CHƯƠNG 2. TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA CHUYÊN VIÊN TỔ CHỨC PHÒNG GD-ĐT THẠCH THẤT
2.2. Hoạt động của chuyên viên tổ chức phòng GD-ĐT Thạch Thất
Phòng GD-ĐT Thạch Thất có 01 cán bộ phụ trách bộ phận tổ chức – chú Đỗ Toàn Thắng. Qua việc quan sát hoạt động của chuyên viên tổ chức phòng giáo dục và được phân công tham gia trực tiếp giúp đỡ, chia sẻ công việc cùng chú trong thời gian thực tập, sinh viên xin đưa ra một số công việc, nhiệm vụ chính sau mà mình được cùng thực hiện trong thời gian thực tập tại phòng GD&ĐT Thạch Thất:
2.2.1. Công tác xây dựng và phát triển đội ngũ
Thực hiện công tác tham mưu, xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển đội ngũ nhà giáo và cán bộ quản lý giáo dục, đội ngũ viên chức làm công tác thiết bị, thí nghiệm và đồ dùng dạy học đủ về số lượng, đồng bộ về cơ cấu, có đủ năng lực, trình độ chuyên môn và nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu phát triển giáo dục của địa phương và đơn vị.
Xây dựng kế hoạch triển khai đánh giá giáo viên theo chuẩn nghề nghiệp do Sở và Bộ hướng dẫn
a. Duyệt kế hoạch phát triển giáo dục 2 năm học 2015-2016 và 2016-2017 của toàn ngành giáo dục Thạch Thất.
- Thời gian : từ ngày 04 - 05/02/2015.
- Địa điểm: Hội trường tầng 2- phòng GD-ĐT Thạch Thất.
- Nội dung công việc: Duyệt kế hoạch nhân sự (biên chế giáo viên, cán bộ, nhân viên)
- Số lượng: tất cả 76 đơn vị giáo dục trong toàn huyện
- Những căn cứ và cách thức duyệt kế hoạch:
• Dựa vào 2 biểu: biểu giáo viên chia theo phân môn và biểu chi tiết về cán bộ quản lý, nhân viên mà các trường đã xây dựng (theo mẫu chung).
• Số lượng lớp học 2 buổi/ ngày, số lớp ghép (đối với hệ tiểu học).
• Số lượng lớp học và số học sinh dự kiến trong 2 năm học 2015-2016 và 2016- 2017. Tính toán số lớp trong trường theo định mức học sinh/ lớp, và định mức giáo viên/lớp, từ đó tính ra giáo viên cần có. Căn cứ vào số lượng giáo viên hiện có và xác định số giáo viên sẽ về hưu, nghỉ ốm, nghỉ thai sản,..để lập kế hoạch bổ xung giáo viên.
• Dựa trên các quy định, đưa ra quyết định thông qua hay yêu cầu sửa đổi về số lượng giáo viên dự kiến, số cán bộ quản lý, số nhân viên mà các trường đã xây dựng trong bản kế hoạch sao cho phù hợp với điều kiện thực tế của từng trường.
• Quan hệ chặt chẽ với các bộ phận khác (tài chính, kế toán, chuyên môn,..)để kế hoạch thêm hoàn chỉnh và đồng bộ.
• Thông qua số lượng giáo viên, cán bộ quản lý, nhân viên đã duyệt tổng hợp số liệu gửi lãnh đạo phòng và UBND huyện Thạch Thất để hoàn thiện kế hoạch phát triển giáo dục năm học 2015-2016 và 2016-2017 của ngành giáo dục Thạch Thất, chuẩn bị báo cáo kết quả với Sở giáo dục và đào tạo Hà Nội.
b. Đề xuất danh sách cán bộ quản lý, giáo viên đi học lớp bồi dưỡng cán bộ quản lý giáo dục mầm non và tiểu học theo đề án của Sở GD-ĐT Hà Nội
• Nhận quyết định về việc cử cán bộ, giáo viên đi học lớp bồi dưỡng cán bộ quản lý giáo dục của Sở giáo dục và đào tạo Hà Nội.
• Thông qua danh sách số lượng cán bộ, giáo biên đi học: 10 người (4 mầm non và 6 tiểu học)
• Gửi thông báo đi học tới cá nhân có đủ điều kiện, hướng dẫn làm hồ sơ và thủ tục đi học.
• Nhận hồ sơ của các cá nhân đi học, thông bảo thời gian, địa điểm học:
Thời gian: 3 tháng, bắt đầu từ 01/3/2015.
Địa điểm: Trường CĐ SP Hà Nội.
• Gửi danh sách và hồ sơ của người học về sở GD-ĐT Hà Nội
• Soạn thảo và gửi tờ trình về việc cử kèm theo danh sách cán bộ, giáo viên đi học về phòng Nội Vụ (UBND huyện Thạch Thất), đề nghị UBND huyện ra quyết định cho các cá nhân đã được cử đi học.
c. Tham mưu cho lãnh đạo phòng GD, Phòng Nội vụ - UBND huyện về việc thuyên chuyển công tác đối với nhân viên kế toán của một số trường
- Tham mưu cho lãnh đạo phòng giáo dục, UBND huyện về các vị trí cần thuyên chuyển:
Đơn vị công tác hiện nay
Năng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ
Số năm trong nghề và thời gian công tác tại đơn vị cũ
Nơi sẽ chuyển đến và điều kiện, hoàn cảnh cá nhân
- Soạn và gửi tờ trình đến UBND huyện Thạch Thất
- Nhận quyết định về việc thuyên chuyển công tác từ UBND huyện
Thông báo và gửi quyết định tới các đơn vị có nhân viên chuyển công tác
Chuyển hồ sơ của nhân viên đã thuyên chuyển từ đơn vị cũ về đơn vị mới, để thuận tiện trong việc quản lý hồ sơ nhân sự về sau.
d, Đề xuất việc điều động giáo viên
- Nhận thông báo thiếu giáo viên Hóa-Sinh của trường THCS Cẩm yên trong thời gian 06 tháng do có giáo viên nghỉ thai sản.
- Xem xét lại số lượng giáo viên Hóa – sinh của các trường trên địa bàn thuộc Phòng Giáo Dục quản lý.
- Soạn thảo quyết định điều động giáo viên Nguyễn Thị Minh Hà – Giáo viên Hóa- Sinh trường THCS Dị Nậu đến công tác tại trường THCS Cẩm Yên trong thời gian là 06 tháng và gửi lên lãnh đạo chờ phê duyệt.
- Gửi quyết định về việc trưng tập công tác đối với cán bộ, giáo viên, nhân viên cho trường THCS Dị Nậu.
2.2.2. Thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ, giáo viên, nhân viên ngành giáo dục huyện Thạch Thất
Yêu cầu thực hiện đầy đủ, kịp thời, minh bạch các chế độ chính sách của Nhà nước đối với nhà giáo và cán bộ quản lý giáo dục.
Bố trí giáo viên, nhân viên đủ theo quy định về định mức biên chế, phân công lao động hợp lý, đảm bảo những điều kiện về cơ sở vật chất để giáo viên giảng dạy đạt hiệu quả cao. Phối hợp với công đoàn chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công nhân viên chức và người lao động; chú trọng công tác xây dựng tập thể và gia đình nhà giáo văn hóa.
Phối hợp với các ngành liên quan thực hiện Đề án luân chuyển nhà giáo và cán bộ quản lý cơ sở giáo dục đảm bảo công bằng xã hội, tạo được niềm tin, yên tâm công tác đối với nhà giáo và cán bộ quản lý cơ sở giáo dục ở địa phương.
a, Thủ tục cho cán bộ, giáo viên, nhân viên nghỉ hưu.
- Có 2 loại: nghỉ hưu theo đúng tuổi và nghỉ hưu trước tuổi quy định theo nghi định 132.
- Cá nhân nộp hồ sơ tại bộ phận tổ chức phòng Giáo dục.
- Bộ phận tổ chức phòng GD nhận hồ sơ và viết phiếu hẹn lần 1.
- Bộ phận tổ chức phòng GD kiểm tra hồ sơ. Nếu chưa hoàn chỉnh yêu cầy cá nhân bổ sung.
- Nếu hợp lệ Bộ phận tổ chức phòng GD viết phiếu hẹn lần 2.
- Cá nhân nhận kết quả cũng như hồ sơ viên chức và các giấy tờ liên quan khác.
b, Thủ tục cho cán bộ, giáo viên, nhân viên xin thôi việc
- Tiếp nhận đơn xin thôi việc của cán bộ, giáo viên, nhân viên kèm theo xác nhận của nơi cá nhân đó công tác.
• Đơn xin thôi việc (không có mẫu).
• Tờ trình của đơn vị trực tiếp quản lý công chức, viên chức.
- Xem xét lý do, nguyện vọng, căn cứ vào các quy định pháp lý.
- Soạn thảo tờ trình về trường hợp đó, lấy ý kiến lãnh đạo và nộp về phòng Nội vụ (UBND huyện Thạch Thất) xem xét, ra quyết định. Thực hiện theo đúng nguyên tắc, quy định: Công chức, viên chức nộp đơn xin thôi việc tại đơn vị quản lý trực tiếp. Các đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ nộp tại phòng Nội vụ.
- Nhận quyết định và trả kết quả cho người xin thôi việc
c, Thủ tục cho cán bộ, giáo viên, nhân viên nghỉ phép, nghỉ theo chế độ (đau ốm, thai sản, hôn lễ, lý do cá nhân khác...)
- Tiếp nhận đơn xin nghỉ phép của cá nhân và xác nhận của đơn vị cá nhân công tác.
- Xem xét đơn, dựa vào các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan (Bộ luật Lao động, Luật cán bộ công chức, Luật bảo hiểm y tế...), xem xét hoàn cảnh của cá nhân để đề xuất đồng ý hay không đồng ý cho nghỉ. Làm văn bản gửi lãnh đạo và chờ phê duyệt.
- Nhận quyết đinh và trả kết quả cho cá nhân có đơn yêu cầu.
- Dựa trên số lượng cán bộ, giáo viên, nhân viên nghỉ mà có các biện pháp trưng tập hay thuyên chuyển, điều động cán bộ kịp thời đáp ứng đòi hỏi công việc tại các đơn vị, tránh sự gián đoạn gây ảnh hưởng tới kế hoạch chung của toàn ngành. Nắm vững quy định của pháp luật hiện hành như: Bộ Luật lao động, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2007,...) để giải quyết, xử lý công việc đúng quyền hạn, trách nhiệm.
d, Nhận hồ sơ và hướng dẫn nâng lương thường xuyên cho cán bộ, công chức, viên chức gồm các nội dung sau:
Thông báo đến các đơn vị trường
- Hằng năm, căn cứ vào công văn của Bộ Giáo dục và đào tạo về việc nâng lương cho cán bộ - viên chức của trường
- Căn cứ đầy đủ và chính xác vào Thông tư của Bộ nội vụ số 03/2005/TT-BNV về việc “Hướng dẫn thực hiện chế độ nâng lương thường xuyên và nâng lương trước thời hạn đối với cán bộ, công chức, viên chức”.
- Phòng GD tiến hành gửi công văn thông báo về việc xét bậc lương đến các đơn vị trường kèm theo danh sách dự kiến nâng bậc lương của cán bộ, viên chức.
Tổng hợp và trình Hội đồng lương xem xét:
- Sau khi các đơn vị triển khai thực hiện xem xét nâng bậc luong cho cán bộ, viên chức đúng theo quy định, nghiêm túc và đảm bảo đúng thời gian quy định, thực hiện tổng hợp và trình Hội đồng lương trường xét duyệt. Nếu các đơn vị có ý kiến về việc danh sách dự kiến nâng bậc lương có sai sót, cần bổ sung thêm, bớt, ... thì
lãnh đạo các đơn vị theo đúng thời hạn quy định tiến hành đối chiếu, kiểm tra hồ sơ gốc và thực hiện điều chỉnh (nếu có).
- Tiến hành lập Hội đồng lương, họp xét duyệt việc nâng bậc lương cho cán bộ viên chức theo danh sách dự kiến nâng bậc lương đã được tổng hợp và danh sách những cán bộ, viên chức đến hạn nâng bậc lương nhưng đã hết bậc của ngạch hiện hưởng (nếu có).
- Tổng hợp danh sách kết quả nâng bậc lương cho cán bộ, viên chức, danh sách những cán bộ viên chức đến hạn nâng bậc lương những đã hết bậc của ngạch hiện hưởng được Hội đồng lương phê duyệt.
Gửi danh sách kết quả nâng bậc lương lên cấp trên:
- Hoàn tất danh sách đề nghị nâng bậc lương đối với cán bộ, công chức viên chức theo mẫu và nộp báo cáo về Bộ chậm nhất là ngày 15/11 hàng năm để Bộ ra quyết định chính thức nâng bậc lương đối với cán bộ viên chức.
- Danh sách kết quả nâng bậc lương của cán bộ viên chức phải được niêm yết công khai.
Lưu hồ sơ
- Tiến hành lưu hồ sơ theo đúng quy định, đúng thủ tục quy trình kiểm soát hồ sơ.
e, Hướng dẫn Thủ tục chuyển ngạch, nâng ngạch, chuyển loại công chức, viên chức.
Hồ sơ gồm có:
- Công văn đề nghị điều chỉnh ngạch của đơn vị (bản chính).
- Đơn đề nghị điều chỉnh ngạch của công chức (bản chính).
- Bản nhận xét đánh giá quá trình công tác của công chức trong 3 năm gần nhất có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị.(bản chính)
- Có văn bằng chứng chỉ phù hợp với tiêu chuẩn ngạch bậc (bản sao).
- Quyết định bố trí công việc mới. (bản sao)
- Quyết định lương đang hưởng. (bản sao)
- Danh sách trích ngang của công chức đề nghị chuyển ngạch. (bản chính)
- Số bộ hồ sơ: 01 bộ.
2.2.3. Quản lý và lưu trữ hồ sơ đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên toàn ngành
a. , Lưu trữ hồ sơ:
Lưu trữ hồ sơ lý lịch của cán bộ, công chức ngành giáo dục huyện Thạch Thất Mỗi cán bộ, giáo viên hoặc nhân viên trong ngành giáo dục của huyện sau khi nộp hồ sơ cho đơn vị công tác, đơn vị sẽ tổng hợp lại và nộp về, lưu trữ tại bộ phận tổ chức phòng giáo dục làm cơ sở, căn cứ cho việc đối chiếu, luân chuyển,...
b. Quản lý hồ sơ:
- Hằng năm thực hiện kiểm tra lại hồ sơ của cán bộ, giáo viên, nhân viên các trường trên cơ sở đó:
Sắp xếp: Dựa theo danh sách cán bộ, giáo viên, viên chức của các trường, hồ sơ được xếp thành các cặp hồ sơ, bên ngoài cặp hồ sơ có danh sách tiện cho việc tìm kiếm khi cần. Hồ sơ của các trường được sắp xếp theo từng ngăn.
Bổ sung hồ sơ của cán bộ, giáo viên, nhân viên còn thiếu.
Dồn hồ sơ cho những trường hợp có 2 bộ hồ sơ.
Chuyển hồ sơ của cán bộ, giáo viên, nhân viên đã chuyển công tác về đơn vị mới.
Loại và trả hồ sơ cho cán bộ, giáo viên đã chuyển công tác sang địa phương khác.
Giải quyết cho cán bộ, giáo viên, nhân viên mượn hồ sơ để làm lại sổ bảo hiểm, đối chiếu. Thực hiện đúng theo quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước, thực hiện nghiêm túc, chính xác, đúng thời hạn chế độ báo cáo.
2.2.4. Phối hợp chặt chẽ với Phòng Nội vụ - UBND huyện về công tác tổ chức cán bộ
a. Gửi tờ trình cho Phòng Nội vụ để ra quyết định về việc cán bộ, giáo viên đi học lớp Bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý giáo dục cấp Mầm Non và Tiều học năm 2015.
- Thời gian: ngày 08/3/2015
- Địa điểm: phòng Nội vụ huyện Thạch Thất
- Nội dung trình: Danh sách các cán bộ, giáo viên được cử đi học, kèm theo tờ trình UBND huyện để ra quyết định, hoàn thiện thủ tục cho cán bộ, giáo viên đi học, kịp thời bàn giao công việc cho đơn vị, đồng nghiệp.
- Hình thức: gửi trực tiếp bằng văn bản.
b. Tham mưu cho UBND huyện về nhu cầu tuyển dụng viên chức ngành giáo dục năm 2015
- Về hình thức tuyển dụng: Việc tuyển dụng viên chức được thực hiện thông qua hình thức thi tuyển hoặc xét tuyển do chủ tịch UBND huyện quyết định dựa trên nhu cầu và điều kiện của từng đơn vị, từng địa phương.
- Nội dung tham mưu: Căn cứ vào kế hoạch của ngành giáo dục huyện đã được xây dựng, thấy được nhu cầu của toàn ngành cũng như nhu cầu tuyển dụng viên chức
theo từng đơn vị trường, nên dễ dàng cung cấp cho phòng Nội vụ những chỉ tiêu, vị trí cần tuyển dụng dựa trên những bảng, mẫu có sẵn do UBND huyện cung cấp.
- Thực hiện đúng chức năng tổ chức trong quản lý giáo dục: xây dựng và phát triển đội ngũ, xác định được cơ cấu tổ chức bộ máy về biên chế, chức năng, nhiệm vụ.
- Về quy trình tuyển dụng đối với ngành giáo dục:
Bước 1: Xây dựng kế hoạch, thành lập Hội đồng tuyển dụng:
Trên cơ sở kế hoạch biên chế năm 2015, phòng Nội vụ chủ trì phối hợp với phòng Giáo dục, yêu cầu báo cáo nhu cầu tuyển dụng viên chức năm 2015 về phòng Nội vụ để tổng hợp.
Căn cứ nhu cầu và thực tế tuyển dụng của các đơn vị, Phòng Nội vụ tham mưu cho UBND huyện xây dựng kế hoạch tuyển dụng viên chức năm 2015 chung của huyện trong đó xác định cụ thể: số lượng, nhu cầu, chuyên ngành, trình độ tuyển dụng, số đợt tuyển dụng, thời gian, quy trình, thủ tục, hồ sơ tuyển dụng... (Kế hoạch tuyển dụng xây dựng chung cho cả năm, các đợt tiếp theo căn cứ kế hoạch này thực hiện, không phải xây dựng kế hoạch riêng).
Dựa trên kế hoạch tuyển dụng, Phòng Nội vụ tham mưu UBND huyện thành lập Hội đồng tuyển dụng (HĐTD) cấp huyện để tổ chức tuyển dụng theo từng đợt mà kế hoạch đề ra.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng, phát hành hồ sơ theo từng đợt tuyển dung (căn cứ kế hoạch)
HĐTD thông báo kế hoạch tuyển dụng đến các đơn vị;
HĐTD niêm yết công khai, cụ thể nhu cầu, tiêu chuẩn, điều kiện, đối tượng, hình thức, nội dung, thời gian, địa điểm tuyển dụng…tại trụ sở UBND cấp huyện, phòng Nội vụ và các cơ quan có liên quan;
HĐTD tổng hợp gửi thông báo của cácHĐTD đơn vị cùng với thông báo của HĐTD để đăng trên báo, đài truyền thanh của huyện và gửi về Sở Nội vụ đăng trên website của thành phố.
Tổ chức phát hành hồ sơ
Lưu ý: về thời gian thông báo, Thường trực HĐTD (phòng Nội vụ) gửi về Sở Nội vụ trước 30 ngày tính đến hết hạn nhận hồ sơ để đăng trên website Thành phố.