qu n tr tài chính, Công ty c n ph i ti n hành ho ch đ nh tài chính. Ho ch đ nh tài chính là đi u ki n ti n đ đ doanh nghi p ti n hành các quy t đnh tài chính chu n xác và khoa h c. Phân tích môi tr ng, đi u ki n c a ho t đ ng tài chính và nh ng v n đ có th g p ph i.
Phòng k toán th ng kê tài chính là n i chu trách nhi m v vi c phân tích tình hình tài chính và l p k ho ch tài chính cho công ty. D a vào các thông tin k toán đ c t ng h p và x lý, các ch s tài chính s đ c tính toán t ng h p thành báo cáo đnh k theo quy đ nh. Vào th i đi m 31/7 c a n m nay s ti n hành l p k ho ch tài chính cho n m ti p theo. Báo cáo k ho ch tài chính c a Công ty g m các bi u:
- K ho ch đ u t
- K ho ch kh u hao tài s n c đnh
- K ho ch báo cáo s n p ngân sách Nhà n c - K ho ch xác đnh nhu c u v n
- K ho ch v n ch s h u
- K ho ch h s n ph i tr trên v n ch s h u - K ho ch lãi vay ph i tr các t ch c tín d ng
K ho ch tài chính c a công ty đ c xây d ng d a trên các y u t :
K ho ch m c tiêu c a Thành ph Hà N i v các d án Th y l i trên đ a bàn Thành ph
Các k t qu phân tích, xem xét tình hình, th c tr ng c a ngu n tài chính c a Công ty trong 3 n m tr c li n k .
D báo s n l ng, doanh thu, tài s n và trang thi t b .
Các phân tích, so sánh, đánh giá v t ng ngu n huy đ ng v n. D báo các kho n vay dài h n (d a vào k ho ch đ u t và v n CSH) và vay ng n h n.
K ho ch ho t đ ng s n xu t - kinh doanh c a công ty.
Các m c tiêu đ u t c th trong t ng th i kì 2. Công tác qu n lý ho t đ ng đ u t :
V i công ty xây d ng nói chung và công ty Th y l i Sông Tích nói riêng thì ho t đ ng qu n lý đ u t luôn đ t lên hàng đ u. Các d án c a Công ty là các công trình xây d ng, s a ch a Th y l i, Công ty qu n lý theo các b c:
a. Qu n lý d án giai đo n hình thành và phát tri n:
- L p báo cáo đ u t , d án đ u t , báo cáo kinh t k thu t:
- ánh giá hi u qu d án và xác đnh t ng m c đ u t ; - Xây d ng ph ng án đ n bù, gi i phóng m t b ng;
- Xây d ng và biên so n toàn b công vi c c a công tác qu n lý d án xây d ng theo t ng giai đo n c a qu n lý đ u t xây d ng công trình.
b. Qu n lý DA giai đo n ti n thi công:
- i u hành qu n lý chung d án;
- T v n, tuy n ch n nhà th u thi t k và các nhà t v n ph ;
- Qu n lý các h p đ ng t v n (so n th o h p đ ng, ph ng th c thanh toán);
- Tri n khai công tác thi t k , và các th t c xin phê duy t Quy ho ch);
- Chu n b cho giai đo n thi công xây d ng;
- Xác đnh d toán, t ng d toán công trình;
- Th m đnh d toán, t ng d toán;
- L p h s m i th u và h s đ u th u.
c. Qu n lý DA giai đo n thi công xây d ng:
- Qu n lý và giám sát ch t l ng;
- L p và qu n lý ti n đ thi công;
- Qu n lý chi phí d án (t ng m c đ u t , d toán, t m ng, thanh toán v n);
- Qu n lý các h p đ ng (so n h p đ ng, ph ng th c thanh toán).
d. Qu n lý DA giai đo n k t thúc:
- Nghi m thu bàn giao công trình;
- L p h s quy t toán công trình;
- B o hành, b o trì và b o hi m công trình.
Nhi m v c a Ban Qu n lý d án Công ty:
Ban qu n lý d án là m t thành ph n quan tr ng c a d án xây d ng, đó là m t cá nhân ho c m t t ch c do Ch đ u t thành l p, có nhi m v đi u hành, qu n lý d án trong su t quá trình th c hi n d án. Các thành ph n c a Ban QLDA có th thay đ i theo các giai đo n c a d án, nh :
a. Giai đo n L p d án:
- i di n Ch đ u t : trình bày rõ m c đích đ u t và s d ng công trình, ngu n v n đ u t , các đ i tác tham gia d án;
- Giám đ c đi u hành d án: đi u hành qu n lý chung, l p k ho ch t ng th d án, t ch c nhân s , chu n b và trình Ch đ u t các Báo cáo d án.
- Các tr lý chuyên môn, th ký giúp vi c và các chuyên gia KTS, k s k t c u, đi n, n c,….
b. Giai đo n Thi t k và đ u th u:
- Giám đ c đi u hành d án: chu n b nhi m v thi t k cho công trình, m i ho c thi tuy n các đ n v t v n thi t k , công b k t qu & ký h p đ ng v i đ n v đ c tuy n ch n, đi u ph i ho t đ ng t v n thi t k theo đúng trình t , th i gian, n i dung c a B n nhi m v thi t k đã đ ra, cùng Ch đ u t xem xét và phê duy t n i dung thi t k và b n d toán cu i cùng.
- Các tr lý chuyên môn, th ký giúp vi c cho Giám đ c d án, n u d án h p tác v i đ i tác n c ngoài thì c n thi t ph i có thêm b ph n biên/phiên d ch;
- Ki n trúc s (n u Giám đ c d án đã là KTS thì không c n thêm ng i này):
chu n b và cùng thuy t trình cho Ch đ u t hi u các ph ng án thi t k s b do đ n v t v n thi t k đ a ra. Nêu yêu c u s a ch a, b sung đ t v n thi t k tri n khai PA chi ti t.
- Chuyên gia tính d toán: c tính & ki m tra giá thành, d toán công trình theo b n v thi t k thi công do n v t v n thi t k cung c p, h tr vi c l p các h s m i th u & đ u th u.
- Nhà th u: tham gia ý ki n v v t li u xây d ng, ph ng pháp t ch c thi công.
c. Giai đo n Thi công xây d ng:
- Giám đ c đi u hành d án; các tr lý chuyên môn, th ký giúp vi c;
- Ki n trúc s t i hi n tr ng; Chuyên gia tính toán; Các nhà t v n k thu t;
- Nhà th u.
d. Giai đo n Nghi m thu công trình:
- Ch đ u t ; Giám đ c d án; Các tr lý chuyên môn, th ký giúp vi c;
- Ng i s d ng công trình (Ví d : công trình là m t Khách s n qu c t thì ng i s d ng là nhà qu n lý đi u hành khách s n);
- Các nhà th u t v n thi t k , xây d ng.
Trong Ban qu n lý d án, v trí quan tr ng là Giám đ c đi u hành d án (Project Manager). ây là ng i có trình đ và kinh nghi m qu n lý; có b n l nh, k n ng lãnh đ o và làm vi c theo nhóm, bi t ngo i ng n u D án h p tác v i n c ngoài. Giám đ c d án hi u rõ ch tr ng, ý đ c a Ch đ u t và m i khía c nh c a d án, đ truy n đ t l i cho các thành viên khác và ph i đ a ra nh ng quy t đ nh chính xác, h p lý và khách quan trong quá trình qu n lý, nh m đ t đ c nh ng m c tiêu c a d án đã đ ra. Giám đ c d án s ho t đ ng liên t c trong su t quá trình c a d án, t khi nghiên c u l p báo cáo d án đ n giai đo n thi t k , giai đo n đ u th u, giai đo n thi công xây d ng và cu i cùng là giai đo n nghi m thu bàn giao công trình.
Nhi m v và quy n h n c a Giám đ c d án :
- Thay m t Ch đ u t làm vi c v i các đ i tác và các c quan h u quan trong su t quá trình th c hi n d án. Ch ng h n, tr ng h p D án xây d ng khách s n qu c t mà Ch đ u t ký h p tác v i m t Nhà qu n lý khách s n chuyên nghi p khi công trình đ a vào s d ng, thì ban QLDA s thay m t Ch đ u t làm vi c v i Nhà qu n lý khách s n và các đ n v t v n thi t k theo s đ làm vi c ba c c (hình 2);
- Làm vi c v i Ch đ u t và bên h tr k thu t c a Nhà qu n lý đ xây d ng B n thuy t minh/Nhi m v thi t k cho d án;
- Thi t l p m i quan h gi a các bên tham gia vào d án, đ ng th i đi u ph i t t c thông tin gi a các bên đ m b o đúng trình t và nh t quán;
- S p x p, t ch c các ngu n l c đ th c hi n d án và xây d ng nhi m v cho t ng b ph n;
- Xây d ng k ho ch th c hi n c a d án, có s tham kh o t K s đnh giá công trình (QS-Quantity Surveyors);
- Thi t l p và ki m soát đnh k ngu n v n ngân sách cho d án;
- L p các báo cáo đnh k , c ng nh cáo cáo t ng k t cho Ch đ u t ;
- Tr giúp Ch đ u t và các bên t v n trong vi c chu n b các h s xin th m đnh và phê duy t t i đ a ph ng;
- T v n cho Ch đ u t l a ch n các nhà t v n, n m b t thông tin và vi t báo cáo n i dung cho các bên tham d h p;
- Làm h p đ ng, thanh lý h p đ ng và thanh toán cho các bên t v n (n u có).
- Ki m tra đnh k k ho ch thi công xây d ng;
- S n sàng có m t t i hi n tr ng trong quá trình thi công công trình;
- S p x p, ph i h p v i Nhà qu n lý ti p c n vào công trình trong giai đo n hoàn thành và cho đ n khi khai tr ng công trình.
Trong tr ng h p d án có qui mô l n, ch c s d ng ph c t p hay d án có yêu c u cao v ch t l ng, k thu t thì Công ty c ng huy đ ng các d ch v t v n qu n lý d án chuyên nghi p.
2.2.2.2. Công tác ki m tra tài chính
ây là công vi c r t khó kh n b i thông qua vi c này thì ban lãnh đ o công ty s k p th i phát hi n nh ng khác bi t so v i tiêu chu n và k ho ch đã đ t ra, t dó s có nh ng quy t đnh qu n lý k p th i. Vi c ki m tra tài chính c ng góp ph n phân ph i các ngu n tài chính c a công ty m t cách có hi u qu .
Công ty đã th ng nh t các nguyên t c ki m tra tài chính đó là: tuân th đúng pháp lu t, ki m tra m t cách chính xác khách quan, công khai, th ng xuyên, nguyên t c hi u l c và hi u qu trong ki m tra tài chính.
Công ty có c ch qu n lý h th ng s sách, ch ng t k toán ch t ch , tuân th nghiêm túc các quy đnh c a Nhà n c, c a B tài chính v quy ch qu n lý tài chính. Công ty c ng đã th c hi n khá đ y đ h u h t các quá trình ki m soát tài chính
nh ki m soát chi, ki m soát thu, ki m soát chi phí, ki m soát báo cáo tài chính...
- Ki m soát khâu thanh toán: T t c các kho n chi k c b ng ti n m t hay ti n g i đ u ph i có gi y đ ngh thanh toán, gi y đ ngh t m ng, đ ngh thanh toán ti n hàng …kèm theo đ y đ ch ng t g c nh hóa đ n mua hàng, gi y biên nh n, phi u thu c a đ i t ng nh n ti n và các ch ng t khác có liên quan kèm theo. Các ch ng t trên s đ c t p h p trình giám đ c và các b ph n ch c n ng ký tr c khi th c hi n l p phi u chi, l p séc, y nhi m chi chuy n kho n.
i v i vi c theo dõi các kho n công n v i khách hàng đ c chi ti t theo t ng mã d án, t ng h ng m c công trình đ m b o theo dõi chính xác và không b sót vì th i gian xây d ng d án th ng kéo dài nên công tác t ng h p s li u luôn đ c u tiên hàng đ u.
- Ki m soát chi phí: Công ty th c hi n c ch khoán qu n tr chi phí. Các ch tiêu giao khoán đ c tính toán chi ti t đ n t ng giai đo n c a d án và theo ti n đ công vi c. Cu i tháng, Công ty th c hi n nghi m thu, quy t toán chi phí phát sinh cho t ng đ n v theo tình hình th c t s n xu t kinh doanh. Công ty s có hình th c khuy n khích, khen th ng đ i v i các phân x ng, đ i thi công, phòng ban hoàn thành các ch tiêu k ho ch giao khoán và hoàn thành k ho ch tr c th i h n.
- Ki m soát khâu l p báo cáo tài chính: hàng quý, hàng n m công ty th c hi n l p báo cáo tài chính theo đúng pháp l nh k toán th ng kê, ch đ h ch toán k toán, đúng quy đ nh v bi u m u c a B tài chính và đúng th i gian quy đnh. Phòng k toán Công ty s ch u trách nhi m ki m tra tính chính xác và đúng đ n c a s li u trong báo cáo và ch u trách nhi m tr c pháp lu t v n i dung và s li u công b .
2.2.2.3. Công tác qu n lý và s d ng v n, tài s n
Ngu n v n gi vai trò quan tr ng trong quá trình s n xu t kinh doanh c a Công ty. Do đó vi c b o toàn và huy đ ng v n là m c tiêu mà các Công ty đ t lên hàng đ u. V i Công ty vi c huy đ ng v n b ng hình th c đ c Nhà n c c p v n, vay v n c a ngân hàng ho c các hình th c khác.
C n c vào ph ng án th c hi n theo giai đo n m t n m m t Ban lãnh đ o Công ty s phê duy t và ch đ o tr c ti p vi c thu x p h tr huy đ ng v n. i v i
các d án xây d ng có ngu n v n đ u t l n, nhu c u v n đ u t cho các d án là dài h n. Do v y, Công ty đã th c hi n huy đ ng v n đ u t cho các d án thông qua nhi u ngu n cung ng v n khác nhau nh :
- V n ch s h u: Ngu n cung ng v n này th ng chi m t tr ng khá l n, đ i v i các d án đã đ c các c p có th m quy n phê duy t và c p phép thì đây là ngu n ngân sách Nhà n c c p, do v y ngu n v n này ch y u là s d ng đ chi tr cho các chi phí chu n b đ u t , chi phí ki n thi t c b n và chi phí th c hi n d án.
- V n vay ngân hàng: ây là m t trong nh ng ngu n cung ng v n dài h n quan tr ng đ i v i Công ty, V i m i quan h qua nhi u n m giao dch v i h th ng ngân hàng và kh n ng tài chính đã đ c minh ch ng, Công ty có th vay dài h n ngân hàng đ b sung v n đ u t .
- Công tác qu n lý TSC t i Công ty đ c th c hi n m t cách khá khoa h c và ch t ch . H s v TSC đ c phân lo i theo quy đ nh và giao trách nhi m qu n lý cho t ng b ph n tr c ti p s d ng. Vi c ki m tra, đ i chi u tình hình s d ng và ph n ánh chính xác tình hình t ng, gi m v l ng và giá tr TSC trên s sách c ng đ c ti n hành đ u đ n nh m đánh giá l i chính xác giá tr tài s n t i các th i đi m, qua đó ph n ánh đúng n ng l c c a TSC và có ph ng pháp kh u hao phù h p.
2.2.2.4. Công tác phân tích tình hình tài chính
Phân tích tài chính là c s r t quan tr ng đ l p k ho ch kinh doanh và l p d báo k ho ch tài chính trong th i gian s p t i. Các thông tin thu đ c t phân tích, đánh giá hi n tr ng tài chính n u th c hi n t t s là nh ng c n c chính xác đ l p d báo k ho ch tài chính cho n m ti p theo. Tuy nhiên, ph i nói r ng công tác phân tích tài chính c a Công ty l i ch a đ c quan tâm, chú tr ng, nh m m c đích đánh giá hi n tr ng tài chính c a Công ty mà ch y u th c hi n t ng h p thông tin thành các báo cáo đáp ng yêu c u c a các c p qu n lý và c nh ng đ i t ng bên ngoài Công ty.
ánh giá kh n ng sinh l i là công vi c t ng h p nh t, quan tr ng nh t trong công tác phân tích tài chính vì đ đánh giá kh n ng sinh l i c a m t DN các nhà phân tích tài chính th ng ph i có kh n ng k t h p các đánh giá v các t s tài chính khác có liên quan và t c s này có th đ a ra đ c nh ng đánh giá t ng quát v tình hình tài chính c a DN.
Tuy nhiên công tác phân tích tài chính c a Công ty hi n nay m i ch áp d ng hai ph ng pháp phân tích truy n th ng là ph ng pháp phân tích t l và ph ng pháp phân tích so sánh. Hai ph ng pháp này ch d ng l i m c đ phân tích theo chi u ngang đ bi t đ c quy mô và t c đ t ng gi m c a t ng ch tiêu theo th i gian. Ngoài ra, ph ng pháp phân tích k t c u theo t tr ng c a t ng ch tiêu trong t ng s c ng có đ c áp d ng nh ng ch a th c s nh m m c đích khai thác m t cách có hi u qu ngu n d li u đã thu th p đ c mà ch đ ph c v công tác l p báo cáo tài chính. Vi c đánh giá kh n ng sinh l i và m c đ r i ro v tài chính v n là khâu y u nh t trong phân tích tài chính t i đây. Các t s tài chính đ c tính và phân tích r i r c mà ch a th c hi n áp d ng phân tích theo mô hình v m i liên h gi a các t s .