CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ
3.1. NHỮNG TỒN TẠI, THIẾU SÓT TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG
Công tác quản lý dự án tại công ty cổ phần sản xuất xây dựng và lắp máy điện bên cạnh những công việc đã đạt được cũng còn nhiều công việc chưa hoàn thành, còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện. Những vướng mắc này làm ảnh hưởng đến việc quản lý dự án về mặt thời gian, gây khó khăn trong việc quản lý chất lượng dự án và quản lý chi phí. Cụ thể là:
- Trong công tác khảo sát, thiết kế, thẩm định phê duyệt dự án
+ Tình trạng khảo sát không đầy đủ, dung phương pháp nội suy để có các số liệu về địa chất dẫn đến không sát với thực tế. Chất lượng hồ sơ thiết kế chưa cao, hồ sơ không đầy đủ.
+ Công tác thẩm định còn nhiều khiếm khuyết dẫn đến phải điều chỉnh lại tổng dự toán, tổng mức đầu tư nhiều lần.
- Trong công tác giám sát, quản lý thi công xây dựng công trình
+ Công tác giám sát thi công còn nhiều hạn chế, mang tính chất hình thức tác dụng không đáng kể.
+ Việc chỉ đạo phối hợp giữa tư vấn thiết kế, tư vấn thẩm định, tư vấn giám sát và nhà thầu đôi khi chưa nhịp nhàng tạo điều kiện tháo gỡ cho nhà thầu thi công.
+ Công tác phân công, phân nhiệm vụ còn chưa được chặt chẽ, kịp thời, năng lực của một số cán bộ còn hạn chế.
- Trong công tác quản lý chi phí
+ Việc thực hiện công tác thu hồi công nợ dự án chưa quyết liệt, còn chậm tiến độ
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI TIẾN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY 3.2.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý dự án
Trong tất cả các lĩnh vực của quản lý dự án, để đảm bảo tính hiệu quả, năng động của công việc, một yếu tố không thể thiếu đó là công nghệ. Việc áp dụng công nghệ vào các lĩnh vực sẽ làm tiết kiệm được về thời gian, chi phí cũng như đảm bảo chất lượng dự án.
Hiện tại Công ty quản lý dự án bằng các phương pháp thủ công và gặp khó khăn trong quản lý tiến độ và chi phí. Thời gian và tiến độ thi công được xây dựng bằng biểu đồ Gantt trên excel bằng biểu đồ đơn giản, chi phí được lập chưa logic với các công việc nên khó kiểm soát và dự toán chính xác. Vì vậy, một số giải pháp công nghệ thông tin trong quản lý dự án cho Công ty như sau:
- Sử dụng hệ thống máy tính trong tất cả các công việc quản lý;
SVTH: Nguyễn Đức Trung 61
Lớp: D7 - QLNL1
- Sử dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý dự án;
- Sử dụng các phần mềm máy tính Win project trong việc lập sơ đồ mạng công việc;
- Sử dụng các phần mềm quản lý kỹ thuật, vật tư;
- Sử dụng các phần mềm quản lý tài chính.
3.2.2. Giải pháp cho công tác quản lý theo nội dung
3.2.2.1. Giải pháp cho công tác quản lý thời gian và tiến độ dự án
Quản lý thời gian và tiến độ dự án có tầm quan trọng đặc biệt là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho công việc dự án. Để đảm bảo về tiến độ thời gian cho dự án, một số giải pháp cho Công ty giải quyết những tồn tại khi thực hiện dự án: “Cải tạo, chỉnh trang đồng bộ hạ tầng tuyến đường Nguyễn Sơn. Hạng mục: Xây dựng tuyến cáp 24kV – Hạ ngầm hệ thống điện lực” như sau:
- Lập kế hoạch dự án: Sử dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý, như thế các công việc được thể hiện cụ thể, rõ ràng, chi tiết và kiểm soát nhanh khi có sự thay đổi trong quá trình thực hiên thi công dự án.
- Tiến hành quản lý thời gian nghiệm thu: Của từng hạng mục công trình một cách chặt chẽ, như vậy phải lên kế hoạch thời gian nghiệm thu một cách chi tiết.
- Quản lý thông tin tiến độ của dự án: được cập nhật liên tục, tổ chức giao ban tiến độ, báo cáo tiến độ theo tuần, tháng.
- Và một điều cũng quan trọng: là việc đào tạo nhân viên quản lý dự án của Công ty nhằm mục tiêu nâng cao chất lượng nguồn nhân lực để quản lý tốt hơn.
3.2.2.2. Giải pháp cho công tác quản lý chi phí
Công tác quản lý chi phí cần thay đổi trong công tác quản lý nhân công và các khoản chi phí cần logic với nhau hơn đối với mỗi công việc cần có những chi phí gì và lập nên các chi phí rõ ràng cho từng công việc đó để khi có công việc hay sự thay đổi nào đó thì người quản lý khó kiểm soát. Vì vậy, một số giải pháp cho công ty trong công tác quản lý chi phí như:
- Sử dụng phần mềm Microsoft Project để quản lý chi phí, như thế chi phí sẽ được gắn liền với mỗi công việc giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát.
- Nâng cao nghiệp vụ chuyên môn: cho các cán bộ làm công tác quản lý chi phí, phân bổ nguồn vốn cho dự án. Cung cấp đầy đủ các thiết bị để có thể cập nhật thông tin về tỷ giá, về chế độ chính sách, pháp luật,… để việc quyết toán được thực hiện chính xác vừa đảm bảo chất lượng vừa đảm bảo chi phí được duyệt.
- Cần tính toán chính xác: các công việc của dự án để dự tính chi phí chính xác.
SVTH: Nguyễn Đức Trung 62
Lớp: D7 - QLNL1
3.2.2.3. Giải pháp cho công tác quản lý chất lượng
Một số giải pháp nâng cao chất lượng quản lý chất lượng tại Công ty cho dự án này và các công trình sau:
- Phân công cụ thể: cán bộ theo dõi, người giám sát thi công phải thực hiện đôn đốc tiến độ thực hiện.
- Phải có chỉ huy trưởng công trường: để giám sát kỹ thuật thi công, có bộ phận kiểm tra vật tự thiết bị trước khi đưa vào lắp đặt và các trang thiết bị thí nghiệm tại hiện trường.
- Nâng cao trình độ của cán bộ quản lý dự án: về kỹ năng kiểm tra chất lượng, tinh thần trách nhiệm và trang bị đầy đủ các phương tiện thiết bị kiểm tra, các phần mềm quản lý chất lượng.
- Cần chú trọng hơn công tác nghiệm thu chất lượng và khối lượng: từng hạng mục, từng công việc đã hoàn thành để không bị muộn như dự án trên bị chậm so với kế hoạch do công tác quản lý không tốt. Ngoài ra, khi hoàn thành toàn bộ công trình cần phải có những văn bản giấy tờ liên quan trong quá trình nghiệm thu phải được lưu trữ cẩn thận.
Tóm tắt lại thì việc quản lý thi công dự án của Công ty gặp khó khăn trong công tác quản lý tiến độ và chi phí vì Công ty vẫn quản lý các dự án bằng phương pháp thủ công mà chưa sử dụng các phần mềm quản lý dự án để quản lý.Do vậy, hiệu quả mang lại còn rất ít, các công việc và mọi hoạt động khác sẽ không được kiểm soát nhanh và linh hoạt khi có sự thay đổi. Để trợ giúp công tác quản lý thì phần mềm Microsoft Project rất hữu ích và hay được ứng dụng nhiều hiện nay. Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án trong việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc. Do vậy Microsoft Project là một ứng dụng hay một giải pháp tốt để Công ty thực hiện quản lý các dự án.
3.3. SỬ DỤNG PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 2013 TRONG QUẢN LÝ DỰ
ÁN
3.3.1. Tổng quan về phần mềm Microsoft Project 2013
Khái niệm:
Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án được phát triển và bán bởi Microsoft. Chương trình này được thiết kế để hỗ trợ quản lý dự án trong việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc.
Có thể sử dụng Microsoft Project để:
- Tạo ra các kế hoạch cho dự án ở các cấp độ chi tiết cho một dự án. Làm việc với các thông tin và dữ liệu một cách chi tiết giúp dễ dàng kiểm soát dự án. Kiểm soát các công việc mà Microsoft Project có thể tự động thiết lập lịch hoặc thiết lập bằng tay;
SVTH: Nguyễn Đức Trung 63
Lớp: D7 - QLNL1
- Quản lý các công việc, chi phí, nguồn lực theo từng cấp độ;
- Xem các thông tin, dữ liệu của dự án bằng nhiều cách. Áp dụng các nhóm, đánh dấu, sắp xếp và lọc các thông tin muốn xem;
- Theo dõi và quản lý kế hoạch trong quá trình thực hiện dự án;
- Cộng tác và chia sẻ dữ liệu với những thành viên trong nhóm để tăng năng suất làm việc;
Một số chức năng của Microsoft Project trong quản lý dự án:
• Tổ chức lập kế hoạch và quản lý dự án bằng:
- Biểu đồ ngang Gantt Chart
- Biểu đồ mạng Network Diagram
• Giải quyết các vấn đề có thể nảy sinh trong dự án dễ dàng và nhanh:
- Có thể điều chỉnh các công việc rút ngắn thời gian thực hiện
- Thay đổi ràng buộc của các công việc
- Cân đối và phân bổ lại tài nguyên cho từng công việc cũng như toàn bộ dự án
- Vẽ các dạng biểu đồ cho mỗi tài nguyên
- Tính toán giám sát đường găng
- Cập nhật về tiến độ dự án
- Cho phép làm việc theo nhóm dự án trên mạng để trao đổi thông tin cập nhật, giám sát tiến độ thực hiện dự án thông qua Microsoft Server
• Các dạng dữ liệu cho các công việc và các tài nguyên:
- Task Usage
- Resources Usage
- Resources Graphs
• Thiết lập báo cáo:
- Tổng quan về tiến độ dự án
- Các công việc đang thực hiện
- Tài chính
- Chi phí
- Các báo cáo tổng hợp thiết lập bởi người sử dụng
Giới thiệu giao diện chính của Microsoft Project 2013:
• Khởi động chương trình:
Để bắt đầu với Microsoft Project click vào Start > All Programs > Microsoft Ofice > Microsoft Project 2013.
• Các giao diện chính của Microsoft Project 2013:
SVTH: Nguyễn Đức Trung 64
Lớp: D7 - QLNL1
- Thanh công cụ Quick Access là nơi có thể tùy biến giao diện, có thể thêm các tùy chọn.
- Thanh tab và giao diện Ribbon. Tab là nơi để thao tác trên Microsoft Project 2013, có 5 tab chính là Task, Resource, Project, View, Team, ngoài ra có 2 tab có thể thay đổi là Add-in (sử dụng thêm các công cụ hỗ trợ bên ngoài) và Format (tùy theo đối tượng chọn).
Task và Resource liên quan đến dữ liệu thường xuyên làm việc với Microsoft Project.
Tab Task
SVTH: Nguyễn Đức Trung 65
Lớp: D7 - QLNL1
Và một số tab khác như đã hiện thị trên giao diện chính của phần mềm ở hình trên.
3.3.2. Sử dụng phần mềm quản lý dự án “Cải tạo, chỉnh trang đồng bộ hạ tầng tuyến đường Nguyễn Sơn. Hạng mục: Xây dựng tuyến cáp 24kV – Hạ ngầm hệ thống điện lực”
3.3.2.1. Quản lý thời gian dự án
Công tác quản lý thời gian và tiến độ của dự án: “Cải tạo, chỉnh trang đồng bộ hạ tầng tuyến đường Nguyễn Sơn. Hạng mục: Xây dựng tuyến cáp 24kV – Hạ ngầm hệ thống điện lực” bằng phần mềm Microsoft Project 2013 được thực hiện như sau:
- Đầu tiên khởi động chương trình Micrsoft Project 2013 (được trình bày rõ trong phần tổng quan về phần mềm)
- Lên lịch làm việc cho dự án: Dự án đang làm là dự án xây dựng lên lịch làm việc là 7 ngày cho 1 tuần không có ngày nghỉ, vì thế phải thiết lập lịch làm việc riêng trong Microsoft Project
- Tạo các công việc của dự án và tổ chức sắp xếp các công việc đó rồi thiết lập mối quan hệ giữa các công việc với nhau.
Kết quả quản lý thời gian của dự án: “Cải tạo, chỉnh trang đồng bộ hạ tầng tuyến đường Nguyễn Sơn. Hạng mục: Xây dựng tuyến cáp 24kV – Hạ ngầm hệ thống điện lực” bằng phần mềm Microsoft Project được thể hiện như sau:
Hình 3.1: Biểu đồ Gantt thể hiện các công việc của dự án Nhận xét:
SVTH: Nguyễn Đức Trung 66
Lớp: D7 - QLNL1
Khi quản lý thời gian và tiến độ củadự án trên bằng phần mềm Microsoft Project ta lập tiến độ công tác của các công việc theo từng ngày, có thể điều chỉnh tiến độ để thích ứng với nhiều điều kiện ràng buộc của các công việc, nhập các ghi chú nhiệm vụ với công việc quan trọng. Các công việc của dự án được quản lý thông minh, các giai đoạn của cả dự án được quản lý cùng một lúc dễ dàng theo dõi và kiểm soát. Ngoài ra còn có nhiều cách để xem nội dung các công việc, mỗi một cách sẽ hiện thị một kiểu theo yêu cầu của người quản lý. Dễ dàng kiểm soát khi thực hiện dự án.
3.3.2.2. Quản lý chi phí dự án
Công tác quản lý chi phí của dự án: “Cải tạo, chỉnh trang đồng bộ hạ tầng tuyến đường Nguyễn Sơn. Hạng mục: Xây dựng tuyến cáp 24kV – Hạ ngầm hệ thống điện lực” bằng phần mềm Microsoft Project 2013 được thực hiện như sau:
- Đầu tiên xác định các tài nguyên của các công việc. Trong Microsoft Project 2013 có 3 loại tài nguyên là: Nhân lực (Work), Vật liệu (Material) và chi phí (Cost).
- Xác định chi phí cho từng công việc và toàn dự án
- Khai báo nguồn lực trong Resource sheet bằng cách kích vào tab View rồi chọn Resource Sheet và nhập các tài nguyên chi phí.
Kết quả của các tài nguyên chi phí như sau:
SVTH: Nguyễn Đức Trung 67
Lớp: D7 - QLNL1
Hình 3.2: Các tài nguyên chi phí thiết bị-vật liệu của dự án
SVTH: Nguyễn Đức Trung 68
Lớp: D7 - QLNL1
Hình 3.3: Các tài nguyên chi phí thiết bị-vật liệu của dự án Nhận xét:
Thực hiện quản lý chi phí theo tiến độ thi công của dự án trên bằng phần mềm Microsoft Project giúp quản lý dễ dàng, các tài nguyên được phân bổ theo từng công việc rõ ràng, dễ nhìn. Khi thực hiện có sự thay đổi dễ dàng kiểm soát và chỉnh sửa nhanh chóng, việc tính toán cũng sẽ tự động thay đổi. Có thể xem chi phí của dự án bằng nhiều cách hiện thị khác nhau giúp việc quản lý linh hoạt và kiểm soát nhanh.
Tuy nhiên khi thực hiện quản lý chi phí cho dự án lại gặp khó khăn trong việc tính toán nguồn lực nhân công cho công nhân và máy thi công. Trên kế hoạch khi lập chi phí để dự thầu thì Công ty đã tính chi phí theo khối lượng từng công việc nhỏ và máy thi công cũng vậy. Nên không thể tính chính xác chi phí nhân công theo tiến độ thi công của các công việc trong dự án trên. Để đảm bảo tính chính xác và
SVTH: Nguyễn Đức Trung 69
Lớp: D7 - QLNL1
phù hợp em đã không đưa chi phí nhân công và máy thi công vào các tài nguyên chi phí mà chỉ quản lý các tài nguyên chi phí thiết bị-vật liệu.
3.3.3. Đánh giá sử dụng phần mềm để quản lý dự án công trình: “Cải tạo, chỉnh trang đồng bộ hạ tầng tuyến đường Nguyễn Sơn. Hạng mục : Xây dựng tuyến cáp 24kV – Hạ ngầm hệ thống điện lực”
Phần mềm Microsoft Project để quản lý dự án được coi là một công cụ để quản lý, giám sát hữu ích cho các dự án, nó được tổ chức dưới dạng một hệ quản lý cơ sở dữ liệu và cho phép người quản lý có thể tổ chức, theo dõi và cập nhật các công việc theo tiến độ và khả năng giải quyết nhanh chóng các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện dự án. Cụ thể thấy rõ được sự khác biệt khi quản lý dự án: “Cải tạo, chỉnh trang đồng bộ hạ tầng tuyến đường Nguyễn Sơn. Hạng mục: Xây dựng tuyến cáp 24kV – Hạ ngầm hệ thống điện lực” tại Công ty Cổ Phần Sản xuất xây dựng và lắp máy điện bằng thủ công và trên phần Microsoft Project.
Đối với quản lý thời gian trên phần mềm thì đem lại nhiều tiện ích như: có thể điều chỉnh lại dự án dễ dàng khi có sự thay đổi, xem các dữ liệu của mỗi công việc nhanh chóng dễ dàng, các giai đoạn của dự án được quản lý cùng nhau không tách biệt. Đường găng của dự án được hiện thị rõ ràng trên nhiều cửa sổ như: Gantt Chart, NetWork Diagram hoặc Tracking Gantt. Còn khi quản lý thủ công biểu đồ Gantt quản lý trên Excel không thể hiện rõ mối quan hệ của các công việc, đường găng của dự án không được thể hiện vì hai giai đoạn của dự án tách biệt nhau và không linh hoạt khi thực hiện dự án có sự thay đổi.
Đối với quản lý chi phí trên phần mềm thì các tài nguyên chi phí được phân bổ theo từng công việc của dự án và được thể hiện rõ ràng trên biểu đồ Gantt ứng với mỗi công việc giúp việc quản lý linh hoạt và dễ dàng quan sát và thay đổi. Khi thực hiện thủ công thì việc quản lý chi phí với tiến độ các công việc không được logic với nhau, như vậy khi chi phí của một công việc thay đổi thì sẽ khó kiểm soát và có thể gây ra sai sót.
Đối với quản lý chất lượng thì trên phần mềm chưa đề cập đến. Do vậy, khi sử dụng phẩn mềm để quản lý dự án trên đã không xét đến quản lý chất lượng của dự án.
Do chưa phân bổ hết các nguồn lực như chi phí nhân công và máy thi công của dự án nên công tác quản lý còn nhiều thiếu sót chưa thể hiện hết được những tính năng của phần mềm. Và còn nhiều ứng dụng trên phần mềm nữa để quản lý dự án hiệu quả hơn mà trong bài làm còn chưa được thực hiện, do thời gian nghiên cứu có hạn, kiến thức chưa nhiều và kinh nghiệm quản lý trên phần mềm chưa có nên dự án chỉ được quản lý trên các phương diện cơ bản của một dự án.
SVTH: Nguyễn Đức Trung 70
Lớp: D7 - QLNL1