III. Đánh giá và lựa chọn phương án tốt nhất
1/ Dự báo ảnh hưởng của các phương án
1.1/ Phương án 1: Tạo động lực cho các nhân viên phòng kinh doanh, thúc đẩy sự tiến bộ
1.2/ Phương án 2: Giữ nguyên đội ngũ nhân viên, sắp xếp lại vai trò của từng cá nhân trong phòng 27
1.3/ Phương án 3: Thay đổi nhân sự trong phòng kinh doanh. 27
1.4/ Phương án 4: Kết hợp giữa thay đổi cơ cấu tổ chức và cơ cấu nhân sự. 27 1.5/ Phương án 5: Sát nhập phòng kinh doanh với phòng ban khác 28
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
2/ Đánh giá các ảnh hưởng 28 3/ Lựa chọn phương án tốt nhất 29
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
QUY TRÌNH QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ
Tình huống đặt ra : Công ty A hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh hàng điện tử, điện lạnh, điện máy cùng với nhiều công ty đối thủ và đối tác khác . Tuy nhiên, trong vòng hai năm trở lại đây, công ty hoạt động không hiệu quả, không hoàn thành mục tiêu đề ra đầu kỳ, doanh số bán lẻ giảm, số đơn đặt hàng giảm sút làm doanh thu của công ty giảm đáng kể, đồng thời làm mất các khách hàng quan trọng, thị phần bị thu hẹp. Chúng ta sẽ thấy được vấn đề gì ở đây? Công ty cần làm gì để giải quyết vấn đề đó? Chúng ta sẽ vận dụng Quy trình ra quyết định để trả lời các câu hỏi đó.
I/ Phân tích vấn đề.
1/ Phát hiện vấn đề.
Doanh thu , lợi nhuận luôn là mối quan tâm hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp thương mại nào. Và điều đó không ngoại lệ với công ty A, tuy nhiên, như đã giới thiệu, trong vòng hai năm trở lại đây, số lượng hợp đồng mua bán lớn và doanh thu bán lẻ giảm nghiêm trọng, công ty đã mất một lượng khách hàng quen thuộc trên hệ thống siêu thị, thị phần bị thu hẹp, tất cả dẫn đến một cái đích chung là : giảm doanh thu và lợi nhuận. Đó là vấn đề mà công ty đang gặp phải.
Vậy nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là gì ? Phải biết được nguyên nhân chúng ta mới có thể tìm ra được phương án giải quyết vấn đề.
2/ Chẩn đoán nguyên nhân.
Có nhiều nguyên nhân mà chúng ta có thể nghĩ đến, trong đó có thể kể đến như:
+ Do tác động của khủng hoảng kinh tế thế giới và trong nước, đường cầu của công ty bị giảm sút nghiêm trọng.
+ Do chất lượng hàng hóa kém.
+ Do sự thiếu kiểm soát kịp thời của ban giám đốc.
+ Do các phòng ban hoạt động không hiệu quả.
…………
Trong lĩnh vực mà công ty A đang kinh doanh cũng có rất nhiều các công ty khác cũng đang tham gia hoạt động. Lĩnh vực này có đường cầu khá ổn
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
định kể cả trong thời buổi hiện tại. Và trên thị trường, nhiều công ty như A hoạt động rất có hiệu quả, duy trì ổn định doanh nghiệp, thậm chí còn phát triển, thu hút nhiều khách hàng. Như vậy, khủng hoảng không phải là nguyên nhân chính dẫn đến vấn đề của doanh nghiệp.
Hàng hóa của doanh nghiệp được cung cấp là hàng chính hãng, từ các đầu vào đáng tin cậy mà nhiều nhà phân phối khác cũng đang hợp tác. Hàng hóa của công ty nhập về rất đa dạng và phong phú, đủ sức thu hút khách hàng. Như vậy, nguyên nhân không phải tồn tại ở khâu hàng hóa.
Ban giám đốc thiếu sự kiểm soát có thể là một trong số nguyên nhân tạo ra vấn đề, tuy nhiên , liệu đây có phải là nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, suy cho đến cùng thì nguyên nhân vẫn nằm ở cơ sở.
Hoạt động của các phòng ban không hiệu quả được coi là nguyên nhân chính, trong đó, phòng kinh doanh – bộ phận chuyên về nghiệp vụ thương mại của công ty là bộ phận có nhiều yếu kém nhất, đây chính là nguyên nhân dẫn đến giảm hiệu quả kinh doanh của công ty. Vậy đây chính là mấu chốt để giải quyết vấn đề.
Vậy nguyên nhân chính gây ra vấn đề doanh thu của công ty giảm sút nghiêm trọng là do hoạt động yếu kém của phòng kinh doanh.
3/ Quyết định giải quyết vấn đề.
Tiếp tục hoạt động như cũ, liệu điều đó có tạo nên thay đổi, tất nhiên là không. Vấn đề là quá bức thiết, vì vậy việc giải quyết nó phải được tiến hành nhanh chóng. Giải quyết vấn đề này rất khó, vì không chỉ là phòng kinh doanh mà có thể sẽ liên quan đến các bộ phận khác của công ty, chi phí để thực hiện giải quyết sẽ phát sinh nhưng lợi ích nó mang lại mới là điều mà công ty đang cần nhất. Như vậy, nhất thiết phải thực hiện giải quyết vấn đề này.
4/ Xác định mục tiêu.
Mục tiêu của việc giải quyết vấn đề là:
+ Hoàn thành tiến trình giải quyết trong thời hạn ngắn.
+ Đưa công ty thoát khỏi tình trạng trì trệ.
+ Tăng doanh thu của công ty sau khi giải quyết vấn đề.
+ Tăng lượng khách hàng, mở rộng thị phần.
+ Tạo ra không khí làm việc năng động, hăng say hơn đối với các nhân viên trong công ty.
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
5/ Lựa chọn tiêu chí đánh giá.
Công ty lượng hóa các mục tiêu thành các tiêu chí như sau :
+ Thực hiện thành công quá trình giải quyết trong vòng hai tháng, hoàn thành trước tháng
1 năm 2014.
Tiêu chí sau 6 tháng đầu năm 2014:
+ Doanh số bán lẻ, số đơn hàng lớn trong 6 tháng đầu năm 2014 tăng gấp 1,5 lần so với cùng kỳ năm 2013.
+ Số lượng khách hàng gia tăng, lưu lượng tăng 1,5 lần so với cùng kỳ năm trước.
+ Duy trì ổn đinh thị phần.
Như vậy, chúng ta đã kết thúc giai đoạn phân tích vấn đề của quy trình ra quyết định, tiếp theo, chúng ta sẽ đến gia đoạn 2 của quá trình để tìm ra các phương án giải quyết vấn đề.
II / Xây dựng các phương án .
Xây dựng phương án là giai đoạn trung tâm và quyết định nhất của quá trình ra quyết định.Từ việc chẩn đoán nguyên nhân của vấn đề cũng như xác định mục tiêu quyết định, chúng ta sẽ đưa ra các phương án tương ứng nhằm giải quyết vấn đề.
Như đã phân tích ở phần trên, vấn đề thua lỗ sụt giảm doanh thu hay thị phần bị thu hẹp của công ty được xác định là do hoạt động yếu kém của phòng kinh doanh. Như vậy, để giải quyết vấn đề, công ty cần tác động vào phòng kinh doanh của mình, có thể đó là tác động vào tâm lý nhân viên, cơ cấu tổ chức của phòng hay cũng có thể là việc sát nhập hay giải thể bộ phận này. Chúng ta hãy đi vào chi tiết .
1/ Phương án 1: Tạo động lực cho các nhân viên phòng kinh doanh, thúc đẩy sự tiến bộ.
Phương án đưa ra ở đây đưa ra từ chẩn đoán: do nhân viên mất đi sự hăng say,nhiệt huyết trong công việc, dẫn đến giảm hiệu suất và hiệu quả làm việc của cá nhân, của phòng ban trực thuộc.
Phương án này liệu có thích hợp trong trường hợp này hay không, chúng ta sẽ phân tích nó ở phần sau.
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
2/ Phương án 2: Giữ nguyên đội ngũ nhân viên , sắp xếp lại vai trò của từng cá nhân trong phòng.
Các nhân viên trong phòng kinh doanh ở trạng thái hiện tại có thể không được sắp xếp vào vị trí, vai trò tương ứng với trình độ, sở trường cũng như đam mê của họ, điều đó dẫn đến hệ thống trong phòng kinh doanh hoạt động một cách trì trệ, vướng mắc. Dựa trên quan điểm này , một phương án tiếp theo được đề xuất ra là : với đội ngũ nhân viên như cũ, ban giám đốc sẽ làm một cuộc khảo sát lại, nhằm tìm ra điểm mạnh , điểm yếu của từng nhân viên và sắp xếp họ vào những vị trí thích hợp với tài năng của họ.
3/ Phương án 3 : Thay đổi nhân sự trong phòng kinh doanh.
Trong cơ cấu nhân sự của phòng kinh doanh tồn tại những nhân viên thiếu năng lực làm việc, thiếu nhiệt huyết và tinh thần trách nhiệm, làm ảnh hưởng đến sự vận hành của hệ thống ,khi đó việc thay những nhân viên này bằng những người có khả năng hơn, nhiệt tình hơn là một điều cần thiết .
Vai trò của người lãnh đạo luôn rất quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào, nếu người lãnh đạo không hoàn thành nhiệm vụ do thiếu năng lực làm việc hay thiếu nhiệt trách nhiệm trong công việc sẽ gây ảnh hưởng rất rất lớn đến tổ chức . Như vậy, việc thay đổi người lãnh đạo có thể là một trong những giải pháp hàng đầu mà ban giám đốc có thể sẽ đưa ra.
4/ Phương án 4: Kết hợp giữa thay đổi cơ cấu tổ chức và cơ cấu nhân sự . Khi mà công ty đã trong tình trạng trì trệ hai năm, có lẽ phòng kinh doanh không phải chỉ gặp những lỗi đơn thuần là về tổ chức hay về nhân sự mà có thể là ở cái mối quan hệ phức tạp giữa hai yếu tố này. Việc kết hợp giải quyết cả hai vấn đề cùng một lúc có thể sẽ đưa ra hiệu quả vượt trội hơn so với các phương án đơn lẻ khác.
5/ Phương án 5: Sát nhập phòng kinh doanh với phòng ban khác.
Thực tiễn đã có nhiều công ty cũng như cơ quan nhà nước sát nhập các phòng ban của mình lại với nhau, liệu trong trường hợp này, chúng ta có thể thực hiện điều đó, nhất định sẽ có rất nhiều biến động khi thực hiện phương án này.
Các phương án trên đây nhằm cải thiện hoạt động của phòng kinh doanh từ đó giải quyết vấn đề trì trệ trong hoạt dộng kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, sẽ có tác động gì khi thực hiện mỗi phương án trên đến các yếu tố khác,
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp
ảnh hưởng của nó ra sao, tác dụng của nó sẽ như thế nào đến mục tiêu cuối cùng là giải quyết được vấn đề nêu trên . Và cuối cùng, từ những phân tích đó, chúng ta sẽ lựa chọn phương án nào. Chúng ta sẽ tiếp tục quy trình ra quyết định với giai đoạn 3 : Đánh giá và lựa chọn phương án tốt nhất.
III. Đánh giá và lựa chọn phương án tốt nhất.
Khi chúng ta đã xây dựng được các phương án để giải quyết vấn đề khó khăn hiện nay của công ty A đang gặp phải, thì chúng ta không thể thực hiện cùng lúc các phương án đặt ra hoặc chọn bất kì một phương án nào để thực hiện. Mà chúng ta cần phải qua một giai đoạn rất quan trọng nữa trước khi ra quyết định đó là đánh giá các phương án, đánh giá xem từng phương án cụ thể có những điểm mạnh, điểm yếu gì khi thực hiện, và nó có ảnh hưởng như thế nào đối với công ty, sau đó mới lựa chọn phương án tốt nhất, phù hợp nhất để thực hiện.
Để đánh giá và lựa chọn các phương án tốt nhất để thực hiện, chúng ta cần thực hiện 3 quá trình quan trọng đó là: Dự báo các ảnh hưởng của các phương án, đánh giá các phương án và cuối cùng là lựa chọn phương án tốt nhất. Sau đây chúng ta đi vào từng nội dung cụ thể.
1/ Dự báo ảnh hưởng của các phương án
Để đánh giá các phương án quyết định trong mối quan hệ với các chỉ tiêu, trước hết phải dự báo ảnh hưởng của chúng, tức là trả lời cho câu hỏi cái gì sẽ xảy ra nếu mỗi phương án quyết định được đưa vào thực hiện? Tất cả các ảnh hưởng tích cực và tiêu cực, trực tiếp và gián tiếp mà nó có thể tạo ra.
1.1/ Phương án 1: Tạo động lực cho các nhân viên phòng kinh doanh, thúc đẩy sự tiến bộ.
Tạo động lực cho nhân viên có thể thúc đẩy nhân viên nhiệt tình trách nhiệm hơn trong công việc. Tuy nhiên, từ trước đến nay nhân viên vẫn được hưởng các khoản đãi ngộ, khen thưởng và các hoạt động giải trí của công ty.
Thái độ làm việc của nhân viên không phải là nguyên nhân sâu xa của vấn đề, hơn nữa, nếu thực hiện thúc đẩy như vậy sẽ gây tốn kém ,tăng chi phí hoạt động của công ty, gây ra sự bất bình giữa các phòng ban, nhất là các phòng ban hoạt động tốt nhưng không được hưởng quyền lợi ngang bằng. Để xem xét, liệu đây có phải là phương án tốt nhất, ta sẽ so sánh với các phương án sau.
Chuyên đề thực tập Tốt nghiệp