CHƯƠNG 2- TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM TOÁN TẠI
2.2. Đặc điểm công tác kiểm toán tại Công ty
2.2.2. Kiểm soát chất lượng dịch vụ kiểm toán
Kiểm toán là một dịch vụ chuyên nghiệp mà vấn đề quan trọng nhất là chất lượng dịch vụ. Công ty kiểm toán Grant Thornton Việt Nam coi trách nhiệm của mình là phải tìm hiểu hoạt động của khách hàng, đem lại một góc nhìn độc lập, khác biệt và đóng góp ý kiến nâng cao hiệu quả hoạt động của khách hàng.
Cung cấp dịch vụ kiểm toán với chất lượng tốt nhất không chỉ để hướng tới mục tiêu trở thành nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam và các nước lân cận, đó còn là trách nhiệm của Grant Thornton Việt Nam trong việc duy trì, củng cố danh tiếng của Grant Thornton Quốc tế. Chính vì thế, kiểm soát chất lượng dịch vụ kiểm toán là vấn đề được hết sức chú trọng.
Việc kiểm soát chất lượng được thực hiện trong tất cả các bước của quy trình kiểm toán, cụ thể:
- Kế hoạch kiểm toán được chủ nhiệm kiểm toán thiết lập cho từng khách hàng dựa trên việc đánh giá rủi ro, xác định các khía cạnh trọng yếu với sự trợ giúp của các phần mềm kiểm toán và có sự đóng góp ý kiến của khách hàng là thủ tục kiểm soát chính.
- Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, công việc được phân chia cụ thể cho từng thành viên nhóm kiểm toán dựa theo năng lực chuyên môn. Kiểm toán viên chính trực tiếp xem xét, kiểm tra công việc của trợ lý kiểm toán. Trưởng nhóm kiểm toán chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra tiến độ, chất lượng công việc của cả nhóm kiểm toán.
- Giai đoạn kết thúc kiểm toán, Công việc kiểm tra soát xét được tiến hành bởi chủ nhiệm kiểm toán nhằm nhìn nhận vấn đề một cách đúng đắn nhất. Tất cả các giấy tờ, tài liệu, hồ sơ, các công việc tiến hành và báo cáo tài chính được kiểm tra lại ở ba cấp độ bởi các kiểm toán viên cao cấp, trưởng phòng kiểm toán và giám đốc kiểm toán.
Thêm vào đó, Công ty áp dụng hệ thống chính sách, quy định về kiểm soát chất lượng của Grant Thornton Quốc tế, EQCM, đảm bảo tất cả nhân viên phải hoàn toàn tuân thủ. Chính việc phân công hợp lý, kiểm tra chặt chẽ trong quá trình thực hiện, cùng với năng lực chuyên môn của các nhân viên, dịch vụ kiểm toán được Công ty cung cấp cho khách hàng với chất lượng tốt nhất.
2.2.3. Tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán
Tất cả hồ sơ kiểm toán của Công ty Grant Thornton Việt Nam được quản lý theo hệ thống bản mềm trên máy chủ Công ty và hệ thống bản cứng tại kho lưu trữ.
- Hệ thống bản mềm: toàn bộ hồ sơ kiểm toán được lưu trữ dưới hình thức bản mềm, đặt trong thư mục khách hàng. Các khách hàng được sắp xếp theo chữ cái đầu tên từ A đến Z, thuận tiện cho việc tìm kiếm. Thông tin bản mềm về mỗi khách hàng bao gồm hồ sơ kiểm toán chung, hồ sơ kiểm toán năm, GTI Explorer, Cbeam và AuditCare. Để truy cập được thông tin về khách hàng, phải đăng nhập vào hệ thống máy chủ với tên đăng nhập và mật mã riêng. Chính vì thế tính bảo mật với thông tin là rất cao.
- Hệ thống bản cứng: hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm được giữ theo bản giấy và lưu trữ trong kho theo các năm, ví dụ năm 2006, năm 2007…Trong mỗi năm, hồ sơ được xếp theo chữ cái tên khách hàng, chính vì thế việc tìm kiếm, quản lý dễ dàng.
Với mỗi khách hàng, Công ty thiết lập quản lý thông tin theo hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm.
2.2.3.1. Hồ sơ kiểm toán chung
Gồm các thông tin chung nhất về khách hàng, được sử dụng cho các năm kiểm toán và được cập nhật, bổ sung hàng năm. Hồ sơ kiểm toán chung bao gồm:
- Tên, số hiệu hồ sơ, ngày tháng lập, lưu trữ;
- Nhân sự kiểm toán các năm (Kiểm toán viên chính, chủ nhiệm kiểm toán);
- Quản lý cuộc kiểm toán qua các năm: Gồm các thông tin về hợp đồng kiểm toán; địa điểm kiểm toán; tên và địa chỉ của các kiểm toán viên thực hiện, phân công công việc giữa các kiểm toán viên; tên, địa chỉ các ngân hàng; chi tiết về phí kiểm toán liên quan tới nhiều năm…
- Thông tin chung về khách hàng: Gồm các thông tin về cơ cấu tổ chức;
lịch sử hình thành phát triển; ngành nghề kinh doanh; khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh chính; tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán…
- Thông tin pháp luật liên quan: Gồm các thông tin như: bản sao hợp đồng liên doanh liên kết, hợp đồng thuê mua dài hạn; các giấy chứng nhận; đăng ký với cơ quan có thẩm quyền…
- Thông tin tài chính: Gồm các thông tin như: Phê chuẩn đăng ký hệ thống kế toán của Bộ Tài chính, hợp đồng thấu chi của ngân hàng, hệ thống tài khoản kế toán, các thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ…
2.2.3.2. Hồ sơ kiểm toán năm
Hồ sơ kiểm toán năm được lưu theo từng file riêng cho từng năm kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán của năm đang tiến hành kiểm toán là hồ hơ kiểm toán năm
hiện hành. Hồ sơ kiểm toán năm gồm các thông tin về người lập, người kiểm tra, soát xét; các văn bản pháp luật có liên quan; hợp đồng, thư hẹn kiểm toán; các bằng chứng kiểm toán viên thu thập được; báo cáo kiểm toán, thư quản lý…
Hồ sơ kiểm toán năm được chia ra thành các phần liên quan tới từng bước công việc, phần hành kiểm toán. Các phần được đánh tham chiếu theo các chữ cái A, B, C… để tiện việc theo dõi, kiểm tra, gồm các phần: báo cáo tài chính, kế hoạch kiểm toán, tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, vay nợ, thuế, các khoản mục đặc biệt, tài sản cố định, hàng tồn kho, doanh thu, nguồn vốn, chi phí, tiền lương nhân viên,…
Trong mỗi phần bao gồm các bằng chứng kiểm toán viên thu thập được, giấy tờ làm việc và các tài liệu liên quan.