BÀI 7: QUẢN LÝ NGƯỜI NHẬN VÀ CHÍNH SÁCH NGƯỜI NHẬN
7. Quản lý danh sách địa chỉ
Mục tiêu: Hiểu được cách thức giao tiếp giữa MS Exchange và MS Outlook hoặc Outlook Express. Cách thức gửi thông tin qua các hình thức khác nhau
Khi người dùng liên kết đến Exchange với một khách hàng như Outlook 2003, chúng chấp nhận giao tiếp với những người khác trong tổ chức một cách dễ dàng. Người dùng có thể làm nhiều việc hơn là chỉ tạo tin nhắn với những khách hàng có tin nhắn. Nếu họ muốn gửi một tin nhắn, điện thoại , tìm số điện thoại, săp lịch một cuộc hẹn, họ cần tìm thông tin về những người nhận khác.
Danh sách địa chỉ giúp bạn tổ chức các dạng thông tin này một cách có ý nghĩa.
7.1. Mô tả danh sách địa chỉ
Danh sách địa chỉ quen thuộc là danh sách địa chỉ toàn cục (GAL). GAL thường gồm tất cả những người nhận trong tổ chức Exchange. Để tìm địa chỉ e-
mail hoặc số điện thoại người nhận, người dùng có thể dùng GAL để xác định các thông tin này. GAL được tổ chức bởi tên thay vì dùng địa chỉ e-mail, giúp dễ dàng cho người nhận.
Như Outlook 2003, hiển thị danh sách địa chỉ sẵn có được Exchange cung cấp. Người dùng chọn từ danh sách địa chỉ khi họ tìm kiếm thông tin. Một vài danh sách địa chỉ , như GAL, mặc định được tạo ra. Các danh sách địa chỉ nằm trong Active Directory.
Hình 3.17 Danh sách địa chỉ biểu diễn trong Outlook 2003 7.2. Tạo các danh sách địa chỉ
Danh sách địa chỉ có thể là công cụ hữu ích cho người dùng. Trước khi tạo danh sách địa chỉ, đảm bảo chúng sẽ hiều được những gì người dùng cần.
Tránh trường hợp tạo nhiều danh sách địa chỉ mà người dùng không chắc chắn cần tìm người nhận ở đâu.
Hình 3.18 Các danh sách địa chỉ với subcategories
Để đơn giản hoá kinh nghiệm người dùng và tổ chức danh sách, bạn có thể muốn tạo ra danh sách rỗng. Bởi vì, không có truy vấn nào đưqqqqợc tạo ra trong một danh sách địa chỉ rỗng, nó không trả lại người nhận và server như là một nơi chứa cái tổ chức các danh sách khác.Bạn có thể tạo danh sách địa chỉ rỗng có tên là States.
Hình 3.19 Thêm một danh sách địa chỉ rỗng Để tạo một danh sách địa chỉ
Trong Exchange System Manager, mở rộng Recipients.
Mở rộng All Address Lists, nhấn chuột phải lên nút mà danh sách mới thuộc về đó, chỉ vào New , và nhấn Address List.
Trong trang Create Exchange Address List , định tên danh sách địa chỉ mới của bạn và sửa đổi những quy tắc thích hợp.
Hình 3.20 Tạo mới một danh sách địa chỉ 7.3. Các danh sách địa chỉ hoạt động độc lập
MAPI clients như Outlook 2003 có thể lấy danh sách địa chỉ hoạt động độc lập , vì vậy người dùng có thể tạo các tin nhắn e-mail ngay cả khi họ không kết nối đến Exchange server của họ.
Bạn có thể tạo nhiều danh sách địa chỉ độc lập có thể riêng rẽ liên kết với từng ngăn chứa mailbox trong tổ chức của bạn.
Để định vị trí một danh sách địa chỉ độc lập mặc định
Trong Exchange System Manager, nhấn Offline Address Lists, nhấn chuột phải Default Offline Address List, và nhấn Properties.
Trong hộp thoại Default Offline Address List Properties, nhấn Add để thêm bất kì danh sách địa chỉ mà bạn vừa tạo. bạn có thể thêm danh sách địa chỉ như bạn yêu cầu. Và nhấn OK
Hình 3.21 Hộp thoại Default Offline Address List Properties
Danh sách địa chỉ độc lập dùng hệ thống Public Folder để chứa thông tin danh sách địa chỉ yêu cầu.
Để xem hệ thống Public Folder.
Trong Exchange System Manager, mở rộng nhóm quản trị và mở rộng mơi chứa Folder. Nhấn chuột phải lên Public Folder , và nhấn View System Folder.
7.4. Tùy chỉnh Details Templates
Khi một người dùng mở một danh sách địa chỉ trong Outlook, đặc tính của đối tượng đặc thù được giới thiệu khi được định rõ bởi detail template trong tổ chức Exchange.
Hình 3.22 Các mẫu mặc định chi tiết trong Outlook 2003 Để tuỳ chọn Details Template
Trong Exchange System Manager, mở rộng Recipients, mở rộng Detail Templates, và chọn ngôn ngữ cho Template bạn muốn thay đổi .
Hình 3.23 Lựa chọn English Các ngôn ngữ sau được hỗ trợ
Arabic, Basque, Brazilian, Bulgarian, Catalan, Chinese Simplified, Chinese Traditional, Croatian, Czech, Danish, Dutch, German, Greek, English, Estonian, Finnish, French, Hebrew, Hungarian, Italian, Japanese, Korean, Latvian, Lithuanian, Norwegian, Polish, Portuguese, Romanian, Russian, Serbian, Slovak, Slovenian, Spanish, Swedish, Thai, Turkish, and Ukrainian.
Trong danh sách của Template được hiển thị trong ô phải, nhấn chuột phải Template được thay đổi và nhấn Properties.
Trên Template, định lại cỡ trường, thêm hoặc xoá trường và xắp xếp lại yêu cầu của trường.
Hình 3.24 Sửa đổi các mẫu thiết kế người dùng chi tiết
Để xem sự thay đổi khi bạn tác động đến Template, nhấn Test. Để trở lại Template ban đầu , nhấn Original.