2.1. Mục tiêu
LVP hoạch định hoạt động văn phòng để xác định ra mục tiêu của văn phòng nhằm hoàn thành mục tiêu một cách dễ dàng hơn. Hoạch định được hoạt động để duy trì những thông tin cần thiết, cập nhập hóa, chính xác hóa hoạt động, công việc dể thuận tiện tham khảo khi cần thết.
Liên kết phối hợp giữ người với người hay bộ phận này với bộ phận khác để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Tránh mất chi phí và thời gian khi thực hiện hoạt động.
Hoạch định để tránh sự trùng lặp, giẫm chân lên nhau khi làm viêc. Khi hoạch định rõ dàng thì việc phân công công việc cũng dễ dàng và chính xác. Nhân viên trong văn phòng của LVP Bank sẽ biết mình ở vị trí nào và mình phải làm việc gì.
Văn phòng hoạch định hoạt động để giúp cho nhân viên thấy rõ được mục tiêu và hướng đi, tránh sự nhầm lẫn khi không hiểu rõ phải thực như thế nào.
2.2. Quy trình và nội dung hoạch định Bước 1: Tập hợp nhu cầu và mục tiêu
Là quá trình tiếp nhận nhu cầu hỗ trợ từ các phòng khách trong doanh nghiệp và xác định những mục tiêu nhiệm vụ của văn phòng phải làm. Nhu cầu từ các bộ phận mang tính thụ động, cần phải có những giả pháp làm giảm bớt sự thụ động.
Bước 2: Xây dựng bảng mục tiêu
Xác định thứ tự ưu tiên của những mục tiêu và nhiệm vụ, lập danh sách những công việc cần giải quyết cho kế hoạch tới.
Bước 3: Cân đối khả năng và nhiệm vụ
Đánh giá khả năng đáp ứng, lên phương án giải quyết
Cân nhắc với áp lực từ môi trường để chọn giải pháp tối ưu
Phản hồi thông tin với các bộ phận khác để thống nhất biện pháp hành động hay thỏa thuận cách giải quyết.
Bước 4: Lấy ý kiến hoặc trình phê duyệt
Lấy ý kiến của mọi người về mức độ khả thi của bản kế hoạch này. Sau đó, khi được sự nhất trí và có tính khả thi thì mang trình cấp trên phê duyệt.
Bước 5: Xây dựng kế hoạch chính thức
Văn bản hóa những kế hoạch và giải pháp
Đảm bảo tính chính thức của kế hoạch
Đảm bảo tính phù hợp, đáp ứng theo nhu cầu của ngân hàng
Kế hoạch hành chính văn phòng phải ngắn gọn, chính xác và rõ ràng
Bước 6: Trình ký phê duyệt chính thức Trình cấp trên ký để đưa kế hoạch vào thực thi.
Bước 7: Chuyển giao và thực thi kế hoạch
Chuyển giao phải đúng thời điểm và đúng đối tượng có trách nhiemj của các đơn vị, thông báo cho các đối tượng có liên quan
Tiến hành sự phối hợp giữa các bộ phận có liên quan
Luôn giữ thông tin phản hồi để ghi nhận và điều chỉnh kế hoạch cho kịp thời
Bước 8: Đánh giá kết quả thực hiện.
2.3. Tổ chức bộ máy văn phòng
LVP Bank tổ chức bộ máy văn phòng đã đảm bảo được các yếu tố của một phòng hành chính về:
Tinh gọn: tổ chức bộ máy văn phòng gọn gàng, không cồng kềnh, dư thừa tạo điều kiện cho trưởng phòng đi sâu, đi sát hơn trong việc quản lý và điều hành các nhân viên, tiết kiệm chi phí.
Tính hiệu lực: đảm bảo tuân thủ nguyên tắc một thủ trưởng tạo sự thống nhất trong văn phòng, thống nhất trong mệnh lệnh và trách nhiệm của tổ chức, tạo điều kiện cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
Tính linh hoạt: Phòng Hành chính tổng hợp của LVP Bank với cơ cấu tổ chức linh hoạt đã luôn năm bắt và ứng phó kịp thời trước diễn biến của thị trường cùng với sự thay đổi của các yếu tố chính trị, xã hội, thực hiện tốt chức năng tham mưu cho Ban giám đốc trong hoạt động quản lý và điều hành công ty.
2.4. Tổ chức nhân sự văn phòng
Phòng Hành chính tổng hợp được thiết kế năng động, nhân viên được tinh giảm tối đa với cơ cấu nhân sự gồm 8 người.
Trưởng phòng
Nhân viên văn phòng Phó phòng
Chức năng, nhiệm vụ của mỗi người được quy định rõ ràng cho từng chức danh cụ thể như sau:
Trưởng phòng Hành chính tổng hợp: là người chỉ đạo và chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ các hoạt động của văn phòng.
Phó phòng Hành chính tổng hợp: Là người giúp trưởng phòng giải quyết những công việc như:
Giúp trưởng phòng theo dõi, báo cáo tình hình thực hiện công tác tuần, tháng, quý, năm.
Thực hiện chế độ, chính sách cho cán bộ, nhân viên trong ngân hàng.
Chỉ đạo nhân viên thực hiện công tác văn phòng.
Triển khai công việc được trưởng phòng phân công.
Đón tiếp khách, tổ chức hội nghị, các cuộc họp lãnh đạo.
Nhân viên văn phòng: là người thực hiện các công việc sau:
Đánh máy các loại công văn theo yêu cầu của lãnh đạo.
Thực hiện các công việc từ trên xuống.
Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ.
Lên bảng lương, thưởng hàng tháng.
Công tác quản lý tài sản trang thiết bị.
Quản lý hồ sơ nhân sự.