CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
2.2 Thực trạng hoạt động giao nhận của công ty TNHH thương mại vận tải Q&T giai đoạn 2013- 2015
2.2.1 Quy trình giao nhận của công ty
Nhận yêu cầu từ Khách hàng
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Lấy lệnh giao hàng
Thông quan hàng nhập khẩu
Nhập miễn kiểm Nhập kiểm hóa
Mở tờ khai
Trả tờ khai Tính giá thuế
Mở tờ khai
Tính giá thuế
Kiểm hóa
Trả tờ khai
Quyết toán và lưu hồ sơ Giao hàng cho
khách hàng
Sơ đồ 2.2: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khâu của công ty Bước 1: Nhận thông tin chi tiết hàng từ đại lý và yêu cầu từ khách hàng
Nhân viên kinh doanh tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu của đại lý hoặc khách hàng. Sau đó tiến hành xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận.
Công ty NK sẽ phải chuyển giao cho công ty Q&T các chứng từ cần thiết:
hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, Master Bill of Lading, giấy báo hàng đến do hãng tàu gởi, giấy giới thiệu. Tùy vào từng lô hàng mà chứng từ sẽ khác nhau.
Bước 2: Kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi nhận được bộ chứng từ từ công ty NK, (chứng từ này đã được công ty NK kiểm tra tính hợp lệ và phù hợp so với hợp đồng hai bên đã ký kết).
Trên cơ sở các chứng từ nhận được, nhận viên giao nhận của công ty Q&T sẽ phải tiến hành kiểm tra thật kỹ bộ chứng từ bằng cách kiểm tra thật kỹ bộ chứng từ cả về nội dung lẫn hình thức (kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, nhân viên bắt đầu kiểm tra thật kỹ hợp đồng, trên cơ sở hợp đồng nhân viên tiếp tục kiểm tra các giấy tờ khác như hóa đơn, phiếu đóng gói xem có phù hợp với hợp đồng hay
Thanh lý Hải quan
Xuất phiếu EIR
Quyết toán và lưu hồ sơ
không. Nếu có sai sót nhân viên sẽ thông báo liền cho phía công ty NK để công ty thông báo lại cho công ty xuất khẩu chỉnh sửa các chứng từ cho phù hợp). Nếu khi kiểm tra các chứng từ và nhận thấy không có sai sót gì nhân viên công ty Q&T sẽ tiến hành lên tờ khai hàng hóa nhập khẩu, tiếp theo chuyển bộ chứng từ đầy đủ ngược lại cho công ty nk kiểm tra, ký tên và đóng dấu.
Nhân viên của công ty Q&T sẽ sử dụng toàn bộ chứng từ đã được ký trên để thực hiện quá trình làm hàng.
Việc kiểm tra chi tiết các chứng từ rất cần thiết, nó giúp người giao nhận hình dung rõ hơn về lô hàng mình đang làm, tránh được những sai sót và bảo vệ quyền lợi khách hàng khi có những tình huống phát sinh không hay xảy ra.
Tiếp theo đó công ty Q&T sẽ tiến hành tạm ứng tiền trước cho nhân viên giao nhận. Nhân viên giao nhận sẽ viết giấy tạm ứng với công ty để tạm ứng một số tiền đáp ứng cho việc làm hàng (tùy theo giá trị lô hàng, các phí cần đóng, các chi phí có thể phát sinh mà nhân viên giao nhận sẽ ước lượng tiền ứng trước một khoản phù hợp).
Bước 3: Lấy lệnh giao hàng (lệnh D/O)
Để có được lệnh giao hàng thì nhân viện giao nhận phải tiến hành lên hãng tàu để lấy lệnh giao hàng. Những giấy tờ sau mà nhân viên giao nhận cần phải mang theo để nhận lệnh giao hàng:
+ Giấy giới thiệu của công ty NK (có tên nhân viên đi nhận lệnh).
+ Giấy báo hàng đến (Notice Of Arrival).
+ Vận đơn gốc (Bill Of Lading).
Nhân viên giao nhận sẽ mang thông báo hàng đến và giấy giới thiệu đến hãng tàu liên hệ với nhân viên hãng tàu và đóng các khoản phí liên quan (phí D/O, phí làm hàng…). Hãng tàu sau khi nhận giấy giới thiệu và thông báo hàng
đến sẽ kiểm tra xem đầu Hãng tàu bên kia có ra thông báo giao hàng hay chưa, kiểm tra các nội dung trên thông báo hàng đến. Sau khi kiểm tra xong nhân viên hãng tàu sẽ tiến hành ký phát vận đơn, đóng dấu điện giao hàng, ký tên và cấp một bộ lệnh giao hàng cho nhân viên giao nhận. (Vì hàng của công ty được qua duy nhất một hãng tàu nên chỉ có một bộ lệnh, nhưng nếu công ty bên phía XK book Tàu có qua đại lý hãng tàu thì bộ lệnh bắt buộc phải là 2 bộ, một bộ do Hãng tàu cấp, một bộ do Đại lý hãng tàu cấp). D/O có giá trị sử dụng trong vòng 3 ngày kể từ ngày phát hành.
Trên bộ lệnh của hãng tàu giao phải có dấu ký nhận của đại diện hãng tàu và phải có chữ PAID nghĩa là đã thu đủ phí.
Nhân viên đi lấy lệnh sẽ đồng thời phải tiến hành thủ tục cược vỏ. Trên hãng tàu có phiếu cược vỏ, nhân viên lấy lệnh điền đầy đủ các thông tin, nộp cùng với giấy giới thiệu đóng tiền cược vỏ. Hãng tàu phát hành phiếu tạm thu, giữ lại môt liên cược vỏ màu trắng, gửi lại ba liên vàng, hồng, xanh cho nhân viên lấy lệnh.Trong đó, liên vàng dùng đổi lệnh phiếu EIR dưới cảng, liên hồng đưa cho lái xe lấy lệnh hạ vỏ rỗng, liên xanh giữ lại để lấy lại tiền cược vỏ.
Bước 4 : Thông quan hàng nhập
a, Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để mở tờ khai.
Hồ sơ hải quan gồm :
+ Tờ khai hải quan : 2 bản chính (1 bản dành cho người nhập khẩu, 1 bản dành cho hải quan lưu)
+ Hợp đồng mua bán hàng hóa : 1 bản chính + Hóa đơn thương mại (invoice) : 1 bản chính + Phiếu đóng gói (packing list) : 1 bản chính + Vận tải đơn (Bill of lading) : 1 bản chính + Đăng kí kinh doanh : 1 bản
+ Giấy giới thiệu của công ty nhập khẩu : 1 bản b, Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử
Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử
‘ECUSKD’để truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Nhờ bước cải tiến này mà thời gian làm thủ tục nhanh hơn so với thủ công trước đây vì nhân viên hải quan không phải nhập lại số liệu trên tờ khai vào máy.
Luồng hàng hóa có 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ.
c, Làm thủ tục Hải quan tại Cảng Chia thành 2 trường hợp :
• Trường hợp 1: Hàng hóa nhập khẩu miễn kiểm (luồng xanh) Bước 4.1: Mở tờ khai Hải quan
Nhân viên giao nhận sau khi lập tờ khai hải quan, khai báo qua mạng để lấy số tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng kiểm hóa. Sau đó, tiến hành đăng ký mở tờ khai hải quan tại cảng.
Nhân viên kinh doanh đến Hải quan mở tờ khai tìm ‘ báo cáo vi phạm pháp luật’, xem Doanh nghiệp nhập khẩu có nợ thuế hay bị phạt chậm nộp thuế hay không đóng thuế cho Doanh nghiệp.
+ Nếu không vi phạm thì nộp lại cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra.
Các chứng từ phải nộp:
- Báo cáo vi phạm pháp luật
- Tờ khai Hải quan nhập khẩu (2 bản chính: 1 bản lưu Hải quan và 1 bản lưu người khai Hải quan)
- Hợp đồng mua (1 bản sao y bản chính) - Hóa đơn thương mại (1 bản chính ) - Vận đơn đường biển (sao y)
- Lệnh giao hàng (D/O) (1bản chính).
- Phiếu đóng gói (1bản chính).
- Giấy giới thiệu của công ty
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có).
- Chứng từ đăng ký viện vệ sinh (đối với hàng thực phẩm,…).
+ Nếu Doanh nghiệp vi phạm chậm nộp thuế thì nhân viên giao nhận tiến hành nộp thuế cho Doanh nghiệp. Sau đó, sao y ‘Biên nhận nộp thuế vào Ngân sách Nhà nước’ nộp lại Hải quan tiếp nhận hồ sơ cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra.
Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và từ đó dựa vào mã số thuế của doanh nghiệp, hải quan sẽ tra cứu trên mạng xem doanh nghiệp có tên trong danh sách bị cưỡng chế hay không và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế.
Sau khi kiểm tra xong Hải quan sẽ chuyển qua bộ phận tính giá thuế.
Bước 4.2: Tính giá thuế
Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với số tiền thực tế mà doanh nghiệp phải nộp không.
Nếu doanh nghiệp được ân hạn thuế thì đóng dấu xác nhận
Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận đóng thuế và sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước nộp lại cho cửa tính thuế xác nhận.
Bước 4.3: Trả tờ khai Hải quan
Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai Hải quan.
Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải quan) dán vào tờ khai.
Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm : - Tờ khai Hải quan
- Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ
• Trường hợp 2: Hàng hóa nhập khẩu kiểm hóa (luồng đỏ) Bước 4.1: Mở tờ khai Hải quan
Nhân viên giao nhận sau khi lập tờ khai hải quan, khai báo qua mạng để lấy số tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng kiểm hóa. Sau đó, tiến hành đăng ký mở tờ khai hải quan tại cảng.
Nhân viên kinh doanh đến Hải quan mở tơ khai tìm ‘báo cáo vi phạm pháp luật’, xem Doanh nghiệp nhập khẩu có nợ thuế hay bị phạt chậm nộp thuế hay không đóng thuế cho Doanh nghiệp.
+ Nếu không vi pham thì nộp lại cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra.
Các chứng từ phải nộp:
- Báo cáo vi phạm pháp luật
- Tờ khai Hải quan nhập khẩu (2 bản chính: 1 bản lưu Hải quan và 1 bản lưu người khai Hải quan
- Hợp đồng mua (1 bản sao y bản chính) - Hóa đơn thương mại (1 bản chính ) - Vận đơn đường biển (sao y)
- Lệnh giao hàng (1bản chính) - Phiếu đóng gói (1bản chính) - Giấy giới thiệu của công ty
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có).
- Chứng từ đăng ký viện vệ sinh (đối với hàng thực phẩm,…)
+ Nếu Doanh nghiệp vi phạm chậm nộp thuế thì nhân viên giao nhận tiến hành nộp thuế cho Doanh nghiệp. Sau đó, sao y ‘Biên nhận nộp thuế vào Ngân
sách Nhà nước’ nộp lại Hải quan tiếp nhận hồ sơ cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra.
Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và từ đó dựa vào mã số thuế của doanh nghiệp, hải quan sẽ tra cứu trên mạng xem doanh nghiệp có tên trong danh sách bị cưỡng chế hay không và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế.
Sau khi kiểm tra xong Hải quan sẽ chuyển qua bộ phận tính giá thuế.
Bước 4.2: Tính giá thuế
Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với số tiền thực tế mà doanh nghiệp phải nộp không.
Nếu doanh nghiệp được ân hạn thuế thì đóng dấu xác nhận
Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận đóng thuế và sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước nộp lại cho cửa tính thuế xác nhận.
Bước 4.3: Kiểm hóa
Nhân viên giao nhận xem bản phân công kiểm hóa để liên lạc với Hải quan kiểm hóa.
Sau đó đăng ký chuyển bãi kiểm hóa cho container và mua seal cho container
Xuống bãi làm ‘giấy cắt seal’, kêu công nhân cắt seal đến cắt seal. Đồng thời, liên lạc với Hải quan kiểm hóa xuống bãi xem cắt seal và kiểm tra hàng hóa theo mức độ mà Hải quan yêu cầu.
Sau đó, nhân viên giao nhận bấm seal lại.
Bước 4.4: Trả tờ khai Hải quan
Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai Hải quan.
Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải quan) dán vào tờ khai.
Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm : + Tờ khai Hải quan
+ Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ + Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa Bước 5:Xuất phiếu EIR
Nhân viên giao nhân đến phòng Thương vụ (ở cảng) nộp D/O (có dấu giao thẳng của Hãng tàu) và đóng tiền nâng/ hạ, lưu container để xuất phiếu EIR.
Bước 6: Thanh lý Hải quan cổng
Nhân viên công ty mang bộ chứng từ gồm : + Lệnh giao hàng
+ Phiếu EIR
+Tờ khai Hải quan (bản chính và copy)
- Hải quan sẽ vào sổ hải quan về lô hàng và đóng dấu vào tờ khai và Phiếu EIR.
- Hải quan sẽ trả lại tờ khai Hải quan (bản chính) và phiếu EIR cho nhân viên giao nhận.
Bước 7: Giao hàng cho Khách hàng
Sau khi hoàn thành việc thanh lý cổng nhân viên giao nhận sẽ mang những phiếu EIR còn lại cùng với giấy hạ Container cho tài xế xe Vận tải của công ty Q&T.
Tài xế xe cont sau khi chở hàng đến kho của công ty NK sẽ nhanh chóng rút hàng khỏi cont. Sau khi nhân viên công ty NK nhận hàng và kiểm tra hàng nhận thấy đầy đủ và phù hợp không tổn thất gì thì xem như việc giao hàng cho khách đã hoàn thành. Bước tiếp theo tài xế xe sẽ chở cont rỗng đến bãi cont để
trả công cho hãng tàu. Đại lý của hãng tàu này sẽ ký nhận vào giấy hạ container để xác nhận rằng container đã được trả rồi.
Sau đó sẽ cầm liên xanh cược vỏ, phơi lệnh, hóa đơn và giấy giới thiệu mang lên hãng tàu để nhận lại tiền cược vỏ.
Bước8: Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và chuyển hàng về kho cho khách hàng xong thì người giao nhận phải :
Kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, người giao nhận sẽ trao trả chứng từ lại cho khách hàng và Supertrans cũng lưu lại một bộ.
Đồng thời kèm theo đó là 1 bản Debit Note - Giấy báo nợ (1 bản dành cho khách hàng, 1 bản dành cho công ty), trên đó gồm: các khoản phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phí dịnh vụ vận chuyển hàng hóa, các chi phí phát sinh (nếu có)… sau đó Giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này.
Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với Debit Note quyết toán với khách hàng.
Trường hợp là lô hàng lẻ thì các bước mà nhân viên giao nhận cần thực hiện như sau:
Đối với lô hàng lẻ các bước chuẩn bị, đăng ký tờ khai cũng tương tự như hàng cont. Sau khi có số tờ khai, biết được cán bộ kiểm hóa và tính thuế nhân viên giao nhận không phải tìm vị trí cont trên máy mà sẽ xuống trực tiếp kho để xác định hàng đã vào kho chưa và đặt ở vị trí nào, để được công nhân kho tìm vị trí hàng nhân viên giao nhận phải xuất trình lệnh giao hàng cho công nhân kho.
Sau khi biết được vị trí hàng nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với Hải quan kiểm hóa để kiểm hóa cho lô hàng của mình. Sau khi hải quan kiểm hóa xong nhân viên giao nhận sẽ ký vào tờ khai và quay lại bước tính thuế cho lô hàng của mình. Khi Hải quan đã tính thuế kiểm tra xong lô hàng nhận thấy lô hàng được
tính thuế hợp lệ cán bộ tính thuế ký nhận vào tờ khai, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành đóng thuế cho lô hàng. Hoàn thành các thủ tục nhân viên giao nhận tiến hành đóng lệ phí Hải quan và rút tờ khai Hải quan .Tờ khai hải quan đã đóng dấu hoàn thành thủ tục Hải quan, cùng với 02 lệnh giao hàng sẽ được nhân viên giao nhận mang xuống kho để đối chiếu. Sau khi đối chiếu bộ phận này sẽ trả lại tờ khai và một lệnh đã đóng dấu cho nhân viên giao nhận. Nhân viên giao nhận sẽ mang tờ lệnh này đến thương vụ kho để làm phiếu xuất kho, nếu hàng hóa có lưu kho thì đóng tiền lưu kho ở đây. Có được phiếu xuất kho nhân viên giao nhận sẽ cầm phiếu này đến kho để lấy hàng ra kho. Khi nhân hàng xong nhân viên giao nhận sẽ ký nhận lên phiếu xuất kho là đã nhận hàng đầy đủ. Hải quan kho sẽ giữ lại một liên của phiếu xuất kho. Các Liên còn lại của phiếu xuất kho dùng để nhân viên giao nhận thanh lý cổng. Sau khi thanh lý cổng nhân viên giao nhân sẽ liên hệ với đội xe của công ty và chở hàng về kho cho khách.
2.2.2 Kết quả giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty TNHH thương mại vận tải Q&T giai đoạn 2013- 2015
a, Kết quả giao nhận theo thời gian
Bảng 2.5: Kết quả giao nhận nhập khẩu theo thời gian giai đoạn 2013- 2015
Đơn vị: Đồng Thời
gian Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 So sánh
2014/ 2013 2015/ 2014
Giá trị % Giá trị % Giá trị % +/- % +/- %
Quý 1 765,254,891 18.14 819,257,453 16.76 899,726,134 16.54 54,002,562 7.06 80,468,681 9.82
Quý 2 1,034,689,227 24.53 1,121,464,728 22.94 1,279,456,721 23.53 86,775,501 8.39 157,991,993 14.09
Quý 3 1,168,458,440 27.70 1,435,687,477 29.37 1,534,687,117 28.22 267,229,037 22.87 98,999,640 6.89
Quý 4 1,249,733,682 29.63 1,511,679,348 30.93 1,724,673,499 31.71 261,945,666 20.96 212,994,151 14.09
Tổng 4,218,136,240 100 4,888,089,006 100 5,438,543,471 100 669,925,766 15.88 550,454,465 11.26 (Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 2014- 2015)
Biểu đồ 2.1: Kết quả giao nhận nhập khẩu theo thời gian giai đoạn 2013- 2015 Nhìn chung, qua bảng 2.11, ta thấy tình hình giao nhận theo thời gian của công ty tăng đều. Trong quý 1, năm 2014 tăng 54,726,134 VND so với năm 2013, tức tăng 7.06% và năm 2015 tăng 80,468,681 VND hay tăng 9.82% so với năm 2014. Tuy nhiên, quý 1 là quý có doanh thu thấp nhất trong năm do có Tết Nguyên Đán rơi vào tháng 2 nên tất cả hoạt động của các doanh nghiệp đều nghỉ 1 tuần lễ. Cùng với đó là lượng hàng đầu năm thường nhập về ít nên dịch vụ giao nhận nhập khẩu cũng trầm xuống.
Quý 2 giữa các năm không có sự thay đổi lớn. Năm 2014 doanh thu giao nhận tăng 86,775,501VND (tăng 8.39%) so với năm 2013, năm 2015 tăng lên thêm 157,991,993 VND so với năm 2014. Sự tăng trưởng quý 2 của năm 2015 mạnh hơn năm 2014, một phần do công ty tạo được nhiều mối quan hệ tốt thu về các hợp đồng càng lớn và có thêm sự đầu tư vào trang thiết bị làm tăng chất lượng dịch vụ giao nhận.
Quý 3 năm 2014 là quý có doanh thu lớn nhất trong năm và cũng là quý có sự tăng trưởng mạnh nhất so với cùng kỳ năm 2015 và so với các quý khác trong 3 năm. Năm 2014 doanh thu giao nhận tăng 267,229,037 VND, tương ứng với 22.87% so với năm 2013. Tuy nhiên, năm 2015 chỉ tăng 6.89% so với năm 2014.