CHƯƠNG 2: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
II. HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG
2. Quy trình mua hàng tại công ty
24 Trưởng ca
Cửa hàng trưởng
Bộ phận bán hàng
Bộ phận tiếp thị và
quản lý ngành
Nhà cung cấp
Kế toán Đặt hàng
Kiểm tra
Chốt đơn hàng tổng
Giao hóa đơn Gửi đơn hàng
Giao hàng
Quy trình mua hàng ở công ty
Các trưởng ca (nhân viên bán hàng) kiểm tra lượng hàng tồn kho bằng hệ thống POS, xem xét số lượng hàng đặt đợt trước, mức doanh thu của sản
25 phẩm đó và lượng hàng tồn kho, để lặp Yêu Cầu Đặt Hàng trực tuyến trên hệ thống POS.
Sau khi Trưởng ca lập Đơn đặt hàng, Cửa Hàng Trưởng sẽ vào kiểm tra.
Để đảm bảo chất lượng hàng, bộ phận Bán Hàng sẽ kiểm tra, duyệt, chốt đơn hàng, sau đó xuất File Yêu Cầu Mua Hàng chuyển cho bộ phận Tiếp thị và quản lí ngành hàng xem xét, sau đó bộ phận Tiếp thị và quản lí ngành hàng gửi cho Giám Đốc Điều Hành.
Đơn đặt hàng sẽ được gửi cho bộ phận Tiếp thị và quản lí ngành hàng gửi cho Nhà Cung Cấp.
Sau khi nhận được đơn đặt hàng, nhà cung cấp dựa vào thời gian giao hàng trên đơn đặt hàng sẽ giao hàng cho cửa hàng. Quản lý cửa hàng sẽ nhận hàng và lưu kho. Bên cạnh đó nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn cho Bộ phận Kế toán.
a. Đặt theo số lượng hàng tồn kho
Nhà cung cấp sẽ chào hàng, đồng thời gửi bàng báo giá cho bộ phận Tiếp thị và quản lí ngành hàng. Bảng báo giá phải thể hiện đầy đủ chi tiết. Rõ ràng, thể hiện đầy đủ các thông tin về chất lượng, số lượng, phương thức giao…
Bộ phận Tiếp thị và quản lí ngành hàng xem xét các mặt hàng, cân nhắc lựa chọn nhà cung cấp để đảm bảo Công ty có thể tiếp cận được những nguồn cung cấp có chất lượng và giá cả hợp lí nhất.
Bộ phận Tiếp thị và quản lí ngành hàng sẽ gửi Đề nghị mua hàng cho Giám đốc điều hành phê duyệt.
Sau khi được đồng ý, bộ phận này sẽ tạo mã hàng trên hệ thống, xác định giá mua và giá bán.
Cửa hàng trưởng và các trợ lí cửa hàng sẽ nhập các mặt hàng mới vào hệ thống POS.
Bộ phận bán hàng đã lắp sẵn một kế hoạch đặt hàng (Schedule order) đối với từng nhà cung cấp. Đến ngày đặt hàng Bộ Phận Bán Hàng lập Đơn Đặt Hàng (Purchase order) gửi cho nhà cung cấp trước 13h, sau 13h sẽ tính vào ngày hôm sau.
Do đặc điểm mô hình hoạt động của doanh nghiệp là doanh nghiệp bán lẻ, nên quá trình đặt hàng diễn ra liên tục trong tuần. Thường thứ
2,4,5,6 sẽ đặt hàng. Sau một ngày nhà cung cấp phải giao hàng.
26 Trong trường hợp các cửa hàng bán hết lượng hàng trong kho, nhưng
chưa đến thời điểm đặt hàng (Schedule order), thì cũng không được đặt hàng mà chỉ có thể nhận hàng chuyển từ các cửa hàng khác. Một khi lượng hàng ở các cửa hàng đều khan hiếm thì phải chấp nhận mất đi khoản doanh thu bán hàng trong khoảng thời gian đó.
Khi chuyển kho hàng hóa từ Cửa hàng này qua Cửa hàng khác, trên hệ thống POS chỉ nhập số lượng, mặt hàng, tên cửa hàng chuyển, cửa hàng nhận, không cần nhập giá hàng.
Hệ thống sẽ tự tính giá vốn vào cuối tháng.
b. Quy trình xử lý Hóa Đơn Bán Hàng
Nhân viên nhận hàng và phiến giao hàng (Delivery Note) và nhập vào hệ thống Receiving của POS (chỉ nhập tên hàng, số lượng, loại hàng mà không nhập giá trị hàng), kiểm tra kĩ và khóa lại
Đồng thời, Nhà cung cấp sẽ gửi hóa đơn gốc trực tiếp cho bộ phận Kế toán.
Khi kế toán nhận hóa đơn thì kiểm tra lại số lượng, giá và so sánh trên hệ thống POS, nếu có sai sót về số lượng thì Kế toán phải liên hệ với Cửa Hàng Trưởng để biết rõ nguyên nhân. Nhân viên Kế toán chỉ có thể sửa các mặt hàng hay lô hàng.
Nếu có sai sót là do Nhà cung cấp giao hàng sai, thì sẽ gửi hóa đơn cho Nhà cung cấp để điều chỉnh lại hóa đơn.
Nếu nhân viên bán hàng nhập sai thì sẽ yêu cầu nhân viên nhập bổ sung cho đủ số lượng.
c. Nhận hàng
Hàng tuần, Bộ Phận Nhận Hàng (Cửa Hàng Trưởng và các Nhân viên bán hàng) sẽ căn cứ vào Lịch giao hàng của các nhà cung cấp để bố trí nhận hàng. Khi nhận, Bộ Phận Nhận Hàng căn cứ vào các thỏa thuận trong đơn đặt hàng hay hợp đồng mua bán… về số lượng, chất lượng, quy cách hàng mua để kiểm nhận.
Nếu giao hàng không đúng như trong đơn đặt hàng, Bộ Phận Nhận Hàng có thể từ chối nhận hàng, hoặc lập biên bản ghi nhận sự khác biệt để làm bằng chứng xử lý sau này. Biên bản có chữ ký của hai bên giao nhận, và được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản. Bản
27 gốc biên bản được lưu lại Bộ Phận Nhận Hàng, đồng thời gửi bản
sao biên bản đến bộ phận Kế toán để phục vụ cho các lần đặt hàng kế tiếp và theo dõi thanh toán.
Để tránh kiểm nhận hàng cẩu thả hoặc vô tình bỏ sót những phương diện quan trọng của hàng mua cần kiểm tra khi nhận hàng ( như số lượng, quy cách, chất lượng, hạn sử dụng của hàng hóa. . .), Bộ Phận Nhận Hàng lập bảng kiểm tra hàng.
Nếu giao hàng đúng thỏa thuận trong Đơn Đặt Hàng, Bộ Phận Nhận Hàng sẽ nhận hàng và căn cứ vào hóa đơn để nhập vào hệ thống POS. Chỉ nhập số lượng, không nhập giá mua (giá mua có sẵn do bộ phận tiếp thị và quản lý ngành hàng tạo trước đó).
Nhà cung cấp gửi hóa đơn mua hàng và các chứng từ nhận hàng, các văn bản về sự thay đổi số lượng, chất lượng, giá cả sản phẩm (nếu có) đến bộ phận Kế toán.
Bộ phận Kế toán kiểm tra số lượng hàng hóa mà Cửa Hàng Trưởng nhập và kiểm tra trên hệ thống POS. Nếu có sai sót về mặt số lượng, hay mã sản phẩm (Barcode sản phẩm) thì liên hệ Quản Lý Cửa Hàng để tìm hiểu nguyên nhân và có giải pháp hợp lý.
* Một số lưu ý khi nhận hàng:
Không chấp nhận hàng nếu hàng giao quá 30% số lượng đặt.
Khi nhận hàng người Cửa Hàng Trưởng linh động trong việc quyết định có nhận hàng hay không. Người quản lý phải căn cứ vào lượng hàng trong kho mình quản lý, và tình hình bán hàng của từng mặt hàng.
d. Trả hàng cho nhà cung cấp Lý do trả hàng:
o Trả lại do mã sản phẩm không có trong hệ thống.
o Trả do hàng bị hư hỏng, hết hạn sử dụng.
o Trả do nhà cung cấp thu hồi hàng.
28 o Trả do giao hàng sai.
o Xuất đổi hàng.
Các trường hợp khi xuất trả hàng Nhà Cung Cấp
Trả ngay khi nhận hàng: khi nhận hàng không đảm bảo chất lượng, số lượng đúng như đã đặt hàng.Trả hàng sau khi nhập kho: nhà cung cấp đã giao hàng và lập hóa đơn bán hàng nhưng do hàng hóa không đảm bảo quy cách, chất lượng nên phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hóa (có nhiều nhà cung cấp như Pepsico, khi trả hàng thì phải trả toàn bọ hàng đã giao, không chấp nhận trả một phần). Khi sản xuất hàng hóa cho nhà cung cấp phải lập hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ hàng hóa trả lại cho nhà cung cấp do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế giá trị gia tăng, kèm theo bản photocopy liên 2 của hóa đơn đã mua ( đóng dấu sao y bản chính). Hóa đơn này làm ăn cứ để công ty và nhà cung cấp điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế giá trị gia tăng đã kê khai.
e. Thanh toán tiền hàng
Chứng từ thanh toán: ( được đình kèm trong phần phụ lục)
Phiếu yêu cầu thanh toán (Expenditure approval request).
Nhật ký chứng từ thanh toán.
Hợp đồng mua bán.
Hóa đơn mua hàng.
Giấy báo nợ ngân hàng.
Sổ phụ ngân hàng.
Giấy báo chuyển tiền.
Thủ tục thanh toán:
Kế toán thanh toán đối chiếu số liệu trên hóa đơn, đơn đặt hàng và báo cáo Receiving. Đồng thời kiểm tra các khoản giảm giá, hàng bị trả lại…
để thanh toán hợp lý.
Sau khi đối chiếu, kiểm tra, Kế toán thanh toán căn cứ vào bảng chi tiết liệt kê hóa đơn chưa thanh toán để chọn danh sách những khoản phải trả đến hạn thanh toán và lập phiếu yêu cầu thanh toán (Expenditure approval request). Hạn mức thanh toán tiền hàng thường là 30 ngày, hoặc 15 ngày (tùy theo thỏa thuận giữa Công ty với Nhà cung cấp trong Hợp Đồng Mua Bán) sau khi nhận được đầy đủ các hóa đơn và chứng từ hợp lệ từ phía Nhà cung cấp.
29
Kế toán thanh toán phải tập hợp các chứng từ có liên quan và đính kèm với Uỷ Nhiệm Chi để trình Kế Toán Trưởng và Giám đốc điều hành phê duyệt.
Để kiểm soát tốt, tất cả các khoản thanh toán sẽ được thanh toán qua ngân hàng. Sau khi đã được phê duyệt, Uỷ Nhiệm Chi sẽ được gửi cho ngân hàng để chuyển tiền.
Toàn bộ chứng từ thanh toán sẽ làm căn cứ để hạch toán vào phần mềm kế toán và phải được lưu vào chứng từ kế toán.