Chương 2: Thực tế hoạt động xuất khẩu ủy thác ở Công ty cổ phần đầu tư thương mại xuất nhập khẩu Sao Việt
2.3. Quy trình nghiệp vụ thực hiện nhập khẩu ủy thác tại công ty Sao Việt
2.3.1. Xác định nhu cầu và kí kết hợp đồng
Thông thường khi các tổ chức kinh tế (của cả tập thể lẫn cá thể) nếu như có nhu cầu muốn nhập khẩu một mặt hàng nào đấy (với điều kiện hàng hóa không nằm trong danh mục hàng cấm nhập khẩu theo quy định của Nhà nước) mà không là đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu thì các tổ chức đó sẽ
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
tìm một đơn vị hoạt động xuất nhập khẩu để ủy thác cho đơn vị đó nhập khẩu hàng hóa cho mình.
Tuy nhiên, với đặc điểm là doanh nghiệp chuyên kinh doanh nhập khẩu ủy thác và khai thuê hải quan nên Công ty Sao Việt không thụ động chờ khách hàng mà thông thường sẽ chủ động tìm đến với khách hàng. Để có được hợp đồng nhập khẩu của khách hàng, điều quan trọng là Công ty phải phát hiện được nhu cầu của thị trường và hướng nhu cầu đó về phía mình.
Việc phát hiện nhu cầu của khác hàng có thể qua nhiều cách khác nhau, như:
- Khách hàng chủ động tìm tới công ty. Thông thường đây là những khách hàng đã có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty và có sự tin tưởng nhất định.
-Nhu cầu được phát hiện từ việc chào hàng của các nhà cung cấp nước ngoài. Qua thư chào hàng, công ty biết được khách hàng cần nhập mặt hàng gì, từ thị trường nào rồi từ đó xúc tiến hoạt động của mình.
- Công ty nghiên cứu định hướng phát triển của khách hàng trong thời gian tới từ đó sẽ biết được khách hàng cần nhập mặt hàng gì để phục vụ kinh doanh
- Nhu cầu được phát hiện qua các hội chợ, tổ chức đấu thầu của khách hàng.
- Nhu cầu được phát hiện từ các nguồn thông tin không chính thức như qua quan hệ của nhân viên công ty với nhân viên công ty, cơ quan khác.
Khi đã nắm bắt được nhu cầu của khách hàng thì có hai trường hợp xảy ra để đi tới đàm phán, kí kết một hợp đồng ủy thác nhập khẩu :
Thứ nhất : Khách hàng lựa chọn đối tác cung cấp thông qua các hình thức khác nhau rồi ủy thác Công ty Sao Việt nhập khẩu thay họ.
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
Hình thức này trong các năm qua thường chiếm một tỉ lệ cao trong hoạt động nhập khẩu ủy thác của công ty.
Thứ hai: Khách hàng lựa chọn mặt hàng muốn nhập khẩu, đồng thời đưa ra những yêu cầu cụ thể về nhà cung cấp, phương thức thanh toán, vận chuyển…rồi thông báo cho công ty Sao Việt. Công ty Sao Việt sẽ dựa trên những hiểu biết về mặt hàng này, mối quan hệ với các bạn hàng của mình để tìm kiếm, giới thiệu cho khách hàng nhà cung cấp phù hợp nhất, đáp ứng tốt nhất yêu cầu họ đề ra.
Dù thực hiện dưới hình thức nào thì công ty cũng tập trung tìm hiểu, nghiên cứu kĩ lưỡng, thu thập thông tin về sản phẩm được ủy thác nhập khẩu, nhà cung cấp trước khi tiến hành kí hợp đồng ủy thác nhập khẩu. Trong trường hợp khách hàng đã xác định nhà cung cấp thì công ty nghiên cứu kĩ hồ sơ, đơn chào hàng…Còn trong trường hợp khách hàng mới chỉ lựa chọn mặt hàng nhập khẩu, chưa có thông tin về nhà cung cấp thì Công ty sẽ trực tiếp tìm kiếm nhà cung cấp giới thiệu cho khách hàng. Do vậy, với hình thức nào thì Công ty Sao việt vẫn thu lệ phí ủy thác nhập khẩu theo một tỷ lệ % nhất định tính trên tổng phần trăm giá trị hợp đồng thực hiện. Phần thu này được coi là lợi nhuận hoạt động xuất nhập khẩu của công ty và được tính vào doanh thu chứ không tính tổng giá trị hợp đồng nhập khẩu ủy thác vào doanh thu.
Hiện nay, công ty Sao việt đang thực hiện mức thu lệ phí ủy thác nhập khẩu là 1,2% trên giá trị hợp đồng cho tất cả các loại hợp đồng ủy thác nhập khẩu không tính đến giá trị hợp đồng lớn hay nhỏ.
Giá trị hợp đồng được tính theo giá CIF Việt Nam. Việc kí kết hợp đồng được thực hiện giữa đại diện công ty Sao Việt và đại diện của khách hàng trên cơ sở thống nhất chung cho mọi điều kiện đặt ra.
Hợp đồng ủy thác nhập khẩu của công ty Sao Việt 1.1 Hình thức hợp đồng
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
Trong hợp đồng uỷ thác, có hai hình thức ký kết phụ thuộc vào mối quan hệ trước đó của các bên là:
+ Hình thức uỷ thác hoàn toàn (toàn bộ) + Hình thức uỷ thác bộ phận.
Hình thức uỷ thác hoàn toàn: áp dụng khi bên uỷ thác (khách hàng của công ty Sao Việt) không có mối quan hệ quen biết hay mối quan hệ làm ăn trước đó với bên nước ngoài cần có một đơn vị khác làm trung gian thực hiện toàn bộ công việc nhập khẩu cho mình. Bên uỷ thác sẽ uỷ quyền hoàn toàn Công ty Sao Việt thực hiện tất cả các khâu của quá trình nhập khẩu từ việc đàm phán ký kết với bên nước ngoài với việc vận chuyển hàng hoá về, trao tận tay cho bên uỷ thác. Bên uỷ thác không phải chịu trách nhiệm về hàng hoá trong quá trình mua bán và vận chuyển. Họ chỉ có nghĩa vụ thanh toán cho bên nhận uỷ thác khoản phí uỷ thác theo thoả thuận và thực hiện việc thanh toán tiền hàng đối với bên nước ngoài thông qua công ty Sao việt. Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu chấm dứt khi công ty Sao việt trao hàng đến đúng nơi quy định và chuyển giao nó cho bên uỷ thác. Đối với hàng hoá có thời hạn bảo hành, hợp đồng uỷ thác được coi là chấm dứt khi hết thời hạn bảo hành hàng hoá.
Hình thức uỷ thác bộ phận: Bên uỷ thác đã có sẵn mối quan hệ với đối tác nứoc ngoài. Mọi thoả thuận về hợp đồng nhập khẩu đã được bên uỷ thác và bên nước ngoài thống nhất từ trước. Trong trường hợp này, bên uỷ thác sẽ thực hiện hợp đồng uỷ thác phụ thuộc vào những thoả thuận giữa bên uỷ thác và bên xuất khẩu về các vấn đề như đàm phán, thoả thuận nội dung trong hợp đồng ngoại thương với đối tác nước ngoài sẽ do bên uỷ thác chịu trách nhiệm. Công ty Sao Việt chỉ đứng ra làm thủ tục nhập khẩu, thanh toán tiền hàng và chiụ trách nhiệm chuyên chở hàng hoá đến tận tay bên uỷ thác.
1.2. Nội dung hợp đồng
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
Hợp đồng ủy thác nhập khẩu của Công ty Sao việt kí kết với bên ủy thác được làm bằng văn bản do công ty soạn thảo dựa trên cơ sở xem xét kĩ lưỡng, cẩn thận, đối chiếu với những thỏa thuận đã đạt được trong giao dịch, đàm phán trước đây. Hợp đồng này là cơ sở pháp lí để ràng buộc trách nhiệm của hai bên.
Thông thường một hợp đồng ủy thác nhập khẩu của Công ty Sao Việt bao gồm các nội dung sau:
Phần đầu của hợp đồng ghi rõ tên của đơn vị ủy thác, địa chỉ, điện thoại, fax, số tài khoản của các bên ..Bên ủy thác được gọi tắt là bên A, Công ty Sao Việt là bên B trong hợp đồng.
Về phía công ty Sao việt ghi các nội dung sau Công ty….
Địa chỉ Điện thoại:
Fax:
Số tài khoản
Phần hai là các điều khoảng cụ thể của hợp đồng, bao gồm:
Điều 1: nội dung công việc ủy thác: ghi rõ bên A ủy thác cho bên B nhập khẩu mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu, đơn giá và giá trị toàn bộ lô hàng nhập khẩu.
Giá cả thường được viết kèm điều kiện giao hàng (vd USD/ CIF Hải Phòng) và ghi rõ giá cả của từng đơn vị hàng hóa cũng như tổng giá trị.
Điều 2: về quy cách, phẩm chất hàng nhập khẩu
Bên B có trách nhiệm tìm nguồn hàng nhập theo yêu cầu về quy cách, phẩm chất và bao bì theo đúng nội dung đặt hàng của bên A. Trong trường hợp hợp đồng uỷ thác nhập khẩu phải ghi rõ tiêu chuẩn, quy định, phẩm chất
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
hàng hoá có thể căn cứ vào mẫu hàng đã có sẵn, tài liệu kỹ thuật, nhãn hiệu hàng hoá hay căn cứ vào các tiêu chuẩn đã được công nhận theo tập quán thương mại quốc tế. Trong hợp đồng còn phải ghi rõ bên A được bên B mời tham gia giao dịch mua hàng với nước ngoài vào những ngày quy định, bên B có trách nhiệm hưóng dẫn cho bên A lựa chọn mua những loại hàng nhập với những điều khoản có lợi nhất cho bên A.
Để giữ vững uy tín, hình ảnh công ty, quy cách phẩm chất hàng hóa nhập khẩu thường dựa vào mẫu mã và được quy định chặt chẽ nhằm ràng buộc trách nhiệm của bên ủy thác về chất lượng của hàng hóa
Điều 3: Phương thức giao hàng
Nội dung của điều khoản này thường là sự xác định thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, phương thức giao hàng và thông báo giao hàng.
- Thời hạn giao hàng: từ ngày/ tháng/ năm đến ngày/ tháng/ năm - Địa điểm giao hàng: tại kho bên B chỉ định tại Hải Phòng
- Thông báo giao hàng: Bên B có tránh nhiệm thông báo cho bên A trước ngày giao hàng x ngày bằng điện hoặc fax.
Điều 3: Về chi phí ủy thác
Ở đây quy định rõ mức phí ủy thác với từng lô hàng, phương thức thanh toán và số tiền dùng để thanh toán phí nhập khẩu ủy thác. Tùy từng lô hàng mà công ty quy định phí ủy thác và các chi phí khác nhau nhưng thông thường thì mức phí ủy thác là 1% trị giá lô hàng.
Điều 4: Thanh toán
Trong điều khoản này, công ty Sao Việt sẽ thống nhất với khách hàng về đồng tiền thanh toán, thời hạn và phương thức trả tiền:
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
Về đồng tiền: thông thường phí ủy thác được trả bằng VN đồng, tuy nhiên công ty cũng chấp nhận khách hàng thanh toán bằng ngoại tệ với điều kiện đảm bảo tỷ giá hối đoái.
Về thời hạn: khách hàng sẽ thanh toán phí nhập khẩu cho công ty Sao Việt ngay sau khi nhận được thông báo từ ngân hàng
Về phương thức thanh toán: thông thường phí ủy thác sẽ được thanh toán bằng phương thức chuyển khoản (trong một số trường hợp có thể thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt)
Điều 5: Trách nhiệm giải quyết khiếu nại với đối tác nước ngoài
Trong hợp đồng quy định rõ ràng, trong trường hợp khi nhận hàng phát hiện hàng nhập về không đúng quy cách, phẩm chất, số lượng thì bên ủy thác có trách nhiệm giữ nguyên hiện trạng, mời cơ quan giám định kiểm tra, xác nhận.
Về phía mình, công ty Sao Việt sẽ chịu trách nhiệm liên hệ khiếu nại đòi bồi thường với bên nước ngoài trong thời hạn quy định
Điều 6: Trách nhiệm của các bên trong việc thực hiện hợp đồng:
Trong điều khoản này, trách nhiệm của mỗi bên được thỏa thuận và ghi trong hợp đồng. Nếu vi phạm thì theo thông tư 18/1998/TT-BTM sẽ đưa ra tòa án kinh tế để giải quyết. Cụ thể như sau:
Nếu bên A miêu tả sai về mẫu mã, chất lượng, số lượng hàng hóa dẫn tới bên nước ngoài giao hàng kém phẩm chất thì bên A chịu hoàn toàn trách nhiệm. Trong trường hợp bên B (công ty Sao Việt) có sự móc nối với nước ngoài, giao hàng kém phẩm chất thì bên A có quyền từ chối nhận hàng, nếu nhận hàng có quyền yêu cầu bên B bồi thường mọi thiệt hại về chênh lệch giá so với thực tế, đồng thời bên B còn phải chịu phạt một mức nhất định tính trên giá trị lô hàng nhập.
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
Nếu bên A đến nhận hàng chậm so với hợp đồng thì sẽ phải chịu mọi chi phí liên quan tới việc nhận hàng chậm. Bao gồm các chi phí mà công ty Sao Việt bỏ ra để bảo quản hàng, lưu kho bãi, cảng phí và các khoản khác. Trong trường hợp phía công ty Sao Việt không làm hết trách nhiệm trong việc thụ lí, giải quyết các khiếu nại liên quan đến hàng hóa của bên A để có kết quả thực tế bảo vệ quyền lợi của bên A thì công ty Sao Việt sẽ chịu phạt một mức nhất định tính trên tổng giá trị lô hàng nhập đồng thời thay phía đối tác nước ngoài đền bù hàng hóa cho bên A
Nếu bên A thanh toán chậm tiền hàng cho đối tác nước ngoài gây ảnh hưởng tới uy tín công ty, bên A phải bồi thường theo quy định
Trường hợp thanh toán chi phí ủy thác nhập khẩu so với thời hạn quy định sẽ bị phạt theo lãi suất tín dụng quá hạn theo quy định hiện hành của Nhà nước là... % tổng giá trị chi phí ủy thác.
Bên nào đã ký hợp đồng mà không thực hiện hoặc đơn phương đình chỉ thực hiện hợp đồng không có lý do chính đáng thì bị phạt vi phạm là... % tổng giá trị chi phí ủy thác và bồi thường các khoản phạt cùng các chi phí thực tế khác mà bên bị vi phạm có thể gánh chịu do hậu quả của sự vi phạm hợp đồng này do bên kia gây ra. Nếu xảy ra trường hợp có một bên đồng thời gây ra nhiều loại vi phạm, thì chỉ phải chịu một loại phạt có số tiền phạt ở mức cao nhất theo các mức phạt mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng này.
Điều 7: Thủ tục giải quyết tranh chấp trong hợp đồng
Hia bên cam kết thực hiện nghiêm chỉn và đày đủ các điều khoản của hợp đòng, mỗi sự thay đổi đều phải làm bằng văn bản và có xác nhận của các bên.
Trong quá trình thực hiện nếu có tranh chấp xảy ra, cả bên ủy thác và công ty Sao Việt sẽ cùng nhau thương lượng, giải quyết, nếu không tự giải quyết được bên bị thiệt hại có quyền đưa ra tòa án kinh tế.Phán quyết của tòa
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
án kinh tế có giá trị bắt buộc với hai bên. (Phí kiểm tra, xác minh và lệ phí tòa án sẽ do bên có lỗi chịu).
Điều 9 : Thời hạn hiệu lực của hợp đồng
Hợp đồng có hiệu lực từ ngày kí đến khi hai bên hoàn thành mọi nghĩa vụ của minh. Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị như nhau.