CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN
2.4. Đặc điểm tổ chức phần hành kế toán thanh toán
Chi phí công tác + Tạm ứng :
Lập phiếu đề nghị đi công tác, được phê duyệt của trưởng phòng và trưởng phòng nhân sự, gửi đến phòng tài chính kế toán trước 3 ngày
+ Tất toán công tác phí:
Lập phiếu thanh toán chi phí công tác và các chứng từ liên quan đến phòng tài chính kế toán trước 5 ngày
Các dịch vụ mua ngoài + Tạm ứng chi phí:
Thông báo chi phí tiền điện nước, điện thoại…..kèm theo phiếu xác nhận chi phí + Thanh toán:
Hóa đơn và chứng từ kèm theo nếu có, và phiếu xác nhận chi phí
Thanh toán thuế
+Hợp đồng, vận đơn , packing list ( đóng gói), tờ khai hải quan, hóa đơn, thông báo thuế của hải quan
+ Phiếu xác nhận chi phí
Nhà cung cấp linh kiện phụ tùng + Nhà cung cấp nước ngoài:
Hợp đồng, vận đơn, packing list, tờ khai hải quan, hóa đơn, thông báo thuế của hải quan và phiếu xác nhận chi phí do phòng kế toán lập
+ Nhà cung cấp trong nước:
Phiếu vận chuyển hàng, phiếu nhập hàng, kế hoạch nhập hàng, phiếu xác nhận chi phí do phòng kế toán lập
Nhà cung cấp khác + Tạm ứng chi phí:
Cung cấp RDA cùng đơn đặt hàng cho phòng kế toán ngay sau khi đơn đặt hàng được phê duyệt. Kèm theo phiếu xác nhận chi phí
+ Thanh toán:
Cung cấp RDA và đơn đặt hàng cho phòng kế toán ngay sau khi được phê duyệt;
phiếu nhập kho của Piaggio VN hoặc phiếu vận chuyển hàng của nhà cung cấp; hóa đơn; phiếu xác nhận chi phí
Thanh toán khác
+ Lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội:
Các chứng từ theo yêu cầu từ phòng nhân sự, phiếu xác nhận chi phí + Thanh toán bằng tiền mặt khác
Các chứng từ yêu cầu gửi phòng kế toán trước 5 ngày làm việc của ngày thanh toán, kèm phiếu xác nhận chi phí
=> Tất cả các trường hợp thanh toán đặc biệt không theo quy định phải được xác nhận của trưởng phòng yêu cầu thanh toán và được sự đồng ý của trưởng phòng tài chính kế toán.
b. Tài khoản sử dụng
TK 331: Thanh toán với người bán Có 3 TK cấp 2 là:
+ TK 3311: Thanh toán với người bán nước ngoài (đã nhận hóa đơn) + TK 3312: Thanh toán với người bán trong nước (đã nhận hóa đơn) + TK 3313: Số tiền phải thanh toán khi chưa nhận được hóa đơn
TK 331 - Số tiền trả người bán
- Chiết khấu được hưởng - Hàng mua trả lại
- Bù trừ công nợ phải thu, phải trả - Giảm giá hàng mua
- Số tiền phải trả người bán
- Trừ vào số tiền tạm ứng cho người bán
Dư: số tiền tạm ứng cho người bán Dư: số tiền còn nợ người bán
c. Quy trình hạch toán
Thanh toán khác với người bán
+ Khi nhận được hóa đơn của người bán, kế toán thanh toán kiểm tra các thông tin trên hóa đơn như: tên người bán, địa chỉ, mã số thuế, số tiền đã đúng chưa
+ Kiểm tra chứng từ phụ đính kèm: mặt hàng gì, số lượng bao nhiêu, có khớp với trên hóa đơn không
+ Xem biên bản giao nhận có chữ kí của bên mua chưa ( bộ phận nào sử dụng dịch vụ, nhằm mục đích gì) . Việc kiểm tra này giúp cho kế toán phân bổ đúng chi phí cho từng bộ phận sau này.
+ Lập phiếu xác nhận chi phí
+ Sẽ có một người khác kiểm tra đơn yêu cầu đặt hàng , phiếu ước tính chi phí và hóa đơn. Nếu có chênh lệch thì kế toán sẽ ghi bút toán điều chỉnh
Điều chỉnh tăng:
Nợ TK 627, 642, 641 Nợ TK 133
Có TK 331 Điều chỉnh giảm:
Nợ TK 331
Có TK 627, 642, 641 Có TK 133
+ Lập phiếu thanh toán, thanh toán thông qua hệ thống, thông thường sau 1 tháng sẽ thực hiện thanh toán hóa đơn cho người bán và phụ thuộc vào điều khoản thời hạn thanh toán trong hợp đồng với từng người bán riêng nhưng để tận dụng nguồn vốn của người bán thì sau 1 tháng rưỡi hóa đơn này mới được kế toán viên thanh toán
Sơ đồ17: Trang nhật kí chung sổ thanh toán với người bán khác
Thanh toán với nhà cung cấp linh kiện phụ tùng
Mỗi nhà cung cấp sẽ có một mã code riêng trên hệ thống cùng với mức giá riêng.
Vì doanh nghiệp luôn muốn sản xuất sản phẩm với mức chi phí thấp nhất nên lựa chọn nhà cung cấp nào với mức giá hợp lý là rất quan trọng. Khi đặt hàng, nếu như phần linh kiện đó chỉ có duy nhất một nhà cung cấp thì tỉ lệ đặt hàng sẽ là 100%, còn nếu có nhiều nhà cung cấp thì hệ thống sẽ tự chạy ra tỉ lệ đặt hàng của mỗi nhà cung cấp sau khi được nhập các dữ liệu vào. Đơn đặt hàng gửi tới nhà cung cấp và giao hàng tới công ty. Phiếu giao hàng sẽ được lập làm 3 liên gửi tới phòng kế toán, phòng sản xuất và nhà cung cấp. Còn hóa đơn thường cuối tháng mới nhận được.
Khi nhận được hóa đơn, kế toán thanh toán kiểm tra các thông tin trên hóa đơn cùng với các chứng từ phụ kèm theo. Để từ đó lập phiếu thanh toán. Khi hàng nhập kho và nhập liệu vào hệ thống thì TK 152 được ghi tăng bên Nợ và TK 331 sẽ tăng bên Có.
Với hàng nội địa:
- Khi nhập kho
+ Hàng nhập kho bằng trên hóa đơn:
Tổng gía thanh toán = Lượng nhập kho * Đơn giá + thuế GTGT + Hàng nhập kho lớn hơn hóa đơn:
Tổng giá thanh toán = Giá ghi trên hóa đơn ( phần chênh lệch chờ xử lí kho có hóa đơn)
+ Hàng nhập kho ít hơn hóa đơn, tức là thiếu hàng
Yêu cầu gửi bù cho lần chuyển hàng sau, còn thanh toán thì hoặc là chậm thanh toán tháng này, hoặc giao bổ sung hàng và thực hiện thanh toán ngay, hoặc trừ vào tiền hàng thiếu, số tiền thanh toán bằng giá hóa đơn trừ hàng thiếu
Bút toán: Nợ TK 152 Có TK 3313 - Khi nhận hóa đơn
Nợ TK 3313 Nợ TK 133
Có Tk 3312: tổng giá thanh toán (hàng nội địa)
Xử lý hàng thừa so với hóa đơn:
Ghi đơn Nợ TK 002 (tài sản giữ hộ), khi xử lí số hàng này thì ghi ngược lại Có TK 002
Hoặc:
Ghi: Nợ TK 3313 Nợ TK 133:
Có TK 3312: tổng giá thanh toán
Có TK 3381: giá trị thừa - Khi thanh toán
Nợ TK 3312 Có TK 112
Với hàng nước ngoài
Tổng giá thanh toán = Giá trên hóa đơn ( không có thuế) - Khi nhập kho
Nợ TK 152 Có TK 3313 - Khi nhận được hóa đơn Nợ TK 3313
Có TK 3311 (hàng nước ngoài) - Khi thanh toán
Nợ TK 3311 Có TK 112 Ví dụ:
Ngày 18/5/2010 thanh toán tiền hàng cho công ty THNH Điện cơ SHIHLIN Việt Nam, tổng giá thanh toán là 146.850.000VND trong đó giá chưa thanh toán chưa thuế là 133.500.000 VND, thuế suất thuế GTGT 10% là 13.500.000VND. Hình thức thanh toán bằng chuyển khoản. Hàng đã nhập kho ngày 17/5/2010
Các chứng từ cần thiết là : + Giấy giao hàng
+ Hóa đơn bán hàng
+ Nhật kí chứng từ chung (journal voucher giống sổ cái bình thường nhưng ghi những nghiệp vụ không thường xuyên)
Sơ đồ 18: Giấy giao hàng
Sơ đồ 19: Hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp
Sơ đồ 20: Nhật ký chứng từ chung