2.1 Tổng quan về công ty TNHH Thương mại Dương Hưng
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và quản lí nhân sự
2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức
Công ty TNHH thương mại Dương Hưng là một Công ty có quy mô vừa do đó việc tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty cũng đơn giản.
Được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến - chức năng. Để tránh cồng kềnh, quá tải, bộ máy quản lý được phân công phù hợp cho các bộ phận. Bao gồm: Ban Giám đốc, các phòng nghiệp vụ chuyên môn, bộ phận quản lý trực tiếp các phân xưởng. Ban Giám đốc Công ty trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động của toàn Công ty, các phòng ban nghiệp vụ giúp Giám đốc điều hành, quản lý Công ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Thương mại Dương Hưng được biểu diễn qua sơ đồ sau: ( Sơ đồ 1)
PHÒNG
TÀI CHÍNH-KẾ TOÁN
PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC
PHÒNG KINH DOANH
BỘ PHẬN KHO
PHÒNG BẢO VỆ
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận Giám đốc
- Điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và chịu trách nhiệm trước các sáng lập viên về việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
- Là chủ tài khoản của Công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chấp hành các quy định của Công ty.
- Thay mặt Công ty để ký kết hợp đồng kinh tế và văn bản giao dịch theo phương hướng và kế hoạch của Công ty, đồng thời tổ chức thực hiện các văn bản đó.
- Tổ chức thu thập, xử lý thông tin giúp Công ty trong việc xây dựng kế hoạch hàng năm.
- Đảm bảo an toàn trật tự và toàn lao động trong toàn Công ty cũng như việc đưa cán bộ công nhân viên đi phục vụ bên ngoài.
- Giám đốc được quyền tuyển dụng hoặc cho việc người làm công không đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh v.v.
Phó giám đốc: Giúp việc cho giám đốc có phó giám đốc, được giám đốc phân công phụ trách trong các lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Khi giám đốc vắng mặt uỷ quyền cho phó giám đốc điều hành công việc, trực tiếp ký các chứng từ, hoá đơn liên quan đến các lĩnh vực được phân công sau khi giám đốc phê duyệt v.v.
Phòng Kinh doanh:
- Thăm dò thị trường, nắm bắt thông tin, phân tích đánh giá, tư vấn cho lãnh đạo Công ty về phương hướng hoạt động kinh doanh. Lập kế hoạch kinh doanh tiêu thụ, theo dõi quá trình thực hiện và lập báo cáo định kỳ gửi lên ban lãnh đạo.
- Thực hiện các công việc kinh doanh những hàng hoá của Công ty theo chiến lược phát triển của ban Giám đốc đề ra theo mảng cơ bản là kinh doanh thương mại.
- Soản thảo các hợp đồng kinh tế các tài liệu văn bản, theo dõi tiến độ thực hiện giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng.
- Khai thác lập danh sách các nhà cung ứng tốt trên thị trường, tìm kiếm và phát triển các nhà cung ứng mới.
- Tiếp thị, giới thiệu hàng hoá của Công ty kinh doanh đến khách hàng.
- Thực hiện chào giá cạnh tranh, thiết lập mối quan hệ với khách hàng nhằm bán hàng hoá của Công ty.
Phòng Tài chính kế toán:
- Thực hiện những công việc về nghiệp vụ chuyên môn tài chính kế toán theo đúng qui định của Nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán.
- Theo dõi, phản ánh sự vận động vốn kinh doanh của Công ty dưới mọi hình thái, cố vấn cho Ban lãnh đạo các vấn đề liên quan.
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo về chế độ kế toán và những thay đổi của chế độ qua từng thời kỳ trong hoạt động kinh doanh. Tham mưu về công tác tài chính kế toán.
- Thu thập và xử lý thông tin có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong Công ty.
- Giữ bí mật về số liệu kế toán – tài chính và bí mật kinh doanh của Công ty.
- Quản lý công tác tổ chức bộ máy tài chính kế toán trong toàn hệ thống và theo từng giai đoạn phát triển của Công ty.
- Thực hiện một số chức năng khác khi được Ban lãnh đạo giao.
Bộ phận kho:
- Tiếp nhận hàng hóa đầy đủ về số lượng, chất lượng và kịp thời vào kho theo đúng các thủ tục đã được Công ty quy định. Để đảm bảo cho công việc bán hàng được diễn ra liên tục không bị ngắt quãng, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng giúp cho lưu thông hàng hóa được thông suốt cũng như có thực hiện thời gian để đề phòng hàng đến chậm.
- Cập nhật đầy đủ số liệu, chứng từ, cung cấp số liệu cần thiết cho các phòng ban chức năng Công ty về tình hình nhập, xuất hàng hóa. Tình hình về chất lượng vật tư kỹ thuật, về tiêu thụ sản phẩm phục vụ cho công tác hạch toán, quyết toán của Công ty.
- Sử dụng hợp lý diện tích và dung tích kho. Quản lý, sử dụng có hiệu quả các thiết bị bảo quản, vận chuyển, xếp dỡ, cân đo, thiết bị cứu hoả…
- Thu hồi các loại phế liệu thanh lý, phế liệu trong sửa chữa thay thế máy móc thiết bị.
- Báo cáo mọi trường hợp sai lệch để xử lý và đảm bảo công tác nghiệp vụ.
Phòng bảo vệ: Tổ chức công tác tuần tra canh gác và thường xuyên xem xét nghiên cứu đề xuất các biện pháp nhằm bảo vệ an ninh trật tự trong mặt bằng Công ty; làm công tác nhân sự địa phương tại doanh nghiệp; tham mưu cho Tổng Giám đốc tình hình an ninh chính trị, trật tự an toàn, bảo vệ tài sản của Công ty và của khách hàng.