a. Thứ nhất: Về việc lập khoản dự phòng phải thu khó đòi
Bất cứ doanh nghiệp nào cũng mong muốn khách hang khi mua sản phẩm thanh toán ngay hoặc nếu khách hàng chậm thanh toán thì cũng phải đúng hạn, nhưng trên thực tế thì không phải lúc nào cũng như vậy bởi vì có rất nhiều lí do khách hàng không thể thanh toán đúng hạn hoặc đầy đủ trong năm. Và để chủ động trong việc sử dụng vốn kinh doanh cũng như đảm bảo tính thận trọng trong công tác kế toán thì kế toán công ty phải trích trước khoản dự phòng cho khoản nợ có thể đòi chậm hoặc không thể thu hồi được vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Đồng thời công ty phải ra hạn nợ cho khách hàng, nếu đã quá thời hạn mà công ty cho them thời gian trả nợ thì khách hàng phải chịu thêm một khoản lãi suất bằng vay ngân hàng để tránh tình trạng chiếm dụng vốn doanh nghiệp
Để thực hiện điều này kế toán sử dụng tài khoản TK 139 “dự phòng phải thu khó đòi”. Cuối niên kế toán, công ty phải có dự kiến đòi trích trước vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ hạch toán
Kết cấu của TK 139 như sau:
Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xóa các khoản nợ phải thu khó đòi
Bên Có: Số dự phòng nợ phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp
Phương pháp kế toán
Cuối kỳ kế toán năm hoặc giữa niên độ công ty sẽ căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được thì kế toán phải tính để xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi phải trích lập hoặc hoàn nhập
- Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kì kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn được phản ánh vào chi phí. Kế toán ghi:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi
- Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kì kế toán này nhỏ hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi ở kì kế toán trước chưa sử dụng hết thì chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí. Kế toán ghi:
Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642: CPQLDN (hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi)
- Các khoản nợ phải thu khó đòi khi thực sự không đòi được thì phải xóa nợ. Việc xóa nợ phải thu khó đòi phải theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xóa nợ về các tài khoản phải thu khó đòi. Kế toán ghi:
Nợ TK 139: Số nợ xóa sổ đã được dự phòng Nợ TK 642: Số nợ xóa sổ chưa được dự phòng
Có TK 131: Số nợ phải thu của khách hàng được xóa
Có TK 138: Số nợ phải thu của khách hàng chưa được xóa Đồng thời phản ánh vào bên Nợ TK 004: “ Nợ khó đòi đã xử lý”
- Các khoản phải thu sau khi đã quyết định xóa nợ, công ty vẫn phải theo dõi riêng trên sổ sách trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp thu hồi nợ. Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có lien quan đến việc thu hồi nợ, công ty hạch toán vào thu nhập khác:
Nợ TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Có TK 711: Thu nhập khác
Đồng thời ghi vào bên Có TK 004: Số nợ được thu hồi
Ví dụ: Ngày 07/06/2008 Công ty có bảng kê lập dự phòng nợ phải thu khó đòi như sau:
(Đơn vị tiền tệ: 1.000 VNĐ)
Khách hàng Số nợ phải thu
Số có khả năng đòi
Số có khả năng không
đòi được
Số phải lập dự phòng
Công ty TNHH An Bình 70.986 30.000 22.986 22.986
Công ty TNHH An Hà 35.400 20.000 15.400 15.400
Tổng Cộng 106.386 50.000 38.386 38.386
Ngày 25/8/2008 Công ty quyết định xóa nợ sổ khoản nợ khó đòi chưa được lập dự phòng của Công ty TNHH Trường Lộc vì công ty này đã bị phá sản. Số tiền là: 30.450.000 VNĐ
- Kế toán hạch toán như sau:
Bút toán 1:
Nợ TK 139: 30.450.000
Có TK 131: 30.450.000
Bút toán 2:
Đồng thời ghi nhận Nợ TK 004: 30.450.000
b. Thứ hai: Về việc xác định doanh thu kết quả bán hàng cho từng mặt hàng
Nhằm đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý và có quyết định chính xác cho các mặt hàng kinh doanh có lãi thì Công ty cần phải hạch toán chi tiết kết quả bán hàng cho từng sản phẩm sau:
= - -
Cuối tháng kế toán doanh thu của từng mặt hàng sau khi đã tập hợp CPBH và CPQLDN, kế toán tiến hành phân bổ cho từng mặt hàng theo chỉ tiêu sau:
= x
Ví dụ: Tại công ty Cổ Phần Tập Đoàn HIPT trong tháng 4/2009 tổng doanh thu bán hàng là: 5.598.554.000 VNĐ. CPQLDN là 344.195.257 VNĐ. Doanh thu của sản phẩm linh kiện máy tính là 212.400.000 VNĐ, giá vốn là 168.600.000 VNĐ
CPQLKD phân bổ cho sản phẩm linh kiện máy tính là:
x = 13.058.206 VNĐ
* Kết quả bán hàng cho sản phẩm linh kiện máy tính là:
212.400.000 – 168.600.000 – 13.058.206 = 30.741.794 Vậy cuối tháng để biết được kết quả bán hàng của từng sản phẩm linh kiện máy tính,kế toán lập báo cáo của từng sản phẩm như sau:
BÁO CÁO BÁN HÀNG Tháng 4/2009
Đơn vị tính: Đồng
STT Tên hàng hóa SL Đơn vị tính Doanh thu
1 HP Monitor 21
“LCDL1706” (PX849AA)
40 Bộ 212.400.000
2 Chip Core 2 Duo 3.3Ghz (E4500)
20 Bộ 45.300.000
3 Compaq Ram 512MB PC2- 5300 for Dx7800
15 Bộ 43.000.000
... ... ... ... ...
Cộng 5.598.554.0
00
Sau đó kế toán vào báo cáo kết quả bán hàng cuối tháng BÁO CÁO KẾT QUẢ BÁN HÀNG
Tháng 4/2009
STT Tên hàng hóa Doanh thu Giá vốn CPQLDN KQBH
(1) (2) (3) (4) (5) (6) 1 HP Monitor 21
“LCDL1706”
(PX849AA)
212.400.00 0
168.600.00 0
13.058.20 6
30.741.794
2 Chip Core 2 Duo 3.3Ghz (E4500)
45.300.000 ... ... ...
3 Compaq Ram
512MB PC2-
5300 for
Dx7800
43.000.00 0
... ...
.
...