PHẦN III: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD
Bài 3: Làm việc với bảng trong văn bản
Thiết đặt lề trên trang
Thiết đặt lề trái trang
Thiết đặt lề dưới trang
Thiết đặt lề phải trang
Chọn hướng giấy
Nháy chuột vào nút này để chọn cỡ giấy
Hình 38. Hộp thoại Page Setup
Trong quá trình soạn thảo văn bản, có nhiều lúc chúng ta cần trình bày nội dung trong văn bản dưới dạng bảng. VD: Thời khoá biểu, bảng điểm học sinh, thông tin học sinh ... Microsoft Word có hỗ trợ cho chúng ta tạo bảng trong văn bản và rất nhiều các thao tác làm việc với bảng
1. Tạo bảng:
Khi gọi lệnh, Word sẽ tự động cho xuất hiện một bảng tại vị trí con trỏ văn bản. Do đó muốn cho bảng xuất hiện tại vị trí nào, ta cần phải đưa con trỏ văn bản đến vị trí đó trước khi gọi lệnh tạo bảng.
Ngoài ra để Word xây dựng được bảng đúng theo yêu cầu của người dùng thì người dùng cần phải cho phần mềm soạn thảo biết được mình muốn tạo bảng gồm bao nhiêu hàng và bao nhiêu cột, hay nói cách khác là cho biết số lượng hàng và cột của bảng cần tạo. Trong Word, ta có thể tạo bảng bằng một trong các cách sau:
Cách 1: Dùng bảng chọn Table
1. Chọn Table -> Insert -> Table: Xuất hiện hộp thoại Insert Table
2. Sau thiết đặt các thông số xong, nháy nút OK
Cách 2: Dùng nút lệnh Insert Table trên thanh công cụ chuẩn
Nháy chuột vào nút lệnh Insert Table trên thanh công cụ chuẩn -> Xuất hiện một bảng chọn mở rộng. Di chuột sang phải để chọn số cột, sang trái để chọn số hàng cho bảng cần tạo -> Nháy chuột
Cách 3: Dùng nút lệnh Draw Table
Nháy chuột vào nút lệnh Table and Borders trên thanh công cụ chuẩn -> Nháy chuột vào nút lệnh Draw Table trên thanh công cụ Table and Borders -> Đưa con trỏ chuột vào vùng soạn thảo và vẽ từng ô của bảng tương tự như vẽ bảng trên giấy
2. Các thao tác với bảng:
Bảng được Word tự động tạo mặc định độ rộng của các cột bằng nhau. Tuy nhiên, trong thực tế không phải lúc nào cũng vậy, trong một bảng có thể tồn tại một số cột có độ rộng lớn hơn các cột khác Người soạn: Phan Hoàng Phương
Chọn số hàng cho bảng Chọn số cột cho bảng
Hình 39. Hộp thoại Insert Table
Nút lệnh Insert Table
Tạo bảng gồm 4 cột 2 hàng
Hình 40. Tạo bảng bằng nút lệnh Insert Table
hay có những ô trong bảng khác số lượng cột và hàng khác với các ô còn lại. Để biến đổi bảng mà Word tạo mặc định về các dạng bảng như vậy, ta cần thực hiện các thao tác sau đây:
a. Chọn một đối tượng trong bảng:
- Để chọn một ô trong bảng ta có thể nháy chuột và ô đó hoặc đưa con trỏ về phía bên trái của ô cho đến khi xuất hiện dấu mũi tên ta nháy chuột
- Để chọn các ô trong một hàng đưa chuột về đầu hàng và nháy đúp chuột
- Để chọn các ô trong một cột đưa chuột lên đầu cột cho đến khi xuất hiện dấu mũi tên ta nháy chuột
- Để chọn nhiều đối tượng liên tiếp ta chọn đối tượng đầu tiên sau đó rê chuột đến đối tượng cuối cùng
- Để chọn nhiều đối tượng không liên tiếp ta chọn đối tượng đầu tiên, nhấn giữ phím Ctrl và chọn từng đối tượng còn lại
Để nhập văn bản vào một ô nào đó trong bảng, ta nháy chuột vào ô đó trước khi nhập vào từ bàn phím
a. Thay đổi độ rộng hàng, cột:
Để thay đổi độ rộng hàng, cột ta cần thực hiện như sau:
Đưa chuột đến các đường biên của hàng, cột cần thay đổi độ rộng cho đến khi xuất hiện dấu biểu thị việc di chuyển qua trái, phải hay lên, xuống, nháy chuột và rê chuột đến vị trí cần đặt đường biên mới
b. Chèn thêm hoặc xoá ô, hàng, cột:
- Chèn thêm hàng, cột vào bảng:
Trước khi chèn ta cần phải cho Word biết được hàng, cột cần chèn vào sẽ đứng bên cạnh hàng, cột nào đã có ttrong bảng bằng cách chọn các hàng, cột đó. Các thao tác chèn hàng, cột sẽ lần lượt như sau:
1. Chọn hàng, cột đứng bên cạnh hàng, cột được chèn vào
2. Chọn Table -> Insert: Xuất hiện một bảng chọn mở rộng như hình 41, nháy chuột vào một trong các lệnh phù hợp với yêu cầu người dùng
.
- Xoá ô, hàng, cột:
1. Chọn ô, hàng, cột cần xoá
2. Chọn Table -> Delete: Xuất hiện một bảng chọn mở rộng như hình 42, chọn Table nếu muốn xoá cả bảng, chọn Columns nếu muốn xoá cột, chọn Rows nếu muốn xoá hàng, chọn Cells nếu muốn xoá ô
c. Tách một ô thành nhiều ô:
1. Chọn ô cần tách
2. Chọn Table -> Split Cells: Hộp thoại Split Cells xuất hiện để người dùng nhập số lượng hàng và cột để tạo bảng từ ô cần tách
Chèn cột vào phía bên trái, bên phải của cột được chọn
Chèn hàng vào phía bên dưới, bên trên của hàng được chọn
Hình 41. Chèn hàng, cột
Hình 42. Xoá ô, hàng cột
3. Nháy OK
d. Gộp nhiều ô thành một ô:
1. Chọn các ô cần gộp, chú ý là các ô cần gộp lại phải là các ô liên tiếp với nhau 2. Chọn Table -> Merge Cells
e. Định dạng văn bản trong ô:
Để định dạng văn bản trong một ô, trước hết ta phhải chọn ô đó. Các lệnh định dạng ký tự của văn bản trong ô cũng tương tự như định dạng ký tự trong văn bản đã trình bày ở trên. Ta có thể căn chỉnh lề của văn bản trong phạm vi ô chứa nó dưới các dạng khác nhau bằng cách nháy chuột phải chọn Cell Alignment -> nháy chuột vào một trong các biểu tượng nằm trong bảng chọn mở rộng
f. Kẻ đường biên và đường lưới cho bảng:
Sau khi tạo bảng, Word sẽ mặc định kẻ đường biên, đường lưới cho bảng dưới dạng nét liền mảnh. Đường biên là đường bao quanh bảng, đường lưới là đường ngăn cách giữa các ô trong bảng.
Tuy nhiên, để văn bản được sinh động hơn, để làm nổi bật những nét quan trọng trong một bảng, ta nên tạo các đường biên và đường lưới trong bảng một cách đa dạng, phong phú hơn.
Sau khi chọn xong đối tượng cần tạo đường biên, đường lưới ta thực hiện lần lượt như hình sau:
Người soạn: Phan Hoàng Phương
Nhập số lượng cột
Nhập số lượng hàng
Hình 43. Hộp thoại Split Cells
Bảng chọn mở rộng
Hình 44. Định dạng văn bản trong ô
Sau đây sẽ giới thiệu thêm một thanh công cụ mà trên đó bao gồm hầu như tất cả các nút lệnh liên quan đến các thao tác xử lý bảng và vẽ đường biên, đường lưới đó là thanh công cụ Tables and Borders. Để làm xuất hiện thanh công cụ Tables and Borders ta chọn View -> Toolbars -> Tables and Borders
3. Sắp xếp dữ liệu trong bảng:
Có thể sắp xếp các hàng của một bảng theo thứ thự tăng dần hay giảm dần của các số liệu trong một cột nào đó. Trong một bảng, cột đầu tiên được mặc định có tên là column 1, cột thứ 2 có tên là column 2 ... Để sắp xếp một bảng sau khi đã chọn bảng đó, ta chọn Table -> Sort: Hộp thoại Sort xuất hiện như hình 47