Tiến trình kiểm tra theo các bước sau:
9.3.1. Xây dựng các tiêu chuẩn và chọn phương pháp đo lường việc thực hiện Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần thực hiện. Trong hoạt động của một tổ chức, có thể có nhiều loại tiêu chuẩn. Do đó, tốt nhất cho việc kiểm tra, các tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý và có khả năng thực hiện được trên thực tế. Xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn vượt quá khả năng thực hiện rồi sau đó phải điều chỉnh, hạ thấp bớt các tiêu chuẩn này là một điều mà các nhà quản trị nên tránh từ đầu. Các phương pháp đo lường việc thực hiện cần chính xác, dù là tương đối.
Nếu các nhà quản trị biết xác định tiêu chuẩn một cách thích hợp, đồng thời nắm vững kỹ thuật nhận định xem thực sự cấp dưới đang làm gì, đang đứng ở chỗ nào thì sự việc đánh giá kết quả thực hiện công việc tương đối dễ dàng. Tuy nhiên trong điều kiện hội nhập kinh tế thể giới, cùng với sự phát triển công nghệ không ngừng, sự đa dạng hóa các mẫu loại sản phẩm là những vấn đề thách thức cho việc kiểm tra.
9.3.2. Đo lường việc thực hiện
- Tiến hành đo lường hay lường trước nhằm phát hiện sự sai lệch hay nguy cơ sai lệch so với mục tiêu
- Hiệu quả đo lường phụ thuộc vào phương pháp đo lường và công cụ đo lường
- Đo lường những tiêu chuẩn định lượng sẽ dễ dàng hơn các tiêu chuẩn định tính.
Nếu các tiểu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu có các phương tiện để xác định một cách chính xác cấp dưới đang làm gì, các nhà quản trị có thể đánh giá thành quả thực tế của những nhân viên làm việc dưới quyền. Tuy nhiên, sự đánh giá đó không phải lúc nào cũng thực hiện được. Bởi lẽ, có nhiều hoạt động khó có thể nêu ra tiêu chuẩn chinh xác, và có nhiều hoạt động khó cho sự đo lường. Ví dụ, rất khó để kiểm tra công việc của Phòng Quan hệ công chúng trong một doanh nghiệp.
Trong trường hợp này, các nhà quản trị phải linh hoạt dùng các tiêu chuẩn gián tiếp, chẳng hạn thái độ của báo chí và công chúng đối với doanh nghiệp hay uy tín của doanh nghiệp trong xã hội.
9.3.3. Điều chỉnh các sai lệch
- Khi đo lường xong, kết quả có sự sai lệch thì cần tập trung phân tích sự kiện nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến sai lệch
- Đề ra các biện pháp khắc phục sai lệch.
- Có thể sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân viên,…
- Phân công lại các bộ phận do sai lầm trong công tác tổ chức hoặc phát sinh trong quá trình thực hiện.
- Tuyển dụng thêm, đào tạo nâng cao năng lực cho nhân viên hoặc sa thải..
- Giải thích đầy đủ và rõ ràng hơn các công việc cho cấp dưới.
Tiến trình này có thể được diễn tả trong sơ đồ sau:
Sự khác biệt có thể chấp nhận được
Sự khác biệt không thể chấp nhận được
9.3.2 Phương pháp kiểm tra
Phương pháp kiểm tra là toàn bộ cách thức đo lường hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức trên cơ sở lựa chọn những công cụ, phương tiện và cách thức phù hợp nhằm đạt tới kết quả kiểm tra chính xác và khách quan.
Phương pháp kiểm tra bao gồm các nhân tố:
+ Phân công chủ thể kiểm tra phù hợp với chức vị + Lựa chọn công cụ và phương tiện kiểm tra phù hợp + Lựa chọn cách đo lường phù hợp
Sự phù hợp của công cụ, phương tiện và cách thức đo lường gắn liền với chủ thể, đối tượng, hoàn cảnh kiểm tra.
Chủ thể kiểm tra có thể là một người, một nhóm người với các tầng nấc khác nhau.
Tuỳ thuộc vào mục đích, nội dung, tính chất của công việc, đối tượng và hoàn cảnh mà chủ thể kiểm tra lựa chọn những công cụ và cách thức kiểm tra phù hợp.
Một số công cụ kiểm tra -Bảng tiêu chuẩn công việc
- Nội quy, quy chế, pháp luật
- Các công cụ kĩ thuật: Biểu đồ Gantt, PERT (Program Evaluation and Review Technique) v.v.
Một số cách kiểm tra
-Kiểm tra trực tiếp và kiểm tra gián tiếp -Kiểm tra khâu trọng điể m
-Kiểm tra chéo giữa các bộ phận Thiết lập
tiêu chuẩn
Đo lường kết quả thực tế
So sánh kết quả thực tế
với tiêu chuẩn
Tiếp tục công việc
Thực hiện hoạt động điều chỉnh
-Kiểm tra ngẫu nhiên và kiểm tra mặc nhiên -Kiểm tra toàn bộ với kiểm tra bộ phận 9.3.3 Yêu cầu của kiểm tra
Với mỗi loại hình và nội dung kiểm tra khác nhau sẽ có những yêu cầu và nguyên tắc kiểm tra khác nhau. Tuy nhiên, có thể đưa ra các yêu cầu cơ bản của công tác kiểm tra như sau:
-Công việc kiểm tra cần phải được thiết kế theo các kế hoạch và chức vị.
Mọi vấn đề kiểm tra và kỹ thuật kiểm tra phải phản ánh những đòi hỏi và nội dung của kế hoạch. Bởi lẽ, cơ sở và nguyên nhân phải kiểm tra là dựa vào kế hoạch.
-Công việc kiểm tra cần phải được thiết kế phù hợp với đặc điểm cá tính của nhà quản lý.
Kiểm tra là một công việc và chức năng của nhà quản lý nhằm làm cho các kế hoạch và mục tiêu của tổ chức chắc chắn trở thành hiện thực. Các phương thức kiểm tra chỉ là một công cụ để nhà quản lý thực hiện công việc của mình. Vì vậy, các nhà quản lý chỉ sử dụng hệ thống kiểm tra hiệu quả khi những hệ thống đó phù hợp với năng lực và sở thích của họ.
- Việc kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu trong toàn bộ hệ thống.
- Kiểm tra phải khách quan.
Kiểm tra phải khách quan từ việc thiết kế tiêu chuẩn, đo lường đến việc diễn đạt kết quả kiểm tra.
- Kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí và văn hoá tổ chức.
- Kiểm tra phải tiết kiệm và hiệu quả
- Kiểm tra phải tạo động lực để hoàn thiện và phát triển tổ chức.