CHƯƠNG 3: ĐẶC ĐIỂM MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU TẠI
3.3 Kế toán Nguyên vật liệu
3.3.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty.
Trong công ty xây dựng, chi phí về nguyên vật liệu (NVL) thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm nên việc hạch toán NVL có vai trò quan trọng, ảnh hưởng lớn đến chất lượng các công trình cũng như tiến độ, chi phí giá thành công trình, liên quan trực tiếp đến kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Hơn nữa hoạt động trong hai lĩnh vực là xây dựng dân dụng và mua bán thương mại NVL, do đó cũng tùy theo mục đích sử dụng mà công ty có những yêu cầu nhập nguyên vật liệu nhất định.
Nguyên vật liệu trong công ty bao gồm nhiều loại khác nhau, từ loại có giá trị nhỏ như đinh, xi măng…đến các loại có giá trị lớn như sắt, thép, đá xây dựng…
Công ty sẽ nhập kho Nguyên vật liệu cho hai mục đích sử dụng:
+ Nguyên vật liệu dùng để bán
+Nguyên vật liệu dùng để xuất thẳng ra công trình cho bộ phận thi công.
Như vậy căn cứ vào mục đích sử dụng công ty phân ra làm hai loại Nguyên Vật liệu:
+ Nguyên vật liệu qua kho.
+ Nguyên vật liệu không qua kho.
3.3.2 Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ.
*Chứng từ sử dụng:
Hệ thống chứng từ nguyên vật liệu của công ty được áp dụng theo quyết định 48/2006 QĐ – BTC gồm các chứng từ sau:
+ Hợp đồng mua bán.
+ Biên bản bàn giao NVL.
+ Hóa đơn GTGT (Mẫu số GTKT 3/00) + Phiếu chi (Mẫu số
+ Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 – VT).
+ Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT).
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa (Mẫu số 03 – VT).
+ Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa (Mẫu số 05 – VT).
+ Bảng kê mua hàng (Mẫu số 06 – VT).
+ Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu (Mẫu số 07 – VT).
*Quy trình luân chuyển của chứng từ.
- Đối với NVL mua không qua kho:
Tổ đội thi công Phòng kế toán Phòng kỹ thuật Phòng giám đốc
Phòng hợp đồng
Biên bản kiểm kê NVL;Biên bản bàn giao NVL
Bảng phân bổ NVL
Hình 3.2.3.1 Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ mua NVL không qua kho.
Diễn giải:
Khi có yêu cầu mua của trưởng bộ phận thi công gửi cho phòng kỹ thuật tổng hợp NVL cần mua của từng bộ phận thi công trình để Giám Đốc xét duyệt, Giám Đốc xét duyệt đồng ý mua rồi gửi phòng hợp đồng soạn thảo hợp đồng mua bán NVL, sau đó gửi phòng kỹ thuật mua hàng, sau khi mua được hàng phòng kỹ thuật đồng thời lập biên bản kiểm kê NVL, biên bản bàn giao NVL và bảng phân bổ NVL cho từng mục đích thi công rồi chuyển thẳng NVL mua về đến chân công
GVHD: TS.Trần Thị Dự 27 Trưởng tổ
đội thi công yêu cầu mua
Tổng hợp NVL cần mua cho từng phần
thi công
Giám Đốc xét duyệt
Mua NVL Tiếp nhận
NVL tại công trình
Hóa đơn GTGT, bảng kê mua hàng,
phiếu giao hàng, hợp đồng và bản thanh lý hợp đồng mua
bán (bản photo) Kế toán vật tư
nhập vào phần mềm
Soạn thảo hợp
đồng
trình do trưởng bộ phận thi công tiếp nhận. Phòng kỹ thuật chuyển bộ chứng từ bao gồm Hóa đơn GTGT, bảng kê mua hàng, phiếu giao hàng, hợp đồng và bản thanh lý hợp đồng mua bán (bản photo) gửi kế toán vật tư nhập vào phần mềm và theo dõi công nợ. Trị giá thực tế vật tư xuất cho công trình là giá mua vật liệu (không bao gồm thuế GTGT) và chi phí vận chuyển.
-Đối với mua NVL mua qua kho:
Phòng giám đốc Phòng hợp đồng Phòng vật tư Phòng kế toán
Hình 3.2.3.2 Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán mua NVL nhập kho.
Yêu cầu mua NVL
Soạn thảo hợp đồng
Mua hàng nhập kho
Hóa đơn GTGT, Phiếu nhập kho, phiếu giao hàng, hợp đồng và bản
thanh lý hợp đồng mua bán
(bản photo)
Kế toán vật tư nhập vào phần mềm KT cấp
Thủ kho Biên bản kiểm
nghiệm NVL, biên bản kiểm kê NVL, liên3 PNK
Diễn giải:
Khi có yêu cầu mua của Giám Đốc, chuyển cho phòng hợp đồng tiến hành soạn thảo hợp đồng mua bán gửi cho nhà cung cấp, sau khi nhà cung cấp nhận được hợp đồng và chấp nhận yêu cầu mua hàng, bên nhà cung cấp sẽ giao hàng cho công ty, đồng thời gửi bản photo hợp đồng và bản thanh lý hợp đồng cho phòng vật tư sẽ tiến hành mua hàng về nhập kho. Khi người giao hàng bên nhà cung cấp đến nghị giao hàng, ban kiểm nhận vật tư gồm kế toán vật tư, thủ kho, trưởng phòng vật tư sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật tư dựa trên biên bản kiểm nghiệm NVL và biên bản kiểm kê NVL do kế toán vật tư lập. Kế toán vật tư lập phiếu nhập kho theo hóa đơn mua hàng và phiếu giao nhận hàng sau đó ký, gửi người giao hàng ký và trưởng phòng vật tư ký duyệt. Sau đó chuyển liên 3 phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm NVL và biên bản kiểm kê NVL cho thủ kho ký nhận hàng và tiến hành nhập kho NVL. Bộ chứng từ bao gồm hóa đơn GTGT, liên 2 của PNK, phiếu giao hàng, hợp đồng và bản thanh lý hợp đồng mua bán (bản photo) sẽ được kẹp lẫn thành bộ gửi kế toán vật tư lưu trữ và nhập vào phần mềm và theo dõi công nợ.
3.3.3 Quy trình hạch toán kế toán NVL.
* NVL mua về nhập kho dùng để bán thì sử dụng TK 156.
TK 151 TK 156 TK 632, TK 157 Hàng hóa đi đường kỳ trước Xuất để bán hoặc gửi bán
TK 331, 111,112,141
Tăng do mua ngoài PP khấu trừ Thuế VAT được TK 133
khấu trừ TK 642, 3381
Thừa khi kiểm kê
TK 154
Phế liệu thu hồi
GVHD: TS.Trần Thị Dự 29
*Đối với NVL mua về xuất thẳng ra công trình thì kế toán hạch toán vào TK 154 mở chi tiết TK 1542 – CPNVLTT.
TK 1542 – CPNVLTT TK 156 NVL mua về Công trình Phế liệu thu hồi đem bán
3.3.4 Quy trình hạch toán kế toán NVL vào phần mềm - Tài khoản sử dụng:
+) TK 156 – Hàng hóa. Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại hàng hóa trong kho của công ty. Hàng hóa của công ty chủ yếu là mua ngoài.
+) TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Tài khoản này dùng để hạch toán chi phí mua nguyên vật liệu xuất thẳng cho công trình, công ty mở chi tiết TK 1542 (CPNVL).
Hình 3.3.4.1 Sơ đồ quy trình kế toán nguyên vật liệu hạch toán vào phần mềm.
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày:
In sổ và báo cáo cuối năm:
Đối chiếu kiểm tra:
Diễn giải:
Khi có hóa đơn chuyển cho kế toán vật tư, kế toán căn cứ vào đó nhập vào phần mềm, kế toán vào phiếu mua hàng nhập kho (trên đó điền đầy đủ thông tin về ngày chứng từ, số chứng từ, tài khoản hạch toán, nội dung hạch toán, kế toán nhấn
Tab để di chuyển điền thông tin cho đầy đủ) chuyển sang tab thuế hạch toán thông tin về thuế ) sau đó nhấn ghi, kế toán vào số chi tiết TK 156 để theo dõi tình hình tăng giảm, nguyên vật liệu dùng để bán.
Đối với nguyên vật liệu xuất thẳng cho công trình, thì mua về không nhập kho mà căn cứ vào từng công trình cụ thể mà đội trưởng của đội thi công tiến hành tính toán và mua NVL cho công trình đó ngay tại nơi thi công. Sau đó đội trưởng và kế toán giám sát đội thi công sẽ thực hiện tập hợp hóa đơn, chứng từ để hạch toán, đến cuối thánh thì gửi về phòng kế toán công ty. Tương tự như khi mua NVL nhưng kế toán vào phiếu nhập xuất thẳng không qua kho rồi điền đầy đủ thông tin sau đó nhấn ghi, chi phí này sẽ được tập hợp trên TK 1542 (CPNVL) và để tính giá thành cho mỗi công trình.
GVHD: TS.Trần Thị Dự 31