báo cáo quản trị nội bộ sau:
- Báo cáo doanh thu.
- Báo cáo thu chi tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng.
- Báo cáo về công nợ nội bộ, công nợ với khách hàng, công nợ với người cung cấp.
Các báo cáo trên được lập theo yêu cầu khi cần thiết, chúng đều có ý nghĩa quan
trọng trong hoạt động quản lý kinh tế của công ty. Từ các báo cáo quản trị nội bộ, Ban giám đốc có thể đưa ra những ý kiến kết luận đúng đắn, các quyết định linh hoạt trong các hợp đồng kinh tế, kịp thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
* Quy trình vận dụng kế toán máy
Để bảo đảm cung cấp số liệu chính xác, kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh doanh, tiện kiểm tra hoạt động sản xuất của các đơn vị trực thuộc, công tác kế toán ở Công ty TNHH TM & DV TIN HỌC VIỆT SƠN đã áp dụng phần mềm chương trình kế toán trên máy vi tính. Chương trình cho phép cập nhật số liệu ngay từ các chương trình ban đầu, qua hệ thống chương trình xử lý thông tin sẽ tự động luân chuyển vào hệ thống sổ chi tiết tài khoản, sổ Cái tài khoản, các báo cáo về tình hình công nợ… Đây là chương trình kế toán máy phần mềm kế toán MISA – SME, Phiên bản 7.5 - Phần mềm kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Phần mềm này đó được doanh nghiệp kinh doanh Phần mềm cài đặt và sửa đổi phù hợp với tình hình kế toán tại Công ty. Đối với các nhân viên kế toán, phần mềm kế toán này là một công cụ đắc lực không thể thiếu trong việc tập hợp các hoá đơn chứng từ và trong công việc hạch toán kế toán. Bên cạnh đó, kế toán còn sử dụng các phần mềm khác như Microsoft Word, Microsoft Exel... để lập các báo cáo tổng hợp kế toán như Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ...
Hiện nay với nhiệm vụ và chức năng cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, đồng thời góp phần hiện đại hoá và nâng cao chất lượng công tác quản lý, công tác kế toán ở Công ty TNHH TM & DV TIN HỌC VIỆT SƠN đó được vi tính hoá với chu trình xử lý nghiệp vụ tương đối hoàn thiện.
2.1.4.3 Một số chính sách kế toán toán tại Công ty TNHH TM&DV Tin học Việt Sơn:.
* Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty:
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam.
- Doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai trường xuyên.
Tính giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
- Phương pháp nộp thuế giá trị gia tăng: Thực hiện theo phương pháp khấu trừ thuế.