Chương 2: Thực tế hoạt động xuất khẩu ủy thác ở Công ty cổ phần đầu tư thương mại xuất nhập khẩu Sao Việt
2.3. Quy trình nghiệp vụ thực hiện nhập khẩu ủy thác tại công ty Sao Việt
2.3.5. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu ủy thác
Sơ đồ 2. Quá trình các bước thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty Sao Việt
Giải quyết khiếu nại (nếu
có) Tìm kiếm khách
hàng
Kí kết hợp đồng nhập khẩu
Xin giấy phép nhập khẩu
Mở L/C (nếu
HĐ yêu cầu)
Thuê tàu,
lưu cước
Mua bảo hiểm hàng hóa
Làm thủ tục
Hải quan Nhận
hàng từ tàu Kiểm
tra hàng
hóa Làm
thủ tục thanh
toán
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
2.3.5.1. Kí kết hợp hợp đồng nhập khẩu
Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng và những điều khoản trên hợp đồng ủy thác, công ty tiến hành kí kết hợp đồng nhập khẩu như trên.
2.3.5.2. Xin giấy phép nhập khẩu
Xin giấy phép nhập khẩu là một tiền đề quan trọng trong việc để tiến hành hợp đồng nhập khẩu ủy thác nên đây là khâu được Công ty lưu ý và chú trọng. Thông thường, ngay sau khi kí kết hợp đồng nhập khẩu với nhà cung ứng, Công ty sẽ xin giấy phép nhập khẩu (trường hợp mặt hàng nhập khẩu cần có giấy phép nhập khẩu). Sau ba ngày nộp đơn xin giấy phép (và các chứng từ đính kèm), cơ quan chức năng sẽ có kết quả trả lời.
2.3.5.3. Mở L/ C (nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C)
Trong các hợp đồng nhập khẩu kí với nhà cung ứng nước ngoài, phương thức thanh toán chủ yếu của công ty là phương thức thanh toán bằng thư tín dụng nên để thanh toán tiền hàng trước hết công ty tiến hành nghiệp vụ mở L/C.
Đồng thời với việc xin giấy phép nhập khẩu, công ty phải tiến hành mở L/C nếu như hợp đồng quy định.
Hiện tại, công ty đang sử dụng tài khoản tại ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Vietcombank. Việc thực hiện các nghiệp vụ này đều do phòng kế toán chịu trách nhiệm tuy nhiên việc thực hiện yêu cầu các phòng phải có sự phối hợp chặt chẽ thì mới có thể thực hiện chính xác được.
Thông thường để mở L/ C công ty sẽ phải nộp cho ngân hàng các loại giấy tờ sau:
- Đơn xin mở L/ C (theo mẫu của ngân hàng). Đơn này phải được viết cụ thể, chính xác dựa trên cơ sở là hợp đồng nhập khẩu của công ty Sao Việt đã kí kết với đối tác nước ngoài. Do đây là hoạt động nhập khẩu ủy thác nên
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
trên đơn xin mở L/C cần có đủ 4 chữ kí: chữ kí của giám đốc và kế toán trưởng ủy thác và chữ kí của giám đốc và kế toán trưởng của công ty nhận ủy thác.
- Bản sao hợp đồng nhập khẩu kí kết với đối tác nước ngoài
- Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng hóa được quản lí bằng giấy phép) Việc kí quỹ mở L/ C của công ty: do công ty có tài khoản ở ngân hàng ngoại thương nên việc kí quỹ sẽ được tiến hành thông qua các nghiệp vụ chuyển khoản của ngân hàng.
Trêm thực tế, khi nhận được đơn xin mở L/ C của doanh nghiệp, nhân viên phòng thanh toán quốc tế của ngân hàng sẽ kiểm tra rất kĩ lại thư tín dụng của công ty gửi đến nên trường hợp xảy xa sai sót gây hậu quả đáng tiếc.
2.3.5.4. Thuê tàu, lưu cước
Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào ba căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc điểm hàng mua bán và điều kiện vận tải.
Chẳng hạn nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CIF hoặc C and F (cảng đến) hoặc của hợp đồng nhập khẩu là FOB (cảng đi) thì chủ hàng xuất nhập khẩu phải thuê tàu biển để chở hàng. Tàu này có thể là tàu chuyến nếu hàng có khối lượng lớn và để trần (bulk cargo). Do đó có thể có tàu chợ (liner) nếu hàng lẻ tẻ, lặt vặt, đóng trong bao kiện (general cargo) và trên đường hàng đi có chuyến tàu chợ (regular line). Việc thuê khoang tàu chợ còn gọi là lưu cước (Booking a ship’s space).
Nếu ở điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CPT (cảng đến) hoặc CIP (cảng đến) hoặc của hợp đồng nhập khẩu là FCA (cảng đi), thì chủ của hàng xuất nhập khẩu phải thuê container hoặc tàu Ro/Ro để chở
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
hàng. Trong trường hợp chuyển chở hàng bằng container, hàng được giao cho người vận tải theo một trong hai phương thức:
Nếu hàng đủ một container (Full container load - FCL), chủ cửa hàng phải đăng ký thuê container, chịu chi phí chở container rỗng từ bãi container (Container yard Cy) về cơ sở của mình, đóng hàng vào container, rồi giao cho người vận tải.
Nếu hàng không đủ một container (less than container load - LCL), chủ cửa hàng phải giao hàng cho người vận tải tại ga container (container freight station - CFS).
Thông thường, việc thuê tàu, lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, đồng thời có thông tin về thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu, vì vậy công ty thường ủy thác việc thuê tàu, lưu cước cho các đơn vị hàng hải như : Công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (Vietfracht), Công ty đại lí tàu biển (VOSA).
2.3.5.5. Mua bảo hiểm hàng hóa
Hàng hoá chuyển chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương.
Các chủ hàng xuất nhập khẩu của ta, khi cần mua bảo hiểm đều mua tại công ty Việt Nam. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao (open policy) hoặc là hợp đồng bảo hiểm chuyến (voyage policy). Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng (tức đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu) ký hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là: "Giấy báo bắt đầu vận chuyển" khi mua bảo hiểm chuyến, chủ hàng phải gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là: "Giấy yêu cầu bảo hiểm ". Trên cơ sở "Giấy yêu
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
cầu..."này, chủ hàng và công ty bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm.
Ở công ty Sao Việt, trong các hợp đồng nhập khẩu kí kết theo điều kiện CIF cảng đến nên việc mua bảo hiểm sẽ do bên bán chịu trách nhiệm.
2.3.5.6. Làm thủ tục Hải quan
Quy trình làm thủ tục Hải quan với hàng hóa nhập khẩu ủy thác của Công ty Sao Việt được tiến hành đúng theo quy định của pháp luật theo các bước sau:
Bước 1 : Khai báo Hải quan
Khi hàng tới cảng, công ty sẽ cử nhân viên chuyên làm nghiệp vụ xuống làm việc với cơ quan Hải quan. Trước tiên , sẽ khai chi tiết về hàng hóa lên tờ khai để cơ quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Việc khai báo luôn được đảm bảo trung thực và chính xác, đảm bảo uy tín của công ty với cơ quan Hải quan.
Nội dung tờ khai thông thường bao gồm các mục như : Loại hàng, tên hàng, số lượng, giá trị lô hàng, tên phương tiện vận tải, nhập khẩu từ nước nào…
Đồng thời với việc khai trên tờ khai Hải quan, sẽ phải xuất trình kèm theo một số chứng từ khác theo yêu cầu như : giấy phép xuất nhập khẩu của công ty, hóa đơn phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết hàng hóa…để hoàn thành bộ hồ sơ Hải quan.
Theo quy định củaHải quan Việt Nam, hồ sơ hải quan với hàng nhập khẩu sẽ bao gồm :
Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu
Hóa đơn thương mại
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng.
Giấy phép của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu theo quy định của pháp luật;
Bản sao vận đơn
Bản kê chi tiết hàng hoá đối với lô hàng có nhiều chủng loại.
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
Giấy xác nhận đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa của tổ chức giám định hàng hóa hoặc giấy thông báo của nhà nước về việc miễn kiểm tra về chất lượng ở cấp nhà nước.
Chứng từ khác theo quy định của pháp luật đối với từng mặt hàng cụ thể
Bước 2: Xuất trình hàng hóa
Hàng hóa nhập khẩu của công ty sẽ được sắp xếp theo trật tự thuận tiện nhất cho việc kiểm tra, kiểm soát của cơ quan Hải quan.
(với các chi phí và nhân công cho việc mở, đóng các kiện hàng và phí Hải quan cho việc kiểm tra, giám sát sẽ do Công ty chịu- các chi phí này đã được tính vào chi phí ủy thác đối với khách hàng của công ty)
Bước 3 : Thực hiện các quyết định của Hải quan
Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định như: Cho hàng được phép ngang qua biên giới (thông quan), cho hàng đi qua một cách có điều kiện (như phải sửa chữa, phải bao bì lại...) cho hàng đi qua sau khi chủ hàng đã nộp thuế; lưu kho ngoại quan (bonded warehouse) hàng không được xuất (hoặc nhập) khẩu...
Công ty luôn thực hiện nghiêm túc các quyết định trên.
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
2.3.5.7. Nhận hàng từ tàu
Các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của Công ty đã nhập hàng từ đó.
Trong khâu này, công ty Sao Việt sẽ trực tiếp thực hiện, không thông qua đơn vị ủy thác giao nhận. Nhân viên công ty sẽ đảm bảo theo dõi việc nhận hàng, đôn đốc cơ quan vận tải về việc lập những biên bản (nếu cần) về hàng hóa và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong giao nhận.
Các bước công việc tiến hành cụ thể bao gồm:
Ký kết hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải (ga, cảng) về việc giao nhận hàng từ tàu ở nước ngoài về.
Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩu từng năm, từng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển giao nhận.
Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá (như vận đơn, lệnh giao hàng...) nếu tàu biển không giao những tài liệu đó cho cơ quan vận tải.
Thông báo cho khách hàng ủy thác nhập khẩu về dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng hoặc ngày toa xe chở hàng về sân ga giao nhận.
Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp bảo quản và vận chuyển hàng nhập khẩu.
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập những biên bản (nếu cần) về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận.
2.3.5.8. Kiểm tra hàng hóa:
Theo tinh thần các quy định của Việt Nam, hàng nhập khẩu về qua các cửa khẩu cần được kiểm tra kĩ càng, mỗi cơ quan (bao gồm cảng, doanh nghiệp và cơ quan kiểm dịch) tùy theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó. Đối với công ty Sao Việt , với tư cách là đơn vị nhập khẩu, đứng tên trên vận đơn sẽ phải lập thư dự kháng (letter of reservation), trường hợp nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất sau đó phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định (Survey report), nếu tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo hiểm. Trong những trường hợp khác, công ty sẽ yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập chứng thư giám định (Inspection certificate).
Đây là khâu quan trọng có ý nghĩ chiến lược trong việc làm ăn lâu dài của công ty nên công ty rất chú trọng việc kiểm tra chất lượng và đặt yếu tố chất lượng lên hàng đầu.
Việc kiểm tra luôn được coi là khâu quan trọng, có ý nghĩa chiến lược trong việc làm và lâu dài của công ty nên công ty hết sức chú trọng, để đảm bảo quyền lợi chính đáng cho khách hàng ủy thác trong trường hợp hàng giao không đảm bảo chất lượng, số lương, quy cách như trong hợp đồng.
2.3.5.9. Làm thủ tục thanh toán
Thông thường các hợp đồng nhập khẩu của công ty đều quy định thực hiện thanh toán bằng thư tín dụng.
Sau khi giao hàng xong Công ty nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán nhằm để xuất trình ở ngân hàng và thu tiền về, tránh đọng vốn nhằm giúp
Luận văn thạc sĩ Quản lý Kinh tế
cho bạn hàng của mình quay vòng vốn nhanh, tạo sự tín nhiệm cho mối quan hệ lâu dài với công ty.
Thông thường, bộ chứng từ thanh toán của công ty bao gồm các giấy tờ sau:
- Hóa đơn thương mại: 4 bản
- Trọn bộ gồm 3 bản gốc vận đơn hoàn hỏa đã bốc hàng ghi rõ “ cước đã trả”
- Hối phiếu trả tiền ngày ký phát cho bên mua - Phiếu đóng gói: 2 bản
- Giấy chứng nhận kiểm định: 2 bản - Giấy chứng nhận xuất xứ : 2 bản
- Giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm: 2 bản
2.3.5.10. Giải quyết khiếu nại (nếu cần) và thanh lí hợp đồng.
Khi có khiếu nại ,công ty thường hợp tác cùng phía khách hàng ủy thác làm các thủ tục khiếu nại và có sự xác nhận của công ty luôn tiến hành các thủ tục khiếu nại một cách kịp thời nhằm tránh bỏ lỡ thời hạn khiếu nại và thương lượng đấu tranh tích cực với đối tác nước ngoài để đảm bảo quyền lợi chính đáng của người ủy thác
Hợp đồng sẽ được công ty và đối tác tiến hành thanh lí trong vòng 10 ngày kể từ ngày hoàn tất thủ tục thanh toán.