Với quy mô như hiện nay công vận dụng hình thức kế toán tập trung. Các nhân viên kế toán tập trung về một phòng coi là phòng kế toán tài vụ có chức năng giúp giám đốc về lĩnh vực kế toán tài chính, theo dõi tình hình kiểm tra và thực hiện chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính.
+ Chức năng của phòng Tài chính – Kế toán:
Phòng Tài chính – Kế toán có chức năng cung cấp đầy đủ và toàn bộ thông tinvề hoạt động kinh tế tài chính của công ty giúp Tổng Giám Đốc công ty điều hành quản lý các hoạt động kinh tế đạt hiệu quả cao nhất.
+ Nhiệm vụ của phòng Tài chính- Kế toán:
Phản ánh đầy đủ toàn bộ tài sản hiện có cũng như sự vận động tài sản của công ty. Qua đó quản lý chặt chẽ tài sản và bảo vệ được tài sản của mình nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản đó.
Phản ánh đầy đủ các khoản chi phí bỏ ra trong quá trình kinh doanh cũng như kết quả của quá trình kinh doanh đem lại nhằm kiểm tra việc thực hiện nguyên tắc tự bù đắp chi phí và có lãi trong kinh doanh.
Đồng thời phòng Tài chính – Kế toán phản ánh cụ thể từng loại nguồn vốn, từng loại tài sản phục vụ cho việc kiểm tra, giám sát tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn và tính chủ động trong kinh doanh. Ngoài ra xác định kết quả của người lao động thông qua việc tính lương và các khoản phụ cấp theo lương cho người lao động.
Phòng còn đưa ra các thông tin kinh tế cần thiết để ra các quyết định quản lý đem lại hiệu quả tối ưu. Đối với khách hàng cũng như các nhà cung cấp phòng Tài chính – Kế toán có vai trò quan trọng trong việc giúp họ lựa chọn mối quan hệ phù hợp nhất để ra quyết định đầu tư , góp vốn, mua hàng, bán hàng,...nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất.
Đối với ngân sách Nhà nước, phòng Tài chính – Kế toán có nhiệm vụ tính toán kiểm tra việc chấp hành nộp các khoản thuế có liên quan theo quy định.
Hình 2.2 cơ cấu bộ máy kế toán
Phù hợp với nhu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty, hiện nay phòng Tài chính – Kế toán với vai trò cụ thể như sau:
Trưởng phòng kế toán: Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc và Nhà nước về 47 công tác tài chính kế toán thống kê của công ty
Phó phòng kế toán tổng hợp :Chịu trách nhiệm theo số lượng hàng hóa bán ra mua vào.
Kế toán thanh toán: Thu, chi quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Kế toán thuế: Tập hợp nhật kí chứng từ ghi sổ, làm thủ tục công tác thuế Kế toán tiền lương: Thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên toàn công ty Kế toán kho: Theo dõi chi phí sản xuất kinh doanh hàng hóa, kế toán chi tiết tập hợp.
Kế toán vật tư hàng hóa: Quản lý theo dõi toàn bộ hoạt động nhập-xuất-tồn các loại vật tư, công cụ, nguyên vật liệu, hàng hóa,... mua vào nhập kho và xuất kho để sử dụng, bán, công trình,... bằng Phiếu nhập kho, xuất kho và sổ sách các loại, thẻ kho,...đảm bảo cận thận, chi tiết, chính xác (các tài khoản 152, 153, 156,...)
Kế toán thu-chi: Lập phiếu thu, phiếu chi, rút số dư cuối ngày báo cáo cho trường phòng kế toán, cuối tháng kiểm kê quỹ lập báo cáo quỹ tiền mặt.
Làm báo cáo thu chi tiền mặt theo quy định.
Mở tài khoản với các ngân hàng và theo dõi lập dự toán thu chi ngân hàng , công nợ với ngân hàng. Cuối tháng tiến hành lập báo cáo tiền gửi ngân hàng.
Kế toán bán hàng: Tập hợp tài khoản phải thu của khách hàng, tổng hợp doanh thu bán hàng.
2.2.3 Hình thức kế toán áp dụng trong công ty cổ phần Thế Giới Số Thái Nguyên Xuất phát từ việc nhận thức về tầm quan trọng của công tác kế toán trong việc kinh doanh thương mại dịch vụ, công ty đã xây dựng cho mình bộ máy kế toán khoa học, gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Mô hình kế toán công ty áp dụng theo mô hình tập trung, mọi việc hạch toán lưu giữ chứng từ sổ sách được thực hiện tại phòng kế toán của công ty đây là nơi duy nhất tổng hợp sổ tổng hợp.
Chế độ kế toán mà công ty áp dụng là Quyết định số 48/ 2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006.
Hình thức kế toán áp dụng: hình thức Nhật ký chung, công ty không sử dụng phần mềm kế toán máy.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung mà công ty cổ phần hợp tác đầu tư và phát triển doanh nghiệp vùng áp dụng là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế ( định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hình2.3: Quy trình ghi sổ kế toán
Công việc hàng ngày của các nhân viên kế toán như sau:
Hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trên chứng từ gốc được dùng làm căn cứ ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó từ nhật ký chung được ghi vào sổ Cái các tài khoản cho phù hợp.
Riêng chứng từ tiền mặt hàng ngày thủ quỹ ghi vào sổ quỹ tiền mặt.
Riêng những chứng từ liên quan đến các đối tượng cần hạch toán chi tiết thì ghi vào sổ chi tiết.
Cuối tháng kế toán viên lấy số liệu trên các sổ Cái tài khoản để lập bảng đối chiếu số phát sinh từ các tài khoản, lấy số liệu chi tiết lập bảng chi tiết số phát sinh.
Đối chiếu, kiểm tra số liệu trên sổ Cái để lập bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản với sổ quỹ với các bảng chi tiết số phát sinh.
Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung ( hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt cùng kỳ