PHẦN III. KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ DO NGƯỜI HƯỞNG LỢI XUẤT TRÌNH
3.1. Cơ sở lý luận của việc kiểm tra chứng từ
Ngân hàng mở L/C căn cứ và đơn đề nghị mở L/C của người nhập khẩu để phát hành L/C và thông báo L/C đó cùng với việc gửi bản gốc cho người xuất khẩu. Thông thường việc thông báo và gửi L/C cho người xuất khẩu phải thông qua một ngân hàng đại lý của nó ở nước người xuất khẩu
Ngân hàng mở L/C sẽ sửa đổi, bổ sung những yêu cầu của người xin mở L/C hoặc của người xuất khẩu đối với L/C đã mở nếu có sự đồng ý của họ.
Kiểm tra bộ chứng từ của người xuất khẩu gửi đến, nếu xét thấy các chứng từ đó phù hợp với các quy định trong L/C và không mâu thuẫn lẫn nhau thì ngân hàng trả tiền cho người xuất khẩu và đòi tiền người nhập khẩu, Ngược lại, nếu thấy các chứng từ đó không phù hợp với quy định của L/C hoặc mâu thuẫn lẫn nhau thì có quyền từ chối thanh toán, báo cho người nhập khẩu các sai sót trong bộ chứng từ của người xuất khẩu xuất trình.
Ngân hàng chỉ có trách nhiệm kiểm tra bề ngoài của chứng từ xem có phù hợp với L/C hay không, chứ không chịu trách nhiệm về việc kiểm tra tính chất pháp lý của chứng từ, tính chất xác thực của chứng từ. Mọi tranh chấp về tính chất bên trong của chứng từ do người xuất khẩu và nhập khẩu giải quyết với nhau.
Ngân hàng phát hành có một thời gian hợp lý không quá 7 ngày làm việc của ngân hàng kể từ ngày tiếp theo ngày nhận chứng từ để kiểm tra chứng từ.
Quá thời hạn đó, ngân hàng mất quyền từ chối tiếp nhận chứng từ.
Cơ sở để kiểm tra các chứng từ cũng là dựa trên các điều kiện trong L/C.
Ngân hàng sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc kiểm tra của mình. Do đó đòi hỏi nhân viên ngân hàng phải có trình độ chuyên môn cao, có sự tỉ mỉ và tinh
Sinh viên : Phạm Thị Phương Nhung
Lớp : KTN51-ĐH1 . MSV : 40154 - 25 -
thần trách nhiệm. Bộ chứng từ phải có tính chuẩn mực: Đúng - Đủ- Hợp lý - Thoả mãn các điều kiện của L/C.
+ Đúng: Đúng các đối tượng, đúng các cơ quan thẩm quyền được xác định cấp. Các chứng từ phải trung thực và hoàn hảo.
+ Đủ: Đầy đủ các yêu cầu của L/C, trên L/C quy định chứng từ nào thì người bán phải xuất trình chứng từ đấy. Có một số chứng từ không quy định trên L/C nhưng người bán đương nhiên phải xuất tŕnh như B/E…
+ Hợp lý: Giữa các chứng từ không có mâu thuẫn với nhau và không có mâu thuẫn giữa chứng từ với các quy định trong L/C.
Dưới đây là các chứng từ chính trong bộ chứng từ thanh toán:
3.1.1 Kiểm tra hối phiếu( Draf – Bill of Exchange ):
- Hối phiếu có giá trị thanh toán phải là hối phiếu bản gốc, có chữ ký bằng tay của người ký phát trên hối phiếu.
- Kiểm tra ngày ký phát hối phiếu có trùng hoặc sau ngày B/L và trong ngày hạn hiệu lực của L/C không. Vì sau khi giao hàng, nhà xuất khẩu hoàn tất bộ chứng từ gửi hàng rồi mới ký phát hối phiếu đòi tiền.
- Kiểm tra số tiền ghi trên hối phiếu, số tiền này phải nằm trong trị giá của L/C.
- Kiểm tra thời hạn ghi trên hối phiếu có đúng như L/C quy định hay không. Trên hối phiếu phải ghi At sight nếu là thanh toán trả ngay hoặc At…
days sight nếu là thanh toán có kỳ hạn.
- Kiểm tra các thông tin về các bên liên quan trên bề mặt hối phiếu: Tên, địa chỉ của người ký phát (Drawer), người trả tiền (Drawee).Theo UCP 500, người trả tiền là ngân hàng mở L/C.
- Kiểm tra số L/C và ngày của L/C ghi trên hối phiếu có đúng không?
- Kiểm tra xem hối phiếu đã được ký hậu hay chưa. Nếu bộ chứng từ đã được chiết khấu trước khi gửi đến ngân hàng thì trên mặt sau của hối phiếu phải
Sinh viên : Phạm Thị Phương Nhung
Lớp : KTN51-ĐH1 . MSV : 40154 - 26 -
có ký hậu của ngân hàng thông báo hoặc hối phiếu được ký phát theo lệnh của ngân hàng thông báo.
3.1.2 Kiểm tra hoá đơn (Commercial Invoice):
- Kiểm tra số bản được xuất trình có đúng quy định của L/C không.
- Kiểm tra các dữ liệu về người bán, người mua ( Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại…) so với nội dung của L/C quy định có phù hợp không.
- Hoá đơn có chữ ký xác nhận của người hưởng thụ hay không - Mô tả trên hoá đơn có đúng với quy định của L/C hay không.
- Kiểm tra số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện đóng gói và kỹ mã hiệu hàng hoá có mâu thuẫn với các chứng từ khác như phiếu đóng gói hay vận đơn…
- Kiểm tra các dữ liệu mà ngân hàng đã đề cập trong L/C, hợp đồng,quota, giấy phép xuất nhập khẩu….
3.1.3 Kiểm tra vận đơn( Bill of lading ):
- Kiểm tra ngày ký phát vận đơn.
- Kiểm tra số bản chính được xuất trình.
- Kiểm tra loại vận đơn.
- Kiểm tra tính xác thực của vận đơn: Kiểm tra chữ ký của người chuyên chở ( hãng tàu) hoặc đại lý của người chuyên chở hoặc thuyền trưởng của con tàu hoặc người giao nhận và tư cách pháp lý. Nếu chỉ có chữ ký của người vận chuyển, không nêu tư cách pháp lý hoặc nêu không đầy đủ các chi tiết liên quan đến tư cách pháp lý của người đó thì chứng từ sẽ không được ngân hàng thanh toán.
- Kiểm tra mục người gửi hàng, người nhận hàng, mục thông báo - Kiểm tra tên cảng xếp, cảng dỡ.
- Kiểm tra các điều kiện chuyển tải và các nội dung về hàng hoá khác Sinh viên : Phạm Thị Phương Nhung
Lớp : KTN51-ĐH1 . MSV : 40154 - 27 -
- Kiểm tra mục cước phí, đặc điểm của vận đơn.
3.1.4. Kiểm tra giấy chứng nhận xuất xứ( Certificate of Origin ):
- Kiểm tra cơ quan, ngày tháng cấp giấy chứng nhận xuất xứ.
- Kiểm tra tên người gửi hàng, người nhận hàng.
- Kiểm tra thông tin hàng hóa.
3.2. Kiểm tra và lập danh mục những bất hợp lý của bộ chứng từ 3.2.1 Commercial invoice
STT Vị trí lỗi Lỗi Sửa lại
1 Tên người bán Electronic Distributing Associates
Electronic Distributors Associates
2 Ngày phát hành June 17, 2012 June 7, 2012 3 Tên người mua Importadora Electronica
S.A
Importadores Electronicos S.A
4 Term Documentary Credit Irrevocable Documentary Credit
5 Contract no. 1714 1714 -x
6 Description Thiếu hàng Bổ sung thêm “spare parts”
7 Điều kiện cơ sở
giao hàng C&F Panama CFR Puerto Armuelles, Panama, INCOTERMS 2000 3.2.2. Certificate of Origin
STT Vị trí lỗi Lỗi Sửa lại
1 Consignor Tên người gửi hàng Electronic Distributors Associates
2 Consignee Tên người nhận hàng To the order of Banko Binko Panama, Rep. of Panama
3 Thiếu 1 C/O Bổ sung thêm C/O cho hàng
VHS cassettes (xuất xứ Sinh viên : Phạm Thị Phương Nhung
Lớp : KTN51-ĐH1 . MSV : 40154 - 28 -
Trung Quốc)
4 Item Ghi thừa hàng Bỏ “and 10,000 VHS
cassettes”
5 The authority certificates
Panama – Hongkong Chamber of Commerce
Hongkong Chamber of Commerce
6 Date of issue June 9, 2012 June 11, 2012 3.2.3. Bill of lading
STT Vị trí lỗi Lỗi Sửa lại
1 Shipper Tên người gửi hàng Electronic Distributors Associates
2 Consignee Tên người nhận hàng To the order of Banko Binko Panama, Rep. Of Panama 3 Notify address Tên người xin mở L/C Importadores Electronicos
S.A
4 Description of
goods Ghi sai và thiếu hàng
Televisions, VCRs, Video Recorders and spare parts of Japanese origin and 10,000 VHS cassettes of Chinese origin
5 Freight and
charge Collect USD 16,800.0 PREPAID USD 16,800.0 6 Number of
Originals Issued 1 3
3.2.4. Draft
STT Vị trí lỗi Lỗi Sửa lại
1 Date of issue June 18, 2012 June 12, 2012
2 Pay to the order Tên người phát hành hối Electronic Distributors Sinh viên : Phạm Thị Phương Nhung
Lớp : KTN51-ĐH1 . MSV : 40154 - 29 -
of phiếu Associates 3 Giá trị của hối
phiếu Vượt quá giá trị L/C USD 110,000.0 4 Số tiền ghi bằng chữ và bằng số không khớp
nhau
USD 110,000.0
One hundred ten thousand US Dollar
3.3 Giải thích những điểm bất hợp lý:
Việc kiểm tra các chứng từ phải dựa trên L/C nên mọi bất hợp lý của các chứng từ xuất trình đều là do không phù hợp với quy định của L/C.
3.2.1. Commercial Invoice
- Lỗi 1: Tên của người bán ghi không chính xác theo L/C.
- Lỗi 2: Ngày ký hóa đơn thương mại phải trước hoặc muộn nhất là cùng ngày phát hàng B/L
- Lỗi 3: Tên người mua ghi không chính xác theo L/C.
- Lỗi 4: Phải ghi rõ L/C là tín dụng thư không hủy ngang.
- Lỗi 5: Số hợp đồng ghi trên L/C là 1714 –x, nhưng trong hóa đơn thương mại chi ghi 1714.
- Lỗi 6: Hàng liệt kê trên hóa đơn thương mại thiếu hàng spare parts so với L/C
- Lỗi 7: Điều kiện cơ sở giao hàng C&F là không đúng với điều kiện cơ sở giao hàng ghi trong L/C là CFR
3.2.2. Certificate of Origin
- Lỗi 1: Tên người gửi hàng ghi không chính xác theo tên ghi trong L/C.
- Lỗi 2: Người nhận hàng là tên của ngân hàng phát hành Banko Binko Panama, Rep. of Panama.
Sinh viên : Phạm Thị Phương Nhung
Lớp : KTN51-ĐH1 . MSV : 40154 - 30 -
- Lỗi 3: Có 2 nhóm hàng hoá có xuất xứ khác nhau, do đó phải có 2 giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá, một cho hàng có xuất xứ từ Nhật Bản và một giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng có xuất xứ từ Trung Quốc.
- Lỗi 4: Đây là giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng có xuất xứ Nhật Bản nên không có hàng VHS cassettes (xuất xứ Trung Quốc).
- Lỗi 5: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa do phòng thương mại nước xuất khẩu cấp nên phải ghi là HongKong Chamber of Commerce.
- Lỗi 6 : Ngày cấp giấy chứng nhận xuất xứ phải sau ngày phát hành vận đơn.
3.2.3. Bill of Lading
- Lỗi 1: Tên người gửi hàng không chính xác với tên ghi trong L/C.
- Lỗi 2: Tên người nhận hàng là tên của ngân hàng phát hành Banko Binko Panama, Rep. of Panama.
- Lỗi 3: Tên địa chỉ người được thông báo ghi không chính xác tên ghi trong L/C.
- Lỗi 4: Mô tả, số lượng hàng hóa ghi trong vận đơn phải đúng như ghi trong hóa đơn thương mại và phù hợp với quy định trong L/C.
- Lỗi 5: Theo quy định trên L/C, hàng hoá được mua theo điều kiện CFR, có nghĩa là cước phí vận chuyển trong trường hợp này do người bán thanh toán và là cước phí trả trước cho nên phải ghi là “Freight Prepaid” chứ không phải là cước phí trả sau “ Freight Collect”. Cước phí ghi trên B/L mâu thuẫn với hoá đơn thương mại “USD 16,800.0”, cần phải sửa lại cho đúng với hoá đơn thương mại là “USD 16,850.0”
- Lỗi 6: Do trên L/C quy định: Full set of clean “ on board” ocean bills of lading. Điều đó có nghĩa là nếu trên vận đơn không có quy định nào khác theo trong bộ chứng từ thanh toán phải có 3 vận đơn gốc do đó số vận đơn gốc phát hành phải là 3.
Sinh viên : Phạm Thị Phương Nhung
Lớp : KTN51-ĐH1 . MSV : 40154 - 31 -
3.2.4. Draft
- Lỗi 1: Ngày phát hành hối phiếu sau ngày ký vận đơn nhưng phải nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C.
- Lỗi 2: “Pay to order of” là trả tiền theo lệnh của người hưởng thụ hối phiếu. Ở đây phải ghi chính xác tên người xuất khẩu, người hưởng lợi L/C là Electronic Distributors Associates.
- Lỗi 3: Giá trị của hối phiếu vượt quá giá trị L/C.
- Lỗi 4: Số tiền bằng chữ và bằng số không khớp nhau. Số tiền bằng số là “USD 112,500.0” trong khi số tiền bằng chữ là “One hundred twenty - two thousand five hundred US Dollar”.
Theo quy định trong L/C 1234, trị giá của L/C là 110,000.0 USD. Vì vậy, số tiền ghi trong hối phiếu chỉ được USD 110,000.0. Số tiền còn lại người xuất khẩu sẽ dùng cách khác để thu. Lúc này người xuất khẩu phải lập thành 2 bộ chứng từ. Bộ chứng từ thứ nhất phù hợp mọi quy định của L/C 1234 với tổng số tiền cần thu là 110,000.0 USD. Bộ chứng từ thứ hai cũng bao gồm các chứng từ như bộ chứng từ thứ nhất (Hoá đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, hối phiếu, vận đơn đường biển nhưng có giá trị số tiền cần thu là 12,500 USD và thu bằng phương thức nhờ thu, nhờ chính Ngân hàng Banko Binko Panama thu hộ số tiền trên. Đồng thời phải giải thích trực tiếp với công ty Importadores Electronicos S.A về vấn đề phát sinh thêm số tiền đó.
Sinh viên : Phạm Thị Phương Nhung
Lớp : KTN51-ĐH1 . MSV : 40154 - 32 -