2.3 Tình huống thực tế về một lô hàng tại Công ty
2.3.2.1 Thời gian thực hiện
Truyền dữ liệu qua mạng hải quan điện tử:
Nhân viên chứng từ sắp xếp các chứng từ và dựa trên thông tin của các chứng từ tiến hành khai báo hải quan điện tử bằng phần mềm ECUS5 – VNACCS của Thái Sơn.
Cụ thể việc khai báo hải quan điện tử đối với lô hàng NK 3 cont 20 feet trên được thực hiện như sau:
Thời gian T/H: Ngày 09/03/2016
Đầu tiên nhân viên SAFI đăng nhập phần mềm hải quan trên máy tính, Chọn Tờ khai hải quan/Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)
Sau đó nhân viên chứng từ nhập đầy đủ các thông tin vào tờ khai theo yêu cầu như:
• Thông tin chung:
- Mã loại hình: A11 (Nhập kinh doanh tiêu dùng).
- Cơ quan hải quan: 02CI (Chi cục HQ CK Cảng Sài Gòn KVI).
- Phân loại cá nhân /tổ chức: 4 (hàng hóa từ tổ chức đến tổ chức) - Mã hiệu phương thức vận chuyển: 2 (đường biển cont).
- Người xuất khẩu: XIAMEN FARCE ALSO TRADE CO.,LTD
Địa chỉ: UNIT 204, NO.48 DONGDU ROAD, HULI DISTRICT, XIAMEN, FUJIAN, CHINA.
- Người nhập khẩu: PHUC LONG CONSTRUCTION MACHINERY., JSC Địa chỉ: FLOOR 3, NO 869 GIAI PHONG STREET, HOANG MAI DIST, HA NOI, VIET NAM
- Số vận đơn: SM1608SMC605.
- Số lượng kiện: 83 PK.
- Tổng trọng lượng: 59,653 KGM.
- Mã địa điểm hàng lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến: 02CIS01 (Tổng CT Tân cảng SG).
- Phương tiện vận chuyển: SITC MACAO V.1608S.
- Ngày hàng đến: 08/03/2016.
- Địa điểm xếp hàng: CNXMN (XIAMEN, CHINA).
- Địa điểm dỡ hàng: VNCLI (Cảng CAT LAI, HCM).
- Số lượng cont: 3.
• Thông tin chung 2:
- Phân loại hình thức hóa đơn: A (hóa đơn thương mại).
- Mã phân loại giá hóa đơn: A (giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền).
- Tổng trị giá hóa đơn: 46,591.74 USD.
- Phương thức thanh toán: TTR (điện chuyển tiền).
- Điều kiện giá hóa đơn: CIF (tiền hàng, bảo hiểm và cước phí).
- Mã đồng tiền của hóa đơn: USD (Dola My) - Người nộp thuế: 1 (người XNK)
- Mã xác định thời hạn nộp thuế: D (nộp thuế ngay)
- Phần ghi chú: Hợp đồng số: 417-16/PLC-FAT, ngày 02/03/2016, C/O form E số E163900219240020 ngày 05/03/2016.
• Danh sách hàng:
Sau khi nhập hết nội dung phần Thông tin chung và Thông tin chung 2 thì nhấp nút ghi và tiếp tục nhập các thông tin trong phần Danh sách hàng. Trước khi khai báo hải quan điện tử nhân viên chứng từ SAFI sẽ tạo một file excel “Phuc Long” chứa các thông tin hàng hóa như: tên hàng, mã HS, xuất xứ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, mã biểu thuế NK, mã biểu thuế VAT.
Đến khi khai báo hải quan điện tử phần Danh sách hàng chỉ cần nhập file excel đó vào bằng cách nhấn F6 (nhập danh sách hàng từ file excel), cửa sổ Nhập danh sách hàng từ file excel hiện ra.
Click chuột ô Chọn file EXCEL/ chọn file “Phuc Long”/ chọn thực hiện, hệ thống tự động cập nhật danh sách hàng hóa nhập khẩu vào tờ khai (nếu không tạo file danh
sách hàng ta có thể tự nhập dữ liệu tay). Sau đó kiểm tra lại xem danh sách hàng nhập có đúng và đầy đủ chưa, nếu không có sai sót thì bấm nút ghi (để hệ thống lưu lại dữ liệu).
Tiếp đến do đây là lô hàng nhập khẩu nguyên cont nên hệ thống nhắc nhở ta phải đính kèm danh sách cont. Vì vậy, khi kết thúc phần Danh sách hàng, ta tiếp tục thực hiện thao tác đính kèm file danh sách cont tại mục Thông tin đính kèm (Thông tin chung 2) bằng cách chọn Nghiệp vụ khác/ chọn Danh sách file đính kèm (HYS)/ chọn flie cần đính kèm (file Danh sách cont: có số B/L, số cont, số seal).
Nhân viên khai báo kiểm tra lại tất cả thông tin khai báo không có gì sai sót bấm nút ghi và chọn “Khai chính thức tờ khai (IDC)” bằng chữ ký số của công ty Phúc Long.
Sau đó Hải quan ở cảng Cát Lái sẽ trả về số tờ khai và kết quả phân luồng. Đối với lô hàng này thì số tờ khai là 100769321220 và 100769330540 (vì mỗi tờ khai chỉ tối đa được 50 dòng hàng mà lô hàng trên đến 81 dòng hàng nên hệ thống tự tách thành 2 tờ khai) và kết quả phân luồng là Luồng vàng. Hệ thống tự động tính ra trị giá lô hàng và mức thuế suất chủ hàng phải nộp cho Nhà nước.
- Trả kết quả tờ khai số 100769321220 (1/2)
- Trả kết quả tờ khai số 100769330540 (2/2)
Sau đó, nhân viên chứng từ chọn In thông điệp trả về và in ra Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (thông báo kết quả phân luồng) gửi Cty CP máy công trình Phúc Long xác nhận tờ khai và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế thể hiện trên tờ khai.
Lấy lệnh giao hàng:
Thời gian T/H: Ngày 09/03/2016.
Nhận viên chứng từ đến Hãng tàu SITC mang theo hồ sơ gồm:
- Giấy giới thiệu của công ty - Thông báo hàng đến
- B/L (bản sao)
Nhân viên công ty đưa các chứng từ trên cho nhân viên hãng tàu kiểm tra. Sau khi kiểm tra, đối chiếu, không có sai sót nhân viên hãng tàu SITC cấp D/O cho nhân viên giao nhận và đóng dấu của Hãng tàu lên B/L. Nhân viên giao nhận sẽ đóng phí để lấy D/O, khi nhận được D/O nhân viên giao nhận phải kiểm tra các thông tin trên D/O nếu không có sai sót ký tên xác nhận lên D/O là đã nhận D/O. Tiếp đó nhân viên giao nhận đóng tiền cược cont khi đó nhân viên hãng tàu sẽ cấp Giấy cược cont trên đó có địa điểm trả cont rỗng theo quy định của hãng tàu sau khi KH rút hàng ra khỏi cont.
Đến cảng Cát Lái làm thủ tục thông quan cho lô hàng:
Thời gian: 11/3/2016 – 14/3/2016.
Sau khi kiểm tra Công ty cồ phần máy công trình Phúc Long đã thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước đầy đủ, nhân viên giao nhận tiến hành đăng ký tờ khai hải quan hàng nhập tại cảng Cát Lái. Nhân viên giao nhận lập hồ sơ gồm:
- Giấy giới thiệu của công ty Phúc Long - Tờ khai hải quan điện tử (2 bản chính) - Contract (bản sao)
- Invoice (bản sao) - Packing list (bản sao)
- B/L (bản sao có dấu của hãng tàu) - C/O (bản gốc)
- D/O (bản gốc)
Nhân viên giao nhận mang bộ hồ sơ trên đến cảng Cát Lái làm thủ tục thông quan cho lô hàng. Hải quan tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và tiến hành kiểm tra việc chấp hành luật Hải quan của doanh nghiệp trên hệ thống mạng, kiểm tra việc kê khai trên tờ khai có phù hợp với chứng từ và hàng hóa có thuộc danh mục hàng cấm hay không. Sau đó hải quan ra quyết định thông quan và chuyển qua bộ phận trả tờ khai.
Nhân viên giao nhận sẽ ra phòng chờ và theo dõi trên màn hình hiển thị số tờ khai của mình. Khi số tờ khai hiển thị trên màn hình thì nhân viên giao nhận đến bộ phận trả tờ khai đóng phí và nhận lại tờ khai. Tại đây, Hải quan bộ phận trả tờ khai sau khi kiểm tra sẽ giữ lại một tờ khai và trả lại cho nhân viên giao nhận một tờ khai thông quan có đóng dấu của hải quan vào gốc trên cùng bên phải của trang đầu tiên tờ khai xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát cùng tờ Danh sách cont đủ điều kiện qua khu vực giám sát hải quan.
Sau đó nhân viên giao nhận đến phòng thương vụ nộp D/O, đóng phí nâng cont và lấy phiếu EIR. Đến bộ phận thanh lý Hải quan giám sát bãi nộp 1 bản chính D/O, 1 bản chính tờ khai đã thông quan và phiếu EIR, Hải quan thanh lý bãi kiểm tra đóng dấu xác nhận và trả lại tờ khai cùng phiếu EIR. Nhân viên giao nhận giao các giấy tờ này cho lái xe đi lấy cont chuyển lên xe. Khi lấy cont nhân viên giao nhận phải kiểm tra tình trạng cont, số cont, số seal,…nếu có sai sót, hư hỏng thì phải báo ngay cho
cổng, khi đến Hải quan giám sát cổng, phải trình D/O, phiếu EIR và tờ khai bản chính để hải quan giám sát cổng kiểm tra lần cuối. Lúc này lô hàng được thông quan và chở đến cho chủ hàng tại địa chỉ 420 Tam Bình, Thủ Đức, TpHCM. Khi đến nơi nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng và chuyển giao các chứng từ liên quan cho KH. Khách hàng sau khi kiểm tra hàng hóa không có hư hỏng, mất mát sẽ cùng nhân viên giao nhận ký xác nhận vào Biên bản giao nhận hàng hóa xác nhận công ty đã nhận hàng đầy đủ số lượng, tình trạng kiện hàng không hư hỏng. Sau khi rút hàng ra khỏi cont thì cont rỗng sẽ được vận chuyển đến nơi hãng tàu quy định trên Giấy cược cont là SITC Newport – Depot8 để trả cho hãng tàu. Cont rỗng sau khi hạ bãi sẽ được nhân viên điều độ ký xác nhận lên phiếu hạ cont rỗng, nhân viên giao nhận mang phiếu này đến hãng tàu để lấy lại tiền cược cont. Sau khi hoàn thành trách nhiệm, nhân viên công ty sẽ lập bảng kê khai chi phí gửi KH thanh toán.