CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU SỢI CỦA CÔNG TY TNHH SỢI DỆT HƯƠNG SEN
4.2. Một số đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sợi của Công ty TNHH sợi dệt Hương Sen Comfor
4.2.1. Đề xuất giải pháp
Để hoàn thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng sợi, Hương Sen Comfor cần thiết phải cải thiện các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp ảnh hưởng đến công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng, do đó cần:
- Chú trọng các hoạt động đào tạo nâng cao trình độ, kiến thức nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên thông qua các chương trình tập huấn, tham gia hội thảo.
- Luôn không ngừng cải tiến và áp dụng công nghệ tiên tiến vào hoạt động quản trị doanh nghiệp và quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
- Đầu tư nghiên cứu, phát hiện các động thái, thay đổi mới trong chính sách của Chính phủ các quốc gia nhập khẩu để nắm bắt cơ hội cũng như chuẩn bị các phương án kinh doanh phòng ngừa rủi ro do biến động thị trường.
- Khuyến khích tinh thần trách nhiệm và nỗ lực hoàn thành tốt nhiệm vụ bằng chính sách thưởng nóng, hoa hồng đối với những nhân viên làm việc hiệu quả, vượt chỉ tiêu; đồng thời, có hình thức nhắc nhở, phạt rõ ràng, cụ thể với những nhân viên mắc lỗi gây tổn hại đến thời gian, chi phí thực hiện hợp đồng xuất khẩu nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm và tạo động lực cho nhân viên hoàn thiện, phát triển bản thân.
51 4.2.1.2. Giải pháp cụ thể
Bên cạnh đó, Hương Sen Comfor cần tiếp tục hoàn thiện quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng sợi trong từng bước lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và điều hành để nâng cao chất lượng dịch vụ, tính hiệu quả kinh doanh của hợp đồng và sự chuyên nghiệp trong quy trình thực hiện hoạt động xuất khẩu của công ty.
Cụ thể:
Trong công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng:
- Căn cứ vào tình hình thực tế, công ty cần tiến hành lập kế hoạch kịp thời ở từng khâu, từng giai đoạn cụ thể trong quy trình thực hiện hợp đồng, xây dựng sợi dây liên kết hợp lý, logic, phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu bộ phận như chuẩn bị nguyên liệu, chuẩn bị bao bì đóng gói, nhân viên vận chuyển, giao hàng, thanh toán,…
- Công ty cũng cần nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động thực hiện hợp đồng. Trong quá trình thực hiện hợp đồng, người lập kế hoạch phải nắm bắt nhanh nhạy tình hình hoạt động của đối tác, những biến động về giá cả, thị trường xuất khẩu do đó việc trang bị cơ sở vật chất và mạng lưới thông tin là điều rất cần thiết. Có vậy, người lập kế hoạch mới có thể tạo được sự liên kết chặt chẽ giữa các khâu, các bộ phận thực hiện hợp đồng để lên kế hoạch kịp thời và chính xác.
Trong công tác tổ chức thực hiện hợp đồng:
Hoàn thiện khâu chuẩn bị hàng hóa
- Nhân viên thu mua nguyên vật liệu cần được đào tạo để nâng cao kiến thức chuyên môn về ngành hàng để trong quá trình thu mua đảm bảo lựa chọn được nguồn cung ứng giá rẻ, chất lượng tốt và ổn định cho công ty, hạn chế chi phí thu mua cao, tránh tình trạng bị đầu cơ ép giá.
- Công ty cần chủ động mở rộng thu mua nguyên vật liệu từ các nguồn trong nước để tránh lệ thuộc vào các nguồn nhập khẩu từ nước ngoài với chi phí đắt đỏ, thời gian lâu, khi xảy ra sự cố về nguyên vật liệu rất khó để khắc phục kịp thời, ảnh hưởng đến chất lượng và thời gian thực hiện hợp đồng.
- Công ty cần chú trọng đáp ứng đầy đủ và đúng yêu cầu của hợp đồng về khối lượng, chất lượng, quy cách bao bì đóng gói của mặt hàng sợi. Công ty cũng nên đầu
52
tư xây dựng hệ thống dây chuyền máy móc sản xuất hiện đại, đồng thời nên cung cấp trang thiết bị thí nghiệm phục cho việc kiểm soát chất lượng sản phẩm.
Nâng cao nghiệp vụ làm thủ tục hải quan
Hiện nay thủ tục thông quan hàng hóa đã tương đối đơn giản, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp XNK nói chung và công ty Hương Sen Comfor nói riêng.
Các sai sót về bộ hồ sơ hải quan chủ yếu đến từ sự bất cẩn của cán bộ nghiệp vụ hoặc do người thiếu kinh nghiệm thực hiện nghiệp vụ. Để hạn chế tình trạng này, công ty cần thường xuyên nâng cao, trau dồi kiến thức về nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử và các văn bản pháp luật có liên quan cho các nhân viên. Bên cạnh đó để nâng cao hơn nữa công tác thủ tục hải quan, công ty cần tiến hành:
- Thực hiện tốt các quy định của hải quan, tạo mối quan hệ với cơ quan hải quan.
- Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết cho thủ tục thông quan hàng hóa.
- Chuẩn bị, kiểm tra kỹ hàng hóa, hàng hóa phải luôn trong trạng thái sẵn sàng thông quan.
Nâng cao nghiệp vụ làm thủ tục thanh toán
- Nghiệp vụ thanh toán luôn tiềm ẩn nhiều vấn đề phức tạp phát sinh bất ngờ, gây ảnh hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty. Để nâng cao nghiệp vụ làm thủ tục thanh toán, công ty cần chú ý đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng thông qua sự hỗ trợ về thông tin của các cơ quan chức năng như ngân hàng trong và ngoài nước, phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam,… hoặc thông qua các đối tác lâu năm. Công ty cũng cần đánh giá khả năng thanh toán của ngân hàng người mua và đánh giá tình hình kinh tế chính trị của nước nhập khẩu để tránh các rủi ro về chính trị. Sau khi đánh giá khả năng thanh toán của đối tác, công ty cần cân nhắc lựa chọn phương thức thanh toán hợp lý để tránh các rủi ro và hạn chế chi phí phát sinh.
- Công ty cũng cần thường xuyên bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên XNK về nghiệp vụ thanh toán để khi lập bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng tốt hơn, giảm thiểu rủi ro khi lập bộ chứng từ bất hợp lệ vì bộ chứng từ bất hợp lệ sẽ kéo dài thời gian thanh toán, chi phí cao, vốn ứ đọng, lãi suất ngân hàng phát sinh…
Trong công tác giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng
53 Về giám sát thực hiện
- Yêu cầu nhân viên thường xuyên báo cáo tiến độ và kết quả thực hiện từng bước trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu để tăng cường giám sát.
- Luôn đảm bảo giữ liên lạc với khách hàng nhập khẩu và các đơn vị cung ứng dịch vụ để cập nhật kịp thời tiến độ thực hiện, dự tính trước những rủi ro, các tình huống phát sinh để có kế hoạch xử lý. Từ đó thiết lập hệ thống cảnh báo sớm, tăng cường khả năng phản ứng kịp thời với các tình huống phát sinh.
- Ứng dụng các phần mềm, hệ thống giám sát thực hiện hợp đồng thông qua máy tính, hệ thống bảng biểu, phiếu giám sát, phần mềm quản lý nội bộ để các cá nhân, phòng ban trong công ty đều nắm được thông tin để có kế hoạch điều chỉnh kịp thời.
- Định kỳ họp bàn rút kinh nghiệm để đội ngũ nhân viên cùng rút ra được bất cập trong công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu sợi của công ty để không ngừng cải tiến, hoàn thiện.
Về điều hành thực hiện: Cần đẩy nhanh tốc độ xử lý phát sinh sau khi đã có quyết định, phương án khắc phục từ ban lãnh đạo thông qua việc giữ liên hệ với các bên liên quan và không ngừng đốc thúc thực hiện, do đó đòi hỏi tinh thần hợp tác chặt chẽ giữa các bên liên quan.