I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH DU LỊCH THÔNG MINH VIỆT NAM. MINH VIỆT NAM.
1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH du lịch thôngminh Việt Nam. minh Việt Nam.
Công ty TNHH du lịch thông minh Việt Nam (Tên đối ngoại: Smarttravel Viet Nam Company Limited), chính thức thành lập ngày 24/03/2009 là một Công ty Lữ hành, ngành nghề kinh doanh bao gồm:
1.1 Du lịch lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ khách du lịch; Kinh doanh dịch vụ khách sạn, nhà hàng ( Không bao gồm kinh doanh quán bar, phòng hát karaoke, vũ trường )
1.2 Dịch vụ vận chuyển khách du lịch bằng ô tô, đường thủy và đường sắt, chuyển phát hàng hóa
1.3 Dịch vụ giới thiệu phiên dịch và hướng dẫn viên du lịch ( Không bao gồm giới thiệu, tuyển chọn, cung ứng nhân lực cho các doanh nghiệp có chức năng xuất khẩu lao động )
1.4 Tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị, tổ chức biểu diễn nghệ thuật ( Không bao gồm tổ chức họp báo)
1.5 Đại diện thương mại, môi giới xúc tiến thương mại 1.6 Đại lý bán vé máy bay, vé tàu các loại
1.7 Xuất nhập khẩu và phân phối các mặt hàng công ty kinh doanh.
Công ty TNHH du lịch thông minh Việt Nam có trụ sở tại P410A- 175 Giảng Vĩ- Cát Linh- Đống Đa- Hà Nội , có chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh,
khẳng định phương châm hành động đúng đắn để Công ty tồn tại và phát triển là giữ vững uy tín bằng chất lượng dịch vụ và giá cả hợp lý, vì vậy trong năm vừa qua Công ty đã cố gắng tập trung mọi nỗ lực để thực hiện tốt phương châm này. Thực tế cho thấy, ở hầu hết các địa phương Công ty luôn luôn dành được những khách sạn tốt, xe tốt và hướng dẫn tốt.
Trong kinh doanh Du lịch, thị trường luôn được xác định là khâu đầu tiên và khâu quan trọng chi phối các hoạt động tiếp theo của kinh doanh Du lịch, vì lẽ đó việc chiếm lĩnh thị phần đã trở thành sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp dưới nhiều hình thức. Công ty đã có sự đầu tư hợp lý cho công tác tuyên truyền quảng bá để thu hút khách. Các hội chợ quốc tế lớn đều gửi cán bộ tham gia để tăng cường sự hợp tác chặt chẽ với các bạn hàng quen thuộc đồng thời nghiên cứu, thiết lập các quan hệ với các bạn hàng mới.
Hàng năm, để mở rộng thị trường quốc tế Công ty đã tham gia các hội chợ du lịch như:EXPO tại Hongkong, ASIAN Travel Mart tại Singapore, PATA tại Thailan, khảo sát thị trường Nhật Bản... đã góp phần giải toả một số vướng mắc trong mối quan hệ làm ăn do tình trạng cạnh tranh trong nước thời gian qua.
Với sự phát triển không ngừng của công ty trong những năm vừa qua công ty đã nắm bắt được tình hình khó khăn, thuận lợi điều đó tạo điều kiện cho công ty phát triển và cải cách sản phẩm của mình để phục vụ khách với nhiều hình thức và nội dung phong phú, đa dạng và hấp dẫn.
Các hoạt động kinh doanh này đã không ngừng đem lại lợi nhuận cho Công ty, làm cho Công ty ngày một lớn mạnh và đứng vững trong thị trường.
5 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.
Mục đích của Công ty TNHH du lịch thông minh Việt Nam là thông qua các hoạt động sản xuất kinh doanh các đối tượng khách du lịch quốc tế và khách du lịch trong nước, tăng thu ngoại tệ, góp phần thúc đẩy phát triển của ngành du lịch. Trên cơ sở góp phần xây dựng Đất nước.
Cùng tiến trình phát huy nguồn lực quản lý kinh tế Công ty TNHH du lịch thông minh Việt Nam đã không ngừng đổi mới và cải tiến bộ máy quản lý, phong cách làm việc. Nhờ đó mà bộ máy quản lý của Công ty đã được tinh lọc, phù hợp, làm việc có hiệu quả cao, đảm bảo được yêu cầu khách hàng.
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng, nghĩa là các phòng ban của Công ty có liên hệ chặt chẽ với nhau và cùng chịu sự quản lý của ban giám đốc gồm Giám đốc và Phó giám đốc.
Giám đốc: là người đứng đầu Công ty, là người lãnh đạo Công ty về mọi mặt công tác, bảo đảm thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của Công ty. Đồng thời chịu trách nhiệm trước Tổng cục trưởng Tổng cục Du lịch và trước pháp luật hiện hành về mọi hoạt động của Công ty .
Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc được Giám đốc phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác của đơn vị. Đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc và pháp luật Nhà nước về hiệu quả do Giám đốc uỷ nhiệm.
Phòng điều hành: Có trách nhiệm chuẩn bị tất cả điều kiện để cho khách sang như: xác định trước các dịch vụ cho các Tour du lịch của khách hàng trước khi khách sang, viết chương trình Tour cho khách và cuối cùng giao chương trình cho phòng hướng dẫn.
Phòng điều hành: Gồm 7 người (Trưởng phòng, phó trưởng phòng và 5 nhân viên , mối người chịu trách nhiệm một mạng như: Dịch vụ khách sản, Dịch vụ ăn, Dịch vụ vận chuyển...
Phòng tài chính kế toán : Giúp lãnh đạo Công ty trong công tác hạch toán chí phí sản xuất kinh doanh của công ty. Báo cáo tình hình tài chính với các cơ quan chức năng của Nhà nước, xây dựng kế hoạch tài chính của Công ty, xác định nhu cầu về vốn của Công ty, tình hình hiện có và sự biến động của tài sản hiện có của Công ty.
Phòng thị trường quốc tế : Phụ trách các khách du lịch nội địa và các khách du lịch quốc tế từ các nước, có nhiệm vụ ký kết giao dịch trên các chương trình du lịch theo yêu cầu của khách, qua các Hãng. Phải thường xuyên theo dõi thị trường du lịch để nắm bắt được tình hình biến đổi của thị trường Du lịch nhằm phục vụ tốt những dịch vụ của Công ty .
Phòng thị trường trong nước: Có nhiệm vụ lập chương trình, bán các chương trình cho khách hàng Việt nam đi du lịch trong nước và nước ngoài, tổ chức cho khách nước ngoài đang sinh sống tại Việt Nam đi du lịch
trong nước. Phòng thị trường trong nước có nhiệm vụ như sau:
+ Tổ chức sản xuất + Làm trung gian
+ Khai thác khách du lịch + Nghiệp vụ bán hàng
+ Tổ chức đại lý bán vé máy bay
+ Tham gia tổ chức du lịch hội chợ thương mại du lịch trong nước khu vực quốc tế. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phòng hướng dẫn: Có nhiệm vụ như sau:
+ Thực hiện các hoạt động Tour do phòng Thị trường để ra với khách. + Quản lý các danh sách các công tác viên của công ty.
+ Liên hệ với các công tác viên, bổ sung đội ngũ công tác viên theo yêu cầu của công việc.
+ Đưa đón khách, hướng dẫn khách trong các Tour du lịch.
+ Phối hợp với các phòng thị trường quốc tế, phòng Điều hành để thu thập ý kiến khách hàng, từ đó có biện pháp thích hợp nhằm hoàn thiện chất lượng các dịch vụ của công ty.
+ Lập danh sách các hoạt động cụ thể hàng ngày của phòng.
Tổ xe: Làm công tác vận chuyển khách du lịch đi đúng nơi đúng chỗ theo chương trình Tour của phòng Điều hành đưa ra.
Phòng hành chính tổ chức: Có trách nhiệm xậy dựng nội quy, quy chế về sắp xếp tổ chức bộ máy làm việc của công ty.
3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty.
3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty.
Công ty TNHH du lịch thông minh Việt Nam là một Công ty Lữ hành có trụ sở tại Hà Nội và có chi nhánh tại Thành phố HCM . Kế toán là công cụ quan trọng để quản lý kế toán tài chính của Công ty. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê được tập trung ở phòng kế toán tài vụ của Công ty.
Còn chi nhánh được phòng kế toán giao cho các nhân viên hạch toán thực hiện một số phần hành công việc hạch toán như: ghi chép các chi tiêu cần thống kê, ghi chép một số nghiệp vụ cụ thể được giao hoặc ghi chép phân hành kế toán chi tiết phát sinh ở đơn vị mình.
Trong công ty, Phòng kế toán tài chính là một phòng rất quan trọng với chức năng quản lý về tài chính, phòng tài chính kế toán đã góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch hàng năm của Công ty, có thể nói phòng tài chính kế toán là nơi ghi chép thu thập tổng hợp các thông tin về tình hình tài chính và hoạt động kinh doanh của Công ty một cách chính xác, đẩy đủ, kịp thời để hỗ trợ động lực cho ban lãnh đạo của Công ty trong việc đưa ra các quyết định quản lý .
Phòng kế toán của Công tyTNHH du lịch thông minh Việt Nam gồm
Kế toán trưởng là người giúp giám đốc công ty tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính ở công ty đồng thời thực hiện việc kiểm tra kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính ở doanh nghiệp. Kế toán trường chịu sự chỉ đạo trực tiệp của giám đốc.
Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của công ty, đảm bảo bộ máy gọn nhẹ, phù hợp với tổ chức kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty. Kế toán trưởng thường kiểm tra việc thực hiện chế độ ghi chép, tính toán ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê, báo cáo quyết toán theo quy định, tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu kế toán theo chế độ lưu trữ. Kế toán trưởng là người lập các báo cáo tài chính hàng năm.
Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ giúp kế toán trưởng trong việc thực hiện công tác kế toán như: việc thực hiện tổng hợp các kết quả của từng bộ phận để vào sổ tổng hợp và lên các báo cáo cuối kỳ hoặc cuối niên độ kế toán.
Kế toán phụ trách phần công nợ : có nhiệm vụ tập hợp các công nợ của khách hàng, khách sạn, nhà hàng, có trách nhiệm theo dõi toàn bộ công nợ mà các hãng nước ngoài đang nợ công ty, hàng quỹ lập nhật biên doanh thu và kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra.
Thủ quỹ: Theo dõi quỹ, tránh xảy ra việc mất mát, đồng thời phản ánh kịp thời dòng tiền ra vào trong từng ngày và từng tháng theo quy định
thông qua việc ghi chép sổ quỹ. Cuối kỳ hoặc cuối niên độ, thủ quỹ phải báo cáo với kế toán trưởng và kế toán tổng hợp về tình hình tồn quỹ để kế toán tổng hợp đối chiếu số liệu với các phần hành liên quan, qua đó kế toán trưỏng cũng biết được lượng tiền mặt hiện còn để cú quyết định phù hợp.
Kế toán ngân hàng: Theo dõi khoản tiền qua ngân hàng, nếu có khoản chi nào thông qua ngân hàng thì kế toán ngân hàng có trách nhiệm phải làm đủ các thủ tục, chứng từ theo yêu cầu.
3.2. Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế toán của Công ty.
Do đặc thù của ngành du lịch, Công ty TNHH du lịch thông minh Việt Nam, ngoài các bộ phận của Công ty, Công ty còn mở thêm chi nhánh ở TP HCM vì thế để có thể hạch toán và phản ánh được toàn bộ các hoạt động của công ty. Tại các trung tâm công ty đã sử dụng hình thức sổ nhật biên. cuối tháng các trung tâm sẽ hình thành các bảng kê chi tiết từ các nhật biên theo dõi hàng ngày. Bảng kê sẽ được chuyển về Công ty để tiếp tục công việc tiếp theo. Tại Công ty đã sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ để hạch toán. Để đảm bảo công tác đối chiếu và so sánh kế toán cần sử dụng đến các sổ kế toán như: Sổ chi tiết các tài khoản, sổ TSCĐ, Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng...
Ta có thể thấy trình tự hạch toán chi phí, doanh thu, xác định kết quả kinh doanh theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty theo sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 14: SƠ ĐỒ GHI SỔ THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ gốc