5.1 Cơ chế báo cáo trong dự án
1.1.1. Theo dõi tiến độ dự án
Để phát hiện các khác biệt từ kế hoạch dự án, việc thực hiện dự án sẽ được đo lường thường xuyên. Các mục chính được theo dõi tiến độ được thể hiện trong bảng sau.
Mục cần theo dõi Các câu hỏi phải được trả lời Việc thực hiện thực so với kế hoạch Mốc dự án được lên kế hoạch đã đạt
được chưa?
Trong quá trình thực hiện dự án, có công việc nào thành viên của nhóm phát hiện ra là không nằm kế hoạch dự án nhưng cần phải hoàn thành không?
Liệu đã có các giả định nào cố hữu trong nhiệm vụ được giao mà không được hiện thực hoá trong khi thi hành nhiệm vụ và vì thế cần phải kiểm tra chúng về tác động tới các nhiệm vụ khác hay không?
Hoàn thành nhiệm vụ Nhiệm vụ có được hoàn thành không?
Việc hoàn thành nhiệm vụ có đạt được kết quả mong đợi không?
Những rủi ro và vấn đề chưa rõ Có vấn đề nào nảy sinh trong việc thực thi nhiệm vụ cần phải được nắm bắt trong quy trình quản lý vấn đề hay không?
Trong khi thực thi nhiệm vụ, có rủi ro nào đối với các nhiệm vụ liên quan hay nhiệm vụ trong tương lai, đã xuất hiện cần phải được ghi nhận trong quy trình quản lý rủi ro?
Các sửa đổi phạm vi Trong khi thực thi nhiệm vụ, có vấn
đề nào về phạm vi đã nảy sinh mà cần phải được nắm bắt trong quá trình quản lý đề xuất thay đổi?
Các đề mục chương trình/hoạt động chính của buổi họp hàng tuần , thông qua việc sử dụng các mẫu báo cáo tình hình chuẩn, bao gồm:
• Kiểm tra tiến độ và tình hình thực hiện các mục công việc cần giải quyết còn lại từ buổi họp trước
• Thảo luận tiến độ và tình hình của những nhiệm vụ chính
• Kiểm tra các rủi ro, vấn đề và nhật ký chấp hành
• Kiểm tra các đề mục và bản ghi kiểm soát thay đổi
• Phát hiện, thảo luận và lên lịch trình/ lên lại lịch trình cho những nhiệm vụ/ hoạt động có liên quan tới dự án chưa được lên kế hoạch cũng như đã được lên kế hoạch trong ngắn hạn.
1.1.2. Một số tài liệu dự án tiêu biêu
Tài liệu khởi động dự án
Tài liệu sẽ được cả Khách sạn và Chúng tôi phê duyệt ở mức Ban chỉ đạo dự án dưới hình thức ký duyệt.
Kế hoạch dự án chi tiết
Kế hoạch chi tiết sẽ được xây dựng cho mỗi dòng công việc. Các kế hoạch này sẽ chi tiết hóa các công việc cụ thể
Tài liệu quy trình nghiệp vụ
Mục đích chính của Tài liệu quy trình nghiệp vụ là chính thức hóa các kết quả thu nhận được của quá trình khảo sát nghiệp vụ trong giai đoạn Khảo sát. Tài liệu này cho phép có cái nhìn cụ thể hơn về ý định của doanh nghiệp khi vận hành hệ thống mới của hệ thống. Tài liệu này là một sản phẩm bàn giao cho Khách sạn và phải được đệ trình lên Ban chỉ đạo dự án phê duyệt trước khi chuyển sang giai đoạn Thực hiện. Nội dung của tài liệu bao gồm:
5.2 Quản lý lỗi và yêu cầu thay đổi
1.1.3. Thủ tục quản lý thay đổi
Các hoạt động Quản lý thay đổi bao gồm các chức năng sau:
Quản lý mỗi yêu cầu thay đổi, nhằm kiểm soát phạm vi dự án với bút tích kiểm toán đã được lưu hồ sơ toàn bộ.
Đảm bảo rằng mỗi yêu cầu thay đổi đều được bên tham gia có quyền lợi chủ chốt phù hợp trong dự án đánh giá.
Đảm bảo rằng mỗi yêu cầu thay đổi đã được đánh giá đều được chấp nhận hoặc từ chối bởi người có thẩm quyền thích hợp.
Cho phép triển khai theo thứ tự mỗi thay đổi đã được chấp nhận.
Cho phép hiểu, ghi nhận và quản lý được ảnh hưởng của tất cả những thay đổi đó.
Những đề xuất Thay đổi có thể ảnh hưởng tới một hoặc một vài khía cạnh sau:
công việc sẽ được tiến hành hoặc theo tiến độ
các kế hoạch hoặc các thủ tục quản lý dự án
các nghĩa vụ trong phạm vi hợp đồng
Thủ tục sau được tiến hành nếu Khách sạn yêu cầu thay đổi.
Dựa trên khung thời gian đã thoả thuận
Thời gian /Sự kiện
Bước Số
Hành động Quy trình/thủ tục khác
1
Yêu cầu đề xuất thay đổi Phát hiện nhu cầu cần thay Khi cần thiết đổi
4
Dựa trên lịch trình Giám đốc dự án PMU
2
3
Kiểm tra yêu cầu và chuẩn bị Đề xuất Đánh giá Thay đổi
Kiểm tra Đề xuất Đánh giá Thay đổi
Đề xuất Đánh giá thay đổi đã được
chuẩn bị
Không chấp nhận Đánh giá.
Yêu cầu kiểm tra Đánh giá được
chấp nhận
Tiến hành chuẩn bị đề xuất thay đổi
Thảo luận nội dung đề xuất thay đổi Đề xuất thay đổi
Chưa thoả thuận được Đồng ý nội
dung
5
Rút yêu cầu thay đổi
Thay đổi không được thực hiện Dựa trên lịch
trình đã thông qua
Dựa trên khung thời gian đã thoả thuận
Dựa trên lịch trình triển
khai 7
Khung thời gian/Sự kiện
Bước Số
Hành động Thủ tục/quy trình khác
Quyết định về thay đổi
Phản đối:
Không tiến hành thay đổi Thông qua:
Đưa ra lệnh Thay đổi
Hoàn trả chi phí cho Nhà cung cấp
Lệnh Thay đổi được đưa ra Lệnh Thay đổi được đưa ra
Tiến hành thay đổi Tiến hành thay đổi
Bắt đầu Lệnh Thay đổi Bắt đầu Lệnh
Thay đổi
Ghi lại việc hoàn thành lệnh thay đổi Ghi lại việc hoàn thành lệnh thay đổi
Đóng lệnh Thay đổi Đóng lệnh
Thay đổi Định kỳ hoặc khi hoàn
thành được thông báo 8
Ghi lại việc hoàn thành lệnh thay đổi Ghi lại việc hoàn thành lệnh thay đổi
Thay đổi được tiến hành Thay đổi được tiến hành Dựa trên việc hoàn
thành lệnh thay đổi cuối cùng
9
Trong vòng 14 ngày kể 6
từ ngày đồng ý nội dung