2.4 HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ ĐẠI LÝ BẢO HIỂM CỦA CÔNG TY
2.4.5 Công tác quản lý mạng lưới đại lý bảo hiểm của công ty
2.4.5.1 Công tác tuyển dụng đại lý bảo hiểm.
Mỗi doanh nghiệp đều có khả năng khác nhau trong việc thu hút các trung gian đủ tiêu chuẩn cho kênh phân phối đã chọn của mình. Một số doanh nghiệp không gặp khó khăn gì trong việc tuyển chọn các trung gian phân phối.
Ngược lại cũng có nhiều doanh nghiệp phải khó khăn lắm mới tìm được đủ số trung gian có thể đáp ứng được những tiêu chuẩn mong muốn. Dù dễ hay khó khăn trong việc tuyển chọn các trung gian, những doanh nghiệp cũng phải xác định được các trung gian tốt phải có những đặc điểm nổi bật nào.
Công tác tuyển dụng nhân sự nói chung và công tác tuyển dụng đại lý nói riêng đều gồm hai bước là tuyển mộ và tuyển chọn:
- Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên ngoài tổ chức.
- Tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm được người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ.
- Việc tuyển dụng đại lý được tiến hành dựa theo kế hoạch phát triển đại lý, cụ thể là dựa vào công tác kế hoạch hóa lực lượng đại lý. Vì đại lý phân phối là một lực lượng hết sức đặt biệt nên việc tuyển dụng cũng có vai trò hết sức quan trọng, nếu tuyển dụng đúng người thì đại lý sẽ làm việc lâu dài, hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả công ty, người lao động và ngược lại. Nếu tuyển người không phù hợp
- Qui trình tuyển dụng được tiến hành theo 3 bước:
Bước 1: Thông báo tuyển dụng: Trước khi khi sơ tuyển ít nhất 30 ngày, đơn vị phải thông báo công khai việc tuyển dụng đại lý bằng các hình thức phù hợp với nhu cầu tuyển dụng và điều kiện tại đại phương. Nội dung thông báo tuyển dụng bao gồm:
Tiêu chuẩn, điều kiện dự tuyển, nội dung, địa điểm, hạn nộp hồ sơ để mọi người biết và đăng ký tuyển dụng.
Bước 2: Phỏng vấn người dự tuyển: Công ty/ chi nhánh thành lập hội đồng xét tuyển gồm đại diện lãnh đạo công ty/Chi nhánh, các cán bộ quản lý đại lý và phòng nghiệp vụ để tiến hành phỏng vấn đánh giá:
+ Trình độ giao tiếp, khả năng ứng sử trong công việc.
+ Mức độ hiểu biết kinh tế, xã hội, bảo hiểm, nghề nghiệp đại lý.
Bước 3: Xét tuyển và công bố những người trúng tuyển: Trên cơ sớ kết quả phỏng vấn và xem xét hồ sơ, lý lịch từng người dự tuyển, Công ty/ Chi nhánh xét tuyển và công bố công bố công khai danh sách những người trúng tuyển.
2.4.5.2 Công tác đào tạo đại lý bảo hiểm.
- Đào tạo có vai trò hết sức quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả làm việc cho đội ngũ người lao động trong tổ chức, bởi vì công tác này quyết định tới chất lượng nhân lực của tổ chức.
- Đào tạo được hiểu là các hoạt động học tập nhằm giúp cho người lao động có thể thực hiện có hiệu quả hơn chức năng, nhiệm vụ của mình.
- Theo quy định của luật kinh doanh bảo hiểm thì chỉ những người đã được cấp chứng chỉ hành nghề của công ty bảo hiểm hoặc của hiệp hội bảo hiểm Việt Nam mới được phép làm đại lý phân phối bảo hiểm. Vì vậy, đối với những người mới tham gia làm đại lý cho công ty bảo hiểm thì việc đào tạo và cấp chứng chỉ là bắt buộc. Ngoài việc để tuân thủ theo quy định thì việc đào tạo nghiệp vụ cho đại lý còn nâng cao kỹ năng khai thác sản phẩm bảo hiểm cho đại lý, tạo cơ hội học tập và chứng tỏ sự quan tâm của công ty với đội ngũ khai thác này.
2.4.5.3 Công tác quản lý đại lý.
Trên cơ sở phạm vi công việc đại lý được ủy quyền, các phòng ban công ty/
chi nhánh phải hướng dẫn đại lý thực hiện các chế độ chính sách quản lý sau:
- Quy trình khai thác bảo hiểm
- Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, các điều khoản bảo hiểm, quy tắc bảo hiểm, biểu phí.
- Quy trình giám định, bồi thường.
- Các quy định, hướng dẫn quản lý hóa đơn, ấn chỉ.
- Các quy định, hướng dẫn thanh quyết toán phí bảo hiểm.
- Các quy định, hướng dẫn chi trả hoa hồng.
- Các quy định, hướng dẫn thống kê sổ sách.
- Các văn bản hướng dẫn khác có liên quan.
Các phòng ban quản lý trực tiếp đại lý có nhiệm vụ:
- Nghiên cứu thị trường, định hướng cho đại lý khai thác có hiệu quả với mọi khách hàng.
- Trực tiếp quản lý toàn diện các hoạt động của các đại lý: Tổ chức hoạt động, xây dựng và thực hiện chế độ chính sách cụ thể với từng đại lý.
- Thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động của đại lý về việc chấp hành quy định của nhà nước, của Pjico, đặc biệt là về việc thực hiện các quy trình, quy định khai thác bảo hiểm, quản lý sử dụng hóa đơn ấn chỉ, thu nộp phí bảo hiểm của đại lý để chấn chỉnh kịp thời các sai phạm của đại lý.
Công ty/ Chi nhánh có phòng/ bộ phận quản lý đại lý thực hiện các nhiệm vụ:
- Lập kế hoạch phát triển đại lý, đôn đốc và đánh giá việc thực hiện kế hoạch liên quan đến công việc đại lý.
- Phối hợp cùng các phòng ban quản lý trực tiếp kiểm tra định kỳ việc thực hiện hợp đồng khai thác bảo hiểm của đại lý để đưa ra biện pháp chấn chỉnh kịp thời và hiệu quả.
- Tham mưu cho lãnh đạo Công ty/ chi nhánh ban hành các chính sách liên quan đến công tác quản lý đại lý, kiện toàn phát triển hệ thống đại lý.
- Làm đầu mối tổ chức đào tạo, đào tạo lại đại lý.
- Đề xuất khen thưởng đại lý đạt doanh thu cao. Giải quyết các khiếu nại của đại lý.
- Ngày 05 hàng tháng lập danh sách đại lý mới có đủ điều kiện hoạt động và gửi
- Đánh giá thực hiện công việc của đại lý bảo hiểm nhằm đánh giá hiệu quả làm việc của đại lý, để ra quyết định quản lý đối với đại lý trong thời gian tới xem có nên tiếp tục sử dụng đại lý đó nữa hay không, nâng bậc hay hạ bậc.
- Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động.
- Việc đánh giá thực hiện công việc của đại lý nhằm thực hiện các chương trình thi đua khen thương, đánh giá xếp hạng đại lý. Trong các tiêu chí đánh giá thì doanh thu khai thác là tiêu chí quan trọng nhất, ngoài ra cũng còn căn cứ vào hiệu quả của các hợp đồng khai thác, tỷ lệ khách hàng tái tục, tỷ lệ doanh thu khai thác mới trong tổng doanh thu, ý thức tổ chức kỷ luật, sự đánh giá của đồng nghiệp và cán bộ phụ trách.
2.4.5.5 Công tác xử lý vi phạm trong hoạt động quản lý đại lý của công ty.
Trong quy định của Luật Kinh Doanh Bảo Hiểm, cơ chế ràng buộc cũng như trách nhiệm của đại lý trong hợp đồng bảo hiểm chưa được chặt chẽ và chi tiết, để đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp bảo hiểm trong hoạt động kinh doanh của mình và khách hàng tham gia bảo hiểm, Điều 88, Luật Kinh Doanh Bảo Hiểm quy định:
“Trong trường hợp đại lý bảo hiểm vi phạm hợp đồng đại lý bảo hiểm, gây thiệt hại đến quyền, lợi ích hợp pháp của người được bảo hiểm thì doanh nghiệp bảo hiểm vẫn phải chịu trách nhiệm về hợp đồng bảo hiểm do đại lý bảo hiểm thu xếp giao kết; đại lý bảo hiểm có trách nhiệm bồi hoàn cho doanh nghiệp bảo hiểm các khoản tiền mà doanh nghiệp bảo hiểm đã bồi thường cho người được bảo hiểm”, điều đó đảm bảo quyền lợi cho bên mua bảo hiểm trong trường hợp đại lý bảo hiểm vi phạm, cho nên đòi hỏi các doanh nghiệp bảo hiểm phải thắt chặt cơ chế quản lý đối với đại lý bảo hiểm, cũng như việc tuyển dụng và ký hợp đồng đại lý bảo hiểm.
Đối với vi phạm về hóa đơn
Lập hóa đơn không trung thực giữa các liên, không dúng các nội dung, chỉ tiêu quy định của hóa đơn, mua bán hóa đơn cho các đối tượng khác sử dụng thì đại lý bị xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế tùy theo tính chất, mức độ vi phạm.
Cấp hóa đơn thu tiền của khách hàng bằng tiền mặt nộp về phòng/bộ phận kế toán quá thời hạn quy định (tối đa 05 ngày làm việc) sẽ bị phạt như sau:
Phạt do nộp phí chậm 100.000 đ/01 hóa đơn
Nếu trong thời gian nộp phí mà xảy ra tổn thất sẽ phạt như sau:
- Vi phạm lần đầu: chịu trách nhiệm bồi hoàn 20% ST bồi thường.
- Vi phạm lần hai: chịu trách nhiệm bồi hoàn 50% ST bồi thường.
- Vi phạm lần ba: chịu trách nhiệm bồi hoàn 100% ST bồi thường.
( Lưu ý : số lần vi phạm tính trong thời gian làm việc tại Pjico)
Đối với trường hợp mất hóa đơn:
Căn cứ vào công văn trả lời của cơ quan thuế, kế toán có trách nhiệm thông báo tới đại lý biết và thực hiện theo nội dung công văn.
Đại lý phải chịu trách nhiệm về pháp lý và phải chịu phạt tiền như sau:
- Đối với hóa đơn chưa sử dụng: nếu để mất liên 02 (liên giao cho khách hàng) phạt tiền 500.000đ/01 sêri bị mất.
- Đối với hóa đơn đã sử dụng: nếu để mất liên 02 đã sử dụng phạt tiền 200.000đ/01 sêri bị mất.
- Trường hợp mất nhiều sêri hóa đơn có thể phạt tiền đến 50.000.000 đồng.
Đối với vi phạm về ấn chỉ.
Cấp ấn chỉ không trung thực giữa các liên ấn chỉ, đại lý phải chịu trách nhiệm về mặt tài chính và xử phạt về hành chính
Nếu cấp ấn chỉ không đúng thứ tự về thời gian và số sêri thì đại lý phải chịu trách nhiệm tài chính về hậu quả của việc làm đó và chịu kỷ luật. Nếu có dấu hiệu nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm về hình sự theo quy định của pháp luật.
Nếu để mất ấn chỉ thì đại lý phải chịu trách nhiệm về pháp lý và nộp phạt theo mức cụ thể duới đây:
- Đối với ấn chỉ xe máy: 70.500đ/ 01 sêri bị mất.
- Đối với ấn chỉ ôtô: 500.000đ/ 01 sêri bị mất.
- Đối với ấn chỉ khác: 100.000đ/ 01 sêri bị mất.
Đối với vi phạm báo phát sinh.
Trường hợp đại lý không báo phát sinh mà không chứng minh được do lý do bất khả kháng.
Nếu trong thời hạn không báo phát sinh mà xảy ra tổn thất: chịu trách nhiệm
Nếu trong thời gian không báo phát sinh mà không xảy ra tổn thất sẽ bị phạt như sau:
- Vi phạm lần đầu, lần hai: Bộ phận khai thác ra văn bản nhắc nhở.
- Vi phạm lần ba: phạt 20% tiền phí bảo hiểm không báo phát sinh.
(lưu ý: số lần vi phạm tính trong thời hạn làm việc tại Pjico)
- Vi phạm lần bốn: Bộ phận khai thác ngưng cấp ấn chỉ, chấm dứt hợp đồng đại lý.
Trường hợp đại lý báo phát sinh chậm quá thời hạn quy định 05 ngày làm việc không chứng minh được do lý do bất khả kháng.
Nếu trong thời gian báo chậm phát sinh mà xảy ra tổn thất: chịu trách nhiệm bồi hoàn toàn bộ số tiền bồi thường.
Nếu trong thời gian báo chậm phát sinh mà không xảy ra tổn thất sẽ bị phạt như sau:
- Vi phạm ba lần: Bộ phận khai thác ra văn bản nhắc nhở.
- Vi phạm lần thứ tư: phạt 20% tiền phí bảo hiểm báo phát sinh chậm.
- Vi phạm lần năm: Bộ phận khai thác ngưng cấp ấn chỉ, chấm dứt hợp đồng đại lý.
Đối với vi phạm về thu nộp hóa đơn, ấn chỉ gốc và phí bảo hiểm.
Trường hợp đại lý không nộp hóa đơn, ấn chỉ gốc và phí bảo hiểm theo quy định của Pjico, trong thời gian đó mà xảy ra tổn thất thì phải chịu trách nhiệm về tài chính số tiền bồi thường thuộc trách nhiệm của bảo hiểm. Nếu tái phạm 03 lần Pjico sẽ chấm dứt hợp đồng đại lý.
2.4.5.6 Tạo động lực lao động cho đại lý bảo hiểm.
- Động lực lao động là sự khai khác và tự nguyện của mỗi người lao động để tăng cường nỗ lực nhằm hướng tới việc đạt được các mục tiêu của tổ chức. Tạo động lực có vai trò hết sức quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, giúp tăng cường sức cạnh tranh của tổ chức và giảm bớt sự giám sát.
- Một công ty bảo hiểm chỉ có thể đạt được hiệu quả công việc cao khi có những đại lý làm việc tích cực và sáng tạo. Để có được điều đó thì tạo động lực trong lao động cho đại lý là hết sức cần thiết. Động lực lao động cá nhân là kết quả của rất nhiều nguồn lực trong con người và trong môi trường, điều kiện làm việc. Động lực
lao động là kết quả của sự tác động tổng hợp của nhiều yếu tố như văn hóa tổ chức, cách thức lãnh đạo quản lý, cấu trúc của tổ chức và nhiều yếu tố khác liên quan. Để tạo được động lực cho đại lý thì cán bộ quản lý cần phải biết kết hợp hài hòa các yếu tố đó.
2.4.5.7 Quan hệ lao động giữa công ty bảo hiểm và đại lý bảo hiểm.
- Trong bất cứ công ty bảo hiểm nào, việc thực hiện quan hệ tốt giữa công ty và đại lý đều hết sức quan trọng, nhằm duy trì được đội ngũ đại lý có đủ về số lượng và có chất lượng cao để thực hiện mục tiêu khai thác của công ty đó.
- Hoạt động lao động tập thể sản sinh ra mối quan hệ xã hội giữa người với người. Các mối quan hệ đó liên quan tới lợi ích của tập đoàn người này với tập đoàn người khác có địa vị khác nhau trong toàn bộ quá trình sán xuất và đó chính là quan hệ xã hội.
- Quan hệ lao động giữa công ty bảo hiểm và đại lý bảo hiểm được thiết lập thông qua hợp đồng đại lý bảo hiểm, khác với hợp đồng lao động thông thường. Trong hợp đồng đại lý, xác định quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, tỉ lệ hoa hồng quy định cho mỗi loại nghiệp vụ bảo hiểm mà đại lý khai thác. Đại lý chủ động trong thực hiện công việc, công ty không quản lý trực tiếp về thời gian và tiến độ thực hiện công việc của đại lý chặt chẽ hàng ngày mà chủ yếu quản lý qua doanh thu và các chế độ chính sách nhằm gắn bó đại lý lâu dài với công ty
2.4.5.8 Khuyến khích hoạt động của đại lý:
- Các trung gian phân phối cần phải được khích lệ thường xuyên để họ làm tốt công việc được giao. Các điều khoản mà họ chấp nhận khi tham gia làm đại lý phân phối cho công ty cũng tạo ra một sự động viên nào đó, nhưng cần được bổ sung thêm việc huấn luyện, giám sát và khuyến khích.
- Dựa trên cơ sở hợp tác: Đây là một cách thức quan hệ giữa công ty bảo hiểm với các đại lý phân phối. Trong cách quan hệ này công ty có thể áp dụng những động lực thúc đẩy tích cực như mức hoa hồng, những thoả thuận đặc biệt, tiền thưởng, bớt giá vì hợp tác quảng cáo và tổ chức thi bán hàng.
- Hàng năm công ty phát động các chiến dịch thi đua khai thác vào các dịp lễ lớn, kỉ niệm sự kiện quan trọng của công ty... nhằm tăng doanh thu cho công ty, khích
+ Chương trình thi đua khai thác cho đại lý bao gồm: Thời gian, đối tượng, giải thưởng, chỉ tiêu khen thưởng, nguồn chi phí khen thưởng, các qui định của chương trình...
+ Hết thời gian thi đua, các đơn vị báo cáo số lượng đại lý đạt giải, ý kiến đính giá góp ý của đơn vị. Phòng Quản Lý Đại Lý tổng hợp, báo cáo lãnh đạo công ty về kết quả của chương trình và rút kinh nghiệm cho các chương trình tiếp theo
- Dựa trên cơ sở cộng tác: Trong cách quan hệ này công ty xây dựng một ý niệm rất rõ ràng về những gì mà họ mong muốn ở các trung gian phân phối về mặt bao quát thị trường, tư vấn dịch vụ kỹ thuật và thông tin thị trường.
- Dựa trên cơ sở lập kế hoạch phân phối: Là một cách quan hệ tốt nhất giữa doanh nghiệp với đại lý phân phối. Đó là việc xây dựng một hệ thống Marketing dọc, có kế hoạch được quản trị theo đúng chức năng và kết hợp những nhu cầu của công ty với các trung gian phân phối.