Chương 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ
3.3. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng xác định kết quả kinh doanh tại công ty THNN dịch vụ vận tải Hưng Phát
Để hạn chế những tồn tại đồng thời góp phần cho công tác tiêu thụ hàng hoá ở công ty phù hợp với chế độ tài chính của công ty. Sau một thời gian thực tập tại công ty em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến sau:
* Ý kiến 1: Hoàn thiện công tác tổ chức về hệ thống chứng từ kế toán, tin học hóa công tác kế toán
Hoạt động trong lĩnh vực thương mại sản phẩm hàng hoá đa dạng cần bảo quản tốt, số lượng hàng nhập về một phần là nhập xuất thẳng hàng hóa. Do vậy để tạo điều kiện cho nhân viên làm công tác về các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng của công ty cần xây dựng lưu chuyển chứng từ hợp lý, chứng từ sắp xếp theo một trật tự nhất định theo ngày tháng phát sinh, theo từng loại hàng hóa.
Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán vào việc hạch toán, điều này sẽ giúp giảm khối lượng công việc của nhân viên kế toán vào cuối tháng, quý, năm.
Giúp theo dõi được chi tiết giá vốn, doanh thu, phải thu, hàng hóa…theo đòi hỏi của yêu cầu quản lý được dễ dàng hơn. Ví dụ như Công ty nên mua phần mềm Phần mềm kế toán MISA-SME 7.9. Trong số những phần mềm kế toán thông dụng nhất hiện nay, không thể không nhắc đến phần mềm Misa-SME 7.9. Đây là giải pháp kế toán cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với 11 phân hệ. Mỗi phân hệ là một phần hành kế toán tại các đơn vị như mua bán hàng, quản lý kho, hợp đồng, quản lý quỹ, tiền lương, sổ cái …
* Ưu điểm của việc mua phần mềm
+ Mua phần mềm kế toán nhằm nâng cao công tác quản lý, giảm bớt lượng công việc của kế toán, tránh sai sót, nhầm lẫn đảm bảo hạch toán chính xác
+ Chi phí cho mua bản quyền phần mềm kế toán không lớn.
+ Tiết kiệm thời gian và lao động.
+ Cần rà soát lại công nợ và hàng tồn kho để lập kế hoạch lập dự phòng cho hợp lý, đảm bảo được chi phí kinh doanh một cách ổn định
* Ý kiến 2: Thực hiện các khoản giảm trừ doanh thu
Công ty chưa thực hiện chiết khấu thương mại cho khách hàng vì vậy theo em công ty nên xây dựng một chiến lược cho vấn đề này. Đối với khách hàng mua hàng với số lượng lớn công ty nên có chính sách cho khách hàng được hưởng khoản chiết khấu, với những hàng hoá kém chất lượng thì cần phải thực hiện giảm giá hàng hoá cho phù hợp và đảm bảo uy tín của công ty trong lòng khách hàng. Thực hiện tốt công tác này sẽ khuyến khích khách hàng đặt mua hàng ở công ty, cùng với chế độ bảo hành tốt sẽ giúp công ty giữ được uy tín lâu dài với khách hàng.
Giải pháp:
* Về chiết khấu thương mại: Công ty có 2 mặt hàng chủ yếu đó là thép xây dựng và xi măng. Do hàng hoá có đặc tính khác nhau nên cũng có thể xây dựng chiến lược phù hợp cho từng mặt hàng.
+ Đối với mặt hàng thép xây dựng:
- Xây dựng mức sản lượng để được hưởng chiết khấu về giá cho khách hàng.
VD:
Nếu khách hàng trong tháng tiêu thụ được 100 tấn thép thì cuối tháng có thể hưởng chiết khấu về giá từ 40 đến 60đồng/kg. Điều này sẽ giúp khách hàng đẩy mạnh sản lượng mua hàng tháng.
+ Đối với mặt hàng xi măng:
- Xây dựng chính sách khuyến mại bằng tiền hoặc bằng hàng
VD: Trong tháng nếu khách hàng đạt được mức sản lượng từ 50 tấn trở lên thì khuyến mại 15kg/tấn. Hai quý xây dựng khuyến mại bằng tiền một lần tính theo đầu tấn tiêu thụ để đưa ra mức thưởng trên đầu tấn hợp lý.
* Về chiết khấu thanh toán: Dư nợ của Công ty để rất lớn do vậy công ty nên thực hiện việc chiết khấu thanh toán cho khách hàng:
- Với những khoản nợ để thanh toán theo tháng: Thực hiện việc thưởng tiền nếu khách hàng chưa đến hạn thanh toán đã thanh toán hết.
- Với những khoản nợ thanh toán theo lô hàng, theo đợt hàng thì để chiết khấu thanh toán nếu thanh toán trước hạn theo điều kiện n/10 hoặc n/20 sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán trên giá trị lô hàng.
* Về giảm giá hàng bán: Mặt hàng kinh doanh của Công ty là mặt hàng đòi hỏi phải có sự bảo quản rất tốt nếu không sẽ ảnh hưởng đến chất lượng hàng hoá như thép bị gỉ, xi măng bị vón cục. Vì vậy công ty nên có chính sách năng động về giá với những
hàng hoá chất lượng bị giảm sút.
Trong công tác hạch toán kế toán:
Công ty sử dụng tài khoản 521 : Các khoản giảm trừ doanh thu TK có 3 tài khoản cấp 2 đó là:
TK 521(1): Chiết khấu thương mại TK 521(2): Hàng bán bị trả lại TK 521(3): Giảm giá hàng bán.
Bút toán 1: Khi phát sinh các khoản hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại .
Nợ TK521
Nợ TK 333(1): nếu có
Có TK : 111, 112, ..Nếu trả bằng tiền
Có TK : 131 Nếu trừ vào công nợ
Bút toán 2. Cuối kỳ kết chuyển sang TK 511.
Nợ TK 511 Có TK 521.
Trường hợp nhận lại hàng bán phải trả lại thì đồng thời với ghi thêm bút toán giảm giá vốn hàng bán ra.
Nợ TK 156 Có TK 632
Phản ánh các chi phí phát sinh nếu có trong quá trình tiến hành các khoản giảm trừ doanh thu.
Nợ TK 6421 Nợ TK 1331
Có TK 111, 112, 331…
* Ý kiến 3 : Thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.
Nhìn vào bảng tổng hợp công nợ của Công ty em thấy Công ty để dư nợ khá lớn.
Vì vậy theo em công ty nên lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để tránh sự biến động về chi phí khi mà các khoản nợ này khó hoặc không có khả năng thu hồi dẫn đến ảnh hưởng sai lệch đến kết quả kinh doanh.
Phương pháp lập dự phòng: Theo thông tư 228/2009 quy định:
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 2 năm đến dưới 3 năm.
+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 năm trở nên.
Trong công tác hạch toán kế toán:
Sử dụng TK 159(2) – Dự phòng nợ phải thu khó đòi Kết cấu và nội dung tài khoản 159(2)
Bên Nợ:
- Hoàn nhập nợ phải thu khó đòi - Xoá các khoản nợ phải thu khó đòi Bên Có:
- Số dự phòng phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Số dư bên có:
- Số dự phòng phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ.
Bút toán 1: Căn cứ vào các khoản nợ phải thu khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi kế toán tiến hành trích lập dự phòng để hạch toán vào chi phí quản lý kinh doanh trong kỳ.
Nợ TK 642(2) Có TK 159(2)
Bút toán 2. Nếu số cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số đã trích lập ở kỳ kế toán trước thì cần hoàn nhập để giảm chi phí.
Nợ TK 159(2) Có TK 642(2)
Bút toán 3: Các khoản phải thu khó đòi xác định là không đòi được và được phép xoá nợ. Căn cứ vào biên bản xoá nợ kế toán hạch toán:
Nợ TK 159(2) Nợ TK 642(2)
Có TK 131 - Phải thu của khách hàng Có TK 138
- Nếu đã lập dự phòng - Số chưa lập dự phòng - Phải thu khác
Đồng thời ghi Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý
Bút toán 4: Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xoá nợ, nay thu hồi được, căn cứ vào số thu hồi được kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112…
Có TK 711
Đồng thời ghi vào bên có TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý
* Ý kiến 4: Tiến hành phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
cho từng nhóm hàng.
Kế toán sẽ tiến hành phân bổ CPBH và CPQLDN cho từng nhóm hàng hóa dựa vào doanh thu của từng nhóm. Công thức phân bổ như sau:
CPBH (CPQLDN) phân bổ cho nhóm HH (i)= CPBH (CPQLDN) cần phân bổ / Tổng DTT của các nhóm HH x DTT của nhóm HH (i)
Hiện nay, công ty thực hiện việc xác định kết quả chung cho tất cả các mặt hàng.
Như vậy, các nhà quản lý sẽ không thể có được giải pháp kinh doanh tối ưu. Vì vậy, theo em Công ty nên hạch toán và xác định kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, thấy được mặt hàng nào đem lại hiệu quả cao, mặt hàng nào chưa được sử dụng nhiều điều này giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp trong việc ra các quyết định kinh doanh mặt hàng nào, hoặc quyết định nâng cao chất lượng hàng hóa, dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng, từ đó cải thiện tình hình bán hàng cũng như việc quản lý công tác .
Sau khi phân bổ CPBH, CPQLDN cho từng nhóm thành phẩm ta có thể xác định kết quả kinh doanh cho từng nhóm theo công thức sau:
Kết quả kinh doanh của nhóm HH (i)
* Ý kiến 5: Hoàn thiện về việc mua hàng để thực hiện hợp đồng
Công ty tìm nguồn hàng, mua hàng và tham gia thanh toán, có thể mang về nhập kho hoặc đem trực tiếp tới địa điểm khách hàng yêu cầu .Công ty cần theo dõi chặt chẽ chất lượng chủng loại hàng hóa, vận chuyển để đảm bảo thực hiện nhanh nhất, tốt nhất hợp đồng với khách hàng, đảm bảo hàng bị trả lại, giảm giá là ít. Làm tốt khâu hóa đơn,chứng từ để thực hiện việc tính giá vốn hàng bán và ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Trên đây là một số giải pháp nhằm giúp doanh nghiệp hoàn thiện và phát triển hơn nữa về công tác hạch toán kế toán nói riêng và quá trình kinh doanh của doanh nghiệp nói chung, em hi vọng sẽ khắc phục được những mặt còn hạn chế trong công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty TNHH dịch vụ vận tải Hưng Phát. Tuy nhiên để những phương hướng đó được thực hiện thì cần phải có những biện pháp sau:
DTT của=nhóm HH (i)GVHB nhóm HH-(i)CPBH và PQLDN - được phân bổ cho nhóm HH (i)
Công ty phải thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên kế toán toàn công ty.
Công ty phải trang bị cơ sở vật chất đầy đủ cho phòng kế toán.
Công ty phải có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh chế độ kế toán về tài khoản sử dụng, các quan hệ đối ứng tài khoản và chế độ sổ sách kế toán.