CHƯƠNG 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY
3.2 Một số biện pháp nhằm nâng cao hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty TNHH thương mại vận tải Q&T
Trong giai đoạn đất nước đã chính thức gia nhập vào thị trường thế giới thì đòi hỏi mỗi công ty trong nước phải hoàn thiện chính mình, củng cố những yếu kém mang tính cục bộ để phát triển bền vững, hội nhập và đủ sức cạnh tranh với các công ty quốc tế. Như vậy, công ty cần phải có những thay đổi gì để theo kịp với xu thế đó? Qua đây, em muốn đưa ra một số ý kiến nhằm góp phần xây dựng công ty thành một đơn vị vững mạnh.
3.2.1 Biện pháp trong việc kiểm tra và áp mã H.S hàng hóa
• Căn cứ đề xuất
Một vấn đề khó khăn mà công ty đang gặp phải trong việc giao hàng cho kịp tiến độ là vấn đề áp mã hàng hóa (mã H.S). Mặc dù doanh nghiệp đã có sự chuẩn bị và nghiên cứu rất kỹ về mã H.S của hàng hóa mà mình nhập khẩu, nhưng phía Hải quan muốn áp ãm hàng hóa ở mức thuế suất cao còn doanh nghiệp thì muốn áp mã H.S ở mức thuế suất thấp. Do đó gây cho việc làm thủ tục kéo dài thời gian kéo theo quy trình tốn nhiều thời gian và chi phí.
• Cách thức thực hiện
Trước khi tiến hành làm thủ tục Hải quan, nhân viên giao nhận cần chuẩn bị các hồ sơ cần thiết như catalogue, tài liệu kỹ thuật…của hàng hóa nhằm tạo thuận lợi cho việc giải trình với cán bộ Hải quan. Công ty cần phải có những nhân viên giàu kinh nghiệm về áp mã H.S hàng hóa.
Nếu hàng hóa là máy móc, thiết bị phức tạp, đòi hỏi kiến thức chuyên môn, nên yêu cầu nhân viên kỹ thuật phía khách hàng hỗ trợ cùng trực tiếp tham gia.
Để áp ma hàng hóa (mã H.S) chính xác, cần nắm rõ về công dụng, tính năng, mục đích sử dụng… của hàng hóa. Điều này đòi hỏi nhân viên chứng từ phải có kiến thức tổng quát về các loại hàng hóa cũng như cơ cấu về biểu thuế
nhập khẩu. Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất trên tờ khai vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến số tiền thuế nhập khẩu và giá trị gia tăng mà doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước.
Nhân viên chứng từ cần phải luôn luôn trau dồi và cập nhật các văn bản về thuế của bộ ngành liên quan.
• Dự kiến hiệu quả
- Giảm thời gian tranh luận mã H.S, giảm chi phí “thống nhất” mã H.S giữa Hải quan và người giao nhận.
- Quy trình hoạt động đúng tiến độ kịp thời giao hàng cho khách hàng.
- Chi phí giao nhận giảm làm chi phí đầu vào hàng hóa giảm, giá thành hàng hóa thấp hơn một số đối thủ cạnh tranh dễ dàng tiêu thụ hàng hóa.
3.2.2 Biện pháp trong việc chuẩn bị, kiểm tra chứng từ và khai báo Hải quan
• Căn cứ đề xuất
Hiện nay việc sai sót trong bộ chứng từ thủ tục Hải quan gây cho quy trình chậm hơn dự kiến vì công ty phải mất thời gian khoảng 1 ngày làm việc để chỉnh sửa, ký và đóng dấu lại chứng từ. Khi Hải quan phát hiện sai sót của chứng từ thì họ trả chứng từ về để chỉnh sửa lại. Giải pháp đặt ra là làm thế nào để phát hiện được sự sai sót của bộ chứng từ làm thủ tục Hải quan.
• Cách thức thực hiện
-Vì là công ty nhỏ nên để tiết kiệm chi phí ban giám đốc giao cho bộ phận giao nhận bố trí nhận viên chứng từ vừa phụ trách chứng từ nhập khẩu và xuất khẩu. Cần phải chuyên môn hóa ở bộ phận chuẩn bị và kiểm tra chứng từ. 74auk hi nhân viên phụ trách hoàn thành việc chuẩn bị chứng từ, trưởng phòng nên dành thời gian để kiểm tra lại sự đồng bộ của chứng từ.
- Kết hợp với cơ quan Hải quan để nắm bắt các quy định của cơ quan Hải quan.
- Nhân viên chứng từ điền đầy đủ và chính xác các tiêu thức trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu.
- Nhân viên chứng từ làm việc cẩn thận, tập trung cao độ khi rà soát chứng từ nhập khẩu.
• Dự kiến hiệu quả
-Phát hiện được sự sai sót của bộ chứng từ làm thủ tục Hải quan, kịp thời điều chỉnh trước khi Hải quan phát hiện.
- Tăng độ tin cậy từ khách hàng
- Giảm thời gian và chi phí đi lại để ký chứng từ mới cũng như giảm thời gian và chi phí của quy trình.
3.2.3 Biện pháp tối thiểu hóa các chi phí
• Căn cứ đề xuất
Trong năm 2015 vừa qua, lợi nhuận công ty thu về bị giảm so với năm 2014, nguyên nhân là do chi phí kinh doanh tăng cao hơn so với tốc độ tăng của doanh thu. Vì vậy công ty cần thực hiện các biện pháp nhằm giảm chi phí giúp công ty hoạt động có hiệu quả và có khả năng mở rộng quy mô kinh doanh.
• Cách thức thực hiện biện pháp
- Tuyển chọn nhân viên đúng người đúng việc, hạn chế việc phải tốn chi phí nhiều cho việc đào tạo nhân viên không chuyên môn.
- Giảm chi phí nhân công bằng cách chuyển những công việc giấy tờ bằng hệ thống điện tử.
- Giảm thiểu các chi phí tổ chức hành chính như: tận dụng những cơ hội giảm giá dịch vụ bên ngoài, mua sắm trang thiết bị với giá ưu đãi, từ chối các dịch vụ không cần thiết với hoạt động của doanh nghiệp.
- Thương lượng với khách hàng về những khoản chi phí phát sinh trong quá trình giao nhận, để kiểm soát chi phí tốt hơn.
- Tận dụng các phương tiện vận tải, kho bãi của công ty để vận chuyển cũng như bảo quản hàng hóa, hạn chế thuê bên ngoài làm tăng chi phí không đáng có. Tận dụng mối quan hệ tốt với các công ty giao nhận bạn để hợp tác vận chuyển khi khối lượng hàng nhiều.
- Kiểm soát việc sử dụng các tài sản trong công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích.
- Thu hồi các khoản nợ từ phía khách hàng để có nguồn vốn kinh doanh, hạn chế việc phải đi vay làm cho chi phí lãi vay tăng cao.
- Hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn và dài hạn của cồn ty dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khía cạnh cụ thể các yếu tố chi phí có ảnh hưởng quan trọng tới sự tồn tài của công ty, bao gồm: tham gia vào thị trường tiền tệ, xác định chiến lược tài chính cho các chương trình, các dự án của công ty là mở rộng hay thu hẹp sản xuất…
• Dự kiến hiệu quả
- Hạn chế được chi phí, góp phần nâng cao lợi nhuận cho công ty - Tận dụng những chi phí giảm để đầu tư kinh doanh có lợi hơn 3.2.4 Biện pháp tối đa hóa doanh thu
• Căn cứ đề xuất
Tốc độ tăng của doanh thu thấp hơn tốc độ tăng của chi phí khiến cho lợi nhuận thu về bị giảm. Cùng với đó vốn đầu tư bỏ ra lớn mà chưa khai thác tận dụng hết khả năng nên công ty cần đưa ra biện pháp nhằm tăng doanh thu.
• Cách thức thực hiện biện pháp
- Khi nhận được những thông tin các công ty mới thành lập có nhu cầu nhập hàng, xuất hàng thì công ty cần có kế hoạch tiếp cận với khách hàng tạo mối quan hệ gây ấn tượng ban đầu, thể hiện mong muốn hợp tác lâu dài. Sau đó đưa ra chính sách giá cạnh trang nhưng hợp lý để có thể ký hợp đồng ngay.
- Phát triển website của công ty: công ty cần nâng cấp và làm phong phú thêm website của công ty mình để thu hút khách hàng tham quan và hợp tác.
Đồng thời thúc đẩy thêm hình thức hợp tác, liên lạc qua mạng vừa hiệu quả lại tiết kiệm được thời gian và công sức.
- Giảm giá thời gian ít khách: Tuy trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa, chất lượng rất quan trọng nhưng đối với nhiều khách hàng giá cả lại mang một tính chất quan trọng trong quá trình ra quyết định. Vì vậy việc giảm giá trong thời điểm hàng xuống sẽ góp phần thu hút khách hàng, mang lại nguồn thu nhập cũng như ổn định việc làm cho nhân viên công ty.
- Công ty có thể tiến hành liên doanh liên kết với các công ty nước ngoài để tận dụng nguồn vốn cũng như không phải mất công sức nghiên cứu thị trường mà lại có thể tăng thị phần đồng thời hạn chế được rủi ro.
• Dự kiến hiệu quả
- Nâng cao doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Mở rộng thêm kinh doanh sản xuất, phát triển công ty trên quy mô lớn 3.2.5 Biện pháp nâng cao cơ sở hạ tầng kho bãi, đầu tư thêm phương tiện vận
chuyển
• Căn cứ đề xuất
- Nâng cao cơ sở hạ tầng và trang thiết bị phục vụ cho nhu cầu giao nhận hàng hóa, cung cấp cho khách hàng những dịch vụ có chất lượng cao nhất.
- Nhằm nâng cao doanh thu
• Cách thức thực hiện biện pháp
- Công ty cần xây dựng nâng cấp, mở rộng hệ thống kho bãi vừa giúp công ty tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể cho việc thuê kho ngoài trong khi lượng hàng hóa quá tải, vừa mở rộng được dịch vụ cho thuê kho bãi, bổ sung phần nào lợi nhuận của công ty.
- Đối với việc kinh doanh kho vận, công ty cần trang bị các trang thiết bị hiện đại hơn phục vụ cho việc bốc dỡ, bảo quản, vận chuyển hàng hóa…đồng thời đưa hệ thống máy tính vào kho để tạo thuận lợi trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ ở kho.
- Tận dụng tối đa thể tích và trọng tải của phương tiện vận tải nhằm giảm thiểu các chi phí, tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
- Định kì sửa chữa thay thế trang thiết bị, máy móc kho hàng cũng như kiểm tra chất lượng vận tải của xe, nâng cấp đội xe chở hàng để phục vụ tận nơi cho khách nhanh chóng, đúng hạn, tránh tình trạng hư hỏng xảy ra trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
- Tận dụng tối đa diện tích kho hàng, đối với những lô hàng lẻ nên có cách bố trí diện tích cho hợp lý, xây thêm kệ để xếp hàng lẻ, như vậy vừa tiết kiệm được diện tích tối đa vừa mang lại cảm giác an toàn cho khách hàng khi hàng hóa được bảo quản tốt.
• Dự kiến hiệu quả
- Tăng doanh thu, mở rộng quy mô kinh doanh
- Tạo được niềm tin, thu hút khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ mà công ty cung cấp
3.2.6 Biện pháp nâng cao tay nghề cho nhân viên
• Căn cứ đề xuất
- Nhân viên của công ty còn làm trái ngành nghề
- Trình độ ngoại ngữ chưa cao nên còn lung túng trong quá trình làm việc
• Cách thức thực hiện
- Hàng năm, công ty nên tổ chức cuộc thi về kỹ năng nghiệp vụ, khả năng giải quyết vấn đề cùng với bảng chấm công, việc theo dõi kiểm tra thường xuyên để có phương pháp đào tạo chuyên sâu hơn.
- Ngay từ khâu tuyển dụng công ty nên nghiêm túc, khách quan để chọn nhân viên có tài thực sự, nhiệt tình trong công việc. Như vậy mới đảm bảo được nhân viên nắm vững nghiệp vụ thuận lợi cho khâu đào tạo sau này.
- Khuyến khích nhân viên trau dồi ngoại ngữ không chỉ làm giàu kiến thức cho mình mà còn phục vụ cho nhu cầu công việc, nên có chế độ lương thưởng cho phù hợp với năng lực của nhân viên.
- Công ty cần cập nhật và phổ biến các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, cũng như thay đổi của các chính sách Nhà nước, các quy tắc Hải quan nhằm thực hiện một cách đúng đắn, tiết kiệm chi phí và thời gian làm thủ tục, để giúp cho công việc giao nhận được dễ dàng hơn, tránh những sai sót.
- Tổ chức các khóa học nghiệp vụ ngoại thương, pháp luật… theo hình thức ngắn hạn.
- Có chính sách đãi ngộ tốt, thưởng phạt rõ ràng đối với người có sáng kiến trong công việc, có tinh thần tự giác.
- Lãnh đạo công ty phái có ý thức cao, gương mẫu và có trách nhiệm với công việc, dùng người cho phù hợp đúng người đúng việc tránh tình trạng phân công công việc chồng chéo.
• Dự kiến hiệu quả
- Tránh áp lực cho toàn thể nhân viên công ty, tạo môi trường làm việc thoải mái nhưng vẫn mang lại hiệu quả cao.
- Tránh những sai sót về chuyên môn trong quá trình làm việc - Tạo môi trường chuyên nghiệp, nâng cao chất lượng dịch vụ
3.2.7 Biện pháp thâm nhập và mở rộng thị trường
• Căn cứ đề xuất
- Các đối tác vẫn chỉ giới hạn ở một số thị trường quen thuộc, chưa có nhiều đối tác mới.
- Thị trường giao nhận còn giới hạn trong khu vực cảng biển miền Bắc.
- Ngày càng có nhiều doanh nghiệp xuất nhập khẩu tự doanh nên phải thu hút khách hàng để tăng doanh thu cũng như lợi nhuận.
• Cách thức thực hiện
- Tăng cường công tác nghiên cứu thị trường. Mỗi doanh nghiệp muốn thành công thì phải am hiểu rõ môi trường mà mình định thâm nhập.
- Tìm hiểu nhu cầu và lượng cầu về dịch vụ của công ty trên các thị trường này đang ở mức nào, khả năng phát triển ra sao.
- Nghiên cứu đối thủ cạnh tranh. Ở các thị trường lớn như Mỹ, châu Âu...
kinh tế phát triển nên đối thủ cạnh tranh cũng là vấn đề cần chú tâ, cần tìm hiểu mức độ cạnh tranh trên thị trường đó ra sao, điểm mạnh và yếu của dối thủ cạnh tranh và những phương thức để công ty cạnh tranh với đối thủ.
- Các cán bộ, nhân viên của công ty phải đi gặp gỡ khách hàng, tham dự các cuộc họp, hội thảo qua đó tìm kiếm đối tác.
- Có thể tiến hành liên doanh với nước ngoài để tận dụng nguồn vốn cũng như hạn chế rủi ro khi thâm nhập vào thị trường mới.
- Mở thêm hệ thống đại lý ở nước ngoài để cắt giảm chi phí khi khách hàng có nhu cầu về dịch vụ cũng như giao nhận hàng hóa nhanh chóng và an toàn hơn.
- Công ty thực hiện đa dạng hóa các loại hình dịch vụ, kết hợp vận tải đa phương thức để thỏa mãn nhu cầu của các đối tượng khách hàng, thu hút khách hàng mới.
• Dự kiến hiệu quả
- Mở rộng sang các thị trường tiềm năng, thu hút và chinh phục các khách hàng khó tính.
- Nâng cao thị phần của công ty, mở rộng mạng lưới dịch vụ của công ty để tạo uy tín và niềm tin với khách hàng.
3.2.8 Biện pháp hạn chế sự ảnh hưởng của tính thời vụ
• Căn cứ đề xuất
- Hoạt động giao nhận mang tính thời vụ gây khó khăn cho quá trình giao nhận ảnh hưởng đến doanh thu của công ty.
- Vào mùa hàng xuống, công ty có ít đối tác làm ăn khiến cho lượng dịch vụ cung cấp không lớn, nhân viên công ty nhàn rỗi.
• Cách thức thực hiện
- Công ty cần có những đối tác ký hợp đồng lớn và dài hạn, đồng thời phải tạo dựng được niềm tin thật vững chắc với khách hàng.
- Giảm giá trong thời gian ít khách
+Việc giảm giá trong thời điểm hàng xuống sẽ góp phân thu hút khách hàng, mang lại nguồn thu nhập cũng như ổn định việc làm cho nhân viên công ty.
+Trong quá trình giảm giá dịch vụ, công ty sẽ không tránh khỏi trường hợp có lợi nhuận hoặc lỗ. Tuy nhiên, chiến lược giảm giá sẽ giúp công ty duy trì và mở rộng mối quan hệ với khách hàng, thu hút được số lượng khách hàng tiềm năng, điều này mang lại lợi ích cho công ty trong tương lai.
+ Khi tạo ra một biểu giá mới công ty nên chú ý đến phản ứng của khách hàng và từ các doanh nghiệp cạnh tranh khác. Bởi lẽ, những khách hàng lớn của công ty họ sẽ có nhiều hợp đồng với công ty cả nhưng lúc cao điểm hoặc những lúc hàng xuống. Vì vậy nếu giá công ty đưa ra không hợp lý thì rất dễ dẫn đến phản ứng tiêu cực, gây mất lòng tin của khách hàng.
- Tạo cho khách hàng dịch vụ miễn phí trong thời gian ít khách
+ Tăng cường kiểm tra hàng hóa đúng quy cách, phẩm chất theo yêu cầu của khách hàng, giải quyết mọi khiếu nại của khách hàng khi mang lại lợi ích thật sự và dễ nhận thấy cho khách hàng.
+ Tư vấn cho khách hàng về thị trường, tình hình hoạt động ngoại thương, luật pháp quốc tế, các đối tác hang tàu lớn có uy tín, những thủ tục cần thiết…
+ Giải thích đầy đủ, rõ ràng về lợi ích của các dịch vụ mà công ty đem lại.
Trong thời kỳ vắng khách hàng, kho hàng rộng rãi, khả năng giải tỏa hàng hóa nhanh, do đó công ty áp dụng hình thức khuyến mãi miễn phí lưu kho mà không gây tốn kém nhiều cho công ty.
• Dự kiến hiệu quả
- Ổn định được nguồn hàng hóa giao nhận vào các mùa hàng xuống, đảm bảo việc giao nhận hàng hóa cho khách hàng.
- Mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, đảm bảo lượng khách hàng không bị ảnh hưởng theo mùa vụ giao hàng.