Các xã, phường,đơn vị
dự toán thuộc Thành phố KBNN Tỉnh
L u đ 2.2. Quy trình chi ngân sách t i Thành ph
2.2.2.1. Kiểm soát chi ngân sách tại các đơn vị dự toán
Công tác ki m soát chi ngân sách t i các đ n v d toán là ki m soát tuân th ch đ , đ nh mức, tiêu chuẩn và quy ch chi tiêu n i b c a đ n v . Đ i v i k toán, quá trình l p ho c ti p nh n chứng từ cũng chính là quá trình t ki m soát, t ch u trách nhi m.
Năm 2006, thành ph Qu ng Ngãi đã có 31/31 c quan, đ n v (k c UBND 8 ph ng và 2 xã) th c hi n c ch t ch xây d ng quy ch chi tiêu n i b , quy ch qu n lý tài s n công theo Ngh đ nh 130/2005/NĐ-CP c a Chính Ph , Thông t liên t ch s 03/2006/TTLB/BTC-BNV ngày 07/01/2006 c a B Tài Chính, B N i V h ng d n th c hi n Ngh đ nh 130/2005/NĐCP c a Chính Ph quy đ nh ch đ t ch , t ch u trách nhi m v sử d ng biên ch và kinh phí qu n lý hành chính đ i v i các c quan nhà n c. V ki m soát chi, th c hi n theo Thông t s 18/2006 c a B Tài chính h ng d n ch đ ki m
D toán NS c a đ n v
L p k ho ch chi
Chi
Chi NS D toán NS
c a đ n v
L p k ho ch chi
Chi
Chi NS
soát chi đ i v i các c quan nhà n c th c hi n ch đ t ch , t ch u trách nhi m v sử d ng biên ch và kinh phí qu n lý hành chính thay th cho Thông t 81/2002/TT-BTC c a B Tài chính.
Ki m soát chi trong các đ n v khoán ch y u th c hi n ki m soát tuân th các ch đ đ nh mức quy đ nh c a trung ng và đ a ph ng, do th c hi n khoán chi gắn li n v i l i ích tr c ti p nên ch y u là đ n v th h ng ngân sách t ki m soát đ vừa đ m b o nhi m v đ c giao vừa ti t ki m chi v i mức cao nh t.
Qua 4 năm (2006-2009) th c hi n c ch t ch đã thúc đẩy các đ n v tăng quy n t ch trong vi c sử d ng biên ch và kinh phí đ c giao, sắp x p tổ chức b máy tinh gọn, th c hành ti t ki m ch ng lãng phí. V i ph ng thức khoán, th tr ng đ n v ph i t ch u trách nhi m v i vi c ra quy t đ nh chuẩn chi đ đ m b o ti t ki m chi phí trên c s đ nh mức đ c giao, nhằm tăng thêm thu nh p cho cán b công chức trong đ n v .
Tuy nhiên, bên c nh đó có m t s đ n v ch a tuân th các đ nh mức chi tiêu trong quy ch chi tiêu n i b , xây d ng quy ch chi tiêu n i b còn s sài, chi u l gây khó khăn cho công tác ki m soát chi c a KBNN. Vi c quy đ nh ch đ qu n lý tài chính đ i v i đ n v khoán chi và t ch tài chính nh : ch đ báo cáo, hóa đ n, chứng từ ch a có h ng d n rõ ràng, nên g p nhi u lúng túng, gây khó khăn cho vi c qu n lý chi. M t khác, do nh n thức v vi c th c hi n khoán chi hành chính ch a đúng nên th tr ng, k toán m t s đ n v d toán đã không th c hi n t t v ch đ hóa đ n chứng từ, sử d ng phi u thu, hóa đ n n i b m t cách tùy ti n, gây nhi u khó khăn cho vi c ki m soát chi.
Th c hi n theo Ngh đ nh 10/2002/NĐ-CP ngày 16 tháng 01 năm 2002 c a Chính ph v ch đ tài chính áp d ng cho các đ n v s nghi p có thu;
Thông t 25/2005/TT-BTC c a B tài chính v h ng th c hi n Ngh đ nh
10/2002; Thông t 81/2002/TT-BTC c a B Tài chính h ng d n ki m soát chi đ i v i c quan hành chính nhà n c th c hi n khoán biên ch và kinh phí qu n lý hành chính; đ n v th c hi n ch đ tài chính áp d ng cho đ n v s nghi p có thu, UBND Thành ph đã ch đ o các ngành chức năng liên quan tổ chức tri n khai, h ng d n các b c công vi c c th cho các đ n v s nghi p trên đ a bàn.
Năm 2006, đã có 15/45 đ n v đ c giao quy n t ch tài chính, đ n năm 2007 Thành ph có 45/45 đ n v s nghi p th c hi n theo Ngh đ nh 43/2006 c a Chính ph quy đ nh v quy n t ch , t ch u trách nhi m v th c hi n nhi m v , tổ chức b máy, biên ch và tài chính đ i v i đ n v s nghi p công l p; Thông t 71/2006 c a B Tài chính h ng d n th c hi n Ngh đ nh 43/2006; V ki m soát chi thì th c hi n theo Thông t 81/2006 ngày 6 tháng 9 năm 2006 c a B Tài chính.
K t qu đ t đ c là sau khi chuy n sang c ch t ch tài chính, các đ n v đã tích c c khai thác nguồn thu, trên c s quy ch chi tiêu n i b đã ch đ ng sử d ng các nguồn kinh phí theo yêu cầu ho t đ ng, đ m b o chi tiêu hi u qu , ti t ki m. Hầu h t các đ n v đ c giao quy n t ch tài chính đ u ch đ ng sắp x p lao đ ng theo h ng tinh gọn, có k ho ch b trí lao đ ng có trình đ nghi p v chuyên môn phù h p v i nhu cầu c a đ n v mình.
V i nh ng nổ l c sắp x p tổ chức b máy h p lý, khai thác nguồn thu, ti t ki m chi mà trong nh ng năm qua, ngoài vi c dành m t kho n kinh phí h p lý đ trích l p các quỹ theo quy đ nh, các đ n v đã t o đ c nguồn thu nh p tăng thêm cho cán b , viên chức bình quân từ 150-250 ngàn đồng/ng i/
tháng.
Trên c s d toán thu, chi đã đ c c quan thẩm quy n quy t đ nh giao quy n t ch tài chính, các đ n v đã ch đ ng chi th ng xuyên và chi cho ho t đ ng thu s nghi p m t cách có hi u qu , đ m b o đáp ứng nhi m v
đ c giao trên c s th c hành ti t ki m ch ng lãng phí. Thông qua vi c xây d ng quy ch chi tiêu n i b t i đ n v đã tăng c ng nh n thức trách nhi m, quy n l i c a mình, th c hi n t t các quy đ nh v qu n lý, sử d ng kinh phí.
Song, các đ n v còn lúng túng trong vi c xây d ng các quy ch , đ a ra các đ nh mức chi tiêu không phù h p v i quy đ nh hi n hành, gây khó khăn cho c quan tài chính và KBNN trong công tác ki m soát chi. Hầu h t các đ n v d toán tr c thu c Thành ph xây d ng quy ch chi tiêu n i b còn quá s sài, ch y u đ đ i phó v i s ki m soát chi c a KBNN.
Tổ chức b máy k toán và trình đ cán b làm công tác k toán còn h n ch , nên ch a đáp ứng đ c yêu cầu khi đ n v chuy n sang c ch t ch , t ch u trách nhi m v biên ch và kinh phí qu n lý hành chính.
Trong các đ n v t ch tài chính hi n nay, công tác ki m tra, ki m soát k toán do k toán tr ng (ho c ph trách k toán) tr c ti p đ m nh n. Công vi c ki m tra n i b do b ph n k toán tổng h p ti n hành trong quá trình tổng h p s li u từ các b ph n có liên quan, m i phần hành công vi c, nhân viên k toán tr c ti p ki m tra tr c khi ghi sổ k toán. Tuy nhiên, trình đ ki m tra k toán c a cán b nhân viên k toán còn nhi u h n ch , vì th đã gi m nhẹ chức năng ki m tra, ki m soát c a k toán. Vi c ki m tra n i b không th ng xuyên đã gây nh h ng tr c ti p đ n vi c tính toán và th c hi n các tiêu chuẩn, ch đ , đ nh mức đ n v , đ c bi t khi áp d ng ch đ khoán chi. Do đó, hi u qu và tính khách quan c a công tác ki m tra, ki m soát k toán không cao. Hầu h t các đ n v ch a xây d ng quy ch ki m soát n i b , không có k ho ch ki m tra n i b nên trong vi c ghi chép k toán còn có tr ng h p chứng từ không đ c ki m tra tính h p pháp, h p lý c a nghi p v kinh t phát sinh. Vi c l p chứng từ, ghi chép h ch toán ban đầu còn nhi u sai sót, không đầy đ d n đ n s li u ph n ánh vào các sổ k toán có liên quan không đ m b o tính pháp lý.
2.2.2.2. Kiểm soát của Kho bạc nhà nước tỉnh
Hi n nay, t nh Qu ng Ngãi có 14 đ n v hành chính c p huy n (thành ph Qu ng Ngãi và 13 huy n), nh ng ch có 13 KBNN huy n tr c thu c KBNN t nh, riêng thành ph Qu ng Ngãi nhi m v qu n lý quỹ ngân sách do KBNN T nh đ m nh n.
Công tác ki m soát chi t i KBNN t nh Qu ng Ngãi trong th i gian qua căn cứ nguyên tắc: t t c các kho n chi ph i đ m b o có trong d toán NSNN đ c phân bổ; đúng ch đ , tiêu chuẩn, đ nh mức do c p có thẩm quy n quy đ nh và đã đ c th tr ng đ n v sử d ng NSNN ho c ng i đ c y quy n chuẩn chi.
a. Đi u ki n c p phát, thanh toán
KBNN ch th c hi n chi tr , thanh toán các kho n NSNN khi có đ các đi u ki n sau:
* Đã có trong dự toán chi NSNN được giao trừ các trường hợp:
- D toán và ph ng án phân bổ d toán NSNN ch a đ c c quan nhà n c có thẩm quy n quy t đ nh ho c ph i đi u ch nh d toán NSNN theo qui đ nh.
- Chi từ nguồn tăng thu so v i d toán NSNN đ c giao và từ nguồn d phòng NSNN theo qui đ nh c a c p có thẩm quy n đ khắc ph c h u qu thiên tai, h a ho n…; các kho n chi đ t xu t ngoài d toán đ c duy t nh ng không th tr h n đ c.
- Chi ứng tr c d toán NSNN năm sau.
* Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức:
Đ nh mức tiêu chuẩn chi là gi i h n t i đa các mức chi tiêu cho m t m c đích c th c a đ n v sử d ng NSNN đ c c quan chức năng có thẩm quy n ban hành. Đ nh mức tiêu chuẩn chi là căn cứ quan trọng đ l p k ho ch d toán chi NSNN hàng năm và là căn cứ đ ki m soát chi NSNN.
Đ nh mức tiêu chuẩn chi sử d ng chung trong ph m vi toàn qu c là nh ng đ nh mức do c quan chức năng có thẩm quy n ban hành áp d ng chung cho t t c các t nh, thành ph trong c n c. Hi n nay, KBNN t nh Qu ng Ngãi căn cứ vào Đ nh mức phân bổ d toán chi th ng xuyên ngân sách đ a ph ng năm 2007, đ c UBND T nh ban hành theo Quy t đ nh s 64/2006/QĐ-UBND ngày 26/10/2006, đ ki m soát khi c p phát, thanh toán cho đ n v sử d ng ngân sách. Nh ng kho n chi ch a có tiêu chuẩn đ nh mức do c quan có thẩm quy n qui đ nh thì KBNN căn cứ vào d toán đ c c quan c p trên tr c ti p c a đ n v sử d ng ngân sách phê duy t làm căn cứ đ ki m soát.
* Đã được chuẩn chi:
Chuẩn chi là đồng ý chi, cho phép chi ho c quy t đ nh chi trong qu n lý và đi u hành NSNN. Khi thẩm đ nh hồ s thanh toán, KBNN ph i ki m soát vi c quy t đ nh chi c a ch tài kho n đ i v i b t kỳ kho n chi nào hay gọi là ki m tra l nh chuẩn chi. Thẩm quy n chuẩn chi ph i là ng i đứng đầu các c quan, đ n v ho c ng i đ c y quy n (gọi chung là ch tài kho n) đã đ c c quan nhà n c có thẩm quy n phê duy t. T t c các ch tài kho n ph i đăng ký ch ký bằng tay, m u d u c a c quan, đ n v và các văn b n pháp lý chứng minh quy n l c (quy t đ nh đ b t, văn b n uỷ quy n) v i KBNN t nh.
Đ i v i các kho n chi đ c c quan tài chính c p phát bằng hình thức d toán kinh phí thì l nh chuẩn chi là “Gi y rút d toán kinh phí ngân sách kiêm lĩnh ti n m t” ho c kiêm chuy n kho n c a đ n v sử d ng ngân sách.
Trên gi y rút ph i ghi rõ ràng, đầy đ các y u t theo đúng m u qui đ nh.
Đ i v i các kho n chi đ c c quan tài chính c p tr c ti p bằng “L nh chi ti n” thì c quan tài chính có nhi m v ki m tra, ki m soát n i dung, tính ch t c a từng kho n chi đ m b o các đi u ki n c p phát NSNN theo qui đ nh.
KBNN có trách nhi m thanh toán, chi tr cho đ n v sử d ng NSNN theo n i dung ghi trong “L nh chi ti n”c a c quan tài chính.
* Có đủ hồ sơ chứng từ thanh toán: M i kho n chi đ u ph i l p theo m u chứng từ qui đ nh và hồ s chứng từ thanh toán kèm theo ph i đ m b o tính h p pháp, h p l . KBNN có trách nhi m ki m tra tính h p pháp, h p l đó tr c khi thanh toán, chi tr kinh phí NSNN cho đ n v sử d ng.
b. Hình thức chi tr , thanh toán NSNN * Chi trả, thanhtoán theo dự toán
- Đ i t ng chi tr , thanh toán theo d toán NSNN từ KBNN gồm:
Các kho n chi th ng xuyên trong d toán đ c giao cho các c quan, đ n v sau: C quan hành chính nhà n c (HCNN); Các đ n v s nghi p;
Các tổ chức chính tr- xã h i (CTXH), chính tr xã h i - ngh nghi p, tổ chức xã h i- ngh nghi p đ c NSNN h tr kinh phí th ng xuyên; Các Tổng công ty nhà n c đ c h tr th c hi n m t s nhi m v th ng xuyên theo quy đ nh c a pháp lu t.
- Qui trình chi tr , thanh toán theo d toán từ KBNN:
Khi có nhu cầu chi, đ n v sử d ng NSNN l p gi y rút d toán NSNN kèm theo các hồ s , chứng từ có liên quan gửi KBNN n i giao d ch đ làm căn cứ ki m soát, thanh toán. KBNN ki m tra, ki m soát các hồ s thanh toán c a đ n v sử d ng NSNN, n u đ đi u ki n theo qui đ nh thì th c hi n chi tr , thanh toán.
u đi m: Đây là hình thức c p phát NSNN nhi u u đi m đã bám sát d toán chi NSNN đ c duy t c v tổng s cũng nh c c u các nhóm m c chi; t o ch đ ng cho vi c chuẩn chi c a th tr ng đ n v sử d ng NSNN, t o đi u ki n thu n l i cho KBNN, c quan tài chính trong vi c ki m soát, thanh toán, k toán, th ng kê báo cáo chi NSNN, có l i cho vi c sử d ng v n c a NSNN vì ch khi đ n v có nhu cầu chi, th tr ng đ n v chuẩn chi đ
rút d toán kinh phí, khi đó KBNN m i làm th t c xu t quỹ NSNN. Đi u này có nghĩa là tồn quỹ NSNN m i th c s gi m khi đ n v th c hi n chi tiêu. Đây cũng là đi m h t sức quan trọng và có ý nghĩa kinh t r t l n trong qu n lý đi u hành NSNN. Trong khi NSNN còn b đ ng v nguồn thu, c quan tài chính sử d ng d toán kinh phí nh m t công c đ ki m soát luồng ti n ra kh i NSNN đ ch đ ng b trí nguồn đáp ứng nhu cầu chi tiêu c a đ n v .
Nh c đi m:
+ Th i gian chuẩn b d toán không k p th i đ đ m b o đầu năm đ n v cód toán đ c duy t.
+ D toán đ c giao nh ng tồn quỹ ngân sách không đ m b o nên cũng không rút kinh phí đ c.
+ V n còn tồn t i s can thi p c a c quan tài chính vào quá trình chi tiêu c a đ n v sau khi d toán chi đã đ c HĐND các c p phê chuẩn.
* Cấp phát bằng hình thức lệnh chi tiền - Đ i t ng th c hi n chi tr :
Chi cho các doanh nghi p, các tổ chức KT-XH không có quan h th ng xuyên v i NSNN; Chi tr n , vi n tr ; Chi bổ sung từ ngân sách c p trên cho NSNN c p d i và m t s kho n chi khác theo quy t đ nh c a th tr ng c quan tài chính.
C p phát theo l nh chi là m t hình thức c p phát tr c ti p cho đ i t ng th h ng, không bắt bu c nh p vào m t tài kho n đ KBNN qu n lý nh hình thức c p phát theo d toán.
- Trách nhi m c a c quan tài chính, Kho b c nhà n c trong vi c ki m soát thanh toán theo hình thức l nh chi ti n:
+ C quan tài chính ch u trách nhi m ki m tra, ki m soát n i dung, tính ch t c a từng kho n chi, đ m b o các đi u ki n c p phát NSNN theo ch đ
qui đ nh.
+ KBNN th c hi n xu t quỹ NSNN và thanh toán cho đ n v sử d ng NSNN theo n i dung ghi trong l nh chi ti n c a c quan tài chính.
- u, nh c đi m:
+ u đi m: Đáp ứng k p th i khi có nhu cầu chi c p bách. M t khác khi ti n đ c c p bằng l nh chi ti n vào tài kho n ti n gửi cho đ n v , đ n v có th rút sử d ng ngay khi tồn quỹ ngân sách không đ m b o.
+ Nh c đi m: Ti n c a NSNN đ c chuy n thẳng vào tài kho n ti n gửi c a đ n v d toán, làm tồn quỹ NSNN gi m đi, trong khi đ n v l i ch a sử d ng ngay s ti n đ c c p đó. Đi u này m t m t gây căng thẳng gi t o cho quỹ NSNN; M t khác, KBNN r t khó ki m tra, ki m soát quá trình chi tiêu c a đ n v d toán.
* Ghi thu - ghi chi NSNN
- Đ i t ng áp d ng: Áp d ng cho các kho n thu chi đ l i cho đ n v (ch y u là các đ n v s nghi p có thu), các kho n thu chi vi n tr , thu bằng ngày công lao đ ng, phí l phí....KBNN căn cứ l nh chi ti n c a c quan tài chính h ch toán ghi thu, ghi chi NSNN và ch u trách nhi m ki m soát các kho n ghi chi này.
C p phát bằng hình thức ghi thu- ghi chi là bi n pháp giao quy n ch đ ng cho các đ n v s nghi p có thu đ c sử d ng nguồn thu đ l i, không ph i n p ngân sách mà t cân đ i sử d ng theo d toán đ c duy t nhằm đáp ứng k p th i nhu cầu chi c a đ n v . Đ nh kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm đ n v làm th t c quy t toán kèm hồ s , chứng từ cho c quan tài chính tr c ti p ki m soát chi và chuy n sang KBNN th c hi n ghi thu- ghi chi ph n ánh vào thu- chi NSNN.
C p phát bằng hình thức ghi thu- ghi chi t o đi u ki n cho đ n v s nghi p có thu ch đ ng trong vi c qu n lý, đi u hành ngân sách c a đ n v .
Tuy nhiên, hình thức c p phát này không ph n nh k p th i vào NSNN, th ng th c hi n vào th i đi m cu i năm công vi c dồn nhi u do đó ch t l ng ki m soát chi không b o đ m.
c. K t qu ki m soát chi ngân sách Thành ph giai đo n 2006-2009 c a KBNN t nh Qu ng Ngãi
* Đ i v i kho n chi cho ho t đ ng th ng xuyên
Chi cho ho t đ ng th ng xuyên đ c KBNN th c hi n ki m soát tính tuân th gi a hồ s chi v i d toán đầu năm đ c phân bổ, theo 4 nhóm m c chi, đó là: chi cho con ng i; chi nghi p v chuyên môn; chi mua sắm trang thi t b làm vi c, sửa ch a TSCĐ; các kho n chi th ng xuyên khác. Ngoài d toán năm đ c giao (gửi m t lần vào đầu năm), gi y rút d toán bằng ti n m t hay chuy n kho n, gi y y nhi m chi, uỷ nhi m thu. Tuỳ theo tính ch t c a từng kho n chi, các hồ s chứng từ thanh toán bao gồm:
- Đối với các khoản chi cho con người:
+ B ng đăng ký biên ch , quỹ l ng đã đ c c quan nhà n c có thẩm quy n phê duy t (gửi lần đầu).
+ Danh sách nh ng ng i h ng l ng và ph c p l ng (gửi lần đầu) + B ng tăng, gi m biên ch và quỹ l ng đ c c quan nhà n c có thẩm quy n phê duy t (n u có).
+ H p đồng lao đ ng (đ i v i kho n chi thuê ngoài lao đ ng) - Đối với khoản chi nghiệp vụ chuyên môn:
Căn cứ vào nhóm m c chi nghi p v chuyên môn trong d toán đ c duy t, KBNN ki m soát tuân th ch đ tiêu chuẩn, đ nh mức cho từng lĩnh v c kèm theo hồ s , chứng từ, hóa đ n có liên quan.
- Đối với các khoản chi mua sắm đồ dùng, trang thiết bị, phương tiện, dụng cụ làm việc:
+ D toán chi NSNN năm đ c duy t ho c đi u ch nh (n u có).
+ H p đồng kinh t v i đ n v gia công ho c đ n v cung c p hàng hoá + Tr ng h p mua sắm tài s n có giá tr từ 100 tri u đồng tr lên ph i thông qua đ u thầu thì hồ s , văn b n gi y t gồm: Quy t đ nh thành l p h i đồng đ u thầu; qui ch đ u thầu, mức giá thầu, b ng đi m (n u có); hồ s c a các đ n v d thầu, biên b n đ u thầu; k t qu đ u thầu đ c c quan qu n lý c p trên có thẩm quy n phê duy t; h p đồng kinh t v gia công s n xu t, mua bán hàng hoá.
+ Tr ng h p mua sắm tài s n có giá tr nh h n 100 tri u đồng không ph i đ u thầu hồ s chứng từ gồm: Các phi u báo giá c a đ n v cung c p hàng hoá, d ch v ; hoá đ n bán hàng theo m u c a B Tài Chính phát hành đ c ghi đầy đ các y u t trên hóa đ n nh : Ch ký, mã hi u, qui cách, s l ng, giá c hàng hoá đ c cung c p; H p đồng kinh t v gia công s n xu t, mua bán hàng hoá (n u có).
- Các khoản chi khác:
+ M c 111: Chi thông tin, tuyên truy n, liên l c.
B ng thông báo c c phí c a b u đi n (đi n tho i, fax, thông tin khác);
Các văn b n cho phép thuê bao kênh v tinh, gia công, in n, phát hành s n phẩm vv…; H p đồng kinh t , hoá đ n tài chính, biên b n nghi m thu kh i l ng, ch t l ng các kho n chi; Báo giá c a m t vài đ n v cung c p hàng hoá d ch v (n u là hàng hoá, d ch v không ph i đ u thầu). Đ i v i lo i hàng hoá, d ch v cần ph i đ u thầu thì đ n v sử d ng NSNN ph i gửi đ n KBNN toàn b hồ s đ u thầu nh đã nêu m c mua sắm tài s n.
+ M c 112, 113: Chi h i ngh , công tác phí.
B ng kê các chi phí in n, bồi d ỡng gi ng viên, báo cáo viên, thành phần tham gia h i ngh , s l ng, n i tổ chức h i ngh , ti n thuê phòng, thuê h i tr ng, thuê ph ng ti n v n chuy n và các chi phí khác.