PHẦN III: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD
Bài 4: Một số chức năng soạn thảo nâng cao
Với những kỹ năng vừa trình bày ở trên, ta đã có thể tạo và chỉnh sửa văn bản ở một mức tương đối đẹp và hoàn chỉnh rồi. Tuy nhiên, trong công việc của mình, có nhiều lúc ta còn gặp phải những loại văn bản mà với việc dùng các kỹ năng cơ bản ở trên khó mà trình bày cho đẹp và sinh động được.
Do đó, trong bài này chúng ta cùng thảo luận về một số chức năng soạn thảo nâng cao mà Word cung cấp:
1. Tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu và số thứ thự:
Có nhiều trường hợp chúng ta cần trình bày văn bản dưới dạng một danh sách liệt kê. VD: Danh sách học sinh, danh sách công việc trong tuần ... Danh sách liệt kê thường có hai dạng cơ bản: Có thứ thự và không có thứ tự (các thành phần trong danh sách ngang bằng với nhau). Thông thường, với
1. Chọn Format -> Borders and Shading
2. Chọn trang Borders
3. Chọn kiểu tô
4. Chọn kiểu đường biên 5. Chọn màu đường biên
6. Chọn độ đậm đường biên
7. Chọn biên cần tô
8. Nháy OK
Hình 45. Hộp thoại tạo đường biên
Hình 46. Thanh công cụ Tables and Borders
Chỉ định cột dùng để sắp xếp
Chọn kiểu dữ liệu của cột tương ứng tham gia sắp xếp
Sắp xếp theo chiều tăng dần
Sắp xếp theo chiều giảm dần
Hình 47. Hộp thoại Sort
dạng danh sách có thứ tự ta thường dùng các ký hiệu có thứ tự để đặt trước các thành phần trong danh sách, trong Word ta gọi là danh sách liệt kê dạng số thứ tự. Đối với danh sách dạng không có thứ tự, ta thường dùng một loại ký hiệu để đặt trước các thành phần, trong Word ta gọi là danh sách liệt kê dạng ký hiệu.
Các khái niệm cơ bản:
Ký tự Từ Câu Dòng Đoạn văn
Mục tiêu
1. Phát hiện và bồi dưỡng học sinh giỏi 2. Góp phần nâng cao chất lượng dạy và học 3. Đẩy mạnh phong trào thi đua học tốt trong toàn trường
Để tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu và hay số thứ tự ta thực hiện lần lượt các thao tác sau:
1. Chọn phần văn bản cần tạo danh sách
2. Chọn Format -> Bullets and Nubering: Hộp thoại Bullets and Nubering xuất hiện (Hình 50)
3. Chọn trang Bulleted nếu muốn định dạng danh sách theo kiểu ký tự và trang Nubered nếu muốn định dạng danh sách theo kiểu số thứ tự
4. Trong mỗi cách chọn trên, tiếp tục chọn dạng ký hiệu thể hiện 5. Nháy nút OK
Người soạn: Phan Hoàng Phương
Hình 48. Liệt kê dạng ký hiệuHình 49. Liệt kê dạng số thứ tự
Ngoài ra, ta cũng có thể tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu hay số thứ tự bằng cách nháy chuột vào các nút lệnh Bullets và Numbering trên thanh công cụ. Sau khi đã tạo định dạng cho một danh sách nào đó, nếu muốn bỏ các định dạng ta chọn danh sách đó lại nháy chuột vào một trong hai nút lệnh Bullets hoặc Numbering
2. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn:
Việc tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản là một thao tác được sử dụng nhiều trên các báo và tạp chí. Có hai kiểu tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản là trong lề và ngoài lề (hình 52).
Để tạo chữ cái lớn đầu đoan văn bản, ta thực hiện lần lượt các bước sau:
1. Chọn phần văn bản cần tạo lớn
2. Thực hiện theo thứ tự các bước như hình 53
Chọn trang Bulleted Chọn trang Numbered
Hình 50. Hộp thoại Bulles and Nubering
Nút lệnh Numbering
Nút lệnh Bulleted
Hình 51. Các nút lệnh dùng cho việc tạo danh sách
Hình 52. Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản
1. Chọn Format -> Drop Cap
2. Chọn kiểu
3. Chọn số hàng thả xuông
4. Chọn khoảng cách tới văn bản
5. Nháy OK
Hình 53. Biểu diễn văn bản dưới dạng nhiều cột
4. Định dạng cột:
Trong Word ta có thể biểu diễn một hoặc nhiều đoạn văn bản dưới dạng nhiều cột, đây cũng là một cách biểu diễn ta thường thấy trên các báo và tạp chí
Sau đây là các bước để thực hiện:
1. Chuyển sang chế độ hiển thị Print Layout (Chọn View -> Print Layout) 2. Chọn phần văn bản cần chia cột
3. Thực hiện tiếp theo thứ tự các bước trong hình 54