CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH KỲ
2.2. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể tại Công ty TNHH Kỳ quan Đông Dương
2.2.1. Tổ chức công việc kế toán 2.2.1.1. Kế toán vốn bằng tiền a) Kế toán tiền mặt
+ Chứng từ:
- Phiếu thu, phiếu chi
- HĐ GTGT lien 3 dùng để lập phiếu thu tiền hàng - Giấy đề nghị thanh toán do các phòng NV lập để : - Giấy đề nghị thanh toán
- Uỷ nhiệm chi, ủy nhiệm thu - Phiếu thu dịch vụ chuyển tiền + Tài khoản:
- Tài khoản 111- Tiền mặt: dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ của Công ty bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ.
- Tài khoản 111 - Tiền mặt có 2 tài khoản cấp 2 * TK 1111: Tiền Việt Nam
* TK 1112: Ngoại tệ
+ Hạch toán chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết quỹ tiền mặt.
Mọi nghiệp vụ thu, chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm. Thủ quỹ là người do giám đốc chỉ định. Thủ quỹ không được trực tiếp đặt phòng, xuất ăn cho khách hoặc không được kiêm nhiệm công tác kế toán.
Các khoản thu chi tiền mặt đều phải có các chứng từ thu chi hợp lệ, chứng từ phải có chữ ký của giám đốc doanh nghiệp và kế toán trưởng. Sau khi đã kiểm tra chứng từ hợp lệ, thủ quỹ tiến hành thu vào hoặc chi ra các khoản tiền và gửi lại chứng từ đã có chữ ký của người nhận tiền hoặc nộp tiền. Cuối mỗi ngày căn cứ vào các chứng từ thu chi để ghi sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu chi để ghi sổ kế toán.
+ Hạch toán tổng hợp: sổ cái TK 111, sổ nhật kí chung.
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY TNHH KỲ QUAN ĐÔNG DƯƠNG
TK 131 TK 111 TK 11211
(1) (6)
TK 3383, 3384 TK 331 (2) (7)
TK 6427 TK 353 (3) (8)
TK 711 TK 334 (4) (9)
TK 141 TK 3113 (5) (10a)
(10b) TK 335
(1) Thu tiền hàng hóa, dịch vụ
(2) Thu tiền BHXH, BHYT
(3) Thu tiền điện, nước
(4) Thu tiền lãi
(5) Thu tạm ứng
(6) Nộp tiền vào NH
(7) Phải trả tiền hàng
(8) Chi đám cưới, sinh nhật
(9) Chi lương nhân viên
(10) Thanh toán vốn, lãi tiền gửi b. Kế toán tiền gửi ngân hàng
+ Chứng từ:
Để hạch toán TGNH kế toán cần những chứng từ sau:
- Giấy báo Nợ, giấy báo Có - Bảng sao kê của ngân hàng - Ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi - Sổ theo dõi TGNH
+ Tài khoản:
Kế toán sử dụng TK112 - TGNH: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các khoản vốn bằng tiền của doanh nghiệp đang gửi tại các ngân hàng.
- TK 112 – TK Tiền gửi ngân hàng được chia làm 3 tài khoản cấp 2 * TK 1121: Tiền VNĐ gửi tại Ngân hàng VCB
* TK 1122: Tiền USD gửi tại Ngân hàng VCB * TK 1123: Tiền VNĐ gửi tại Ngân hàng AGRIB + Hạch toán chi tiết: Sổ chi tiết TK 112
+ Hạch toán tổng hợp: Sổ cái TK 112, sổ nhật kí chung
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TGNH TẠI CÔNG TY TNHH KỲ QUAN ĐÔNG DƯƠNG
TK 3383 TK 112 TK 31112
(1) (5)
TK 31111 (6) TK 811 (2)
(7) TK 311 (3)
TK 131 (8) TK 3384 TK1111 TK 3331 (4) (9)
(1) BHXH chi cho công ty
(2) Vay ngân hàng mua ngoại tệ
(3) Thu tiền khách hàng
(4) Nộp tiền vào NH
(5) Trả nợ tiền vay
(6) Nộp phạt thuế GTGT
(7) Trả tiền vay
(8) Mua BHXH cho nhân viên
(9) Nộp thuế GTGT
2.1.2.2. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương *Chứng từ sử dụng:
+ Bảng chấm công
+ Bảng thanh toán tiền lương, thưởng,...
+ Bảng phân bổ tiền lương, bảo hiểm....
+ Biên bản làm việc, giấy nghỉ phép....
*Tài khoản sử dụng:
TK 334: Phải trả công nhân viên TK 3382: Kinh phí công đoàn TK 3383: Bảo hiểm xã hội TK 3384: Bảo hiểm y tế
*Hạch toán chi tiết: Sổ chi tiết các loại tài khoản 334, 338.
*Hạch toán tổng hợp: Sổ cái tài khoản 334, 338, sổ nhật kí chung.
Sơ đồ hạch toán tiền lương
TK111 TK 334 TK64 (1) (5)
TK 3383 (2) (6) TK 1388
TK 353
(3) TK 3384
(4)
(1) - Chi tiền lương cho hàng tháng cho nhân viên (2) – Khấu trừ vào lương BHXH 5%
(3) – Trích 10% quỹ lương để chi khen thưởng, phúc lợi (4) – Khấu trừ vào lương BHYT 1%
(5) – Trích lương quý hàng quý
(6) – Kết chuyển không thu được BHXH người lao động nghỉ tự do 2.2.1.3. Kế toán thanh toán
- Chứng từ : Hóa đơn GTGT, phiếu chi tiền mặt, phiếu chuyển khoản ngân hàng, giấy báo có, giấy báo nợ, hợp đồng kinh tế….
- Tài khoản: TK 131: Phải thu khách hàng TK 331: Phải trả người bán
-Hạch toán chi tiết: Sổ chi tiết TK 131, TK 331.
-Hạch toán tổng hợp: Sổ cái TK 131, 331, sổ nhật kí chung.
2.2.2.4. Kế toán thuế và báo cáo thuế + Chứng từ sử dụng:
- Thông báo thuế của Cục thuế quận Thanh Xuân - Hóa đơn GTGT để kế toán dựa vào đó khai thuế - Phiếu kế toán để + K/c thuế người mua trả lại + K/c thuế trả lại người bán + Tài khoản sử dụng
TK Tên tài khoản
1331 Thuế GTGT được khấu trừ 3331 Thuế GTGT phải nộp 33311 Thuế GTGT dịch vụ
+ Hạch toán chi tiết: Sổ chi tiết TK 133, TK 333.
+ Hạch toán tổng hợp: Sổ cái TK 133, TK 333, sổ nhật kí chung.
Hạch toán thuế GTGT đầu vào tại công ty TNHH Kỳ quan Đông Dương
TK 331,1111,112 TK 1331 TK 33311 (1) (2)
(1) Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ (2) Kết chuyển số thuế GTGT được khấu trừ
Hạch toán thuế GTGT đầu ra tại công ty TNHH Kỳ quan Đông Dương
TK111,112 TK 33311 TK 1111,1121,131
(1) (3a)
TK 5111
TK 1331 (3b)
(2) TK 811 (4)
(1) Số thuế GTGT nộp trong kỳ
(2) K/c số thuế GTGT được khấu trừ
(3) Số thuế GTGT đầu ra phải nộp
(4) Số thuế GTGT phải nộp năm trước 2.2.2. Tổ chức phần hành kế toán
2.2.2.1. Kế toán vốn bằng tiền
a) Quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ luân chuyển chứng từ THU TIỀN MẶT
Sơ đồ 2.4. Sơ đồ luân chuyển chứng từ CHI TIỀN MẶT
Kế toán TM, TGNH Người nộp
tiền Kế toán trưởng, Thủ quỹ
Người lập
phiếu, thủ quỹ Bảo quản
và bảo lưu Nghiệp
vụ thu tiền
Lập và lưu phiếu thu
Nhập quỹ Ký phiếu thu
Đề nghị nộp tiền
KT trưởng, Người lập phiếu, người nhận, thủ qũy Kế toán
TM, TGNH
Thủ quỹ GĐ công
ty Người nhận
tiền Nghiệp Lưu
vụ chi tiền
Đề nghị nhận tiền và viết giấy đề nghị thanh toán
Xuất quỹ Ký phiếu
chi Lập
phiếu chi Ký giấy
đề nghị thanh toán
b) Quy trình luân chuyển chứng từ TGNH
Công ty thanh toán tiền cho khách hàng quan Ngân hàng + Bằng ủy nhiệm chi của công ty
Khi có nhu cầu chi trả hợp lý, hợp lệ và có sự đồng ý của chủ tài khoản (chính là GĐ công ty) kèm theo hóa đơn GTGT liên đỏ của hàng hóa hoặc phí và giấy đề nghị thanh toán của phòng nghiệp vụ. Kế toán ngân hàng lập ủy nhiệm chi trình giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt thanh toán. Kế toán ngân hàng chuyển chứng từ cho ngân hàng ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) – nơi công ty đặt tài khoản giao dịch. Sau khi ngân hàng chấp thuận sẽ gửi cho công ty giấy báo số dư khách hàng (thể hiện số tiền phát sinh và số tiền còn trên tài khoản). Hàng tháng ngân hàng gủi cho công ty phiếu thu phí dịch vụ chuyển tiền (phiếu này thế hiện mức phí thanh toán chuyển tiền bao gồm cả thuế GTGT).
+ Bằng ủy nhiệm thu
Khách hàng ( Bưu điện Hà Nội) thông báo cho công ty sẽ thu một khoản tiền điện thoại và phát ra ủy nhiệm thu tại ngân hàng của họ và chuyển ủy nhiệm thu sang ngân hàng Ngoại thương của công ty sẽ trích tiền để thanh toán để thanh toán thông qua giấy báo số dư khách hàng.
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng cho công ty qua ngân hàng + Thanh toán bằng lệnh chuyển tiền
Ngân hàng gửi cho công ty giấy ủy nhiệm chi của ngân hàng người mua về công ty để thong báo khách hàng chuyển tiền cho công ty.
c) Quy trình ghi sổ
Sơ
đồ2.5: Quy trình ghi sổ kế toán TM, TGNH theo hình thức NKC Hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán
Phân hệ Kế toán tiền mặt, tiền gửi NH
2.2.2.2. Kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức trả lương theo thời gian
* Cách tính lương:
Đơn giá nhân viên= Đơn giá làm việc trong giờ × 1,25 Đơn giá tiền lương nghỉ lễ= (Tiền lương cơ bản) / 22 ngày
+ Đối với hướng dẫn viên du lịch = 1.250.000 × số ngày hướng dẫn + Đối với nhân viên văn phòng
- Tổng lương = Hệ số lương × 290.000 - Tổng lương = Lương cơ bản * 1,5
Phiếu chi Giấy báo nợ của NH Phiếu thu
Giấy báo có của NH
KT tiền mặt & TGNH/ Báo cáo tiền mặt & tiền gửi NH
Sổ quỹ Báo cáo số dư tại
quỹ và tại NH Sổ chi tiết TK
1111,11221 Sổ tổng hợp
TK1111,112
Tổng thu nhập = Tổng lương + các khoản phụ cấp – các khoản phải trừ (6) – Kết chuyển không thu được BHXH người lao động nghỉ tự do
** Chứng từ liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương
Hiện công ty đang sử dụng các chứng từ sau: Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, báo cáo kết quả, bảng thanh toán phân bổ tiền lương BHXH là những chứng từ công ty cần sủ dụng để tính lương hằng tháng cho nhân viên các phòng ban.
2.2.2.3. Kế toán thanh toán (Nợ phải thu, Nợ phải trả)
Kế toán thanh toán là người phụ trách về công nợ khách hàng và nhà cung cấp,
theo dõi chủ yếu TK 131,331 và thực hiện công việc đề nghị thanh toán trong hạn thanh toán để giám đốc duyệt chi thanh toán. Kế toán thanh toán cần chú ý tới các chế mà công ty được hưởng cũng như chiết khấu cho khách hàng, các thời hạn thanh toán…
a. Sơ đồ hình thức ghi sổ:
Sơ đồ 2.6. Quy trình ghi sổ thanh toán với khách hàng
Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho
Kế toán mua hàng và công nợ phải thu
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/BC hàng nhập
Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/BC công nợ phải trả
Kế toán tổng hợp/BC theo hình thức NKC
Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào
Bảng cân đối phát sinh công nợ của khách hàng Sổ cái
TK 331 Sổ
NKC
Sơ đồ 2.7 Quy trình ghi sổ bán hàng và thanh toán với khách hàng
2.2.2.4 Kế toán thuế và báo cáo thuế
Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế
Số thuế GTGT phải nộp = thuế GTGT đầu ra – Thuế GTGT đầu vào
Thuế GTGT đầu ra = Gía tính thực tế cuả hàng hóa, dịch vụ × Thuế suất thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ
Thuế GTGT đầu vào = Gía tính thực tế của hàng hóa, dịch vụ × Thuế suất thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ
** Hàng tháng công ty phải lập Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào để theo dõi doanh số mua vào và thuế GTGT đầu vào và Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra để theo dõi doanh số bán ra và thuế GTGT đầu ra.
Dựa trên các bảng kê trên do kế toán lập Bảng chi tiết kê khai thuế hàng tháng của công ty.
Hóa đơn GTGT, chứng từ liên quan đến bán hàng
Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu
Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
Kế toán bán hàng/BC hàng nhập
Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/BC công nợ phải thu Kế toán tổng hợp/BC
theo hình thức NKC
Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra
Sổ tổng hợp TK 131
Bảng cân đôi phát sinh công nợ của KH
Sổ cái TK 131